Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела?

16 ответов на вопрос “Личное дело работника какие документы входят в состав личного дела?”

  1. litlle Princess Ответить

    Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.
    Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:
    согласие на обработку персональных данных;
    копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
    заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
    справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
    трудовой договор (экземпляр работодателя);
    копию приказа о приеме на работу;
    договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
    договор о материальной ответственности и т. д.
    В период работы досье пополняют:
    аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
    копии документов о повышении квалификации;
    копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
    дополнительные соглашения к трудовому договору;
    докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
    При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.
    Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

    Сколько хранить

    Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).
    Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.
    Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

    Учет, внесение изменений и хранение

    Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.
    Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.
    Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

    Выдача личных дел работников

    Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.
    Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.
    Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.
    Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.
    Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
    Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

  2. UPALIJED Ответить

    Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

    Личные дела у предпринимателей

    Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
    ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
    Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

    Плюсы системы личных дел для предпринимателя

    Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
    Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
    своевременный учет всей документации о сотруднике;
    отслеживание карьерной динамики;
    учет данных о возможных полагающихся льготах;
    оценка перспектив профессионального роста;
    сохранность и упорядоченность личной документации;
    оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

    На кого заводят личные дела

    Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
    Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
    На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
    руководящее звено;
    заместители руководителей разных уровней;
    ключевые специалисты;
    сотрудники, несущие материальную ответственность;
    кадровый резерв и др.
    К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
    Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

    Сроки оформления личного дела

    Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
    Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

    Особенности формирования личного дела

    Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
    ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
    Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
    Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
    В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
    Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
    В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
    Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
    Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

    Какие документы включаются в состав личного дела

    Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
    Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
    Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    резюме;
    документы об образовании и квалификации;
    копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    данные медосмотра;
    заполненная анкета (если это предусмотрено);
    заявление о трудоустройстве;
    копия приказа о приеме;
    заключенный трудовой договор и т.д.
    Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    различные квалификационные удостоверения;
    водительские права;
    свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    должностная инструкция;
    заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    акты о прохождении аттестации;
    данные очередных медосмотров;
    документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    заявления на отпуск;
    докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
    заявление на увольнение;
    копия приказа об увольнении;
    документы об увольнении в связи с внешним переводом;
    свидетельство о смерти сотрудника.

    Как правильно оформить личное дело

    Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:
    первичное заведение личного дела;
    внесение в него новых записей и документов;
    изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    при необходимости заверение копий;
    внутренняя опись входящих в дело документов;
    плановая проверка состояния личных дел;
    ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    хранение дел;
    помещение неактуальных дел в архив.
    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

    Обложка личного дела

    Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):
    сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.
    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.
    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

    Индекс
    Дата выдачи
    Заголовок
    Номер листов дела
    Дата включения
    Примечание
    Порядковый номер документа
    По внутренней номенклатуре
    Обозначается арабскими цифрами
    Название документа
    В зависимости от места размещения в деле
    День помещения в личное дело
    Разные отметки, например. оригинал или копия.
    После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

    Ведение личных дел

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:
    Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
    ФИО работника;
    дата заведения;
    дата закрытия;
    дата передачи в архив.
    Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.
    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.
    Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
    Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

    Кому можно выдать личное дело

    В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.
    По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

  3. TODIH Ответить

    Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:
    все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
    документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
    ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.
    Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

    Что в нем должно быть

    В состав личного дела могут входить следующие документы:
    личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
    копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
    заявление работника о приеме на работу;
    один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
    копия приказа о приеме на работу;
    заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
    документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
    отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
    копия приказа об увольнении;
    заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.
    Видео — состав личного дела:

    Личная карточка сотрудника по форме Т-2

    Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.
    Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:
    все персональные данные работника;
    об образовании работника;
    о стаже работника;
    о родственниках;
    о месте жительства;
    о воинском учете;
    о работе и ее изменениях;
    информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
    информацию об отпусках работника;
    сведения об увольнении.
    То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.
    Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

    Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

    Хранение

    Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.
    Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.
    Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.
    Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

    Что делать с личными делами уволенных работников

    После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

    Сроки хранения

    Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.
    Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:
    личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
    все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

    Порядок передачи в архив

    Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:
    вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
    вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.
    После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

    Какие есть нюансы

    При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:
    они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
    если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
    если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
    как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;
    Видео — форма согласия на обработку персональных данных:

    на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
    трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

  4. Nuaris Ответить

    Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.
    Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).
    Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.

    Состав личного дела сотрудника

    В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.
    Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:
    анкета;
    резюме;
    рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии);
    копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
    справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);
    заявление о приеме на работу;
    медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ);
    трудовой договор;
    личная карточка по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
    копия приказа о приеме на работу и т. д.
    Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:
    копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений;
    договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
    должностные инструкции;
    дополнительные соглашения к трудовому договору;
    копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.;
    справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
    копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
    соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации);
    аттестационные листы;
    докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
    различные акты и уведомления;
    копии документов о повышении квалификации и т. д.
    В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:
    заявление работника об увольнении;
    копия приказа об увольнении.
    Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Напомним, что трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

    Формирование и ведение личного дела

    Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
    Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
    наименование организации;
    структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
    номер личного дела;
    заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
    дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
    дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
    количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
    срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
    Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
    После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
    личная карточка по форме Т-2;
    анкета;
    резюме;
    заявление о приеме на работу;
    копия приказа о приеме на работу;
    трудовой договор;
    копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
    Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:
    номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
    графу «порядковый номер документа»;
    графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
    графу «дата документа»;
    графу «заголовок документа»;
    графу «дата включения документа в личное дело»;
    графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).
    Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

    Хранение личного дела

    Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

  5. Mesho Ответить

     Сразу отметим, что кроме работников личные дела ведутся на учащихся средних,  средних специальных и высших учебных заведений. Порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования регулируется специальными актами Министерства образования Республики Беларусь.
    ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ
    И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ.
    Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел    работников    (далее  —  Инструкция)  устанавливает   порядок формирования,    ведения    и  хранения  личных  дел  работников   в государственных    органах,  учреждениях,  организациях   Республики Беларусь  всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются  на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.              Личное  дело  —  это  совокупность  документов,   содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
    Личные  дела  ведутся  на руководителей и специалистов, научных работников, государственных  служащих,  а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. . Формирование,  ведение  и  оперативное  хранение  личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
    Контроль  за  оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
    СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
    Личное дело работника формируется после заключения трудового договора  (контракта)  и  издания  приказа  (распоряжения,  решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
    При  формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
    внутренняя опись документов личного дела;
    дополнение к личному листку по учету кадров;
    личный листок по учету кадров;
    автобиография;
    копии   документов  об  образовании,  повышении   квалификации, переподготовке;
    заявление о приеме на работу;
    копия  (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
    При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
    декларация  о  доходах  (для  лиц, уполномоченных на выполнение государственных  функций,  и  лиц,  приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
    обязательство о выполнении  мер  по  предупреждению  коррупции,
    предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997
    года «О мерах борьбы с организованной  преступностью  и  коррупцией»
    (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь,  1997 г.,  № 24,
    ст.460)  (для  лиц,  уполномоченных  на  выполнение  государственных
    функций,  и  лиц,  приравненных  к  ним,  а  также иных работников в случаях,
    предусмотренных законодательством);
    контракт (государственных служащих);
    справка-объективка;
    анкета;
    копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников  и  преподавателей  высших  учебных  заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
    копия  (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
    копия  (выписка)  решения учредителей о назначении на должность
    руководителя организации;
    договор    о  материальной  ответственности  (для   материально
    ответственных лиц);
    направление    на    работу  (службой  занятости  для   молодых специалистов  после  окончания  государственных  учебных  заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
    В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие  деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
    характеристики и аттестационные листы;
    списки научных трудов и изобретений;
    заявления  работника  о  переводе,  увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
    копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о  переводе,  увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
    иные  документы,  предусмотренные  законодательством Республики Беларусь.
    По  решению  кадровой  службы  (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
    В    сформированное    личное   дело  документы  включаются   в хронологической последовательности.
    В личное дело не включаются:
    копии    документов    о  предоставлении  отпусков,   наложении
    дисциплинарных    взысканий   (за  исключением  случаев   увольнения
    работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
    справки  о  месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
    другие    документы,    имеющие    срок  хранения  до  10   лет включительно.

  6. Goltilkis Ответить

    «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 11
    ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА
    Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье — личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье.
    Общие правила систематизации документов и формирования дел
    Словарь кадрового делопроизводства. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
    Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98).
    Переходящее дело — это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года (устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. д.).
    В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела.
    Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в:
    — Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182);
    — Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
    Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11 «Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558» говорит, что данный Приказ Минкультуры России, утвердивший Перечень и сроки хранения архивных документов государственных и частных организаций, признан не вступившим в силу, так как он не был официально опубликован полностью. На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим. Заявитель (ОАО «ГМК «Норильский никель») требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.
    Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу.
    Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:
    — временного хранения (до 10 лет включительно);
    — долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
    — постоянного срока хранения.
    В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации).
    Основное требование к формированию дел — это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.
    Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.
    Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.
    Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
    Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются.
    Толщина каждого дела не должна превышать 30 — 40 мм, это около 250 — 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.
    Особенности формирования личного дела сотрудника
    Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.
    Внутренняя опись дела — это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).
    Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.
    Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ред. от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.
    Состав документов личного дела законодательно не закреплен.
    Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.
    Состав документов личного дела сотрудника
    Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу.
    Личное дело формируется в два этапа:
    — в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
    — в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.
    На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:
    — внутренняя опись документов дела;
    — копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
    — трудовой договор;
    — копия приказа о приеме на работу.
    Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.
    При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.
    На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
    Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).
    Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).
    Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
    Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
    Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы.
    Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.
    Не следует писать «Копия верна», поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.
    Примерный образец
    ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
    документов личного дела
    Соколовой Ирины Николаевны
    ———————————-
    (фамилия, имя, отчество работника)
    N
    п/п
    Наименование
    документа
    Количество
    листов
    Дата
    выдачи
    документа
    Кому
    выдан
    документ
    Дата
    возврата
    документа
    Подпись
    работника
    службы
    кадров
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    1
    Резюме/
    автобиография/
    заявление
    1
    2
    Копия диплома об
    образовании
    2 — 4
    3
    Трудовой договор

    5
    4
    Приказ о приеме на
    работу. Копия
    6
    5
    Приказ о переводе
    на другую работу.
    Копия
    7
    И т. д.
    Наименование должности лица, составившего опись ______________________________
    (Подпись. Расшифровка подписи)
    Дата _____________________________
    Отметка о заверении
    Верно (без двоеточия)
    Специалист отдела кадров ________________ И. И. Миронов
    подпись
    01.10.2011
    Печать
    На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке:
    — документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т. п.);
    — материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т. п.).
    Включаются в личное дело также:
    — копии приказов о перемещении по должности;
    — копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.
    Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.
    Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.
    Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:
    — учетная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС;
    — справки с места жительства;
    — справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения;
    — черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы);
    — личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения);
    — жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению;
    — материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации;
    — трудовые книжки.
    Все указанные документы формируются в отдельные дела.
    Оформление личного дела сотрудника
    В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников». Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело «Документы-основания к приказам по личному составу».
    В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.
    Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.
    Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.
    При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.
    При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.
    На обложке дела указываются:
    — наименование организации;
    — наименование структурного подразделения;
    — индекс дела;
    — заголовок дела;
    — дата дела (тома, части);
    — количество листов в деле;
    — срок хранения дела;
    — архивный шифр дела.
    Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.
    Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.
    Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.
    Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.
    Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной — дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
    Количество листов в деле записывается на обложке под графой «Дата». Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.
    Примерный образец
    Общество с ограниченной ответственностью «Карусель»
    —————————————————
    (наименование предприятия, организации, учреждения)
    ————-¬
    ¦ Ф. N _____ ¦
    ¦Оп. N _____ ¦
    ¦ Д. N _____ ¦
    ¦ ¦
    L————-
    Отдел кадров
    ЛИЧНОЕ ДЕЛО N 12-15
    Попова Игоря Александровича
    —————————
    (фамилия, имя, отчество)
    Дата начала: 12 января 2005 г.
    Дата окончания: 23 декабря 2010 г.
    На 15 листах
    Хранить 75 л.
    ————-¬
    ¦ Ф. N _____ ¦
    ¦Оп. N _____ ¦
    ¦ Д. N _____ ¦
    ¦ ¦
    L————-
    Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.
    Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр. Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело.
    При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела (формат А4).
    Регистрация и хранение личных дел сотрудников
    Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел.
    Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры.
    В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, должен проводить проверку наличия личных дел, а также закрывать и опечатывать шкафы с личными делами.
    Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника
    Ежегодно специально назначаемая комиссия организации проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Форма акта представлена в Основных правилах работы архивов организаций.
    Также проверка личных дел сотрудников предприятия может проводиться государственными организациями, выполняющими контролирующую, надзорную, правоохранительную деятельность, в установленном законом порядке. Беспрепятственное проникновение на территорию любого предприятия и доступ ко всей документации по личному составу имеют сотрудники следующих государственных учреждений:
    — сотрудники прокуратуры РФ;
    — сотрудники МВД России;
    — государственные инспекторы Рострудинспекции;
    — представители Мосархива и др. государственных учреждений.
    Сотрудники ГИБДД имеют право знакомиться с документами и производить в установленном законом процессуальном порядке выемку документов, имеющих отношение либо к расследованию уголовного дела (например, ДТП), либо к факту установления личности работника организации. В любом случае любое процессуальное действие сотрудников МВД производится в рамках соответствующего распоряжения, постановления, обязательно протоколируется. Как правило, таким действиям предшествует официальный запрос на имя начальника соответствующего отдела, руководителя предприятия.
    Примерный образец
    Журнал инвентарного учета личных дел
    Номер дела
    Фамилия и
    инициалы
    работника
    Дата постановки
    дела на учет
    Дата снятия
    дела с учета
    Роспись
    работника,
    ответственного
    за ведение
    личных дел
    12-01
    Иванов И. А.
    12.01.2000
    Сидорова
    Так как личное дело касается непосредственно работника, то каждый сотрудник организации имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом и потребовать внесения изменений или дополнений в анкетно-биографические и другие данные на основании подтверждающих документов.
    Библиографический список
    1. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.
    2. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия».
    3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
    4. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».
    Л. Доронина
    К. э. н.,
    доцент
    кафедры «Документоведение и ДОУ»
    Государственного
    университета управления
    Подписано в печать
    07.10.2011

  7. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *