В каком архиве искать документы ликвидированного предприятия?

16 ответов на вопрос “В каком архиве искать документы ликвидированного предприятия?”

  1. Faegami Ответить

    В соответствии с законом № 125-ФЗ «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия бумаги, срок хранения которых не истёк, а также документы по личному составу в обязательном порядке должны передаваться на хранение в архив — муниципальный или государственный. В ходе прекращения существования фирме важно решить вопрос передачи документации, обратившись в орган, специализирующийся на управлении архивными делами и действующий на территории интересующего субъекта РФ. Узнать сведения о его расположении можно в администрации по месту нахождения предприятия, посетив её лично или зайдя на сайт в интернете. Второй вариант значительно ускорит поиск нужной информации.
    Прежде чем обратиться к специалистам архивной службы, следует установить крайние даты бумаг, которые образуют архивный фонд компании. Затем необходимо подсчитать количество дел для передачи — это делается отдельно по каждой категории. Категории делятся по сроку и типу бумаг, требующих содержания в архиве.
    При сдаче в госархив документации по личному составу следует учитывать требования, предъявляемые к негосударственным образованиям. В некоторых случаях могут предъявляться особые требования, обусловленные рядом определённых причин. Такие условия государственного архива нужно принять к сведению и отнестись к ним уважительно. К категории документации по личному составу относятся документы, сформированные в результате деятельности кадровой службы. Это личные дела и карточки сотрудников, приказы и т. д.
    По требованию принимающей стороны компания должна предоставлять и дополнительные данные: копии или подлинники уставов, свидетельств о прохождении регистрации и других учредительных бумаг.
    Вернуться к оглавлению

    Этапы подготовки документов

    Закрытие фирм происходит нечасто, поэтому учредители могут не знать, что делать с документами при ликвидации организации. Однако при принудительном и добровольном прекращении существования того или иного учреждения обязательно нужно хранить составленную в ходе его деятельности документацию.
    Подготовка бумаг на передачу в архивную службу предполагает прохождение следующих этапов:
    осуществление проверки ценности;
    непосредственное оформление дел;
    составление описи к бумагам.
    Проверку ценности проводят посредством просмотра каждого листа документации, существующей на момент закрытия предприятия. Данную процедуру осуществляет конкурсный управляющий либо ликвидатор. Под непосредственным оформлением дел предполагается подшивка, проставление нумерации листов, переплёт, подготовка описи и заверительного листа. К сдаваемым в архив наборам документов отдельно оформляются описи.
    Как только все документы подготовлены, их отправляют на обработку. Столь трудоёмкий процесс следует доверить сотрудникам архивной службы. Сдача документов в архив при ликвидации — это обязанность учредителей предприятия. Процедура пройдёт без препятствий и проблем в минимальные сроки только в том случае, если заключен договор о передаче личной документации.
    При отсутствии договора возможна передача в архив только тех бумаг, которые касаются личного состава сотрудников. Место хранения документации устанавливает ликвидационная комиссия. Передача документов должна сопровождаться правильным оформлением дел с указанием точного названия организации и крайних сроков для передачи бумаг. Дела, требующие временного содержания — не более 10 лет — оформляются без систематизации материалов, переплёта, оформления заверительной надписи и проставления нумерации листов.
    Согласно общему правилу архивирования, в одном деле допускается наличие не более 250 листов. В противном случае дело делят на несколько частей с отдельной нумерацией для каждой из них. Проверкой дел по критериям их количества и правильности оформления занимается архивариус.
    При обнаружении отсутствия дела заполняется архивная справка — документ, оформленный на специальном бланке архивной компании.
    Вернуться к оглавлению

    Процесс передачи на госхранение

    Ликвидируемые учреждения передают свою документацию на госхранение на основании договора. В нём прописываются обязательства обеих сторон, порядок, содержание и установленные для сдачи в архив бумаг сроки и пр. Приём и передача осуществляются лицом, представляющим интересы закрываемой компании, и работниками архивной службы. Во время передачи проверяется наличие указанных в описях дел.
    Приём бумаг проходит в виде составления специального акта приема—передачи с указанием технического состояния и количества дел либо их отсутствия. Документ печатается в двойном экземпляре и утверждается руководством архивной компании или ответственным за конкурсное производство лицом. Один образец описей и акта приёма—передачи на хранение в архив документов передается назначенному Арбитражным судом для проведения конкурсного производства лицу или председателю комиссии по вопросам ликвидации.
    Переход к уничтожению бумаг возможен только после обработки материалов, составления и утверждения описи дел. Нельзя уничтожать документацию, срок хранения которой еще не истёк на момент прекращения деятельности фирмы. Уничтожение печати и штампов допускается только после ликвидации, когда завершён процесс прекращения деятельности предприятия. Это связано с тем, что их применение может потребоваться до момента исключения компании из общего реестра юрлиц.
    Если все материалы подготовлены и переданы в архивную службу, а ликвидация организации окончена, значит, печати со штампами можно уничтожить.

  2. NiceTV Ответить

    Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

    С чего следует начинать поиск документов

    Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.

    Определить тип архива, в который переданы документы

    Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

    Если документов в архиве нет

    Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:
    документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
    документы переданы в федеральный архив;
    передача документов не была осуществлена.

    Документы на временном хранении

    Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

    Возможные места временного хранения:

    в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
    на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
    на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).

    Обратиться к ликвидационной комиссии

    Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно она решает все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.

    Как не потерять документы при ликвидации организации

    Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.

    Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией

    Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.

    Помощь специализированной компании позволит:

    упростить и ускорить процедуру ликвидации;
    обеспечить доступ к нужным бумагам сотрудникам организации и представителям органов государственной власти;
    снять с руководства организации ответственность за сохранность архива на этапе хранения и передачи документов в архив.
    Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или отправьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru

  3. nuclear_world Ответить

    Для того чтобы передать документы на хранение в госархив, вам необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом на территории вашего субъекта РФ. Обычно информацию об архиве можно найти на сайте местной администрации. Подготовьтесь к встрече с архивистом заранее. Выясните крайние даты документов, хранящихся в архиве вашей организации, и подсчитайте количество дел отдельно для каждой категории документов: постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу. Не факт, что госархив примет все бумаги, но незнание элементарной информации явно не ускорит процесс. Помните, что у каждого архива могут быть дополнительные требования к хранению документов, которые стоит заранее уточнить у архивных сотрудников.
    Тщательно продумайте условия договора приема-передачи, будь то договор с государственным архивом или архивной компанией. В нем фиксируются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др. Во время непосредственной передачи документов ликвидируемой компании необходимо проверить наличие дел, указанных в описях. По итогам проверки составляется акт приема-передачи, в котором указывается количество, техническое состояние передаваемых дел или отмечается отсутствие дел. Акт составляется в двух экземплярах и заверяется подписью председателя ликвидационной комиссии (или конкурсного управляющего) и руководителя архива.
    Позаботьтесь о сохранности особо важных документов. Те документы, которые необязательно передавать в государственный архив (документы временного срока хранения), лучше отправить на хранение в профессиональные архивохранилища. Преимущество архивных компаний очевидно: современные системы безопасности (от круглосуточной охраны до RFID-меток на архивных коробах) обеспечивают более высокий уровень защиты по сравнению с тем, что вам может предложить государство. Более того, сегодня архивные компании работает в тесном сотрудничестве с госархивами и при необходимости могут предоставить вам дополнительный комплекс услуг: от архивной обработки (перед передачей документов в архив) до уничтожения (для документов, сроки хранения которых истекли).
    Напоследок, отметим, что обязанность ликвидируемой компании передавать документы на хранение в государственный или муниципальный архив прежде всего обусловлена обеспечением социальных прав граждан, связанных с назначением трудовой пенсии. Именно поэтому процесс ликвидации не должен проходить по принципу «после нас хоть потоп». Как участник социально-правовой жизни общества каждая организация должна помнить о том, что от ее действий в этот непростой период зависит будущее бывших сотрудников компании.

  4. Munos Ответить

    Если предприятие ликвидировано и никаких документов о ее деятельности в архивах нет, подтвердить свою работу на этом предприятии гражданин может только свидетельскими показаниями.
    Согласно главе V «Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий» (утвержденных постановлением Правительства РФ 2.10.2014 г. №1015), если архивы предприятия утрачены в связи со стихийным бедствием и восстановить их не возможно или они утрачены по иным причинам, не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период. Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют.
    Для этого гражданин должен написать заявление в орган пенсионного фонда по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов (части документов) ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин.
    Само установление периодов работы гражданина, на основании свидетельских показаний, производится решением органа местного отделения ПФР по месту жительства свидетелей на основании их свидетельских личных показаний или, заверенных в установленном порядке, письменных показаний.
    При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения ему пенсии.

    Начиная с 1 января 2002 года, Пенсионный фонд РФ ввел индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц. С тех пор все сведения о трудовой деятельности гражданина, работающего по трудовому договору, накапливаются на его индивидуальном счету и поэтому потерять эти сведения гражданин уже не сможет. В будущем планируется полностью отказаться от трудовой книжки.

    Если у вас остались вопросы, тогда на нашем сайте вы можете задать свой вопрос, рассказав вашу конкретную ситуацию, наши адвокаты проанализируют ее и бесплатно вас проконсультируют >

  5. Rainbringer Ответить

    Добрый день, меня интересует вопрос: куда деваются трудовые книжки при ликвидации предприятия и в какой архив они поступают? Это архив государственный или архив компании, и он исчезает вместе с ликвидацией предприятия?
    В нормативно-правовых актах лишь написано, что трудовые книжки (дубликаты), которые сотрудник не получил при увольнении либо – в случае смерти работника – его ближайшие родственники, отдел кадров хранит в течение двух лет отдельно от других книжек. Затем их надо передать на хранение в архив фирмы. Там они лежат в течение 50 лет, а затем уничтожаются.
    Данный вопрос меня интересует в связи с тем, что моя жена уволилась несколько лет назад по уходу за ребенком до 14 лет, а трудовую получить не смогла. Когда она решила это сделать, предприятия уже не существовало. Где сейчас можно найти ее трудовую?
    Е.Чирков, руководитель отдела клиентских отношений, ООО, г. Санкт-Петербург
    В любом государстве и при любом его политическом устройстве время от времени происходит такое явление, как ликвидация предприятий. Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т.д. и т.п. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является передача архива предприятия в организацию, которая обеспечит его хранение.
    Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков. Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству.
    Архивное законодательство о передаче документов
    при ликвидации предприятий
    Фрагмент документа. Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций
    9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
    9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
    9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии – в государственный архив.
    9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
    9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 – 2.4.7 настоящих Правил.
    9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.
    Эти основные положения, приведенные в разд. 9 Основных правил, являются основанием для проведения процедуры передачи дел.
    Из содержания п. 9.7 Основных правил мы делаем вывод, что, если на базе ликвидируемой организации создается другая организация, архив ликвидируемой организации поступает в эту новую организацию, которая является ее правопреемником.
    Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива. Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом. Обычно госархив формируют крупные предприятия, действующие в системе федеральных министерств или ведомств. Основные правила для ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, предлагают два алгоритма действий:
    – первый вариант – это передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;
    – второй вариант – передача такого архива в соответствующий государственный архив.
    Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 “О создании архивов административных округов”. Но следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого архива функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные архивы.
    Итак, наиболее частой бывает ситуация, когда ликвидируется предприятие, которое ранее никогда не являлось источником комплектования государственного архива. При этом отсутствует правопреемник ликвидируемого предприятия (допустим, его хозяин просто официально решил закрыть свое дело). Естественно, отсутствует и вышестоящая организация. На этом наиболее распространенном случае автор данной статьи и хотел бы остановиться подробнее.
    Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать
    В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.
    К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться:
    – установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и
    – подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).
    Приступая к передаче в государственный архив документов по личному составу, необходимо учитывать требования соответствующего государственного архива, в который они будут передаваться. В Основных правилах говорится, что они обязательны для всех негосударственных организаций. Но при наличии у конкретного архива своих особых требований, которые, как правило, всегда обусловлены весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению.
    К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии:
    – приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);
    – должностные инструкции;
    – личные дела уволенных сотрудников;
    – трудовые договоры;
    – личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф. Т-2);
    – характеристики работников;
    – документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);
    – протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
    – списки работников;
    – указатели к приказам по личному составу;
    – книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
    – книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;
    – книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
    – невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.);
    – лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых – документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки);
    – акты о несчастных случаях.
    По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.).
    Как подготовить документы
    Согласно подразделу 9.3 Основных правил все имеющиеся на предприятии документы “передаются… в государственный архив в упорядоченном состоянии…”. В пп. 3.7.23 Основных правил описан порядок систематизации дел по личному составу.
    Фрагмент документа. Подпункт 3.7.23 Основных правил
    Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
    приказы (распоряжения) по личному составу;
    списки личного состава;
    карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
    личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
    лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
    невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
    акты о несчастных случаях.
    Приказы по личному составу
    Приказы по личному составу необходимо сформировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Затем внутри года приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке. Обратите внимание на следующий нюанс: обычно номера ставятся в соответствии с датами, но встречаются случаи нарушения такого порядка. Например, приказ от 28 января имеет номер 12-к, а приказ от 16 февраля – номер 7-к и т.п. Это – явное нарушение правил регистрации внутренних служебных документов, которое, к сожалению, исправить юридически корректно невозможно. Если вы столкнулись с подобным казусом, необходимо придерживаться порядка систематизации приказов только по датам, отразив этот факт при составлении предисловия к описи.
    Теперь несколько слов об основаниях и приложениях к приказам. Следует помнить, что приложение является составной частью документа, а значит, должно остаться вместе с ним. Основания таковыми не являются и поэтому должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела (если так не было сделано изначально). Автор данной статьи обращает особое внимание и на необходимость изъятия копий и черновиков приказов.
    К сожалению, в небольших предприятиях приказы директора по основной деятельности, как и приказы по административно-хозяйственным вопросам, часто ведутся вместе с приказами по личному составу. Это тоже нарушение правил регистрации и правил формирования документов. По логике, в таких случаях изменить ничего нельзя: ведь приказы уже зарегистрированы в валовом порядке, и поэтому их необходимо оставить в деле по порядку тех номеров и дат, в соответствии с которым они были заведены. Правда, даже в таких ситуациях некоторые архивы требуют, чтобы приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам от приказов по личному составу были отделены. В связи с этим данный вопрос нужно оговорить с архивом, в который будут передаваться документы, и руководствоваться в своей работе разъяснением, полученным от архива.
    Личные дела
    Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.
    Для удобства практического использования личных дел в архиве каждое дело желательно формировать по отдельности. Но есть другой способ: формировать несколько личных дел в комплексы (несколько дел сотрудников в одну или несколько папок за каждый год). Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем – копии документов об образовании сотрудника, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т.п. И только после них, по хронологии дат, должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.п.).
    Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной специалистом кадровой службы предприятия, фактическому содержанию дела. При обнаружении недостачи каких-либо документов необходимо принять оперативные меры к их розыску либо к документальной фиксации установленных фактов. Поскольку все мероприятия по ликвидации требуют максимальной оперативности их исполнения, достаточно хотя бы составить о таком случае соответствующий акт и поместить один его экземпляр в конкретное личное дело.
    Личные карточки
    Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек сотрудников формы Т-2. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, в которых фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых документов при выполнении запросов граждан и организаций.
    Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости – внутри конкретных годов делятся на тома.
    При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же сотрудника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек. Это положение, конечно, можно оспорить, так как очень часто более новые карточки не только продолжают, но и повторяют записи, сделанные в прежних карточках. Однако требование оставить обе обусловлено желанием иметь возможность в дальнейшем обнаружить ошибки, которые могли быть сделаны при переносе сведений из одной карточки в другую.
    Иногда личные карточки формируются в личных делах. Автор данной статьи не сторонник такого способа их формирования. Но окончательное решение, безусловно, за принимающей стороной. Поэтому если у вас используется именно такой способ, обязательно проконсультируйтесь с принимающей стороной по поводу того, как отобразить этот факт в учетных документах – в описи, предисловии к описи и т.п.
    Лицевые счета по заработной плате
    Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.
    Трудовые книжки
    и иные невостребованные документы
    В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время и по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 342 Типового перечня данные документы подлежат хранению в срок “до востребования”, а невостребованные – не менее 50 лет. На основании этой статьи Типового перечня все невостребованные трудовые книжки и аналогичные им документы должны быть переданы на архивное хранение.
    Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении сотрудников в них были в свое время внесены, систематизировать по годам обычно не сложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить запись в трудовой книжке печатью предприятия.
    Безусловно, одну или две невостребованные трудовые книжки, появившиеся за один календарный год, сформировать в дело нетрудно. Сложнее, если их имеется не один десяток. В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома. При этом объем одного дела не должен превышать 250 листов, а толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров.
    Теперь поговорим о папках для таких дел. Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, то есть нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись (образец внутренней описи см. в примере 1). Опись составляют следующим образом.
    Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела (тома) валовой нумерацией.
    Индекс дела, необходимый для второй графы, указывается по последней номенклатуре дел. Если номенклатуры дел на предприятии нет и никогда не было, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.
    В третьей графе указывается дата документа. Посоветуйтесь с архивом, принимающим ваши дела, как лучше указать даты: только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, зафиксировавшей увольнение сотрудника.
    В четвертую графу вносится заголовок документа – его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника, которому они принадлежат, в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период трудовой деятельности на предприятии, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней (в скобках) – прежняя или прежние фамилии. Образец такой записи приведен в п. 3 внутренней описи, представленной в примере 1.
    В связи с тем что данные документы являются личными и мы не имеем права нумеровать листы такого дела, пятая графа должна остаться незаполненной.
    Шестая графа используется для необходимых примечаний, касающихся особенностей физического состояния дела, отдельных его листов и т.п.
    Пример 1.
    ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
    1
    документов ед. хр. N ————–
    N
    п/п
    Индекс
    документа
    Дата
    документа…
    Заголовок документа
    Номера
    листов ед. хр.
    При –
    меча-
    ние
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    1.
    04-12
    06.09.1997 –
    02.12.2003
    Невостребованная
    трудовая книжка
    Афанасьева Петра
    Ивановича
    2.
    04-12
    09.11.1998 –
    05.06.2003
    То же, Глебова
    Михаила Андреевича
    3.
    04-12
    18.03.2001 –
    07.08.2003
    То же, Паниной
    (Юсуповой)
    Екатерины
    Александровны
    3 (три)
    Итого ———————————– документов.
    (цифрами и прописью)
    1 (один)
    Количество листов внутренней описи ————————–
    (цифрами и прописью)
    Специалист I категории
    отдела кадров (Иванова) Е.Н. Иванова
    22.05.2006
    Составляем лист-заверитель, оформляем обложку дела
    и опись передаваемых дел
    После завершения работы по формированию документов в дела осуществляется их переплет (кроме невостребованных личных документов). Затем оформляются заверительные листы, обложки дел и составляется сводная опись дел по личному составу. Опись составляется по годовым разделам. Дела связываются в связки или формируются в архивные коробки в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны.
    Образец листа-заверителя см. в примере 2. При составлении данного листа-заверителя предполагалось, что при нумерации отсутствуют литерные и пропущенные листы; к делу не составлялась внутренняя опись; при формировании дела не возникло существенных отступлений от требований Основных правил; не имеется существенных недостатков в части физического состояния дела.
    Пример 2.
    1
    ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N —–
    23 (двадцать три)
    В деле подшито и пронумеровано ————————— листов,
    (цифрами и прописью)
    в том числе:

    литерные номера листов ——————————————;

    пропущенные номера листов —————————————-

    + листов внутренней описи —————————————-
    Особенности физического состояния и формирования дела
    Номера
    листов
    1
    2


    Главный специалист
    отдела кадров (Котова) Н.А. Котова
    26.05.2006
    Образец оформления обложки дела по личному составу см. в примере 3. Здесь остались незаполненными реквизиты “Код государственного архива”, “Код организации” и “Наименование архивного учреждения”. Это обусловлено тем, что оформление данных реквизитов требуют не все государственные архивы либо заполняются они не полностью. Стоит учитывать, что при отсутствии деления дела на тома реквизит “Том” не заполняется.
    Пример 3.
    Код гос. архива ______
    Код организации ______
    —————–¬
    ¦Ф. N Р-912 ¦
    _______________________________________________ ¦—————-¦
    ¦Оп. N 1 л/с ¦
    _______________________________________________ ¦—————-¦
    ¦Д. N 1 ¦
    _______________________________________________ ¦—————-¦
    L—————–
    __________________________________________________________________
    (Наименование архивного учреждения)
    ЗАО “Интерьер”
    ——————————————————————
    Отдел кадров
    ——————————————————————
    __________________________________________________________________
    __________________________________________________________________
    (Наименование организации и структурного подразделения)
    04-03 1
    ДЕЛО N —– ТОМ N —
    Приказы N N 1к – 68к генерального директора Общества
    ——————————————————————
    по личному составу сотрудников за 1997 г.
    ——————————————————————
    __________________________________________________________________
    __________________________________________________________________
    (Заголовок дела)
    04.11.1997 – 30.06.1997
    ——————————————————————
    (Крайние даты)
    197
    На ——— листах
    75 лет ЭПК
    Хранить ———–
    ————¬
    ¦Ф. N Р-912 ¦
    ¦ —– ¦
    ¦ ¦
    ¦Оп. N 1 л/с¦
    ¦ —- ¦
    ¦ ¦
    ¦Д. N 1 ¦
    ¦ —– ¦
    L————
    Образец сводной описи дел поличному составу см. в примере 4. Если предприятие не имеет структуры, вместо наименований структурных подразделений указывается только год годового раздела (в данном случае – 1997). Необходимые рекомендации об особенностях составления заголовков дел, оформления описи и т.п. следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.
    Пример 4.
    ЗАО “Интерьер”
    Р-912
    Фонд N ——– УТВЕРЖДАЮ
    1 л/с
    ОПИСЬ N —— Генеральный директор
    дел по личному составу ЗАО “Интерьер”
    1997 – 2006
    за ———– год (Озеров) Г.В. Озеров
    26 мая 2006 г.
    Название раздела
    N
    п/п
    Индекс
    дела
    Заголовок дела
    Крайние даты
    Кол-во листов
    Примеча –
    ние
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    1997
    Отдел кадров
    1.
    04-03
    Приказы N N 1к – 68к
    генерального директора
    Общества по личному
    составу сотрудников
    за 1997 г., том 1
    04.01.1997 –
    30.06.1997
    197
    2.
    04-03
    То же, N N 69к – 122к,
    том 2
    01.07.1997 –
    30.12.1997
    214
    3.
    04-07
    Личное дело Михайлова
    Василия
    Александровича,
    уволенного в 1997 г.
    02.08.1997 –
    28.12.1997
    14
    4.
    04-07
    То же, Птицыной
    (Королевой) Виктории
    Николаевны
    15.03.1997 –
    22.11.1997
    12
    5.
    04-08
    Личные карточки
    сотрудников Общества,
    уволенных в 1997 г.,
    (ф. Т-2), лит. М – П
    15.03.1997 –
    22.11.1997
    2
    1997
    Бухгалтерия
    6.
    06-09
    Лицевые счета по
    заработной плате
    сотрудников Общества
    за 1997 г., том 1,
    лит. А – К
    1997
    218
    7.
    06-09
    То же, том 2, лит.
    Л – Я
    1997
    215

    69 (шестьдесят девять)
    В данный раздел описи внесено ————————— ед. хр.,
    (цифрами и прописью)
    1 69
    с N ———————— по N ——————, в том числе:
    литерные номера: _________________________________________________
    пропущенные номера: ______________________________________________
    Главный специалист
    отдела кадров (Котова) Н.А. Котова
    26.05.2006
    Начальник отдела (Лебедева) В.А. Лебедева
    кадров
    26.05.2006
    СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
    Протокол ЭК ЗАО “Интерьер” Протокол ЭПК Н-ского архива
    кадровой документации
    26.05.2006 1 01.06.2006 1
    от ———- N —– от ———- N —–
    После завершения обработки дел сводная опись дел по личному составу предприятия должна быть рассмотрена экспертной комиссией (далее – ЭК) предприятия, которая создается на основании разработанного предприятием Положения об ЭК и приказа директора предприятия о ее создании. Результаты рассмотрения оформляются протоколом (см. пример 5), о котором в грифе согласования (в левом нижнем углу последнего листа описи) указывается соответствующая отметка (дата и номер). Затем происходит согласование описей с передающей стороной.
    Пример 5.
    ПРОТОКОЛ
    заседания экспертной комиссии
    ЗАО “Интерьер”
    Москва
    26.05.2006 N 1
    О согласовании описи N 1 л/с дел по личному составу
    за 1997 – 2006 годы
    Присутствовали:
    Председатель комиссии –
    заместитель генерального директора – Владов М.Н.
    Главный бухгалтер – Лисицына В.И.
    Начальник отдела кадров – Лебедева В.А.
    Начальник отдела режима и безопасности – Петров Н.С.
    Главный специалист юридического отдела – Гаврилов С.А.
    СЛУШАЛИ:
    О согласовании описи N 1 л/с дел по личному составу за 1997 –
    2006 гг. (Лебедева).
    РЕШИЛИ:
    Опись N 1 л/с дел по личному составу за 1997 – 2006 гг. в
    количестве 69 дел согласовать.
    Председатель комиссии (Владов) М.Н. Владов
    Что еще следует учесть
    Представим себе, что на момент ликвидации предприятия сроки хранения некоторых документов истекли. В этом случае после завершения упорядочения документов по личному составу на них составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их официальному уничтожению проводится в установленном порядке в соответствии с требованиями п. п. 2.4.1 – 2.4.7 Основных правил. Иными словами, сначала должны быть обработаны дела, составлены, утверждены и согласованы описи дел по личному составу, а только потом можно браться за уничтожение документов. Причем следует помнить, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет являться приложением к нему.
    Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. 2.4.2. Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать. Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться последнему в его работе. Словом, этот вопрос также необходимо проработать и решить с принимающей стороной исходя из практической ценности данных документов.
    Что касается уничтожения документов с неистекшими сроками хранения, то если данные документы ни для кого не могут представлять какой-либо ценности (имеются в виду юридические лица, главным образом – налоговые, правоохранительные, судебные и т.п. органы), их уничтожение в принципе возможно, но только “по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования”, которое “оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов”.
    В.В.Краснов
    Заведующий архивом
    филиала Росжелдорснаба –
    филиала Открытого акционерного
    общества “Российские железные дороги”
    Подписано в печать
    24.07.2006
    срок хранения документов на предприятииположение об архиве предприятиясроки хранения документов по личному составусостав личного делаопись передаваемых документов образецкнига приказов по личному составу

  6. Охранник Ответить

    Оставляя свой отзыв, вы принимаете наши правила:
    Все поля обязательны для заполнения.
    Указывайте настоящий адрес e-mail и телефон – это необходимо для решения спорных вопросов с представителями организации.
    Мы будем писать вам, только если возникнет спорная ситуация по вашему отзыву.

    В случае указания недостоверных или ничем не подкрепленных данных отзыв может быть удален.
    Не используйте ненормативную лексику и оскорбления, не пишите ЗАГЛАВНЫМИ буквами, не оставляйте ссылок на другие сайты – такие отзывы будут удаляться.
    Если у вас есть претензии к организации – обязательно оставьте комментарий для представителя (например, номер договора и подробности ситуации) и приложите фотографии, которые бы доказывали вашу правоту.
    Если вы хотите приложить больше, чем 3 файла – запакуйте их в архив (максимальный размер каждого файла – 10 мб)

    При обращении представителя компании и в отсутствие доказательств вашего отзыва он может быть удален.
    Оцените компанию по пятибальной шкале: от 1 до 5.
    Если оценка высокая – поставьте отметку “Мне нравится”.
    Мы оставляем за собой право передавать ваши данные представителям организации по их запросу – для решения конфликтных ситуаций.
    Окончательное решение о размещении или удалении отзыва принимается администрацией.

  7. petsikola Ответить

    1. Какие запросы исполняются архивами на безвозмездной основе?

    Запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации (запросы социально-правового характера) исполняются архивом безвозмездно.

    2. Какой архив хранит документы по личному составу ликвидированных предприятий?

    Документы по личному составу ликвидированных учреждений, организаций, предприятий, в т.ч. в ходе банкротства, поступают на хранение в Государственное казенное учреждение Государственный архив Нижегородской области документов социально-правовой защиты граждан по адресу: ул. Балхашская, д. 13, г. Нижний Новгород, 603089, e-mail: gaszno@gu-gano.kreml.nnov.ru, тел. (831) 421 15 91, 436 98 05.
    Документы муниципальных организаций – в Муниципальное казенное учреждение «Архив города Нижнего Новгорода» по адресу: ул. Бекетова, д. 8 а, г. Нижний Новгород, 603057, (831) 412 45 04, e-mail: o.prohorova@admgor.nnov.ru.
    Документы организаций, находившихся на территории городских округов, муниципальных районов Нижегородской области – в соответствующих муниципальных архивах.
    Архивные учреждения Нижегородской области осуществляют работу с документами по личному составу ликвидирующихся организаций в рамках действующего законодательства.
    Основная масса документов поступает от организаций, ликвидирующихся в результате банкротства.
    Встречаются факты несвоевременного упорядочения, утраты и не поступления документов в архив.
    В практике работы государственные архивы сталкиваются с фактами обнаружения брошенных документов на площадях ликвидируемых организаций, доставки документов в архив почтовым отправлением, попыток передать на хранение в архив документы только за период конкурсного производства.
    На сайте в разделе «Внимание, розыск архивов организаций!» опубликован и постоянно обновляется список ликвидированных организаций, официальные пути розыска документов которых исчерпаны. На учете за период с 2006 по сентябрь 2012 года числится 1086 организаций с неустановленным местонахождением документов по личному составу по запросам граждан. Количество таких организаций ежегодно увеличивается. О местонахождении документов, указанных в списке организаций, об организациях, чьи документы находятся под угрозой утраты и о наличии и местонахождении любых бесхозяйных документов граждане могут сообщить в архивную службу области – комитет по делам архивов Нижегородской области, государственные и муниципальные архивы — и тем самым оказать посильную помощь в реализации социальных прав и гарантий граждан.

    3. Каким образом можно сделать запрос в государственные архивы о предоставлении каких-либо сведений?

    В государственные архивы Нижегородской области обращения можно направить в письменной форме следующими способами:
    при личном обращении;
    по почте;
    по электронной почте;
    по факсу;
    через «Единый Интернет-портал государственных и муниципальных услуг (функций) Нижегородской области» (gu.nnov.ru).
    Обращения, направленные в электронном виде, заверять электронной цифровой подписью не требуется. Архивная справка, подготовленная архивом в соответствии с обращением, направляется только по почте простым письмом.

  8. VideoAnswer Ответить

Добавить комментарий для petsikola Отменить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *