Как правильно заверить копию документа на нескольких листах образец?

14 ответов на вопрос “Как правильно заверить копию документа на нескольких листах образец?”

  1. agolav Ответить

    Нормы Указа в отношении организаций применяются в решениях и других арбитражных судов .
    Постановления ФАС УО от 17.12.1999 N Ф09-1654/99ГК, от 18.11.1999 N Ф09-1513/99ГК; Постановления ФАС СКО от 13.05.2002 N Ф08-1525/02, от 23.04.2002 N Ф08-1199/02-438А, от 26.02.2002 N Ф08-114/02, от 05.08.2003 N Ф08-2773/03-1034А, от 19.06.2003 N Ф08-1991/0749А3, от 03.03.2003 N Ф08-475/03-186А.
    Во-вторых, Указ был принят в 1983 г. За прошедшие годы изменились социально-экономические условия реализации его норм: в хозяйственном обороте участвуют не сотни государственных предприятий, а миллионы организаций и индивидуальных предпринимателей, владеющих имуществом на праве частной собственности. Технический прогресс и смена политического режима привели к небывалому распространению ксерокопирования и сканирования; изготовление копий документов на печатных машинках и компьютерах или путем переписывания от руки ушло в прошлое. Налогоплательщики в соответствии со ст. ст. 93, 100, 165 и другими статьями НК РФ ежегодно изготавливают для налоговых органов миллионы копий первичных документов, нуждающихся в заверении “надлежащим образом”. Только нотариусы заверили в 2000 г. более 17 млн копий .
    В советское время использование копиров как вида “идеологического оружия” строго контролировалось, их оборот был ограничен.
    См.: Работа нотариальных палат субъектов Российской Федерации // Российская юстиция, 2002, N 2. — С. 67.
    Правильное заверение копий имеет важное значение в судопроизводстве по экономическим спорам. В соответствии с п. 8 ст. 75 АПК РФ “письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии”. Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства . Иногда суды первой и апелляционной инстанций не обращают внимания на то, что представляемые сторонами ксерокопии документов не заверены. Однако отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий может повлечь отмену решения суда .
    См.: Постановление ФАС ВСО от 24.11.2005 N А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 N Ф08-4851/05-2011А, Определение ФАС СЗО от 27.10.2005 N А56-45216/04, Постановление ФАС МО от 06.10.2005 N КА-А41/9743-05 и др.
    Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 N 6163/02 решения арбитражных судов, подтвердивших право экспортера на возмещение НДС, были отменены лишь в связи с тем, что имеющиеся в деле ксерокопии грузовых таможенных деклараций в установленном порядке не заверены.
    В этих условиях очевиден законодательный пробел в порядке заверения копий в интересах организаций.
    В соответствии со ст. 6 ГК РФ в случаях, когда гражданско-правовые отношения прямо не урегулированы гражданским законодательством, к таким отношениям (если это не противоречит их существу) применяется гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона). Следовательно, в связи с законодательным пробелом положения Указа применяются к организациям по аналогии.

    Кто вправе заверять копии документов?

    В Письме ФНС России от 02.08.2005 N 01-2-04/1087 “О свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 НК РФ” утверждается, что заверение копий должно проводиться “исполнительным органом налогоплательщика”. При этом налоговой службой не был принят во внимание абз. 4 п. 1 Указа, в соответствии с которым “верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью”. Следовательно, совсем не обязательно беспокоить руководителя организации, достаточно издать соответствующий приказ по организации или включить соответствующий раздел в положение о документообороте организации или должностную инструкцию определенного сотрудника. В приказе или инструкции может быть установлено, например, что заверение копий проводится секретарем или канцелярской службой. Также может быть установлено, что копии документов, изготавливаемые в подразделениях, заверяются руководителями или другими сотрудниками данных подразделений. При необходимости документ, подтверждающий полномочия лица, заверившего копии, может быть истребован судом, государственным органом, другими лицами.
    Указание на “должностное лицо” свидетельствует о том, что лицо, заверяющее копии, должно быть штатным сотрудником организации. В одном из решений арбитражный суд не принял в качестве надлежащих доказательств копии, заверенные адвокатом одной из сторон .
    Постановление ФАС УО от 24.02.2005 N Ф09-288/05ГК.
    Следует подчеркнуть, что заверение копий, то есть свидетельствование конкретным лицом соответствия копии подлиннику, требует ответственного подхода и разумной осторожности.

    Правомерно ли заверение копий “чужих” документов?

    Нередки случаи утраты документов в судах, налоговых и других государственных органах, в том числе по причине пожара или затопления. Поэтому желательно подлинники документов держать при себе, а другим лицам передавать копии. В связи с этим закономерно возникает вопрос: вправе ли организация заверить копию имеющегося у нее документа, исходящего от другого лица, например справку банка для представления в налоговый орган или справку налогового органа для представления в суд или в банк?

  2. vladjur Ответить

    Давайте представим, что Вам надо срочно сдать копии документов в банк, на получение предприятием кредита или в налоговую инспекцию в ходе проводимой плановой проверки. Одно дело, когда заверяется копия одного листа. А если их 300? Заверять каждый – дня не хватит. Сегодня говорим о том, как провести заверение многостраничных копий.
    Напоминаю: что копией документа является его экземпляр, который полностью воспроизводит всю информацию, что имеется в подлиннике. Ксерокопия приказа или распоряжения, ксерокопия устава или страницы журнала – это все копии. Только заверенная копия имеет юридическую силу.

    Сшиваем копию

    Отксерив пачку документов или распечатав ее скан-копию, рассортировываем документы (если нужно). Затем пачка документов сшивается. Причем «сшивается» – глагол очень размытый. Нужно смотреть нормативы, под которые вы попадаете при подготовке многостраничной копии. Так, чтобы предоставить документы в налоговую, их нужно именно сшить нитками. Или в письме-запросе, для ответа на который вы готовите пачку копий, написано именно «сшить нитками в 4 прокола». Тогда делать нечего: сшиваем нитками, даже если там три листа. Не забудьте вывести концы нитей, после сшивки заверяемых документов, с оборотной стороны. Они обязательно должны быть снаружи.
    Если вы уверены, что никаких подобных директив не имеется, «сшить» можно и степлером. Но тогда документ оборачивается через край бумажной наклейкой, так, чтобы скоба попала под нее. Это делается для подтверждения того, что ничего из-под этой скобы не было вынуто и ничего не было подложено.
    Так или иначе, наша многостраничная копия сшита. Один из вариантов эстетичного и недорогого сшивания можно посмотреть в моем фото-уроке Как сшить дело.
    Не забывайте, что при сшивке пачки необходимо обеспечить не только свободное чтение текста, но и доступ ко всем подписям, датам, визам и резолюциям, что стоят на подлинниках. Пачка копий должна быть крепко сшита и не рассыпаться в руках.

    Заверение многостраничных копий

    Все страницы пачки должны быть пронумерованы, начиная с единицы. Это важно.
    На выведенные на обороте нити наклеивается бумажная наклейка так, чтобы кончики нитей торчали из-под нее. Если сшивали степлером, то заклеивающая его бумажка должна быть достаточного размера, чтобы проставить на ней заверительную надпись. Если заверение многостраничных копий в вашей организации не редкость, то проще напечатать реквизит заверения на клейкой бумаге, вырезать и оборачивать ей.
    На наклейке пишется: «Всего пронумеровано, сшито, скреплено печатью (указать число) листов». Количество листов обозначается цифрой, и словами. В остальном реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется в обычном порядке.
    Вспоминаем, что в него входит:
    заверительная надпись от руки или оттиск штампа «Копия верна» (другой вариант — «Верно»);
    должность, личная подпись должностного лица, имеющего право заверения, расшифровка подписи;
    дата, когда происходит заверение (день, месяц, год);
    при необходимости – оттиск печати
    И мы ранее уже выяснили, что лучше дополнить этот набор указанием места нахождения подлинников документов. Например, подлинники находится в архиве ООО «Ромашка» (наименование юридического лица), дело № 09-12
    Например:
    Копия верна.
    Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.
    Начальник отдела кадров    Ефимова    И.А. Ефимова
    11.08.2017
    Подлинник находится в архиве (ООО «Ромашка»), дело № 09-12
    Оттиск печати

  3. oleg19850101 Ответить

    Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 (далее — ГОСТ но он носит рекомендательный характе

    ВЫВОД

    Лучше соблюдать требования Указа и ГОСТ одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).
    Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
    Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизит
    №РеквизитЧем предусмотренПримечания1Заверительная надписьУказ
    ГОСТКак правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»2Должность лица, заверившего копиюУказ
    ГОСТРуководител или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работни заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборот или в доверенности3Подпись лица, заверившего копиюУказ
    ГОСТ—4Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)ГОСТОтсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ допускаетс Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота5ПечатьУказ
    ГОСТГОСТ допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)6Отметка о том, что подлинный документ находится в организацииУказОрганизация может заверять:
    копии собственных документов;
    копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организаци
    Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии7Дата выдачи (заверения)Указ
    ГОСТДата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутстви
    Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть измененПриведем пример заверения копии.
    Копия верна,
    подлинник находится в ООО «Ретро»

    При подписании трудового соглашения второй экземпляр выдается работнику на руки. Бывает, что в государственный орган или кредитную организацию необходимо подать документ, подтверждающий трудовую деятельность. Оригинал предоставлять каждый раз проблематично. Потребуется заверить копию трудового договора, которая передается по запросу безвозвратно вместе с пакетом других бумаг. Важно оформить документ надлежащим образом. Поэтому стоит разобраться в процедуре заверения контракта.

    В каких случаях нужна копия трудового договора?

    Удостоверенная копия контракта может понадобиться как нанимателю, так и сотруднику.
    Гражданин предоставляет документ:
    в банк при получении кредита;
    при обращении за визой;
    нанимателю, с которым заключается новый трудовой договор;
    в суд вместе с иском;
    в пенсионный фонд для оформления пенсии.
    Работодатель заверяет копию контракта по запросу контролирующих органов и суда.

    Кто заверяет документ?

    Должностные лица, уполномоченные делать заверение копии трудового контракта, назначаются локальными актами компании.
    На практике оформление документа поручают:
    руководителю фирмы на основании устава;
    должностному лицу, временно замещающего руководителя компании на основании доверенности;
    сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии в соответствии с приказами;
    арбитражному управляющему на основании решения суда о банкротстве.
    Слудет знать! Разрешается заверять копию у нотариуса. Потребуется предъявить подлинный документ. Каждая страница подлинника должна быть подписана обеими сторонами контракта. Можно прошить соглашение и скрепить подписью в месте прошивки. Если этого не сделать, нотариус усомнится в подлинности договора и откажет в заверении.

    Как заверить копию договора: пошаговая инструкция

    Порядок заверения копий урегулирован пунктом 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Рассмотрим подробно, как оформляют копии трудового договора на практике.

    Подготовка документов и инструментов (шаг 1)

    Следует проверить оригинал документа на предмет наличия всех листов, подписей сторон и печати компании, правильности внесенных в него сведений о нанимателе и сотруднике. Затем с помощью ксерокса сделать копию всех страниц. Она должна быть хорошо читаемой, выполненной на одной стороне листа.
    Для сшивания необходимо подготовить:
    шило;
    нитки черного или белого цвета;
    иголку;
    небольшой листок бумаги белого цвета;
    клей;
    печать организации.
    Важно знать! Для проставления отметки о заверении разрешается использоваться штамп. Его можно заказать в специальной организации или сделать самостоятельно с помощью наборной печати.

    Сшивание страниц (шаг 2)

    Все страницы документа складывают вместе по порядку, нумеруют. С левой стороны с помощью шила делают 2-3 отверстия. Далее соглашение прошивают нитками, концы выводят на оборотную сторону последней страницы, завязывают на несколько узлов.
    На вытянутые концы ниток наклеивают лист белой бумаги. Нужно сделать так, чтобы концы не были полностью скрыты.

    Проставление отметки (шаг 3)

    На наклейке пишут слово «Верно» или проставляют штамп.
    Затем вносят следующие сведения:
    наименование должности ответственного сотрудника;
    подпись заверителя;
    расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
    дату оформления.
    Отметку заверяют печатью фирмы. Если копия делается для передачи в другую фирму, дополнительно указывают место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).
    Следует учесть! На практике бывает, что документ не прошивается, скрепляется с помощью степлера. В этом случае следует заверить каждый лист по отдельности. Отметка ставится на нижнюю часть каждой страницы. Допускается выполнить ее с помощью принтера, указав все необходимые сведения. Затем ответственный сотрудник подписывает надпись, заверяет ее печатью.
    Образцы заверенной копии трудового договора: Образец №1 — по новому госту Образец №2

    Какие ошибки можно допустить при заверении копии?

    При заверении копии следует быть аккуратным, не допускать ошибок.
    В документе не должно быть:
    дописок, сделанных карандашом или ручкой;
    размытого текста;
    нечетких подписей и штампа;
    печатей неверного образца.
    Также следует внести все требуемые сведения, предусмотренные ГОСТом Р 7.0.97-2016. Иначе документ не будет иметь юридического значения.
    Совет! В практике встречается вариант, когда документ скрепляют степлером, заклеивают место скрепления листом бумаги, делают отметку. Такой способ заверения недопустим. Листы легко раскрепить, заменить на другие.

    Срок действия заверенной копии

    Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.
    Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.
    В каждом конкретном случае следует уточнять, в течение какого периода действительна копия контракта.

    Как составить заявление о выдаче нанимателем копии?

    Согласно статье 62 ТК РФ наниматель должен передать сотруднику документы, касающиеся трудовой деятельностью по его заявлению. На это отводится три рабочих дня. Копии заверяются ответственным работником, передаются безвозмездно.
    На практике достаточно устного обращения гражданина. Сотрудники отдела кадров достают трудовой договор, снимают копию, заверяют ее.
    В случае конфликтной ситуации нужно написать заявление на имя руководителя. В нем необходимо указать:
    должность, ФИО руководителя;
    название фирмы;
    должность, ФИО гражданина;
    ссылку на статью 62 ТК РФ;
    просьбу выдать копию контракта;
    дату и подпись.
    Заявление составляют в двух экземплярах. Один регистрируют в канцелярии нанимателя, второй возвращается сотруднику с отметкой о регистрации обращения.
    Таким образом, заверенный экземпляр трудового соглашения может потребоваться как нанимателю, так и сотруднику. Удобнее всего сделать отметку о заверении у нанимателя. Для этого потребуется написать заявление о выдаче копии. В некоторых случаях достаточно устной просьбы гражданина.
    Рекомендованные для вас статьи:

  4. trovial Ответить

    Проставляется под реквизитом «подпись» и включает:
    слово «Верно»
    наименование должности лица, заверившего копию
    его собственноручную подпись
    расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
    дату заверения копии (выписки из документа)
    надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)

    Печать

    Как известно, с 7 апреля 2015 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии. Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.
    Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» — «Место печати». (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016)
    Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

    Как заверить копию с 1 июля 2018 по новому ГОСТ

    Копия трудовой книжки

    Указанный порядок заверения копий следует применять и для всех копий кадровых документов.
    Копия трудовой книжки будет выглядеть следующим образом:

    Запрета на то, чтобы печать заходила на наименование должности новый ГОСТ не содержит.
    Поэтому оттиск печати может заходить на наименование должности.
    Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп:

    Печать организации работодателя проставляется, не перекрывая собственноручную подпись лица, заверившего копию трудовой книжки.
     

    Копии для налоговой

    Важно учитывать, что требования нового ГОСТ являются рекомендуемыми, о чем указано в 4 абз. раздела 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
    Правила заверения копий для налоговой отдельно описаны в письмах Минфина и ФНС:
    Письмо ФНС России от 02.10.2012  № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление  незаверенных копий документов)
    Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»
    Требования указанных писем частично противоречат положениям нового ГОСТ.
    По действующим указаниям Минфина «Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».
    В то время как заверить копию по новому ГОСТу следует так, чтобы оттиск печати не заходил на подпись лица, заверившего копию.
    При этом, письмо ФНС содержит отсылки к ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого с 1 июля 2018 будет применяться новый ГОСТ.
    Поэтому до тех пор, пока не утверждены новые правила* заверения копий документов и их сшивов для налоговой, целесообразно руководствоваться действующими правилами из Письма Минфина и ФНС с учетом требований нового ГОСТ.
    С 1 июля 2018 при заверении копий документов для налоговой следует также указать и место хранения подлинников.

    *Для справки:
    В настоящее время обсуждается проект новых правил заверения копии документов для налоговой.
    В данном проекте отсутствует требование о проставлении печати на сшиве копий документов.  Достаточным для заверения будет собственноручная подпись лица, удостоверившего подлинность документов и отметки о заверении. При этом требований о том, что в отметке о заверении должно содержаться указание места хранения оригиналов в проекте нет.
    АКТУАЛЬНО
    ОНЛАЙН КАССЫ:
    Кто обязан применять онлайн кассу с 1 июля 2018?
    Отсрочка онлайн касс до 1 июля 2019
    Кто вправе не применять никакую ККТ?
    Чек онлайн кассы и его обязательные реквизиты
    Ответственность за неприменение онлайн кассы
    читайте в статье Онлайн кассы с 1 июля 2018

  5. apollox Ответить

    Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт “б” п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. “г” п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).
    При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться “надлежащим” всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.
    Примечание
    Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии (Статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1):
    (или) главой местной администрации;
    (или) специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.
    Заверяем самостоятельно
    Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X “О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан” (далее — Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только “касающихся прав граждан” (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009).
    Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003).
    Вывод
    Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).
    Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
    Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).
    N
    Реквизит
    Чем предусмотрен
    Примечания
    1
    Заверительная
    надпись
    Указ N 9779-X,
    ГОСТ Р 6.30-2003
    Как правило, это слова “Верно” либо
    “Копия верна”
    2
    Должность
    лица,
    заверившего
    копию
    Указ N 9779-X,
    ГОСТ Р 6.30-2003
    Руководитель или иное
    уполномоченное им должностное лицо. Это
    может быть любой работник
    заверяющей организации, главное —
    закрепить возложение на него таких
    обязанностей в приказе, в положении о
    документообороте или в доверенности
    3
    Подпись лица,
    заверившего
    копию
    Указ N 9779-X,
    ГОСТ Р 6.30-2003
    —
    4
    Расшифровка
    подписи
    (инициалы,
    фамилия)
    ГОСТ Р 6.30-2003
    Отсутствие расшифровки подписи в силу
    рекомендательного характера
    ГОСТ Р 6.30-2003 допускается. Тем
    не менее подпись лучше расшифровать —
    это давно уже стало правилом делового
    оборота
    5
    Печать
    Указ N 9779-X,
    ГОСТ Р 6.30-2003
    ГОСТ Р 6.30-2003 допускает “копию
    документа заверять печатью, определяемой
    по усмотрению организации”, то есть
    организация вправе выбрать печать для
    таких целей (например, основную печать
    либо печать отдела кадров)
    6
    Отметка о
    том, что
    подлинный
    документ
    находится в
    организации
    Указ N 9779-X
    Организация может заверять:
    (или) копии собственных документов;
    (или) копии чужих документов, но только
    если оригинал находится в данной
    организации.
    Так, можно заверить копию письма,
    направленного вам образовательным
    учреждением, но не копию его лицензии
    7
    Дата выдачи
    (заверения)
    Указ N 9779-X,
    ГОСТ Р 6.30-2003
    Дата является обязательным реквизитом,
    хотя суды иногда и снисходительно
    относятся к ее отсутствию.
    Указание на дату важно для достоверности
    заверения — ведь по прошествии времени
    подлинник документа может быть изменен
    Приведем пример заверения копии.

    Совет
    При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять (Пункт 3 Указа N 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 по делу N А62-47/2009).
    Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:
    (или) отдельно заверить каждый лист копии;
    (или) прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: “Копия на 6 листах верна”.
    Заверяет предприниматель
    Положения Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для “надлежащего” заверения — по закону печать для них не обязательна (Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239).
    Заверяем для налоговиков
    Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверки (Статьи 93, 93.1 НК РФ), то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитов (Приложение N 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@):
    — заверительную надпись;
    — подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
    — печать организации.
    Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки (Пункт 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 691). В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

  6. alextokar Ответить

    Запись «копия верна» на документах, образец фото с которым можно ознакомиться, поможет понять, как правильно оформлять бумаги. Кроме этой записи, на ксероксном листе рекомендовано внести информацию:
    о месте нахождения оригинальной версии документации;
    должность и инициалы работника, заверяющего документ;
    дата проведения мероприятия;
    печать предприятия, если она предусмотрена его рабочим режимом.
    Если официальная документация оформлена на нескольких листах, то необходимо заверять каждый из них . В качестве альтернативного варианта, с целью сокращения времени, необходимого для реализации процедуры, допускается сшивание ниткой или железной скобой отксерокопированных и пронумерованных листов. На месте крепления должна быть размещена бумажная наклейка, на которой необходимо указать информацию о количествах скреплённых листов, подпись и инициалы заверяющего лица. Печать должна быть поставлена таким образом, чтобы часть её находилась на вклеенном элементе.

    Вопрос о том, как заверять документы «копия верна» образец которого можно увидеть на изображении ниже, регулируется нормативными актами, которые касаются оформления организационной и распорядительной документации на предприятии. Снимая копию для заверения, следует обратить внимание на качество оригинала. Если в документе не чётко просматриваются некоторые текстовые элементы, а также имеются исправления, приписки и помарки, то уполномоченные органы могут его не принять, даже при правильном заверении.

    Как заверить документ: «копия верна»

    Заверенные копии документов вам могут потребоваться для предоставления в налоговую инспекцию, представителям внебюджетных фондов, контрагентам, выдачи работникам и др. И обычно ставится требование заверить копии «должным образом», «в установленном порядке». Начинающие бухгалтера в такой ситуации находятся в недоумении, поскольку непонятно, где же искать этот «порядок», как заверить документ. Что же скрывается под мудреными формулировками?

    Как заверять

    Несмотря на то, что в требованиях на заверение применяются одни и те же формулировки, которые вы прочли выше, в нормативных документах нет определения этих терминов. Но давайте подумаем, для чего нужны копии документов? Цель – подтверждение соответствия копии оригиналу документа.
    Заверить копии документов могут:
    Нотариальное заверение происходит, если нормативный акт прямо указывает на такую необходимость. Но если требования нет, то затраты времени и денег на это не будут оправданы.
    Чаще всего организация заверяет документы, которые у нее имеются, самостоятельно. Но вот перед вами копия, которую вам надо заверить. Что делать, как написать, на что опереться?

    Нормативные документы

    Есть достаточно древний документ — Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».
    Несмотря на его почтенный возраст и ограниченную сферу применения (судя по названию), он является действующим документом, а порядок заверения, изложенный в нем, распространяется и на другие документы (по обычаям делового оборота).
    Есть и более современный документ — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта от 03.03.2003г. №65-ст.
    Эти документы дополняют друг друга и не противоречат.

    Что можно заверить

    Вы можете заверить копии:
    — документов, составленных вашей организацией;
    — подлинников документов, составленных другими организациями, которые хранятся у вас.
    Что же писать на копии? Должны быть такие реквизиты:
    — заверительная надпись («копия верна» или «верно»);
    — должность лица, который заверил копию (по умолчанию – руководитель). Может быть любой работник, если на него возложено исполнение таких обязанностей в доверенности или по приказу;
    — подпись заверившего лица;
    — расшифровка подписи (фамилия и инициалы);
    — печать (допускается в том числе печать отдела кадров, если она есть. У ИП печати может не быть;
    — отметка о нахождении подлинного документа в организации;
    — дата заверения (выдачи).
    Теперь конкретный пример надписи:
    Копия верна,
    подлинник находится в ЗАО «Загадка»
    Генеральный директор ЗАО «Загадка» Отгадкин Отгадкин О.О.
    20 марта 2013 г. М.П.
    Обратите внимание: заверяемый документ не должен иметь подчисток, неясно читаемого текста, неоговоренных исправлений, иначе копию не примут.
    Если вы заверяете документ на нескольких страницах, то можно заверить каждый лист отдельно или прошить все листы ниткой вместе, пронумеровать, на место прошивки приклеить бумажку и на ней уже сделать заверительную надпись. Кроме того, укажите количество листов, которые вы прошили.
    Для заверения копий документов в ИФНС нужно писать:
    — подпись должностного лица (руководителя);
    Получается, что заверить документ не так уж и сложно. Как считаете вы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

  7. raffshan Ответить

    В каких случаях нотариус откажет

    Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:
    Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
    Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
    Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
    На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
    Часть текста написана карандашом.
    Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

    Особенности заверения выписок из документов

    В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления. Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:
    указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
    если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
    в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
    указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.
    Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

    Заверение переводов

    Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.
    Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

    Заключение

    Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.

  10. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *