Как правильно оформить копию трудовой книжки образец?

12 ответов на вопрос “Как правильно оформить копию трудовой книжки образец?”

  1. Silverbrand Ответить

    Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

    Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
    Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
    Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
    Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
    Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
    Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
    Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
    Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
    Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

    Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
    Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
    В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.
    Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

    Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

    Частые ошибки

    Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
    На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
    Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
    Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
    Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
    При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
    Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.
    Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

    Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

    До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.
    Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.
    Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.
    Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

    Сколько действует копия

    На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.
    Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

  2. PROOOO Ответить

    Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.
    Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.
    Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?
    Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

    Как правильно заверить?

    Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.
    На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:
    номер записи;
    текст «работает по настоящее время»;
    дату заверения копии трудовой книжки;
    должность заверяющего;
    фамилию, инициалы заверяющего;
    печать.
    [direct2]
    Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:
    «копия верна»;
    кто заверил (фамилия, инициалы);
    должность заверяющего (например: главный бухгалтер);
    когда заверил;
    подпись заверяющего.
    Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:

  3. Добавьлайк Ответить

    Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:
    Подтверждение источника дохода заемщика.
    Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
    Взыскание долга с зарплаты заемщика.
    Подтверждение информации, изложенной в анкете.
    Установление, часто ли человек меняет места работы.
    Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.
    Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.
    Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

    Правила заверения, оставшиеся неизменными

    Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.
    При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:
    Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
    Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
    Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
    На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.
    Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.
    К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

    Законодательное обоснование новых правил

    До 1 июля 2018 года действовало Постановление Госстандарта №65 от 3 марта 2003 года. Но с 1 июля юридическую силу получает ГОСТ Р 7.0.97-2016, установленный Приказом Росстандарта №2004-ст. Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ. Практически все нормы остались прежними. Но возникло одно изменение. В частности, теперь нужно прописывать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Нововведение нужно для того, чтобы получатель ксерокопии знал о месте нахождения оригинала.

    Особенности внесения дополнительной записи

    С 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нормативном акте есть важное разъяснение. В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя. Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.
    Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

    Этапы заверения копии трудовой книжки

    Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:
    На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
    Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
    Подпись лица, заверяющего документ.
    Указание даты заверения.
    Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
    Проставление печати фирмы.
    С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

    Распространенные ошибки при заверении

    При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:
    Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
    На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
    На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
    Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
    Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
    Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
    Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.
    Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

    Заверение книжки для банковского учреждения

    В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:
    Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
    Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
    Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
    Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
    Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.
    У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

    Дополнительные особенности

    Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.
    К примеру, запись может быть выглядеть этим образом:
    Верно.
    Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».
    Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2017.
    В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется. Это одна из функций отметки, введенной в 2018 году.

  4. edge_of_dream Ответить

    За это отвечает либо непосредственное руководство, либо отдел кадров. В заявлении необходимо указывать такие реквизиты:
    В верхней части вписывается ФИО и должность руководителя организации;
    ФИО работника и его должность;
    Посередине с новой строки указывается название документа «Заявление»;
    В тексте должен быть запрос копии трудовой книжки (при этом необходимо упомянуть статью 62 ТК РФ). Наличие причины обращения не является обязательной причиной;
    Подпись со стороны заявителя, дата составления.
    После того, как заявление передается руководителю, у того будет максимум три дня. Начальство должно издать указ о назначении сотрудника, ответственного за выдачу копию. Чаще всего эту задачу получает инспектор отдела кадров.
    Требования к оформления:
    Каждый лист, начиная с разворота, должен быть скопирован. Если есть записи, которые трудно прочитать, их можно напечатать на компьютере. А вот исправления запрещены.
    Для заверения всех листов используются два акта – Правила Госстандарта и Указ ПВС 9779-Х. Под текстом каждой страницы должна присутствовать надпись «Копия верна», а также должность и ФИО лица, заверяющего документ.
    Также в нижней части каждого скопированного листа проставляется печать.
    На последней странице необходимо написать «Работает по настоящее время», указать дату заверения, должность и ФИО заверяющего, ставится печать.
    Образец заверенной копии труд. книжки приведен ниже:

    к содержанию ^

    Зачем нужно предоставлять копию трудовой

    Такой вопрос логично возникает у тех, кто привык получать кредиты по одному-двум документам. Однако практика показала, что упрощенные условия впоследствии приводят к проблемам с просрочками.
    Это стало не последней причиной того, что в 2016 году огромное количество компаний в банковском секторе потеряли лицензии. Им не выплачивали по кредитам, а они не могли выплачивать вкладчикам.
    В результате банки сделали требования более жесткими. Теперь мало принести паспорт и второй документ. Требуется подтверждать платежеспособность. Для этой цели используются копия трудовой книжки и справка о доходах.
    Если вас интересуют компании, которые готовы выдавать деньги без таких документов, то здесь придется обращаться в МФО либо региональные банки. Один из надежных вариантов – Тинькофф.

  5. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *