Как оформлять документы задним числом и не нарушать закон?

11 ответов на вопрос “Как оформлять документы задним числом и не нарушать закон?”

  1. Dukasa Ответить

    В электронном журнале в день можно регистрировать большое количество документов. И если в памяти программы сохранится информация об изменении какого-либо файла, то ничего страшного в этом не будет. Такие данные при проверке трудинспекцией выявлены не будут, а обнаружить это смогут только следственные органы.
    Таким способом удобно пользоваться, если документы нумеруются в пределах одного дня.Приказу присваивают номер, состоящий из кода дня и порядкового номера документа. Например, если документ составлен 5 октября, то первые цифры номера могут быть 0510, а далее идет порядковый номер приказа, то есть 051001, 051002. На следующий день первые цифры будут уже иными – 0610, а порядковый номер начнется заново, то есть 061001, 061002 и т.д. При такой системе появится возможность зарегистрировать документ задним числом, несмотря на то, что он поступил позже и нумерация уже продолжилась. Это удобно делать в электронном журнале.
    Например, у приказа, который кадровик регистрирует 4 августа, будет номер 04081, где 0408 – это четвертое августа, а 1 – порядковый номер приказа, который зарегистрирован первым. 5 августа будет другой код дня 0508, а вторая часть кода регистрации начнется заново – с номера 1. Такая система позволит зарегистрировать приказ определенным днем в электронном журнале, даже если документ принесли поздно и нумерация ушла вперед. Кодовые обозначения даты могут быть любыми. Допускается указание кода дня как перед порядковым номером, так и после него, например, через дефис или через дробь. Собственную систему нумерации можно закрепить путем издания специального приказа (Читайте также статью ? Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве).
    Приказ о нумерации документов
    ПреимуществаНедостаткиТакой способ позволяет присвоить номер таким приказом, которые нужно было зарегистрировать несколько дней назад
    Не потребуется бронировать номера заранееПодходит такой способ только для журнала в электронном виде
    Система нумерации меняется, но только один раз

    Оформление документов задним числом в бумажном журнале

    Если журнал учета в организации ведется в бумажном виде, то при необходимости новые строки в нем просто появиться не могут. А если потребуется внести запись задним числом, то в строке дополнительно придется отчертить поля. Поэтому, чтобы такого не возникало, между строками, в которых регистрируются приказы, можно делать отступы. А при необходимости вносить в них нужную запись (Читайте также статью ? Журнал регистрации приказов).
    ПреимуществаНедостаткиСистема нумерации остается прежней
    Для нового номера можно добавить префикс (например, /1 или /А)При последовательной нумерации приказов найти тот, что был создан задним числом очень просто, так как они отличаются (например №123/1)
    Инспектор при проверке может сделать замечание о некорректной нумерации документов Бронирование номеров
    Такой метод заключается в резерве номеров в книге регистрации на тот случай, если документ поступит позже. Бронирование оправдано в том случае, если есть уверенность в том, что директор подпишет приказ. Подходит данный способ и для ведения журналов в бумажном виде и для электронных журналов.
    ПреимуществаНедостаткиОтсутствует необходимость менять нумерацию
    Можно зарегистрировать документ задним числомНомер может быть забронирован, а документ так и не поступить. В этом случае в книге появляются неиспользованные номераВажно! Если номера забронированы, а приказ так и не издан, а по следующим номерам уже зафиксированы новые приказы, то номер придется аннулировать. Для этого необходимо в графе «Примечание» сделать отметку: «Номер оставлен ошибочно и аннулирован». В бумажном варианте журнала начальник отдела кадров данную запись заверяет своей подписью.

  2. Парнишка с добрым сердцом Ответить

    Тема нашего разговора сегодня – довольно скользкая тема из сферы делопроизводства: регистрация задним числом. Можно ли создать документ завтра, а зарегистрировать уже сегодня? Или создать его сегодня, а зарегистрировать вчера? Мы все чтим Уголовный кодекс и каноны классического делопроизводства, но практика и теория часто расходятся. Все, написанное ниже, – исключительно мое мнение по этому вопросу и касается только документов общего делопроизводства.
    Кстати, УК РФ я упомянула не только из-за подходящей цитаты из моей любимой книги, но и потому, что в нем кое-что имеется по нашему вопросу.

    Казнить, нельзя помиловать

    Действительно, за создание документов задним числом можно понести ответственность, в том числе уголовную. Если интересно, то можно подробно ознакомиться с частью 1 статьи 292 «Служебный подлог» Уголовного кодекса РФ. Лишить свободы, по решению суда, могут сроком до 2-х лет. Служебным подлогом, считается «…внесение должностным лицом, а также государственным служащим или муниципальным служащим, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности…». Так что если речь идет о создании документов задним числом, то да, наказание грозит, и судебная практика по этой статье довольно богатая.

    Казнить нельзя, помиловать

    Регистрация документа – это не его создание. Регистрация – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Определение взято из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
    Регистрационные данные не придают документу юридическую силу. Да, документ без номера и даты вызовет много вопросов, но в первую очередь на нем должна быть подпись или гриф утверждения. Если подпись есть, то и задавать эти вопросы будут тому, чья это подпись, а не секретарю, который должен регистрировать документ.
    Документ подписывает вышестоящий руководитель, значит и всю полноту всей юридической ответственности несет он, а не секретарь или делопроизводитель.
    Кроме того, секретарь находится в зависимости от своего руководителя, и если регистрация задним числом осуществляется, то по заданию этого руководителя. Выполняя его волю и находясь в служебной зависимости, вы проводите операцию учета, а не создаете документ задним числом. Руководитель пусть и отвечает.
    Ну и, наконец, «корыстная или личная заинтересованность» при регистрации документа задним числом у секретаря еще должна быть доказана.

    Регистрация задним числом: так можно или нельзя?

    Прямого запрета на регистрацию документов «задним числом» в действующем законодательстве нет. Необходимость делать это время от времени настает. Нужно либо сводить такую необходимость к минимуму, чтобы регистрация задним числом действительно была из ряда вон выходящим событием в вашем делопроизводстве, либо думать, как настроить систему нумерации так, чтобы «задние числа» были в ней незаметны.

  3. Ёжик РаСтАмАн Ответить

    Уважаемый Павел, эти действия незаконны.
    Трудовой договор, дополнительное соглашение к нему (о переводе), а также приказы о приеме на работу и переводе должны быть оформлены до фактического начала работы. Документы о приеме и переводе имеют обратную силу в том случае, если работник фактически был допущен к работе (при приеме) и добровольно начала работать на новой работе (при переводе). Но и в этом случае документы имеют обратную силу только тогда, когда они оформлены не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе (при приеме) и со дня добровольного начала работы (при переводе).
    Ст. 67 ТК РФ:
    Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
    Ст. 68 ТК РФ:
    Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
    Ст. 72. ТК РФ:
    Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
    Ст. 72.1 ТК РФ:
    Перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 настоящего Кодекса.
    Ст. 66 ТК РФ:
    В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
    Несмотря на то, что в законе не указаны сроки оформления документов о переводе, вопрос решается аналогично оформлению документов о приеме.
    Если Вы, хоть и с нарушением установленных сроков, были ознакомлены с документами о приеме на работу и переводе, согласились с ними и подписали, они вступили в законную силу, несмотря на несвоевременное оформление. Теперь может идти речь только о наказании работодателя за нарушение порядка (сроков) оформления трудовых отношений, если ваша организация будет проверена Рострудинспекцией.
    Всего доброго.

  4. Yokohama Ответить

    Здравствуйте, Юлия!
    Естественно, что подписание какого-либо приказа о возложении на рабоников обязанностей «задним числом» является неправильным, прежде всего — для самих же работников.
    Объясняется это тем, что коль скоро работник проставил в приказе о возложении дополнительных обязанностей дату ознакомления с ним, к примеру, 17.10.2018, то и возникают такие обязанности для работника (а соответственно, и ответственность за их невыпонение) именно с этой даты.
    Тем самым работник уже даёт работодателю повод для предъявления к работнику претензий в связи с неиспонением или ненадлежащим исполнением новых обязанностей за период, когда работник (в том случае, если бы приказ не был подписан «задним числом») выполнять их ещё не был обязан. В Вашем случае это период с 17.10.2018 до 19.03.2018.
    Никакой установленной законом ответственности за отказ работника от проставления в приказе даты ознакомления с ним, не соответствующей действительности, быть не может.
    В случае же, если работодатель будет каким-то образом принуждать Вас к подписанию ознакомления с приказом «задним числом» либо незаконно применить шрафные санкции или иные санкции, Вы вправе обратиться для обжалования таких действий в Государственную иснспекцию труда по региону, территоиальную прокуратуру либо в суд.

  5. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *