Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?

13 ответов на вопрос “Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?”

Dianador 10-12-2019 Ответить

У документов есть свой жизненный цикл: их проектируют, согласовывают, утверждают, изменяют, сдают в архив. Чтобы этот процесс не вышел из под контроля, нужен делопроизводитель. Пришло в организацию официальное письмо – его надо внести в реестр, сделать цифровую копию, определить адресата и проконтролировать доставку. Отдел кадров издал приказ о зачислении нового сотрудника – приказ надо согласовать с ответственными лицами, убедиться, что о новом сотруднике узнали в бухгалтерии, службе безопасности, отделе технической поддержки. Документ утратил силу – его надо определенным образом оформить и передать в архив.
Чем делопроизводитель отличается от секретаря
Секретарь – это «лицо офиса»: он встречает посетителей, отвечает на звонки, напоминает руководителю о совещаниях, командировках и прочих деловых событиях. Бывает, что секретарю поручают документооборот. Но совмещать в себе обе функции – секретарские и делопроизводственные – можно только при малом потоке документов. Когда поток огромен, без отдельного специалиста или даже целого управления по ведению документооборота не обойтись.
Кому понравится эта работа
Если вы любите все упорядочивать, умеете подолгу сосредотачиваться на одном деле, цените аккуратность и внимательны к мелочам.
Где можно сделать карьеру
Построить карьеру в области делопроизводства можно только в крупных организациях, где огромный поток корреспонденции, служебных записок, приказов. Это могут быть любые компании со штатом сотрудников свыше 250 человек, университеты, культурные учреждения, справочные службы.
Что нужно уметь
Работа с документами подразумевает и работу с людьми: инициаторами, согласующими лицами, секретарями, курьерами, другими делопроизводителями. Поэтому вам нужно хорошо представлять структуру организации, знать, какой специалист за что отвечает, уметь налаживать контакты с коллегами.
Вам предстоит овладеть компьютерными программами:
текстовые редакторы (Word, Open Office Writer);
редакторы электронных таблиц (Excel, Open Office Calc);
файловые менеджеры (проводник Windows, Total Commander);
корпоративные системы автоматизации документооборота (1С:Документооборот, Documentum);
почтовые сервисы (Outlook, Yandex.Почта, Gmail).
Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.
Оформление документов и их движение в организации регламентируется внутренними нормативными актами и общероссийскими ГОСТами. Последние стоит изучить заранее.
Barg 10-12-2019 Ответить

I. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия по представлению __________________________________
(заведующего канцелярией,
________________________________________________________________________.
иного должностного лица)
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к
стажу работы.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________
(заведующему
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному
должностному лицу)
1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр. )
его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
– нормативными документами и методическими материалами по вопросам
выполняемой работы;
– уставом предприятия;
– правилами трудового распорядка;
– приказами и распоряжениями директора предприятия
и непосредственного руководителя;
– настоящей должностной инструкцией.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
– основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
– структуру предприятия и его подразделений;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
– порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
– основы организации труда;
– правила эксплуатации вычислительной техники;
– основные вопросы законодательства о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда.
II. Функции
На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов.
2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в
соответствующие структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия
передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки
или создавать банк данных.
3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов,
осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по
зарегистрированным документам.
3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции,
систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивать их удобный и быстрый поиск.
3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные
материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или
компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение
в архив.
3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
(ну примерно вот так)
Chillkiller 10-12-2019 Ответить

Делопроизводитель — служащий ответственный за ведение документации организации, суда, фирмы, кооператива и т. д. Делопроизводитель часто работает в канцелярии и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями налогового, судебного и т. д. законодательства. В небольших организациях делопроизводитель и секретарь часто одно лицо. В крупных организациях делопроизводителями работают люди получившие специальное образование.
Делопроизводитель – специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.
Обязанности
Принимает, отправляет и сортирует документы, письма и другие деловые бумаги по степени важности. Ведет их учет и контроль в специальных журналах. Готовит материалы для руководителя. Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:
а) в небольшом учреждении делопроизводитель в одиночку выполняет функциональные обязанности;
б) в крупном учреждении – обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и в случае необходимости взаимодействует с другими делопроизводителями.
Основная обязанность делопроизводителя – ведение документооборота компании. Делопроизводитель занимается ведением деловой переписки, базы документов, архивом документов, контролем за исполнением документов, обработкой, учетом, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. Также в обязанности делопроизводителя входит работа с оргтехникой, мини АТС.
Личные качества
Делопроизводителю нужны способность к длительной концентрации внимания, хорошая долговременная и оперативная память, эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, а также толерантность к многочисленным контактам, навыки делового общения, конструктивное восприятие критики в свой адрес.
Необходимые качества, обеспечивающие успешность в профессии: умение ладить с людьми. Общительность. Доброжелательность. Эмоциональная устойчивость. Самообладание. Ответственность. Организованность. Хорошая оперативная память. Способность концентрировать и распределять внимание. Хорошая зрительно-моторная координация. Общая культура и правильная речь. Часто – знание иностранного языка.
Квалификационные требования
Делопроизводитель должен иметь высшее образование, в некоторых случаях достаточно среднего специального образования, опыт работы необязателен. Делопроизводитель должен знать основные правила ведения деловой переписки, составления различных деловых писем. Делопроизводитель должен иметь хорошую память, быть грамотным человеком, обладать такими качествами как коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость, организованность, ответственность.
Места работы
Работа в более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот.
Медицинские противопоказания
Деятельность не рекомендуется людям, страдающим следующими заболеваниями: органов дыхания (бронхиальная астма, туберкулез и др.); сердечно-сосудистой системы (порок сердца, гипертония и др.); нервной системы (неврозы, менингит, опухоли и др.).
Профессия делопроизводителя, как правило, имеет средний уровень востребованности на рынке труда, уровень заработной платы – средний.
Balladotius 10-12-2019 Ответить

Предварительная обработка документов. Служащий должен проверить, не повреждены ли входящие документы. Для этого все письма, кроме личных, подлежат вскрытию. Помимо целостности, уточняется правильность доставки. После этого на входящих бумагах проставляется особый регистрационный штамп и отмечается дата приема в канцелярию;
Сортировка бумаг по адресатам – т. е. по отдельным подразделениям компании, а также руководителям;
Предварительное рассмотрение – на этом этапе уже личные секретари руководителей отделов прочитывают входящие документы и принимают решение, какие из них стоит положить на стол руководителю (обычно это каждое пятое письмо). При необходимости делается выписка из других документов, если это необходимо для прояснения истории вопроса;
Начальник, рассмотрев документ, принимает по нему свое решение, указав его в виде резолюции;
Делопроизводитель должен тщательно блюсти соблюдение резолюций руководителей, не допуская срыва указанных в них сроков.

Чем занимается делопроизводитель в детском саду?

Делопроизводство в заведениях, специализирующихся на воспитании детей-дошкольников, строится на принципах, присущих ведению документов в любой другой отрасли, с некоторой своей спецификой. В частности, делопроизводитель в детском саду обязан:
Своевременно и точно составлять должностные инструкции для воспитателей;
Подавать документы в отдел образования;
Вести приказы о зачислении детей согласно очереди;
Составлять документы по кадровому составу (отпуска, пенсии и т. д.);
Работать со сторонними государственными службами (водоканал и другие);
Могут возложить работу по ведению официальной страницы учреждения в сети Интернет.
Среди особенностей работы в детском саду – сравнительно небольшая заработная плата, по сравнению с аналогичными должностями в коммерческих учреждениях. Однако есть и свои плюсы:
Отпуск регулярно предоставляется летом, когда садик закрыт;
Некоторые заведения предоставляют своим сотрудникам бесплатное питание;
Если у делопроизводителя есть ребенок, он будет иметь более высокие шансы без очереди попасть в садик.
the_pit 10-12-2019 Ответить

1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
– нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
– Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
– Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами и распоряжениями руководства;
– настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Tautaxe 10-12-2019 Ответить

Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы “на потом”, потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.
VideoAnswer 10-12-2019 Ответить
VideoAnswer 10-12-2019 Ответить
VideoAnswer 10-12-2019 Ответить
VideoAnswer 10-12-2019 Ответить

Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?

13 ответов на вопрос “Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?”

Добавить комментарий для Barg Отменить ответ