Как правильно вести кадровый учет на предприятии?

22 ответов на вопрос “Как правильно вести кадровый учет на предприятии?”

  1. ш0к0лАд Ответить

    Перед работником отдела кадров всегда присутствует сложная задача организации такого вида делопроизводства. Для облегчения этого процесса важно для начала составить примерный план работы и определить, с какой последовательностью необходимо действовать:
    Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
    Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
    Создание документации:
    для начала документально оформляется директор;
    далее составляется штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка;
    разрабатывается форма трудового договора, который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
    готовятся остальные важные бумаги и журналы;
    необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и выдачу трудовых руководителем;
    после этого начинается официальный прием работников.
    Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.
    После оформления трудоустройства для кадровика наступают обычные трудовые дни. Каждый день ведется табель учёта времени присутствия на работе каждого человека. Раз в год оформляется график отпусков.
    Кадровик обязан заниматься документальным передвижением людей на предприятии, готовя соответствующую документацию. Кроме того, он должен составлять множество других бумаг.

  2. Bandilis Ответить

    Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

    Название законодательного акта
    и дата его утверждения
    Характеристика документа с точки зрения делопроизводства
    Трудовой Кодекс РФ (21.12.2001)
    Устанавливает, какие документы необходимы для оформления трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости установить правила внутреннего трудового распорядка и применять графики отпусков (ст. 123, 190). Здесь же рассматриваются сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67, 68).
    Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (№ 225 от 16 апреля 2003 г.); Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (от 10.10.2003 г. № 69).
    Рассматривают вопросы формы, ведения и хранения трудовых книжек, а также вкладышей в них.
    Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 (ОК ПДТР).
    Кодирует данные о работниках, например, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.
    ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ).
    Определяет, что такое документированная информация. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными федеральным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
    Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50).
    Определяет обязанности обществ по хранению документов и их составу. Устанавливает обязательность хранения документов в организации, а в некоторых случаях и передачи их на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».
    Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 №558).
    Содержит перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, положения о кадровом обеспечении, а также об учёте и отчётности.
    Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» (от 05.01.2004 №1).
    Содержит указания по применению и заполнению форм учёта первичной документации по учёту труда и его оплаты.
    ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
    Носит рекомендательный характер. Определяет общие требования к оформлению документов и составу их реквизитов.
    Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
    Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без них. Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе).

    Другие нормативные акты

    Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются следующие:
    Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
    Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
    Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
    Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
    Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.

    Организация кадрового учёта с нуля

  3. Mezilrajas Ответить

    В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).
    Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.
    Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:
    документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
    документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).
    Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.
    Использование специальных онлайн-сервисов для сдачи отчетов в ПФР особенно полезно для крупных компаний, где работа бухгалтерского отдела и без регулярных бумажных проверок весьма интенсивна.
    Программа для проверки отчета в ПФ CheckPFR позволяет страхователю самостоятельно осуществлять предварительную проверку. Об этой и прочих программах для проверки отчетов ПФР читайте тут.
    С учетом некоторых обстоятельств в разряд обязательных попадают:
    коллективный договор, в ситуации, при которой сотрудники или работодатель предложили его оформить;
    должностные инструкции, когда часть трудовых обязанностей не оговорена в договоре;
    положение о заработной плате и премировании, когда возникли изменения, связанные с расчетом и выдачей заработной платы, не определенные договором или штатным расписанием;
    другие положения, к примеру, связанные с проведением аттестации.
    Специфика работы любого предприятия требует создания разнообразных документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом.

  4. James_Batwell Ответить

    Процесс самостоятельного ведения кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью связан с некоторой спецификой.
    Имеется достаточно большое количество различных тонкостей, важных специфических моментов.
    Причем если опыт ведения такового учета по какой-то причине отсутствует, то лучше обратиться к специалистам. Так как, например, допущение ошибок при заполнении трудовых книжек не допускается.
    Соответственно, заполнение других документов, имеющих отношение к кадровому вопросу, также связано с определенной спецификой.
    Аналогичным образом обстоят дела именно с трудовыми договорами. Таковые документы обязательно должны составляться в рамках ТК РФ.
    Если возможность нанять квалифицированного кадрового работника по какой-то причине отсутствует, то понадобиться предварительно разобрать следующие вопросы:
    с чего начать;
    пошаговая инструкция;
    оформление документов;
    какие применяются журналы в делопроизводстве;
    нюансы для ИП.

    С чего начать

    Ведение кадрового учета возможно будет вести разными способами. На данный момент существует множество различных моментов, непосредственно связанных с таковой процедурой.
    Существует несколько вариантов рассматриваемого типа:
    создание кадровой службы, наем квалифицированного специалиста;
    передать ведение кадрового учета секретарю или же бухгалтеру;
    сотрудничество с аутсорсинговой компанией.
    Самостоятельное же ведение кадрового учета нередко затруднительно. Если же кадровый учет планируется вести самостоятельно — обязательно следует начать именно с планирования.
    Таким образом нужно будет определить ряд важных для организации моментов:
    сколько сотрудников и какой квалификации должны быть наняты;
    устанавливаются определенные требования к разным категориям сотрудников;
    как осуществляется привлечение новых сотрудников;
    какие потребуются затраты.
    Уже после того, как все обозначенные выше моменты были определены, необходимо будет приступить к ознакомлению с порядком учета, а также перечнем требуемых в таковом случае документов.
    Последним нужно будет уделить отдельное внимание. Так как наличие ошибок может стать причиной множества затруднительных моментов.

    Пошаговая инструкция

    Начать необходимо будет с организации документооборота соответствующим образом. В первую очередь это касается следующего:
    локальные нормативные акты:
    Правила ведения внутреннего распорядка на предприятии.
    Основные положения о труде.
    Должностные инструкции для каждой категории сотрудников.
    Положение о защите труда.
    Другое.
    оформляется штатное расписание на каждого сотрудника отдельно;
    составляется штатная расстановка;
    оформляются типовые договора для заключения с сотрудниками;
    оформляются карточки сотрудников личного характера — по форме №Т2;
    типовые приказы.
    Фактически, на обозначенном выше перечне документов осуществляется основывается кадровый учет в любом предприятии. Причем не только в ООО, но также других типах.

  5. JoYfAn_Tv Ответить

    Основная документация и ее оформление

    Кадровый работник использует ряд необходимых бумаг для грамотного руководства персоналом:
    Различного рода приказы о передвижении сотрудников – прием, увольнение, отпуск, командировка и прочие;
    Штатное расписание, которое обязательно должно совпадать с пунктами о рабочем графике в основном трудовом договоре, в противном случае это будет нарушение договора и приведет к штрафным санкциям;
    Табель учета рабочего времени;
    Трудовые книжки, которые хранятся на предприятии в течение всего периода действия подписанного соглашения, эти документы принадлежат к строгой отчетности, так что каждая фиксируется в специальном журнале, а хранение осуществляется в специальном сейфе;
    Правила внутреннего распорядка;
    Трудовые договора, являются свидетельством заключения трудовых отношений, они составляются с каждым сотрудником индивидуально, на их основании сотрудник официально трудиться согласно пунктам, перечисленным в документе;
    Приложения к договорам составляются по каждому случаю внесения изменений в основные пункты трудовых соглашений;
    График отпусков формируется ежегодно за 2 недели до окончания года, каждый сотрудник должен с ним ознакомиться, формировать данный документ необходимо грамотно со знанием тонкостей производства, чтобы одновременный отдых 2 – 3 человек не нарушал весь процесс деятельности предприятия;
    Личное дело – обязательно открывается папка для каждого сотрудника, сюда помещается личная карточка, лицевой счет, все подписанные работником приказы руководителя, его заявления и прочие документы, формирующие хронологию действий работника. Данный документ имеет отношение к учетной документации, формируется она в виде папок и журналов, которые прошиваются, на них наклеивается белый квадрат для указания основных реквизитов;
    Должностные инструкции с подробным указанием на права и обязанности работников;
    Положение по оплате труда и премированию является основанием для начисления выплат работникам. По каким правилам оформляется положение о премировании и материальном стимулировании работников ООО читайте в этой статье.
    Кроме этого формируется еще много документов, которыми заведует сотрудник отдела кадров.

    Кто имеет отношение к ведению документов

    Обычно на крупных предприятиях существует отдел кадров, который и ведет всю документацию, а также упорядочивает ее.

  6. Ladwyn Ответить

    При оформлении нового сотрудника индивидуальный предприниматель должен в соответствии с трудовым законодательством издать приказ о приеме на работу и занести запись в трудовую книжку.
    Оформление трудовой книжки производится в соответствии с установленными нормативными актами. У принимаемого работника она может иметься на руках или отсутствовать, если он принимается на работу впервые. ИП обязан завести трудовую книжку, если она отсутствует, и внести соответствующую запись о приеме на работу.
    Обязанность ведения кадрового учета ИП, в частности, ведения трудовых книжек, возникла с внесением поправок в ТК РФ сравнительно недавно. До этого момента сотрудники, работающие у ИП, были несколько ущемлены в своих правах.
    Теперь трудовая книжка для работающих, стала документом, подтверждающим трудовую деятельность в этот период.
    ИП как работодатель считается ответственным за ведение трудовых книжек, организацию их хранения и учета. Новая трудовая книжка заводится ИП на основании письменного заявления работника, где он указывает причину отсутствия трудовой книжки.

    Кадровый учет ИП на аутсорсе

    Индивидуальные предприниматели достаточно часто перепоручают кадровый учет сторонним организациям. Это происходит по нескольким причинам:
    держать штатного сотрудника, осуществляющего кадровую работу, невыгодно в плане финансовых затрат;
    если штатный сотрудник есть, то чаще всего это некомпетентный человек, который совмещает несколько функций за дополнительную оплату. Это обычно приводит к нарушениям ведения кадрового учета и трудового законодательства и, как следствие, к административным штрафам.

  7. Ananaya Ответить

    Организация и ведение кадрового учета

    Чтобы кадровый учет персонала отвечал всем требованиям законодательства, следует вести его по всем правилам.
    Существует перечень документов, которые обязательно должны быть в наличии на предприятии – речь идет о:
    правилах внутреннего трудового распорядка;
    штатном расписании;
    табеле учета рабочего времени персонала;
    графике отпусков;
    положении о персональных данных работников;
    трудовых договорах и соглашениях к ним.
    Если какие-то документы отсутствуют, придется заняться их составлением. Например, работают сотрудники предприятия, не имея должностных инструкций, – нужно их разработать.
    Всю необходимую документацию следует составлять своевременно, в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.
    Этот внушительный объем можно разделить на две части: различные акты, касающиеся управления персоналом и организации трудового процесса и на документы личного состава сотрудников.
    Из индивидуальной документации выделим необходимость составления трудового договора, приказа о приеме на работу, заполнения личной карточки работника и его трудовой книжки.

    Кадровый учет работников предполагает ведение журналов, в которых регистрируются трудовые договоры. Обязательно вовремя заполнять журналы, где ведется регистрация различных приказов: о приеме, о переводе, об увольнении сотрудников.
    Требуется и наличие книги учета движения трудовых книжек работников. Приказы о командировках, отпусках, больничные листы, локальные нормативные акты – все это также регистрируется в журналах (книгах).
    Правильный своевременный учет документов придаст им юридическую силу и поможет в разрешении возможных трудовых споров.
    Кадровый учет на предприятии включает в себя и мониторинг ключевых рисков. Поясним – в случае невыполнения или нарушения трудовых прав последуют санкции в виде штрафов, административной или даже уголовной ответственности.
    Поэтому необходимо следить, чтобы соблюдались сроки выплаты заработной платы, нормативы по охране труда, квоты по трудоустройству инвалидов, одиноких матерей, права других льготных категорий работников.

  8. Kagul Ответить

    Рассмотрим далее основные преимущества более подробно.
    Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.
    Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.
    Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых и правовых последствий, а работника — от проблем при получении пенсии или устройстве на другую работу.
    Большой спектр функций службы кадров неизбежно требует наличия нескольких квалифицированных работников, поэтому на практике многие компании предпочитают обратиться к услугам аутсорсера. О выборе услуг кадрового делопроизводства читайте здесь.
    Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.
    Экономия времени. Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.
    С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою подпись в электронном виде. Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.
    Уменьшение ошибок. Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

  10. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *