В каком случае на документах не проставляется адрес?

19 ответов на вопрос “В каком случае на документах не проставляется адрес?”

  1. Malantrius Ответить

    Или
    Или
    Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
    ПРЕФЕКТ
    Северного административного округа

    9.Справочные данные об организации используются только при переписке, не проставляются на внутренних документах и необходимы для почтовой, телеграфной связи с организацией и выполнения расчетно – денежных операций в банке, счет которого указан в документе. Данный реквизит включает: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Состав справочных данных может быть дополнен отметкой о государственной регистрации организации, состоящей из даты регистрации и номера лицензии.
    10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и указывается заглавными буквами (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ, СПРАВКА, ДОГОВОР и т.д.) на всех служебных документах, кроме писем, после названия организации.
    11. Дата документа – это дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату (датой является наиболее поздняя дата подписания). Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой: год – четырьмя арабскими цифрами.
    Дату 5 июня 2003г. следует оформлять 05.06.2003

    Допускается словесно – цифровой способ оформления даты.
    05 июня 2003г

    А также оформление даты в последовательности: год, месяц и день месяца.
    2003.06.05

    12.Регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации и состоит из порядкового номера, который может дополняться индексами: дела по номенклатуре дел, корреспондентов, вопросов деятельности, должностных лиц, исполнителей.
    №1 – 3/ 115 (где 115 – порядковый номер документа, 1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре).
    № ОМ – 3/115(где 115 – порядковый номер документа, ОМ – отдел маркетинга, 3 – номер дела по номенклатуре).
    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).
    Совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер
    01 – 02 – 105/11921, где «01 – 02 – 105 – номер, присваиваемый Центральным банком, а №11921 – ГТК РФ

    13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (На № _____ от __________). Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах ниже даты и индекса письма.
    14. Место составления или издания документа указывается на каждом документе, кроме письма, в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно – территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
    Москва
    г. Дзержинск Московской обл.
    п. Строителей Мытищенского р – на Московской обл.
    Буква «г.» (город) перед названием города не проставляется, если в нем использовано
    слово «город».
    Санкт – Петербург, Волгоград, Новгород
    Но г. Орел

    Москва в соответствии с ее уставом обозначается – город Москва.
    15. Адресат как реквизит располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
    Минюст России
    Департамент информатизации
    научно – технического обеспечения
    Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
    Генеральному директору
    ОАО «Северные регионы»
    В.А. Лагунину

    АО «Электроценромонтаж»
    Главному Бухгалтеру
    В.М. Кочетову

    Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
    Администрации районов
    Московской области

    Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
    Главному редактору
    Издательского дома
    «Медиадом»
    Н.В. Семиной

    При отправке документов в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 – х адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только адресат.
    Максимальный набор реквизитов «Адресат» состоит из следующих частей:
    § Наименование организации в именительном падеже;
    § Структурное подразделение в именительном падеже;
    § Должность, фамилия и инициалы в дательном падеже:
    § Почтовый адрес.
    ОАО «Сталкер»
    Отдел рекламы
    Начальнику отдела
    Рогову А.В.
    113209, Москва
    Полянка, 17

    Директору ЗАО «Эра»
    Скорину И.В.
    127408, Москва
    ул. Остоженка, 14, стр.2, офис 5

    При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
    Государственное учреждение
    Всероссийский научно – исследовательский институт документоведения и архивного дела
    Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
    Образцову О.П.
    ул. Садовая, д.5, кв.12
    г. Липки, Киреевский р – н
    Тульская обл., 301264
    учреждения и постоянным адресатам (корреспондентам).
    Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), потом дом, улица, город, штат и в конце страна:
    P. Lunin
    32-17 Ordinka
    Moscow 119215
    Russia

    Адрес факса указывается следующим образом:
    Директору
    ЗОА «Развитие»
    Федорову А.И.
    Ф. (095) 235 – 41 – 08

    16. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Онсостоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
    УТВЕРЖДАЮ
    Президент ЗАО «Ростекстиль»
    Личная подпись В.А. Степанов
    Дата
    При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
    УТВЕРЖДЕН
    решением общего собрания
    акционеров от 05.04.2003 №14

    ?

  2. Vusho Ответить

    Не менее важным является знание порядка адресования документа. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.
    Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата разработан достаточно подробно.
    Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

    Реквизит “Адресат”

    Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
    наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
    наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
    указание должности получателя (в дательном падеже);
    инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: С.И. Иванову);
    почтовый адрес.
    Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
    Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

    Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

    Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.

    Но в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», инициалы адресата — частного лица ставятся после фамилии.

    Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.

    При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.

    При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.
    На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

  3. Flamebourne Ответить

    Например:
    УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5
    Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
    Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
    Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.
    Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
    · акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
    · задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
    · инструкции (правила) – должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
    · номенклатура дел организации;
    · нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
    · отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
    · перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
    · планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
    · положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
    · программы (проведения работ, командировок и т.д.);
    · расценки на производство работ;
    · регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
    · сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
    · структура и штатная численность;
    · тарифные ставки;
    · формы унифицированных документов;
    · штатное расписание.
    Пример оформления реквизита «Гриф утверждения документа»
    РЕКВИЗИТ 17 – РЕЗОЛЮЦИЯ
    Резолюция документа– реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
    Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необхо-димости), срок исполнения, подпись и дату.
    Например:
    Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО «Термика» к 05.04.2009 Личная подпись Дата
    При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.
    Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

    Пример оформления реквизита «Резолюция»
    В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.
    РЕКВИЗИТ 18 – ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ
    Заголовок официального документа– реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
    Заголовок к текстувключает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
    Заголовок может отвечать на вопросы:
    • о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
    • чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.
    Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполне-ние.
    Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.
    Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм. К тексту докумен-тов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
    Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита «Заголовок к тексту».

    Пример оформления реквизита «Заголовок к тексту»
    РЕКВИЗИТ 19 – ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ
    Отметка о контроле –реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
    Отметку о контролеза исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
    Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

    Пример оформления реквизита «Отметка о контроле»
    РЕКВИЗИТ 20 – ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
    Текст официального документа– информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
    Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законода-тельством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
    Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между го-сударственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Рос-сийской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.
    Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокуп-ностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств язы-ка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложе-ния; лаконичность и краткость текста.
    Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокра-щения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к упо-треблению в текстах документов профессиональных терминов.
    Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже («фа-милия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица мно-жественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «бы-ли», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласо-ваны с наименованиями признаков.
    При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
    Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самосто-ятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
    В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только обще-принятые условные обозначения.
    Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
    Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констати-рующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заклю-чительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может со-держать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
    В тексте документа, подготовленного на основании документов других органи-заций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование докумен-та, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом. Например:
    «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
    Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризую-щиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля.
    Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
    В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на прин-ципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
    В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единствен-ного числа («постановляет», «решил»).
    В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
    В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структур-ных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
    В письмах используют следующие формы изложения:
    · от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
    · от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
    · от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», ВНИИДАД считает возможным»).
    В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
    Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:
    · письмо оформляется на должностном бланке;
    · письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
    Пример оформления реквизита «Текст документа»
    РЕКВИЗИТ 21 – ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ
    Отметка о наличии приложения– реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.
    Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следую-щим образом:
    Приложение: на 5 л. в 2 экз.
    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наимено-вание, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
    Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
    2 Правила подготовки и оформления документов Управления регионально кредитования на 7 л. в 2 экз.
    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:
    Приложение: Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.
    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
    Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
    Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
    В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:
    Приложение № 2
    к приказу ЗАО «Термика»
    от 05.04.2009 № 25
    Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Например:
    Приложение
    к приказу ЗАО «Термика»
    от 05.04.2009 № 25
    Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрацион-ный номер относительно самой длинной строки. Например:
    ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
    к приказу ЗАО «Термика»
    от 05.04.2009 № 25
    Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования прило-жений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

    Пример оформления реквизита « Отметка о наличии приложения»
    РЕКВИЗИТ 22 – ПОДПИСЬ
    Подпись– реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
    В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписав-шего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:
    Генеральный директор ЗАО «Термика»

    А.Г. Цицин
    или на бланке:
    Генеральный директор

    А.Г. Цицин
    Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное долж-ностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
    При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
    И.о. генерального директора
    Личная подпись
    Т.П. Ярославцева
    или:
    Исполняющий обязанности генерального директора
    Личная подпись
    Т.П. Ярославцева
    Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
    Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:
    Генеральный директор ЗАО «Термика»

    А.Г. Цицин
    При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
    Генеральный директор

    А.Г. Цицин
    Главный бухгалтер

    Е.О. Сенина
    При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:
    Технический директор
    Коммерческий директор
    Личная подпись К.В. Воробьев
    Личная подпись Е.Н. Ярославцева
    Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяю-щими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегирова-нии полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определен-ных действий от имени организации.
    Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справоч-ного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) – их непосредственными составителями.
    В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписы-вающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
    Например:
    Председатель комиссии
    Личная подпись
    А.Г. Цицин
    Члены комиссии
    Личная подпись
    Т.П. Ярославцева
    Личная подпись
    К.В. Воробьев
    Личная подпись
    Е.Н. Ярославцева
    Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения».

    Пример оформления реквизита «Подпись»

  4. Boldel Slayers Ответить

    Указание адресата

    Из примера видно, что если адресатом является частное лицо, его имя может быть представлено инициалами или полным именем и отчеством. Полностью указываются имя и отчество, если при получении почтового отправления адресат обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. Так, фамилия и инициалы получателя указывают на простых почтовых отправлениях, а на отправлениях, адресованных, например, «До востребования», имя и отчество в адресе записывают полностью. Исключение составляют имена, в которых в силу национальных особенностей не применяют отчества.
    Если адресатом является организация, то можно указывать как ее полное, так и сокращенное наименование. Если вы точно знаете, какому специалисту или руководителю направляете свое письмо, то его лучше указать на конверте для ускорения обработки корреспонденции организацией-получателем.
    Обратите внимание, что согласно пункту 3.15 ГОСТа Р 6.30-2003 инициалы физического лица пишутся после его фамилии, а у должностного – перед. Не беремся обсуждать логичность такого правила. Отметим только, что предназначено оно, как и сам ГОСТ Р 6.30-2003, для организационно-распорядительных документов и напрямую на оформление конвертов не влияет. Просто если вы используете конверты с прозрачным окошком, через которое виден адресат и его почтовый адрес, напечатанные на самом документе, вложенном в этот конверт, то такая разница будет иметь место. Если же вы пишете наименование получателя только на конверте, то Почтовые правила на этот счет не содержат никаких указаний, а значит, «руки у вас развязаны».
    Кроме того, рядом с адресатом может быть указана пометка «лично». Это означает, что конверт не должен вскрываться и в первозданном виде должен попасть на рабочий стол получателю. Так как сотрудник экспедиции не может узнать о содержимом конверта и потому зарегистрировать входящий документ, такие послания полагается передавать адресату через реестр (журнал) нерегистрируемой корреспонденции. Таковы общие правила, которые в конкретной организации могут быть закреплены внутренним нормативным документом или, наоборот, откорректированы им.

    Место нахождения получателя корреспонденции

    Далее должны присутствовать реквизиты, которые в совокупности определяют место нахождения адресата. При их оформлении используют сокращения почтовых сведений (их еще называют «родовые понятия»). В их числе такие, например, как область, район, город, поселок, улица и т.п.
    Обязательным условием является использование общепринятых сокращений. Произвольные сокращения могут привести к тому, что местонахождение адресата будет определено неверно. Например, из сокращения «пр.» невозможно понять, что имеется в виду: проезд или проспект. Стандартизированные виды сокращений и правила сокращения слов наиболее полно зафиксированы в Словаре сокращений русского языка.
    Общепринятыми сокращениями слов, которые включаются в адрес, являются, например, следующие:
    обл. – область (например: Вологодская обл.);
    р-он – район (например: Чеховский р-он);
    г. – город (например: г. Саратов);
    пос. – поселок (например: пос. Матвеевский);
    ул. – улица (например: ул. Рябиновая);
    пр-т – проспект (например: пр-т Маршала Жукова);
    пр-д – проезд (например: Коломенский пр-д);
    пер. – переулок (например: Кривоколенный пер.);
    наб. – набережная (например: наб. Тараса Шевченко);
    пл. – площадь (например: пл. Гагарина);
    б-р – бульвар (например: б-р Дмитрия Донского);
    ш. – шоссе (например: Варшавское ш.);
    д. – дом (например: д. 143);
    корп. – корпус (например: корп. 2);
    стр. – строение (например: стр. 1);
    кв. – квартира (например: кв. 154).
    Остановимся на некоторых особенностях, которые следует учитывать при оформлении адреса.
    В названиях улиц, проспектов, переулков все слова, кроме сокращенных родовых понятий, пишутся с прописной буквы. Включенные в названия улиц звания, профессии и т.п. также пишутся с прописной буквы.

  5. Truebrew Ответить

    Если организация отказалась от использования печати, она не обязана проставлять печать на документах, представляемых в ИФНС. Если же уставом предусмотрено, что у общества есть печать, то инспекторы вправе не принимать документы, если на них нет оттиска печати.
    Как известно, в настоящее время акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью могут отказаться от использования круглой печати, в которой указывается наименование и местонахождение юридического лица. Но если организация решила иметь печать, то сведения об этом должны содержаться в уставе общества. Также обязанность организации использовать печать может быть установлена федеральным законом.
    Таким образом, если федеральным законом не предусмотрено обязательное использование печати и в уставе организации не содержатся сведения о наличии у нее печати, то инспекторы не вправе требовать проставлять оттиск печати на документах, представляемых в ИФНС.
    Если же в уставе организации указано, что она имеет печать, то налогоплательщик обязан проставлять оттиск на документах. Впрочем, это не касается случая, когда печать не нужно ставить в соответствии с правилами оформления документов. Напомним, что в действующей форме справки о доходах физического лица не предусмотрено поле для проставления оттиска печати организации. Порядок заполнения формы 2-НДФЛ также не требует заверять эту справку печатью организации.
    Отметим, что описанной проблемы (отсутствие печати на декларации, расчете или иных представляемых в инспекцию документах) не существует для организаций, которые сдают электронную налоговую отчетность через интернет. Ведь им для заверения названных документов достаточно подписать отправляемый файл квалифицированной электронной подписью.

  6. page_of_desert Ответить

    Гриф утверждения документа печатается через одинарный междустрочный интервал, слово «утверждаю» ((«утвержден», «утверждена», «утверждено» или «утверждены») отделяется от последующего текста увеличенным интервалом.
    Согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
    УТВЕРЖДАЮ
    Генеральный директор
    АО “Электронные технологии”
    Личная подпись Л.В. Кузнецов
    Дата
    Обратите внимание! Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях[11].

    Подпись (реквизит 22)

    Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита входят:
    наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
    личная подпись;
    расшифровка подписи: инициалы и фамилия.
    Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.
    Наш словарик. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица[12].
    Реквизит «Подпись» располагается на 2–3 междустрочных интервала ниже текста или реквизита «Отметка о наличии приложения», если он оформлен в документе. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается.
    Приведем пример оформления реквизита «Подпись» на стандартном листе бумаги:
    Исполнительный директор
    ЗАО «Новые технологии» Федоров Н.А. Федоров
    Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке:
    Исполнительный директор Федоров Н.А. Федоров
    Обратите внимание! При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывают.
    Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица:
    Медведев М.А. Медведев
    Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например:
    Генеральный директор Медведев М.А. Медведев
    Главный бухгалтер Логинова Н.И. Логинова
    При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
    При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например:
    Заместитель директора по экономике Заместитель директора
    по производству
    Козлов О.Г. Козлов Шумов Л.Д. Шумов
    В актах и других документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» должности лиц, подписавших документ, не указываются. Следует указать их обязанности в составе комиссии, например:
    Председатель комиссии Иванов П.А. Иванов
    Члены комиссии Греков Д.К. Греков
    Кирова Д.В. Кирова
    Луговая В.Т. Луговая

    Извлечение
    из Методических рекомендаций
    по разработке инструкций по делопроизводству
    в федеральных органах исполнительной власти
    (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
    Приложение № 11
    к п. 3.3.2
    ПРАВИЛА
    ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
    Подпись должностного лица
    […]
    Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность[13] лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
    При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
    И.о. заместителя Министра Подпись И.О. Фамилия
    или:
    Исполняющий обязанности
    заместителя Министра Подпись И.О. Фамилия
    […]
    Протоколы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, либо председательствующим на заседании.
    Извлечение
    из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ
    «Об акционерных обществах»
    (в ред. от 30.11.2011)
    Статья 63. Протокол общего собрания акционеров
    1. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.
    […]
    Статья 68. Заседание совета директоров (наблюдательного совета) общества
    4. […] Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.
    Статья 70. Коллегиальный исполнительный орган общества (правление, дирекция)
    2. […] Проведение заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции) организует лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества (директор, генеральный директор), которое подписывает все документы от имени общества и протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), действует без доверенности от имени общества в соответствии с решениями коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), принятыми в пределах его компетенции.
    […]

    Оттиск печати (реквизит 25)

    В соответствии с п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
    Извлечение
    из Методических рекомендаций
    по разработке инструкций по делопроизводству
    в федеральных органах исполнительной власти
    (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
    Приложение № 11
    к п. 3.3.2
    ПРАВИЛА
    ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
    Оттиск печати
    Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте[14], не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
    В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
    Основное правило, которое необходимо соблюдать при проставлении оттиска печати, можно сформулировать следующим образом: оттиск печати следует ставить так, чтобы была четко видна подпись должностного лица и вся информация на оттиске печати.
    Оттиск можно размещать, не задевая подписи, на свободном месте[15].
    Обратите внимание! Ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, недопустимо.
    Требования к печатям с воспроизведением Государственного герба установлены ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст (в ред. от 04.03.2004).
    Согласно п. 3.5 ГОСТ Р 51511-2001 печать должна иметь круглую форму, на печати должно быть отображено полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках – его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Кроме того, вокруг Государственного герба Российской Федерации располагается микротекст, включающий информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
    Требования к печатям акционерных обществ изложены в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.11.2011), согласно ч. 7 ст. 2 которого общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.
    Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.
    Аналогичная норма содержится в ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011).
    В соответствии с ч. 2 ст. 54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. В подавляющем большинстве случаев в качестве места нахождения общества указывают название населенного пункта (например: Москва; г. Саратов; Московская область, г. Жуковский).
    Согласно п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 12-ФЗ «О некоммерческих организациях» (в ред. от 16.11.2011) некоммерческая организация должна иметь печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке.
    Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему.
    На практике кроме полного фирменного наименования организации и указания на место ее нахождения на печатях акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью часто отображают ОГРН и ИНН, которые, в отличие от наименования и места нахождения, являются уникальными идентифицирующими признаками организации:

    Кроме печати организации (печати работодателя) в организации могут быть и печати структурных подразделений, например печать отдела кадров.
    Совет. В организации рекомендуется разработать инструкцию по применению имеющихся печатей. В инструкции приводится перечень печатей, места их хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями, порядок пользования, а также перечни документов, которые можно заверять печатью организации и печатями структурных подразделений.
    Продолжение следует.
    Приложение 1
    Примерный перечень документов, подлежащих утверждению[16]
    АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
    ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
    ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
    НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
    ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
    ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
    ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).
    ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).
    ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).
    РАСЦЕНКИ на производство работ.
    СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).
    СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).
    СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.
    ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.
    УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.
    ФОРМЫ унифицированных документов.
    ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
    Приложение 2
    Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (логотипа)[17]
    АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
    ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
    ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).
    ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).
    ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.
    ЗАЯВКИ на получение билетов для проезда на транспорте.
    ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
    ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.
    НОРМЫ расхода.
    ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
    ПЕРЕПИСКА с заграничными представительствами.
    ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).
    ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
    ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.).
    ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.
    РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.
    СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
    СОГЛАШЕНИЯ.
    СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
    СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).
    ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.
    УДОСТОВЕРЕНИЯ.
    УСТАВЫ организаций.
    ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.
    Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

  7. Taulabar Ответить

    Пример 7
    Документ адресуется руководителю организации (его заместителю). Указывайте наименование организации в составе наименования должности адресата:
    Начальнику Главного статистического
    управления г. Минска
    Мелешкину Д.В.
    или
    Заместителю главы Администрации
    Заводского района г. Минска
    Гуриненко Д.В.
    Пример 8
    Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученую степень или ученое звание (в т.ч. академическое), то в «Адресате» можно указать соответствующее звание или степень. Они приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией:
    Белорусский государственный
    университет
    Исторический факультет
    Зав. кафедрой источниковедения
    Проф. Ходину С.Н.
    Пример 9
    При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже:
    Республиканские органы
    государственного управления
    Пример 10
    При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже:
    Руководителям республиканских органов
    государственного управления
    Почтовый адрес
    Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита «Адресат». Его следует оформлять в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 (с изменениями и дополнениями).
    Пример 11
    При адресовании документа гражданину, в т.ч. индивидуальному предпринимателю, вначале указывают фамилию и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем – почтовый адрес:
    Удовиченко Г.А.
    ул. Ленина, д. 70, кв. 26
    225209, г. Береза
    Брестской обл.
    Пример 12
    При адресовании корреспонденции за пределы Беларуси (в страны СНГ) дополнительно указывают название страны:
    Степанову Р.Б.
    ул. Мархлевского, 7а,
    113161, Москва
    Россия
    Предельное количество адресатов на документе
    Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более 4 адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется.
    При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. Форма списка определена в приложении 2 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе – на каждом экземпляре указывают только одного адресата или обобщенное наименование адресатов.
    После отправки экземпляров документа список на рассылку помещают в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.
    Обращаем внимание, если документ является ответом, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

  8. Logan_Present Ответить

    В состав даты, как правило, входит указание года, месяца и числа, а в части документов, например, электронных, телефонограммах и других, она дополняется указанием часов и минут.
    Установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, и в ряде других случаев предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования: 14 июня 2003 года или 8 марта 2006 г. В остальных случаях – цифровой: 14.06.2003 или 08.03.2006. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.
    В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2006.06.14 или 2005. 03.08). Такой способ применялся на Руси в течение нескольких столетий и сохранился до настоящего времени в основном в правовых документах: 1986 г. августа 29.
    Действующие стандарты допускают датирование в соответствии с международными правилами как альтернативные. Не оговаривая конкретные случаи. Международные стандарты предлагают единые правила оформления времени на документах: слева направо по нисходящей арабскими цифрами, разделяя отдельные элементы точками и пробелами: 2001.03.08 14.27. Но международные стандарты не применяются напрямую, они должны внедряться путем издания на их основе национальных норм. В российских нормативных актах не определены правила написания каких-либо других единиц времени.
    На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Если автором документа проставлено несколько дат при его подписании (утверждении), то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
    Дата служит одним из поисковых признаков и обязательно указывается при оформлении юридически точных и полных ссылок на документ.
    Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида конкретного документа.
    Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа: предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или издаваемых в организации документов.
    Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору – названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и т.д. Составные части индексов отделяются косой чертой, например: 148/12-15, где 148 – порядковый номер корреспонденции, 12-15 индекс дела, где хранится документ. Безусловно, цифровой ряд в индексе может быть дополнен буквенным.
    Состав цифр и букв, их смысловое значение в конечном варианте определяется руководством фирмы, становится общим правилом и доводится до сведения сотрудников в составе инструкции по работе с документами.
    Код организации и код формы документа указывают на юридическое признание права на существование не только данного документа, но и организации, его создавшей. Код организации указывается в соответствии с классификаторами организаций и предприятий (Госкомстат России, Госстандарт России, Минэкономики России). Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти управления (ОКОГУ).
    Код формы документа указывается в соответствии с общероссийским или отраслевым классификатором или табелем форм документов арабскими цифрами на верхнем поле документа, ограничивая тем самым нижнюю кромку полей.
    Коды используются и при передаче документированной информации по каналам электронной связи и являются элементами идентификации документа.
    Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица является одним из обязательных реквизитов. В соответствии с ФЗ от 8 августа 2001 г. «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления, содержащихся в нем сведений, утверждены Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно им регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для ЮЛ, зарегистрированных до 1 июня 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица.Основной государственный регистрационный номер указывается только в бланках для писем в составе справочных сведений.
    Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) – ещё один цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов». С 1 января 2001 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет КПП. ИНН/КПП также указываются в бланках для писем в составе справочных данных об организации.
    Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа, или код (подпись) лица, утвердившего документ. Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу.
    Документ подписывается должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством, приказом о распределении обязанностей или иными правовыми актами. В большинстве документов подписывается, как правило, первый экземпляр.
    В состав подписи входит: обозначение должности лица, подписавшего документ, полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документах, оформленных на бланках; собственно личная подпись, до сего времени не имеющая точного русского термина для своего обозначения, и её расшифровка, состоящая в соответствии с русскими национальными традициями, восходящими к временам Бориса Годунова, введшего награждение отчеством, из двух букв инициалов и фамилии.
    Подпись является обязательным реквизитом любого док-та.
    Д.Л., проставляя подпись в док-те, берет на себя ответственность:
    · за достоверность документа;
    · за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.
    Право подписи предоставляется определенным лицам и м.б. закреплено:
    · в уставе предприятия;
    · в положении о предприятии (о структурном подразделении);
    · в инструкции по ДП;
    · в должностной инструкции работника;
    · в приказе о распределении обязанностей.
    Документы организации подписывает директор или его заместитель. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.
    По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, н-р, ведущие специалисты предприятия.
    Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости – на других экземплярах, н-р, при заключении договора.
    Две подписи проставляются на документах, принятых коллегиальными органами. Две или более подписей проставляют на документах, если ответственность за их содержание несут несколько должностных лиц, н-р, на финансовых документах, документах проверок (ревизий), документах, составленных несколькими организациями, и т.п.
    Если документы должны подписывать несколько лиц равных должностей, то их подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
    Местонахождение организации – создателя документа, т.е. наименование населенного пункта. Почтовый адрес включается то в состав обязательных (по ГОСТ 6.10.4-84), то в состав дополнительных (по ГОСТ 6.10.5-87) реквизитов.
    Возможны варианты написания этого реквизита. В большинстве документов, и уж более в тех, которые не предполагается рассылать за пределы офиса, достаточно указать наименование населенного пункта: Москва, Волгоград, г. Калуга, пос. Тополинный, с. Степанчиково, ст. Щелковская (станция, станица). Для малоизвестных населенных пунктов совсем не лишним будет уточнение местонахождения населенного пункта, н-р: ст. Шелковская Краснодарского края.
    Если в название фирмы уже входит наименование населенного пункта, то вторично указывать его двумя строчками ниже вряд ли целесообразно, например:
    Ярославский шинный завод
    г. Ярославль
    В письмах, чтобы максимально облегчить работу корреспондента, как и в большинстве стран, указывают почтовый, телеграфный адрес фирмы, номера телефонов, факсимильных аппаратов, адрес в Интернете и др.

  9. Augamand Ответить

    Новая страница 1
    Изменился состав реквизитов бланков.
    Теперь он следующий:
    Государственный герб Российской
    Федерации;
    герб субъекта Российской Федерации;
    эмблема организации или товарный знак
    (знак обслуживания);
    код организации;
    основной государственный регистрационный
    номер (ОГРН) юридического лица;
    идентификационный номер
    налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
    наименование организации;
    справочные данные об организации;
    наименование вида документа;
    дата документа;
    регистрационный номер документа;
    ссылка на регистрационный номер и дату
    документа;
    место составления или издания документа.
    Сразу же следует сделать несколько
    пояснений.
    Вновь введенные реквизиты «Основной
    государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и
    «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
    (ИНН/КПП)», как и ранее существовавший реквизит «Код организации», в привычном
    понимании этого слова реквизитами не являются, так не имеют собственного места
    на бланке, а указываются только в бланках писем в составе справочных данных
    наряду с почтовым адресом организации, телефонами и другими сведениями.
    Для реквизитов «Дата документа»,
    «Регистрационный номер документа» и «Ссылка на регистрационный номер и дату
    документа» в бланках проставляются лишь специальные отметки, содержательная
    составляющая реквизитов вносится при составлении и оформлении документа.
    Рассмотрим, какие требования к бланкам
    документов и оформлению реквизитов бланка содержит новый стандарт.
    Для изготовления бланков ГОСТ Р
    6.30-2003 разрешает использовать бумагу двух форматов – А4 и А5
    (размер А4 в мм – 210х297, А5 – 148х210). Основное назначение бланка формата А5
    – использование его для документов с небольшой текстовой частью, когда
    использование бланка А4 экономически не оправдано. Формат А5 целесообразно
    использовать для бланков писем с небольшим текстом.
    Размеры служебных полей в документах
    не изменились.     ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает такие же минимальные размеры служебных
    полей на документах, как и ранее действовавший стандарт: 20 мм – левое; 10 мм –
    правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
    ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает изготавливать
    бланки с угловым и продольным расположением реквизитов, поэтому, как и в ранее
    действовавшем стандарте, в приложении к ГОСТу приведены две схемы расположения
    реквизитов и, соответственно, образцы бланков с угловым и продольным
    расположением реквизитов.
    При проектировании бланков реквизиты
    «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской
    Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»
    располагают над серединой реквизита «Наименование организации». Реквизит
    «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» допускается
    размещать на уровне реквизита «Наименование организации».

    Положения,
    касающиеся видов бланков, остались без изменений.
    ГОСТ 6.30-2003 разрешает использовать организациям, структурным подразделениям
    организаций, должностным лицам бланки документов трех видов:
    – общий бланк;
    – бланк письма;
    – бланк конкретного вида документа,
    кроме письма (приказа, распоряжения,
    протокола и др.).
    Общий бланк используется для изготовления любых
    видов документов, кроме служебных писем. Бланк структурных подразделений
    используется в случаях, если руководитель подразделения наделен правом издавать
    документы, в том числе вести переписку.
    Решение о том,
    какие бланки использовать, принимается самой организацией.
    К
    сожалению, в стандарте допущена ошибка при перечислении реквизитов, используемых
    при изготовлении бланков определенного вида: при перечислении реквизитов бланка
    письма назван реквизит (14) – «Место составления или издания документа», в то
    время как в бланках писем этот реквизит не используется. В бланках писем
    присутствует реквизит «Справочные данные об организации».
    ГОСТ Р 6.30-2003 разрешает организациям субъектов Российской Федерации,
    имеющим наряду с русским языком в качестве государственного язык субъекта
    Федерации, пользоваться бланками на двух языках, в этом случае реквизиты бланка
    печатают на одном уровне на русском языке – слева, на национальном языке –
    справа.
    Рассмотрим основные требования к оформлению реквизитов бланка.



    1. Государственный герб Российской Федерации.
    В стандарте говорится лишь о том, что Государственный герб Российской
    Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным
    конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от
    25.12.2000 № 2-ФКЗ (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52/часть
    I,
    ст. 5021). Закон принят. Никаких пояснений по поводу особенностей изображения
    герба, его размера и т.д. стандарт не содержит, поэтому, решая вопрос о
    помещении Государственного герба на бланке, нужно обращаться непосредственно к
    закону и исходить из того, что сказано в нем.



    2. Герб субъекта Российской Федерации.
    В стандарте содержится следующее положение,
    касающееся этого реквизита: «Герб субъекта Российской Федерации помещают на
    бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
    Федерации».
    К сожалению, в новом стандарте, как и в стандарте 1997 г., нет положений
    о гербах муниципальных образований, хотя по законодательству (Федеральный
    закон от 28.08.1995 № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного
    самоуправления в Российской Федерации») муниципальные образования (городское,
    сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть
    поселения, иная населенная территория) имеют право иметь собственную
    символику, в том числе и герб.



    3. Эмблема организации или товарный знак (знак
    обслуживания).     Эмблему организации или
    товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии
    с уставом (положением об организации).
    Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают на бланке, если
    на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
    Федерации или муниципального образования.



    4. Код организации.
    Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и
    организаций (ОКПО).
    Органы
    власти и управления проставляют код организации по Общероссийскому
    классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код по ОКПО включает 8 знаков.
    В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида
    документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в
    письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов –
    вверху справа, в кодовой зоне.
    5.
    Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
    Как было сказано выше, этот реквизит
    указывается в бланках писем в составе справочных данных. ОГРН юридического лица
    проставляется согласно документам, выдаваемым налоговыми органами.
    В соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О
    государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый
    государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного
    реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений утверждены
    постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. Согласно Федеральному
    закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил
    государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо
    записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц,
    зарегистрированных до 01.07.2002), является основным государственным
    регистрационным номером (ОГРН). Основной государственный регистрационный номер
    указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его
    наименованием. Юридическому лицу выдается свидетельство о внесении записи под
    соответствующим номером в Единый государственный реестр юридических лиц.
    ОГРН представляет собой тринадцатизначный цифровой код.
    6.
    Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
    (ИНН/КПП).     Сведения об
    идентификационном номере налогоплательщика/коде причины постановки на учет также
    проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
    Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) –
    это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет
    налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя,
    физического лица. Идентификационный номер
    налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы
    России, Минфина России и Банка России от 05.06.1995, 16.06.1995 № ВГ-4-12/25н,
    47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков
    при оформлении расчетно-платежных документов».
    ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий
    следующие сведения:
    – код государственной налоговой инспекции,
    которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);
    – порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);
    – контрольное число, рассчитанное по специальному
    алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (C).
    Налоговый
    орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на
    налоговый учет.
    Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в
    налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных
    случаях, предусмотренных законодательством.
    С 1 января 2000 г.
    организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в
    налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП), который
    представляет собой девятизначный цифровой код.
    7.
    Наименование организации.
    Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии
    с учредительными документами организации.
    Наименование организации должно включать:
    ·
    сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей
    организации, если она имеется;
    ·
    указание на организационно-правовую форму или характер деятельности
    организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд,
    государственное унитарное предприятие, государственное учреждение и т.д.);
    ·
    собственное индивидуальное название организации;
    ·
    сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных
    документах организации (сокращенное наименование помещают ниже полного в
    скобках);
    ·
    наименование филиала, территориального отделения, представительства,
    структурного подразделения организации, если оно является автором документа.
    Если документ готовится совместно двумя или более
    организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В
    этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и
    размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления.
    Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей
    организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают
    на одном уровне.
    8. Справочные данные об организации –
    реквизит, используемый только в
    бланках писем. Об изменениях в оформлении этого реквизита уже сказано: теперь в
    его состав включаются, кроме почтового адреса организации, номеров телефонов,
    факсов, телексов, адреса электронной почты, кода по ОКПО, также коды ОГРН и
    ИНН/КПП. Других изменений, по сравнению со стандартом 1997 г., нет. Напомним,
    что почтовый адрес организации в бланке должен оформляться в соответствии с
    Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства
    РФ от 26.09.2000 № 725), то есть его элементы должны располагаться в следующей
    последовательности:
    ·
    название улицы, номер дома, номер
    квартиры;
    ·
    название населенного пункта
    (города, поселка и т.п.);
    ·
    название области, края, автономного
    округа (области), республики;
    ·
    название страны (для международных
    почтовых отправлений);
    ·
    почтовый индекс.
    Стандарт не исключает возможности
    указания в составе справочных данных и других сведений, в частности адреса
    web-страницы
    в Интернете, номеров государственных лицензий, банковских реквизитов и др.
    9.
    Наименование вида документа.     В
    стандарте отмечено: наименование вида документа, составленного или изданного
    организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и
    должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
    Наименование вида документа указывается в бланке
    при его изготовлении, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др., или вносится в бланк
    при составлении документа. Наименование вида документа, как правило, печатается
    прописными буквами большего, чем в других реквизитах, размера.
    В бланках писем
    наименование вида и разновидности письма не указывается.
    10.
    Дата документа.     Как уже
    говорилось, в бланке документа содержится только отметка для проставления даты,
    которая вместе с отметкой для проставления регистрационного номера выглядит
    следующим способом:
    __________________ № ___________ (в угловом бланке)
    _____________
    № _______
    (в продольном бланке).
    Как и старый стандарт, ГОСТ Р 6.30-2003
    устанавливает два основных способа оформления даты:
    ·
    цифровой – в последовательности:
    день месяца, месяц, год: 05.04.2003;
    ·
    словесно-цифровой: 05 апреля 2003
    г.
    Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в
    обратной последовательности – год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует
    международному стандарту на оформление дат.
    11.
    Регистрационный номер документа.
    В бланках содержится отметка для внесения сведений о регистрационном номере
    документа. В стандарте содержится следующее положение: регистрационный номер
    документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по
    усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
    корреспонденте, исполнителях и др.
    Кроме того, в стандарте содержится указание о
    том, что регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более
    организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой их этих
    организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
    документе.
    Дата и регистрационный номер документа могут
    записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора. И
    дата, и регистрационный номер проставляются после подписания документа.

    12. Ссылка на регистрационный номер и дату
    документа.     Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки,
    указывающей место его расположения:
    На № __________ от ____________
    Конкретные сведения о документе вносятся при
    подготовке ответа на поступившее письмо.

    13. Место составления или издания документа.
    Положения, касающиеся этого реквизита, остались без изменений. Реквизит
    присутствует на общем бланке и бланке
    конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа
    содержатся в реквизите «Справочные данные об организации».
    Место составления или
    издания документа указывается с учетом принятого
    административно-территориального деления и включает только общепринятые
    сокращения (например: Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).
    Место составления или издания документа не
    указывается, если название территории, на которой располагается организация,
    входит в ее официальное наименование, например: «Московский государственный
    университет имени М.В. Ломоносова» (за исключением случаев, когда документ
    создается не в месте нахождения организации).
    В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения,
    представительства организации, указывается место нахождения последних.
    При продольном
    расположении реквизитов бланка место составления или издания документа
    указывается посередине строки между датой и регистрационным номером документа, а
    при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером
    документа, от края левого поля.

  10. LOLhsiz_kdjes+ Ответить

    Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.
    Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.
    При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
    • Государственный герб Российской Федерации;
    • герб субъекта Российской Федерации;
    • эмблема организации или товарный знак;
    • код организации;
    • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
    • идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);
    • код формы документа;
    • наименование организации;
    • справочные данные об организации;
    • наименование вида документа;
    • дата документа;
    • регистрационный номер документа;
    • ссылка на регистрационный номер и дату документа;
    • место составления или издания документа;
    • адресат;
    • гриф утверждения документа;
    • резолюция;
    • заголовок к тексту;
    • отметка о контроле;
    • текст документа;
    • отметка о наличии приложения;
    • подпись;
    • гриф согласования документа;
    • визы согласования документа;
    • оттиск печати;
    • отметка о заверении копии;
    • отметка об исполнителе;
    • отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
    • отметка о поступлении документа в организацию;
    • идентификатор электронной копии документа.
    Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.
    Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
    Каждый документ можно разделить на три основные части:
    1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
    2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
    3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).
    В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.
    При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.
    При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.
    Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.
    Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.
    «Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.
    Эмблема должна быть зарегистрирована официально.
    Товарный знак запрещается использовать другим лицам.
    Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
    Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
    «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
    «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
    Код формы документа.
    Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
    Пример оформления и расположения кода формы документа


    «Наименование организации», являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
    Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
    Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».
    Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
    Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
    Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
    Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

    «Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
    Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».
    Порядок написания адреса адресата:
    1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);
    2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
    3) название населенного пункта (города, поселка);
    4) название области, края, автономного округа, республики;
    5) страна (для международных почтовых отправлений);
    6) почтовый индекс;
    7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
    8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

    «Наименование вида документа», располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля – на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.
    «Дата» – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
    Датой документа является:
    1) дата его подписания или утверждения;
    2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
    Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.
    Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.
    «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».
    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
    Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.
    В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.
    На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
    Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
    «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа».
    Место составления или издания документа.
    Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:
    С. – Петербург г. Аткарск Саратовской обл.
    г. Георгиевск Ставропольского края с. Ивановка Мытищинского района Московской области.
    Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
    Самарская академия культуры и искусств
    Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.
    Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
    Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
    Минюст России
    Департамент информатизации и научно-технического обеспечения
    Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
    АО «Электроцентромонтаж»
    Главному бухгалтеру
    В. М. Кочергину
    Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
    При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
    Государственное учреждение
    Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
    Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
    Коваленко О. М.
    ул. Мира, д. 7, кв. 16,
    г. Липки, Советский р-н,
    Тульская обл., 301264
    Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
    Реквизит проставляется на бланке документа справа.
    Старайтесь направлять документ конкретному лицу.
    На документе может быть указано не более четырех адресов.
    Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова
    УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)
    1) наименования должности лица, утверждающего документ;
    2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
    УТВЕРЖДЕНО
    Генеральный директор
    ООО «Гранд»
    Подпись Н. К. Климов
    01.02. 2005.
    Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.
    Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

    Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.
    При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.
    При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.
    Резолюция.
    Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.
    Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
    Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
    И.С. Боткину
    Подготовить проект контракта к 26.12.2005
    Подпись 12.12.2005
    Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.
    Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; «чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста.
    Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.
    Заголовок располагается слева над текстом документа.
    Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.
    Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.
    В конце заголовка точка не ставится.
    Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.
    Отметка о постановке документа на контроль.
    Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
    Существует два вида срока исполнения документа:
    1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
    2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
    В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
    «Текст» – основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
    Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.
    Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей:
    1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;
    2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.
    Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).
    Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.
    В письмах используются следующие формы изложения текста:
    • от первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);
    • от первого лица множественного числа (просим, направляем);
    • от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).
    Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.
    Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.
    Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.
    В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.
    Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:
    Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.
    Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
    1) федеральные органы государственной власти;
    2) в органы государственной власти субъектов РФ;
    3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;
    4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.
    Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:
    Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
    Приложение:
    1. Контракт от 10.02.2004 № 21/3 на 4л. в 2 экз.
    2. Акт приема работ от 15. 10. 2004 № 17 на 2л. в 3 экз.
    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют таким образом:
    Приложение: письмо Росархива от 10.02.2004 № 01-3/78 и приложения к нему, всего на 5л.
    Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывают.
    Сами документы-приложения должны иметь: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись, например:
    Приложение № 2
    к приказу Минздрава России
    03.05.2003 № 98.
    В состав реквизита «подпись» входят:
    1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
    2) личная подпись;
    3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
    Например:
    Исполнительный директор Личная подпись В. М. Семенов
    ЗАО «Партнер»
    или на бланке:
    Исполнительный директор Личная подпись В.М. Семенов
    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
    Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
    Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.
    Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.
    B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).
    Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».
    Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:
    СОГЛАСОВАНО
    Генеральный директор
    ЗАО «Партнер»
    Личная подпись А.П. Рысков
    24.03.2005
    При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер
    СОГЛАСОВАНО
    Протокол собрания акционеров
    26.12.2005 № 6
    Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:
    При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер.
    СОГЛАСОВАНО
    Протокол собрания акционеров
    26.12.2005 № 6
    Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.
    Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.
    Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.
    Документ — визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
    Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:
    Директор завода «Красная заря»
    Подпись А.С. Антоненко
    29.12.2005
    Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:
    Замечания прилагаются
    Директор завода «Красная заря»
    Подпись А.С. Аноненко
    29.12.2005
    Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).
    Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
    «Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.
    Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.
    Печати бывают гербовыми и простыми.
    Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.
    Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.
    Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
    Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.
    Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:
    1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);
    2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;
    3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);
    4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;
    5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);
    6) справки, подтверждающие юридический факт;
    7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);
    8) бухгалтерские документы (наряды и др.);
    9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;
    10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
    11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках
    12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;
    13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);
    14) заявки на оборудование и т. д.;
    15) командировочные удостоверения;
    16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
    17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);
    18) штатные расписания и изменения к ним.
    Отметка о заверении копии документа.
    Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
    Верно
    Начальник отдела по связям с общественностью
    ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин
    29.12.2005
    Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
    Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.
    «Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:
    Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
    Ю.П. Кондратьева
    248 75 39 или
    Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39
    Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.
    Отметка об исполнении документа и направления его в дело.
    Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
    Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
    Помните!
    Реквизит включает в себя:
    • слово «В дело»;
    • номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
    • при отсутствии копии – ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;
    • подпись исполнителя документа;
    • дату проставления отметки.
    Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.
    В дело 13–45 за 2005 г.
    Подпись 24.01.2005
    Направлено письмо
    23.12.2005 № 01–11/201
    В дело 7–1 Подпись 24.12.2005
    Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005
    В дело 02-7
    Подпись 24.12.2005
    Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию.
    Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.
    Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

    Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
    «Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
    Приведем схему расположения основных реквизитов на угловом бланке.

  11. Mezilrajas Ответить

    Наименование организации (08)
    Автор документа должен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы.
    Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации. Сокращенное наименование организации или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собственным наименованием. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наименованием организации – автора документа.
    Справочные данные об организации (09)
    В состав реквизита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Государственный стандарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно – территориального деления.
    Группы цифр в номерах телефонов (факсов) разделяются дефисом.
    Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации – автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, номер электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.
    Наименование вида документа (10)
    Наименование вида документа регламентируется учредительными документами и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Должно отражать содержание документированного действия и компетенцию его автора. Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов кроме письма. Например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д.
    Дата документа (11)
    Дата документа является одним их основных реквизитов, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания, для документов, принимаемых коллегиальным органом, – дата его принятия, для утверждаемых документов – дата утверждения, для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.
    ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 3 способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, оформляются цифровым способом, арабскими цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. При этом Государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:
    а) день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2002.
    в) год, месяц, день месяца. Например: 2002.09.01.
    Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах.
    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 сентября 2002 г. в основном в документах финансового характера
    Регистрационный номер документа (12)
    Регистрационный номер документа или индекс проставляется при его регистрации в организации – авторе документа. Это условное (цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа), присеваемое ему при регистрации, который указывает место его составления (исполнения) и хранения. Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу в соответствии с принятой системой индексации и проставляется в одной строке рядом с реквизитом «Дата». Для внутренних документов (приказов, договоров) индексом является обычный порядковый номер в пределах календарного года.
    Для исходящих состоит из следующих частей:
    – индекс структурного подразделения, составляющего документ;
    – номер дела, куда подшивается копия отправленного документа;
    – порядковый номер регистрации.
    Например:№ 05-24/149 где 05 – номер структурного подразделения, 24– номер дела по номенклатуре, 149 – порядковый номер документа.
    Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
    Ссылка на индекс и дату входящего документа (13)
    Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим образом: На № 05-134/39 от 04.12.2006. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.
    Место составления или издания документа (14)
    Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административного – территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Например: Москва; г. Омск; с. Сосновка Любинского района Омской области.
    Адресат (15)
    Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, конкретные должностные или физические лица.
    Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих составных частей:
    – наименование учреждения, организации, предприятия (в и.п.);
    – наименование структурного подразделения (в и.п.);
    – указание должности получателя (в д.п.);
    – инициалы и фамилия (в д.п.);
    – почтовый адрес.
    Элементы почтового адреса в реквизите «Адресат» и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением правительства РФ от 26.09.2000 № 725.
    В соответствии с правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:
    – наименование адресата (физическое или юридическое лицо);
    – улица, № дома, № квартиры;
    – населенный пункт (город, поселок);
    – область, край, республика;
    – страна (для международных писем);
    – почтовый индекс.
    Например, адрес организации будет выглядеть следующим образом:
    Государственное учреждение
    Всероссийский научно-исследовательский
    институт документоведения и архивного дела
    Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
    Если письмо адресовано физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
    Чередову Ивану Ивановичу
    ул. Н. Чернышевского, д. 45, кв. 23,
    г. Омск, 644062
    При направлении документа в адрес организации фамилия его руководителя может быть корреспонденту не известна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже, и адресование оформляется следующим образом:
    Министерство финансов РФ
    Управление налоговой реформы
    При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, при этом инициалы должностного лица указываются перед фамилией, например:
    Министерство финансов РФ
    Начальнику Управления налоговой реформы
    Н.П. Громову
    При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должностного адресата. Например:
    Генеральному директору
    ОАО «Северные регионы»
    И.П. Матвееву
    При адресовании документов нескольким однородным учреждениям фамилии опускаются, а должности указываются обобщенно. Например:
    Ректорам вузов.
    Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
    Главному редактору
    Издательского дома
    «Медиадом»
    Н. В. Семиной
    Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:
    Начальникам производственных служб
    Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
    Гриф утверждения документа (16)
    Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: проставление на документе грифа утверждения или издание специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
    УТВЕРЖДАЮ
    Генеральный директор
    ЗАО «Текстиль»
    _______________ Л.Т. Шведов
    (подпись)
    14.05.2006
    Допускается в реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки.
    УТВЕРЖДАЮ
    Президент АО «Электрон»
    ___________ Л. В. Кузин
    «___» ___________2006
    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименованием утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
    Например:
    УТВЕРЖДЕН
    Протоколом Совета университета
    от 07.12.2004 № 15
    УТВЕРЖДЕНО
    приказом ВНИИДАД
    от 05.02.2005 № 85
    Гриф утверждения располагают справа над текстом в верхнем углу документа.
    Резолюция (17)
    Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». Допускается оформление резолюции на отдельном листе. В резолюции указывается фамилия и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Например:
    Лукашину Т. Р.
    Петровой И.К.
    Прошу подготовить смету
    и проект договора к 30.07.2002
    ____________ А. В. Фролов
    (личная подпись)
    10.07.2002
    Заголовок к тексту (18)
    Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях когда документ оформлен на бумаге формата А4. Заголовок к тексту – реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов.
    Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:
    Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения
    Приказ об увольнении
    Протокол заседания ученого совета
    Должностная инструкция секретаря
    Акт ревизии
    Письмо о заключении договора
    Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных интервала. Длина заголовка не более 5-ти строчек, не более 28 печатных знаков в строчке. Точку в конце заголовка не ставят.
    Отметка о контроле (19)
    Проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируются. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о контроле представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка текста.
    Текст документа (20)
    Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок текста».
    Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.
    Текст документа по структуре непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт, и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо).
    Текст документа составляют на русском языке или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.
    Тексты пишут только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти; органы государственной власти субъектов РФ; на предприятия; в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
    Тексты документов оформляются в виде трафарета, анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
    Отметка о наличии приложений (21)
    Отметка предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста, выше реквизита «подпись». Слово «приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Например:
    Приложение: на 3 л. в 2 экз.
    В распорядительных документах сведения о наличии приложения указываются в тексте. Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
    Приложение: 1. Контракт от 20.01.2005 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.
    2. Акт приема работ от 15.02.2005 № 8 на 1 л. в 4 экз.
    Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
    Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 №02-4/156 и приложение к нему всего на 30 л.
    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
    Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
    В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение” с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
    Приложение 2
    к приказу директора школы
    от 15.06.2006 № 319
    Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
    ПРИЛОЖЕНИЕ № 6
    к приказу Минздрава России
    от 05. 05. 2004
    Подпись (22)
    Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей).
    Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и другие ценностей; документы, изменяющие кредитные и другие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.
    В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке): личная подпись: расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
    Например:
    Генеральный директор
    АО «Сибирские системы»Личная подпись А. А. Борисов
    или на бланке:
    Генеральный директорЛичная подписьА. А. Борисов
    Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
    Исполнительный директор
    ЗАО «Сибирь»Личная подпись П. И. Иванов
    При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
    Если документ подготовлен двумя организациями, и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагаются двумя группами на одном уровне, например:
    Генеральный директор
    завода «Полет»
    ____________ М.В. Николаев
    (подпись)
    Генеральный директор
    завода «Сатурн»
    ______________С.П. Сидоров
    (подпись)
    В таком случае документы оформляются не на бланках и подписывают столько экземпляров документов, сколько организаций принимало участие в их разработке.
    Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одна под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
    Например:
    Директор института Личная подпись А.Д. Лакеенков
    Главный бухгалтер Личная подпись Л. Д. Жукова
    Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.
    Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и члены комиссии. В таком документе, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
    Председатель комиссии Личная подпись А. А. Николаев
    Члены комиссии Личная подпись Н. Ф. Егорова
    Личная подпись А. С. Васильев
    Личная подпись О. И. Рысков
    Гриф согласования документа (23)
    Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.
    Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы другой, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ, включая наименование организации, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты.
    Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева. Например:
    СОГЛАСОВАНО
    Начальник Управления
    административного
    и финансового обеспечения
    __________ Ф.М. Лужин
    20.09.2002
    Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:
    СОГЛАСОВАНО
    Протокол заседания профкома
    от 30.11.2006 №12
    СОГЛАСОВАНО
    Письмо Росархива
    от 12.09.2006 № 12/135
    Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.
    Виза согласования (24)
    Согласование документов в пределах одной организации (внутреннее согласование) оформляется визой. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:
    Начальник юридического отдела
    ____________ М.Л. Гринберг
    (личная подпись)
    05.09.2006
    На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.
    Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
    Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
    При наличии замечаний к документу визу оформляют следующем образом:
    Замечания прилагаются
    Начальник юридического отдела
    _____________ М.Л. Гринберг
    (личная подпись)
    05.09.2006
    Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
    Оттиск печати (25)
    Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц, подтверждающих расследование денежных средств и материальных ценностей и др.
    Отметка о заверении копии (26)
    Копия документа – воспроизведение всех его реквизитов. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Заверяют копии работники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизита «подпись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты. Например:
    Верно
    Инспектор отдела кадров Личная подпись М. Ю. Тимошина
    30. 05. 2006
    В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копий удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати обязательно, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия, и др.).
    Отметка об исполнителе (27)
    Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно изготовил этот документ.
    Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
    Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:
    – фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;
    – имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.
    Например:
    Сидоркин
    65 44 23
    Илья Ильич Сидоркин
    65 44 23
    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)
    Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Реквизит содержит в себе следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
    Отметка о поступлении документа в организацию (29)
    В правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер (очередной порядковый) и дата получения документа в организации, которой документ был адресован (при необходимости – часы и минуты). Отметка о поступлении документа проставляется от руки или для этой цели используются штампы. В штампах указываются наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления. Например:
    27.06.2006 Вх. № 14
    Идентификатор электронной копии (30)
    Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии является отметка (колонтитул), проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковое данные, установленные в автоматизированной системе обработке документов данной организации. Например:
    С:\ Мои документы \ RASP.3РТ4. DOC , где С – диск, Мои документы – наименование папки, RASP – вид документа, 3РТ4 – группа заочного отделения, DOC – формат.
    2.3. СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
    Рис. 1 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

    Рис. 2 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
    2.4. Формуляр-образец документа
    Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки и т.д.
    Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.
    Формуляр-образец– это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. Это модель унифицированной формы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей расположению на стандартном формате бумаги А4 (210х297 мм). На основе формуляра-образца строятся бланки документов. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной модели.

  15. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *