Как правильно оформить личное дело сотрудника образец?

22 ответов на вопрос “Как правильно оформить личное дело сотрудника образец?”

  1. kenijkeyoxxplanshet Ответить

    Похожие записи
    Личная карточка работника (форма Т-2)
    Образец заполнения формы Т-2
    Записка-расчёт о предоставлении отпуска
    Образец заполнения табеля учета рабочего времени
    Приказ об увольнении работника (форма Т-8 и Т-8а)
    Личное дело работника
    Образец заполнения формы Т-10
    Записка-расчёт при увольнении (форма Т-61)

  2. Rafage Ответить

    При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.
    Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.
    Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

    Какие документы входят в состав личного дела?

    Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:
    Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
    Заявление о приеме на работу.
    Анкета работника с фотокарточками.
    Трудовой договор.
    Копия приказа о приеме на работу.
    Копия аттестата и диплома об образовании.
    Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
    Прописка по месту жительства.
    Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.
    Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.

  3. NapalmRain13 Ответить

    Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:
    поступление сотрудника на работу;
    предоставление всей документации (ксерокопий);
    формирование дела сотрудником ОК;
    последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.
    Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.

    Инструкция по заполнению

    Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками:
    Личное дело заводится в виде отдельной папки (бумажная, скоросшиватель, с завязками) и все документы или их копии помещаются непосредственно в нее.
    Вся основная информация должна содержаться на титульном листе личного дела работника для того, чтобы при необходимости воспользоваться ей без просматривания каждой отдельной папки. На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения (она совпадает с датой поступления на работу), возможно также указывать должность.
    Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке.
    Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела – оно не должно превышать 250 листов.

  4. moee Ответить

    В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

    Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.
    Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.
    По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.
    Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены.
    оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
    собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
    увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).
    Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.
    Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
    Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
    Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

    Особенности формирования личного дела

    Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
    ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
    Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
    Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
    В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
    Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
    В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
    Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
    Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

    Правила ведения и оформления

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:
    Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
    ФИО работника;
    дата заведения;
    дата закрытия;
    дата передачи в архив.
    Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.
    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.
    Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
    Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

  5. fotof Ответить

    Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

    Личные дела у предпринимателей

    Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
    ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
    Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

    Плюсы системы личных дел для предпринимателя

    Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
    Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
    своевременный учет всей документации о сотруднике;
    отслеживание карьерной динамики;
    учет данных о возможных полагающихся льготах;
    оценка перспектив профессионального роста;
    сохранность и упорядоченность личной документации;
    оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

    На кого заводят личные дела

    Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
    Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
    На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
    руководящее звено;
    заместители руководителей разных уровней;
    ключевые специалисты;
    сотрудники, несущие материальную ответственность;
    кадровый резерв и др.
    К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
    Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

    Сроки оформления личного дела

    Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
    Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

    Особенности формирования личного дела

    Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
    ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
    Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
    Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
    В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
    Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
    В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
    Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
    Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

    Какие документы включаются в состав личного дела

    Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
    Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
    Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    резюме;
    документы об образовании и квалификации;
    копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    данные медосмотра;
    заполненная анкета (если это предусмотрено);
    заявление о трудоустройстве;
    копия приказа о приеме;
    заключенный трудовой договор и т.д.
    Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    различные квалификационные удостоверения;
    водительские права;
    свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    должностная инструкция;
    заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    акты о прохождении аттестации;
    данные очередных медосмотров;
    документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    заявления на отпуск;
    докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
    заявление на увольнение;
    копия приказа об увольнении;
    документы об увольнении в связи с внешним переводом;
    свидетельство о смерти сотрудника.

    Как правильно оформить личное дело

    Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:
    первичное заведение личного дела;
    внесение в него новых записей и документов;
    изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    при необходимости заверение копий;
    внутренняя опись входящих в дело документов;
    плановая проверка состояния личных дел;
    ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    хранение дел;
    помещение неактуальных дел в архив.
    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

    Обложка личного дела

    Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):
    сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.
    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.
    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

    Индекс
    Дата выдачи
    Заголовок
    Номер листов дела
    Дата включения
    Примечание
    Порядковый номер документа
    По внутренней номенклатуре
    Обозначается арабскими цифрами
    Название документа
    В зависимости от места размещения в деле
    День помещения в личное дело
    Разные отметки, например. оригинал или копия.
    После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

    Ведение личных дел

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:
    Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
    ФИО работника;
    дата заведения;
    дата закрытия;
    дата передачи в архив.
    Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.
    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.
    Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
    Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

    Кому можно выдать личное дело

    В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.
    По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

  6. kazakpg Ответить

    [ads-pc-2] [ads-mob-2] Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.
    В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.
    Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.
    При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.
    При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.
    В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

    Документы, включаемые в личное делопроизводство

  7. greed619 Ответить

    Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
    Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

    К каким личным делам должна составляться опись

    Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
    те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
    а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

    Кто должен составлять документ

    Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

    Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

    На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
    каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
    использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
    Документ должен содержать в себе ряд сведений:
    наименование предприятия,
    должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
    список описываемых документов,
    полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
    К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
    Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.
    Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

    Как оформить опись документов личного дела

    Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.
    Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
    При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
    Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

    Образец составления описи документов личного дела

    В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
    Далее оформляют в таблицу список документов описи:
    номер документа по порядку,
    затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
    дата составления и подписания,
    заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
    номера листов,
    примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
    Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
    В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

    Что делать с описью после увольнения сотрудника

    После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

  8. AlexisAssa Ответить

    Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:
    все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
    документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
    ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.
    Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

    Что в нем должно быть

    В состав личного дела могут входить следующие документы:
    личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
    копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
    заявление работника о приеме на работу;
    один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
    копия приказа о приеме на работу;
    заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
    документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
    отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
    копия приказа об увольнении;
    заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.
    Видео — состав личного дела:

    Личная карточка сотрудника по форме Т-2

    Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.
    Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:
    все персональные данные работника;
    об образовании работника;
    о стаже работника;
    о родственниках;
    о месте жительства;
    о воинском учете;
    о работе и ее изменениях;
    информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
    информацию об отпусках работника;
    сведения об увольнении.
    То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.
    Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

    Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

    Хранение

    Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.
    Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.
    Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.
    Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

    Что делать с личными делами уволенных работников

    После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

    Сроки хранения

    Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.
    Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:
    личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
    все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

    Порядок передачи в архив

    Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:
    вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
    вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.
    После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

    Какие есть нюансы

    При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:
    они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
    если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
    если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
    как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;
    Видео — форма согласия на обработку персональных данных:

    на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
    трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

  9. Xenon4i4ek Ответить

    Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:
    копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
    документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
    документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
    прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
    документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).
    Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

    Обязательна ли внутренняя опись личного дела

    В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.
    Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.
    Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.
    Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

    Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

    Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.
    Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.
    Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.
    Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

    Опись документов в личном деле работника: бланк

    Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.
    В нее записывается следующая информация:
    Номер по порядку;
    Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
    Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
    Название документа;
    Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома – лист 1, копия паспорта – листы 2-4, копия приказа о расторжении договора – лист 5 и т.д.
    Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
    В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.
    Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

    Опись документов личного дела образец

  10. lamar Ответить

    “Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2011, N 11
    ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА
    Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье – личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье.
    Общие правила систематизации документов и формирования дел
    Словарь кадрового делопроизводства. Дело – это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
    Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98).
    Переходящее дело – это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года (устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. д.).
    В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела.
    Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в:
    – Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182);
    – Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
    Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11 “Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558” говорит, что данный Приказ Минкультуры России, утвердивший Перечень и сроки хранения архивных документов государственных и частных организаций, признан не вступившим в силу, так как он не был официально опубликован полностью. На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим. Заявитель (ОАО “ГМК “Норильский никель”) требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону “Об архивном деле в Российской Федерации”, принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.
    Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу.
    Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:
    – временного хранения (до 10 лет включительно);
    – долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
    – постоянного срока хранения.
    В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации).
    Основное требование к формированию дел – это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.
    Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.
    Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.
    Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
    Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются.
    Толщина каждого дела не должна превышать 30 – 40 мм, это около 250 – 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.
    Особенности формирования личного дела сотрудника
    Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело – это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.
    Внутренняя опись дела – это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).
    Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.
    Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации” (ред. от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.
    Состав документов личного дела законодательно не закреплен.
    Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.
    Состав документов личного дела сотрудника
    Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу.
    Личное дело формируется в два этапа:
    – в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
    – в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.
    На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:
    – внутренняя опись документов дела;
    – копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
    – трудовой договор;
    – копия приказа о приеме на работу.
    Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.
    При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.
    На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
    Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).
    Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе “Примечание”).
    Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
    Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
    Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы.
    Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.
    Не следует писать “Копия верна”, поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.
    Примерный образец
    ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
    документов личного дела
    Соколовой Ирины Николаевны
    ———————————-
    (фамилия, имя, отчество работника)
    N
    п/п
    Наименование
    документа
    Количество
    листов
    Дата
    выдачи
    документа
    Кому
    выдан
    документ
    Дата
    возврата
    документа
    Подпись
    работника
    службы
    кадров
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    1
    Резюме/
    автобиография/
    заявление
    1
    2
    Копия диплома об
    образовании
    2 – 4
    3
    Трудовой договор

    5
    4
    Приказ о приеме на
    работу. Копия
    6
    5
    Приказ о переводе
    на другую работу.
    Копия
    7
    И т. д.
    Наименование должности лица, составившего опись ______________________________
    (Подпись. Расшифровка подписи)
    Дата _____________________________
    Отметка о заверении
    Верно (без двоеточия)
    Специалист отдела кадров ________________ И. И. Миронов
    подпись
    01.10.2011
    Печать
    На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке:
    – документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т. п.);
    – материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т. п.).
    Включаются в личное дело также:
    – копии приказов о перемещении по должности;
    – копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.
    Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.
    Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.
    Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:
    – учетная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС;
    – справки с места жительства;
    – справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения;
    – черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы);
    – личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения);
    – жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению;
    – материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации;
    – трудовые книжки.
    Все указанные документы формируются в отдельные дела.
    Оформление личного дела сотрудника
    В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой “Личные дела сотрудников”. Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело “Документы-основания к приказам по личному составу”.
    В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве – по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.
    Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 “Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия”. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.
    Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.
    При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.
    При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной – дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.
    На обложке дела указываются:
    – наименование организации;
    – наименование структурного подразделения;
    – индекс дела;
    – заголовок дела;
    – дата дела (тома, части);
    – количество листов в деле;
    – срок хранения дела;
    – архивный шифр дела.
    Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.
    Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.
    Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.
    Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.
    Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной – дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
    Количество листов в деле записывается на обложке под графой “Дата”. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела” (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.
    Примерный образец
    Общество с ограниченной ответственностью “Карусель”
    —————————————————
    (наименование предприятия, организации, учреждения)
    ┌────────────┐
    │ Ф. N _____ │
    │Оп. N _____ │
    │ Д. N _____ │
    │ │
    └────────────┘
    Отдел кадров
    ЛИЧНОЕ ДЕЛО N 12-15
    Попова Игоря Александровича
    —————————
    (фамилия, имя, отчество)
    Дата начала: 12 января 2005 г.
    Дата окончания: 23 декабря 2010 г.
    На 15 листах
    Хранить 75 л.
    ┌────────────┐
    │ Ф. N _____ │
    │Оп. N _____ │
    │ Д. N _____ │
    │ │
    └────────────┘
    Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.
    Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр. Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело.
    При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела (формат А4).
    Регистрация и хранение личных дел сотрудников
    Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел.
    Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры.
    В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, должен проводить проверку наличия личных дел, а также закрывать и опечатывать шкафы с личными делами.
    Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника
    Ежегодно специально назначаемая комиссия организации проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Форма акта представлена в Основных правилах работы архивов организаций.
    Также проверка личных дел сотрудников предприятия может проводиться государственными организациями, выполняющими контролирующую, надзорную, правоохранительную деятельность, в установленном законом порядке. Беспрепятственное проникновение на территорию любого предприятия и доступ ко всей документации по личному составу имеют сотрудники следующих государственных учреждений:
    – сотрудники прокуратуры РФ;
    – сотрудники МВД России;
    – государственные инспекторы Рострудинспекции;
    – представители Мосархива и др. государственных учреждений.
    Сотрудники ГИБДД имеют право знакомиться с документами и производить в установленном законом процессуальном порядке выемку документов, имеющих отношение либо к расследованию уголовного дела (например, ДТП), либо к факту установления личности работника организации. В любом случае любое процессуальное действие сотрудников МВД производится в рамках соответствующего распоряжения, постановления, обязательно протоколируется. Как правило, таким действиям предшествует официальный запрос на имя начальника соответствующего отдела, руководителя предприятия.
    Примерный образец
    Журнал инвентарного учета личных дел
    Номер дела
    Фамилия и
    инициалы
    работника
    Дата постановки
    дела на учет
    Дата снятия
    дела с учета
    Роспись
    работника,
    ответственного
    за ведение
    личных дел
    12-01
    Иванов И. А.
    12.01.2000
    Сидорова
    Так как личное дело касается непосредственно работника, то каждый сотрудник организации имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом и потребовать внесения изменений или дополнений в анкетно-биографические и другие данные на основании подтверждающих документов.
    Библиографический список
    1. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.
    2. ГОСТ 17914-72 “Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия”.
    3. ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.
    4. ГОСТ Р 6.30-2003 “УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов”.
    Л. Доронина
    К. э. н.,
    доцент
    кафедры “Документоведение и ДОУ”
    Государственного
    университета управления
    Подписано в печать
    07.10.2011

  11. bumba Ответить

    Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
    Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.
    См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018
    См. статью «Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета» журнала № 4′ 2018
    См. новость «Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда» журнала № 4′ 2018
    Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.
    В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.
    Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).
    Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!
    Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.
    В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.
    В Примере 6 номенклатуры дел кадровой службы статьи «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018 видно, как личные дела и личные карточки могут быть отображены в ней
    Образец согласия работника на обработку его персональных данных, размеры штрафов за нарушения в этой сфере и др. см. в статье «Осторожно, персональные данные работников!» журнала № 4′ 2018

    Оперативное хранение и учет

    Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
    Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
    Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

  12. bvlad1995 Ответить

    указание на соответствующих полях обложки первичных данных (ФИО сотрудника, фото, номер досье, дата начала и конца делопроизводства);
    фиксирование количества нумерованных листов;
    оформление и прикрепление листа внутренней описи.
    По стандартной схеме соблюдается следующая хронология ведения:
    Заполняется и вкладывается анкета.
    Оформляется и добавляется лист трудового договора.
    Добавляется соглашение, о неразглашении коммерческой тайны.
    Далее добавляются копии следующих документов:
    копия паспорта;
    справка об образовании;
    военный билет или удостоверение офицера запаса;
    подтверждение о присвоении ИНН;
    справка о присвоении индивидуального номера государственного пенсионного страхования;
    соглашение о несении материальной ответственности;
    аттестационные материалы.
    Для оформления используется свежее фото сотрудника. Нельзя добавлять фотографию давностью в несколько лет и более. После увольнения работника досье закрывается и помещается в архив.

    Закрытие и архивирование

    Перед закрытием все листы досье извлекаются из папки, прошиваются дыроколом и помещаются в скоросшиватель. Далее составляется заверительный лист, включающий информацию о нумерации количестве прошитых листов. Вдобавок указывается о поврежденных документах и внесении новых.
    Заверительный лист крепится к внутренней стороне папочной обложки. В довершение документ заверяется подписью кадрового служащего. После выполнения упомянутых процедур, дело закрывается.
    Окончательно оформленное дело с подшитой стопкой документов помещается в архив. Срок хранения досье 75 лет и более для работников руководящих должностей. Сотрудник при увольнении вправе просить о передаче копий документов, что обусловит прекращение хранения.

    Личное дело в электронном варианте

    С развитием технологий кадровое делопроизводство претерпевает изменений. Теперь на предприятиях и госструктурах кадровики ведут дела в электронном варианте, хранящиеся в базе данных компьютера.
    Ведение бумажного варианта обусловлено перестраховкой, на случай сбоя в компьютеризированной системе или программного обеспечения, влекущих потерю данных о субъекте.
    Безусловное преимущество электронного варианта досье – это удобство хранения. Для хранения не нужен сейф: вся электронная документация, хранится в зашифрованном файле, пароль которой доступен лишь ответственному работнику кадровой службы. Вдобавок при поиске дела не нужно дышать пылью, перекладывая старые папки.
    Важно. В электронном варианте досье допускается хранение всех документов кроме книжки о трудовой деятельности работника. При наличии личной подписи сотрудника в электронных документах обязателен их вариант в бумажной форме.

    Особенности ведения кадрового делопроизводства

    Смена сотрудником персональных данных фиксируется на бумаге. Работник службы кадров дополняет дело снятой с этого документа копией. При этом оригинал остается у работника.
    Внесение записей вносится исключительно в подлинные документы либо заверенные нотариально ксерокопии. Записи производятся посредством фиолетовой или синей ручки с соблюдением аккуратности, исключающей помарки и исправления. В случае необходимости, документ заверяется именной печатью предприятия и подписью кадрового служащего.
    Аккуратное ведение личных дел облегчает оперативный доступ к кадровой документации. Для корректной организации делопроизводства существует ряд рекомендаций:
    все документированные листы помещаемые в папку или скоросшиватель и нумеруются (толщина досье не должна превышать 4 см, а количество листов 205);
    временные документы добавляются в дело отдельно от постоянных;
    предпочтительней добавлять копии оригинальных документов;
    не целесообразно снабжать досье несколькими идентичными копиями;
    справки, прилагаемые к конкретному документу, хранятся вместе с ним;
    соблюдается хронология добавляемых документов, начиная с первого листа с первой пометкой о принятии сотрудника на должность.
    Внесение записей не желательно делать гелиевой ручкой, поскольку гелиевые чернила со временем выцветают, снижая визуальную разборчивость документа.
    При переходе сотрудника на должность в другое предприятие, дело передается в кадровый отдел нового места работы лица.
    Передача дела кадровой службе другой компании, позволяет кадровым работникам быстро ознакомится с информацией о новом сотруднике, уровне квалификации, профессиональных связах лица, облегчая контроль за работником.
    Трудовым кодексом и другими правовыми актами не регламентируется обязательство вести учет каждого сотрудника путем ведения личного дела.
    Видео о формировании и оформлении дел:

  13. Frutella Ответить

    Личное дело сотрудника – это один или группа документов, формируемых в отношении одного работника компании, и помещенные в отдельную папку.
    Поступление документов граждан осуществляется в течение всего периода сотрудничества между фирмой и физлицом. Рассмотрим, какие документы следует включить в личное дело работника (образец представлен ниже).
    В период трудоустройства гражданина в организации в личное дело работника включаются такие документы, как:
    копии базовых документов гражданина, таких как ИНН, российский паспорт, документ пенсионного страхования, военный билет, документы, подтверждающие полученное образование;
    медсправка;
    заявление гражданина о приеме на работу;
    личная карточка сотрудника;
    трудовой контракт;
    копия приказа руководителя о приеме на работу и иные аналогичные документы.
    Во время действия контракта в личное дело на сотрудника (образец смотрите ниже) могут быть включены документы:
    подписанная физлицом должностная инструкция;
    допсоглашения к действующему договору;
    документы о регистрации брака;
    документ о неразглашении коммерческой тайны.
    Расторжение трудового контракта также является основанием для включения в личное дело работника (образец содержится ниже) определенных документов. К ним в частности относят:
    Заявление гражданина об увольнении;
    Копия приказа об увольнения работника.
    Соответственно, подготовка личного дела каждого гражданина осуществляется на всех этапах взаимодействия между компанией и наемным персоналом.

    Правила ведения личных дел работников

    Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено. Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся.
    Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний.
    За оформление личного дела чаще всего в ответе работник отдела кадров фирмы. Если же данная должность в организации отсутствует, обязанность подготовки документа обычно передается бухгалтеру.
    При подготовке личного дела гражданина целесообразно составлять опись. Делается это, в первую очередь, для того, чтобы в наглядной форме представить в хронологической последовательности все имеющиеся в отношении гражданина документы в личном деле, что значительно облегчит процесс поиска нужных сведений при необходимости.

    Заполнение титульного листа личных дел персонала компании

    Титульный лист личного дела работника должен предоставлять максимум информации, вследствие чего содержит такие сведения, как:
    название фирмы-работодателя (при наличии подразделений необходимо указать то, в котором трудится гражданин);
    порядковый номер личного дела работника;
    ФИО работника;
    дата открытия личного дела (совпадает с датой приема в компанию работника);
    дата закрытия (совпадает с датой приказа об увольнении);
    фактическое количество листов документа (заполняется непосредственно перед передачей документа в архив фирмы).
    Титульный лист личного дела работникаобразец:

  14. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *