Как правильно заверить копию трудовой книжки образец?

10 ответов на вопрос “Как правильно заверить копию трудовой книжки образец?”

  1. Алигмах Ответить

    Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.
    Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.
    Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?
    Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

    Как правильно заверить?

    Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.
    На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:
    номер записи;
    текст «работает по настоящее время»;
    дату заверения копии трудовой книжки;
    должность заверяющего;
    фамилию, инициалы заверяющего;
    печать.
    [direct2]
    Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:
    «копия верна»;
    кто заверил (фамилия, инициалы);
    должность заверяющего (например: главный бухгалтер);
    когда заверил;
    подпись заверяющего.
    Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:

  2. zmhmmm Ответить

    Трудовая книгаПродублированный документ, свидетельствующий о месте работы, зачастую берется для оформления заемных средств. Как же тогда заверить трудовую книжку для банка? Она выдается согласно обозначенных законодательных норм, то есть, изготавливается дубликат требуемого документа, в иных случаях производится выписка сведений за обозначенный период времени.
    Одним из немаловажных нюансов наличия дубликата ТК является то, что в случае утраты оригинала обозначенная копия будет просто необходима для его восстановления, и, соответственно, будет свидетельством удостоверения наличия рабочего стажа.

    Правила заверения копии

    Когда трудящемуся надобно документ, удостоверяющий рабочую деятельность, то он может сделать запрос к начальству с просьбой заверить дубликат, поскольку подлинник на руки не может выдаваться.
    Что нужно учитывать:
    Сотрудник должен подать запрос директору в виде заявления о предоставлении ему дубликата ТК.
    Выдача должна производится не позже 3-х рабочих дней.
    Уполномоченное лицо должно сделать ксерокопии всех страничек, не исключая титульную на отдельном листке А4.
    Все страницы непременно нумеруются.
    Данные, что должны быть:
    на всех скопированных страницах прописывается слово «верно», поставленное рабочим;
    фирменная печать компании, где трудится работник;
    ФИО и занимаемая должность лица, что вправе оформлять бумаги;
    на последней страничке непременно отмечается — «работает по настоящей время в должности»;
    дата удостоверения и подпись с полной ее расшифровкой.
    В случае, когда подчиненный трудится на маленьком предприятии или у ИП, то копия трудовой книжки, заверенная работодателем может быть запрошена устно.
    Заявление о предоставлении копии трудовой книги

    Заверение дубликата: пошаговая инструкция

    Заверение трудовой книжки можно сделать по месту прямой работы. Засвидетельствовать ее вправе директор, кадровик, или служащий, занимающийся ведением документации. Как заверяется копия трудовой книжки:
    Надо направить запрос начальству, и в 3-дневный срок должна быть предоставлен дубликат документа.
    Сотрудник обязуется ознакомиться с предоставленной ксерокопией ТК, и подтвердить записью, что «копия верна» на всех сделанных страницах. Кроме этого, подпись с расшифровкой также обязательна.
    После директор или уполномоченное лицо ставит свою роспись (расшифровав ее) и печать.
    На последней страничке должна непременно располагаться запись «работает по настоящее время», наличие этой записи указывает, что трудовая книжка, а вернее, образец дубликата считается неподдельным.
    Заверение копии трудовой книжки также удостоверяется в нотариате. Процедура осуществляется, когда гражданин безработный, и трудовая имеется у него на руках. Удостоверяется дубликат по месту фактической работы бесплатно, если запрос произвести через нотариуса, то потребуется оплатить предоставляемые им услуги.
    Сколько действует копия трудовой книжки для получения льгот, субсидий или кредита? Продублированный и заверенный дубликат в нотариате обладает длительным периодом действия, но если в подлиннике не указывались свежие записи.
    Непременно трудящийся, которому делается дубликат ТК, обязуется прописывать, что копия верна на всех документах и сверить образец с оригиналом.?
    Надлежит знать, что когда копия трудовой книжки для кредита требуется пенсионеру, то для ее заверения рекомендуется направить запрос по месту, где он раньше работал.
    Это интересно! Как оформить увольнение по собственному желанию: запись в трудовой книжке

    Ошибки при заверении

    Если знать, как правильно заверить копию трудовой книжки, то можно избежать основных ошибок. Следует придерживаться выполнения требуемого правила заверения, но весьма часто в процессе такой процедуры допускаются огрехи, к примеру:
    Отсутствие надписи «верно».
    Печать расположена отдельно (должна находится на росписи ответственного лица и охватывать часть отксерокопированной страницы ТК, но при этом не перекрывать их).
    Отсутствует дублирование титульной страницы.
    Подпись не расшифрована.
    Ксерокопии сделаны с двух сторон листа А4 (нужно на каждом отдельном листе).
    Это интересно! Изучаем срок исковой давности по трудовым спорам
    Если в документе нет надлежащих сведений он будет недействительным и, соответственно, юридической силой не обладает.
    Обязательно должна быть запись «копия верна»

    Особенности заверения ТК

    К главным особенностям касательно заверения дубликата считается его правильное заверение, если это не учтено, то документ не будет соответственно недействительным. Также стоит учитывать и такие нюансы:
    Как заверить трудовую книжку для банковского учреждения или иных целей? Это можно сделать у главы отдела кадров или же непосредственно у директора. Если компания, где трудится сотрудник небольшая, то удостоверить верность дубликата может главный бухгалтер.
    Продублированные страницы должны четко просматриваться, это же касается поставленной печати организации, что предоставляет дубликат документа.
    Допускается заверение только последней продублированной страницы ТК, но для этого надо ее сшить, а нить вывести на последнюю страничку и запломбировать бумажной наклейкой. На ней прописывается, сколько страниц и проставляется подпись ответственного лица и печать юридического лица.
    Если после изготовления дубликата ТК в нее внесены дополнения и изменения, то ранее заверенный дубликат попросту будет недействительным.
    Создание дубликата может производится при помощи сканера или ксерокса, но если сведения в документе прописаны неразборчивым почерком, то можно его распечатать на компьютере.
    Очень важно, чтобы при издании дубликата не менялась его структура, то есть, размеры строк и данные должны соответствовать оригиналу.
    Заявление должно быть непременно изготовлено в 2-х экземплярах. Один из них остается у его составителя, но при этом его должен заверить либо главный кадровик, либо секретарь работодателя. Другой направляется самому главе.
    Но стоит отметить, что начиная с 1 июня 2017 года, внедряется новый ГОСТ Р 7.0.97-2017 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов». В нем отмечено, что помимо главных реквизитов, проставляемые в выдаваемом дубликате, прописывается данные о месте, где сохраняется оригинал, с которого производилась дублирование документа, то есть, «Подлинник документа находится в (название организации) в деле №…за..год», и непременно удостоверяется печатью, той компании, где трудится человек. Таковы правила заверения соответствующей копии ТК на нынешний день.
    Образец верно заверенной трудовой книжки

    Как правильно заверить требуемую копию трудовой книжки, если необходим образец для банка? Неизменным условием является заверение всех страниц ТК. Если же имеется много записей, то разрешается произвести выписку нужных данных. Поэтому заверяется титульная страница и те, где располагается надобные сведения. Но сколько времени действует заверенная копия ТК непосредственно для кредита? Кроме случаев заверения дубликата у нотариуса, ее действительность составляет 1 месяц.
    Должностное лицо, на имя которого пишется заявление о выдаче трудовой книжки, образец ее дубликата выдает в кратчайшие сроки. Руководитель не вправе отказать трудящемуся в этом, поскольку это прямое нарушение прав работника, и последний вправе составить жалобу в инспекцию по труду. Руководство обязуется в 3-х-дневный срок изготовить копию или поручить это специалисту по кадрам.

  3. Кундюк Ответить

    Справка
    Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
    Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.
    Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
    Пример
    1. Формат копии
    Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.< На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала. Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация. 2. Отметка о копийности В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003./ На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 – единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако, ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя; ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов; ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»; нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени; если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно. Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии. Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу. Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В соответствии с п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 10 (далее – Инструкция по заполнению трудовой книжки), «в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во-первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты. Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе. Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии. 3. Подпись заверяющего лица В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003. Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности. 4. Печать На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе. Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы. 5. Дата На копии обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней. Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10.2014 или 08 октября 2014 г.). Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения. 6. Отметка о подлиннике Пункт 1 Указа № 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы). В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней. 7. Способы заверения копии В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки: заверяют постранично – рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице; прошивают несколько листов – все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью. Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09). Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично. 8. Дополнительные надписи Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется. Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать. 9. Штампы Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки. Пример заверенной копии трудовой книжки
    Ксения Белоконева — к.фил.н., специалист отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакция журнала «Кадровик»

  4. Pr1meR_M1n1steR Ответить

    Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.
    Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
    Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
    Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
    Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
    Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
    Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
    Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в Постановлении Госкомстандарта № 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно. Кроме того, в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими выписки будут иметь такую же силу.
    Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.
    Важно помнить, что Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст действует до 01.07.2018. С этой даты вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Планировалось, что он вступит в силу с 01.07.2017, но Приказом от 25.05.2017 № 435-ст Росстандарт перенес дату вступления нового ГОСТа. Правила заверения работодателями документов можно посмотреть в п. 5.26 нового стандарта. В основном все сохраняется, за исключением небольшого нюанса. Чиновники требуют, чтобы дополнительно была надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год». Это необходимо для того, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала.
    В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

    Образец: как заверить трудовую книжку до 01.07.2018

    С 01.07.2018 документ должен выглядеть иначе


    В большинстве случаев неправильно распечатанную и оформленную ксерокопию работник приносит назад кадровику и тому приходится все переделывать. Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

  5. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *