Что означает пометка штамп на документах для служебного пользования?

14 ответов на вопрос “Что означает пометка штамп на документах для служебного пользования?”

  1. AJIbTEP Ответить

    13.11. Снятие копий и изготовление выписок с документов с пометкой “Для служебного пользования” производятся с письменного разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ, или руководителя структурного подразделения в адрес которого поступил документ или отписан руководителем исполнительного органа государственной власти, ведущего собственное делопроизводство. В этом случае на свободном месте титульного или последнего листа, а при отсутствии свободного места на обратной стороне последнего листа, ставится виза руководителя с указанием лицу, ответственному за учет и хранение документов с пометкой “Для служебного пользования”, о том, сколько снять копий или сделать выписок, и каких пунктов документа, и куда отправить.
    Исполнитель учитывает копии или выписки за новыми учетными номерами и делает отметку в документе, с которого снимал копии или делал выписки, о том, сколько снято копий (сделано выписок из каких пунктов документа), за какими номерами они учтены и дату.
    Например:
    Ивановой Л.И.
    1. Сделать одну копию и направить в Комитет по финансам администрации Белоярского района.
    2. Сделать выписку с пунктов 1-4,7 и выслать в Департамент транспорта и связи автономного округа.
    3. Подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата.
    _____________________________
    Сняты 2 копии. Учтены за N 17/4 дсп
    Сделана одна выписка с пунктов 1-4,7 учтена за N 17/5 дсп.
    Подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата

  2. GOLF 6 Ответить

    1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
    акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
    сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
    описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
    порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
    решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
    сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
    документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

  3. Terra73 Ответить

    – “Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти”. Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233
    1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
    1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.
    1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
    1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
    2.1. Необходимость проставления пометки “Для служебного пользования” на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
    2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
    2.3. Документы с пометкой “Для служебного пользования”:
    – печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
    – учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка “ДСП”;
    – передаются работникам подразделений под расписку;
    – пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
    – размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
    – хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
    – 188 Указом Президента (Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 “Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера”)

  4. prophserg Ответить


    ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ
    ИНСТРУКЦИЯ
    о порядке обращения с документированной
    служебной информацией
    ограниченного распространения
    в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.
    Москва
    2000
    1. Общие положения
    1.1. Настоящая Инструкция
    определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными
    носителями* информации (далее – документами), содержащими служебную
    информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях,
    предприятиях и т.д. (далее организациях).
    * Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с
    иными материальными носителями служебной информации ограниченного
    распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители
    информации).
    Инструкция не
    распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения,
    составляющие государственную тайну.
    Правила работы с секретными
    документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в
    министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена
    Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).
    1.2. К документированной
    служебной информации ограниченного распространения относится несекретная
    информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение
    которой диктуются служебной необходимостью.
    Необходимость присвоения
    документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется
    исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в
    соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо
    относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем
    организации).
    Документированная служебная
    информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и
    распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений
    Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не
    подлежит разглашению.
    1.3. К документированной
    служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
    акты законодательства,
    устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций,
    общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок
    их реализации;
    сведения о чрезвычайных
    ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая,
    гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая,
    санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения
    безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а
    также производственных объектов;
    описание структуры органа
    исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также
    его адрес;
    порядок рассмотрения и
    разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
    решения по заявлениям и
    обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
    документы, накапливаемые в
    открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для
    реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
    1.4. Руководители структурных
    подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об
    отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного
    распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого
    решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а
    также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения
    и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.
    1.5. Документированная служебная
    информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации
    или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).
    1.6. За разглашение
    документированной служебной информации ограниченного распространения, а также
    нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию,
    сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной
    предусмотренной законодательством ответственности.
    1.7. Контроль за осуществлением
    учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом
    «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие
    подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.)*.
    * В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами
    документационного обеспечения.
    1.8. Сотрудники организаций,
    имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного
    пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией,
    устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного
    распространения в организации.
    Сотрудникам (исполнителям),
    работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается
    сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах
    и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.
    1.9. При работе с документами
    «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной
    инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и
    разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
    организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
    документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их
    оформления.
    2. Порядок приема и учета документов и изданий
    2.1. Прием и учет (регистрация)
    документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же
    структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной
    документации.
    2.2. Вся поступающая в
    организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и
    вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом
    проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также
    наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
    В случае отсутствия в
    конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к
    ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается
    отправителю.
    Ошибочно поступившие
    документы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.
    2.3. В нерабочее время документы
    и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации,
    которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы
    документационного обеспечения.
    Запрещается доставлять в
    нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не
    имеющие постоянных дежурных.
    2.4. Регистрации подлежат все
    входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного
    пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания
    (книги, журналы, брошюры) – по экземплярам.
    Документы с грифом «ДСП»
    учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме
    таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными
    документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа
    проставляется отметка «ДСП».
    Требование однократности
    регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного
    пользования».
    Учет документов и изданий
    «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или
    в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с
    грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.
    Движение документов и
    изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах
    или на карточках.
    2.5. На каждом
    зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям
    «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются
    наименование организации, регистрационный номер документа и дата его
    поступления.
    2.6. Тираж издания «Для
    служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним
    входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).
    Дополнительно размноженные
    экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа
    (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в
    учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится
    от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
    3. Размножение и рассылка (отправка) документов и
    изданий
    3.1. Документы с грифом «ДСП»:
    печатаются специалистом
    службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий
    отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом
    «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом
    работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей
    (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с
    документами с грифом «ДСП»;
    печатаются с указанием на
    лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого
    экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и
    номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата
    печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.
    Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации
    специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему
    их учет;
    передаются специалистам
    структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с
    грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому,
    осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения
    организации;
    пересылаются сторонним
    организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными
    почтовыми отправлениями;
    не могут передаваться по
    незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а
    также по электронной почте;
    3.2. Отпечатанные и подписанные
    документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами
    передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и
    варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения
    записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата.
    Подпись».
    3.3. На исходящих документах (в
    необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную
    информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра
    проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и
    титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к
    таким документам.
    При необходимости
    направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется
    указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых
    документов всем адресатам.
    Указатель рассылки
    подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения
    организации, готовившего документ (предварительно согласованный с
    соответствующим заместителем руководителя организации).
    3.4. Размножение документов и
    изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с
    письменного разрешения руководства организации и под контролем службы
    документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов
    осуществляется по экземплярам.
    Документы и издания «Для
    служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть
    размножены только с их согласия.
    3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования»
    должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать
    конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.
    3.6. На упаковке (конверте)
    указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных
    документов с добавлением отметки «ДСП», например:
    ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010,
    Москва, К–10, Организация п/я У–087,
    № 378/ДСП, № 456/ДСП.
    ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898,
    г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.
    Запрещается указывать
    фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования
    структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для
    служебного пользования».
    4. Группировка исполненных документов в дела
    4.1. Документы с грифом «Для
    служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их
    группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.
    В номенклатуру дел в
    обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы
    и издания с грифом «Для служебного пользования».
    4.2. Документы с грифом «Для
    служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости
    допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными
    документами по одному и тому же вопросу.
    В случаях, когда в
    организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел
    (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и
    без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в
    дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами
    «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:
    Индексы дел                                Заголовки дел
    1–1                                                Приказы по основной
    деятельности
    1–1/ДСП                                       То же.
    При включении документа с
    грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не
    имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного
    пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего
    года.
    В организациях, в
    деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного
    пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела,
    которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого
    дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел
    проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).
    4.3. По окончании
    делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования»
    просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости,
    принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы
    постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое
    получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру
    дел.
    Если в дело «Документы «Для
    служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения,
    оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по
    максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в
    графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным
    сроком хранения.
    4.4. Дела с документами «Для
    служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока
    хранения должны иметь внутренние описи.
    5. Использование документов, дел и изданий.
    Снятие с дел грифа «Для служебного пользования»
    5.1. К работе с делами «Для
    служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение
    должностные лица, а к документам – согласно указаниям, содержащимся в
    резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).
    Категории работников,
    допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по
    научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и
    т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).
    5.2. Запрещается пользоваться
    сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых
    выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и
    телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках,
    демонстрировать их на стендах и т.д.
    5.3. Представители других
    организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного
    пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных
    подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии
    письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы
    выполняемого задания.
    5.4. Дела и издания «Для
    служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку
    в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).
    5.5. Снятие рукописных,
    машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий
    «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с
    разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).
    Снятие копий для сторонних
    организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на
    основании письменных запросов с разрешения руководителя организации
    (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.
    5.6. Дела постоянного и
    временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически
    просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.
    Просмотр осуществляется при
    передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе
    хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного
    срока хранения к передаче в государственный архив.
    Решение вопроса о снятии
    грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном
    порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы
    документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа
    (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.
    Решение комиссии оформляется
    составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем
    организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного
    пользования» снимается.
    Один экземпляр акта вместе с
    делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения – в
    государственный архив.
    5.7. На обложках дел гриф «Для
    служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты
    и номера акта, послужившего основанием для его снятия.
    5.8. При снятии грифа «ДСП» на
    документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки
    и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
    6. Отбор документов, дел и изданий для хранения и
    к уничтожению
    6.1. Проведение экспертизы
    научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования»
    рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с
    требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные
    правила работы ведомственных архивов, раздел 3).
    6.2. Дела из структурных
    подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом
    дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись
    (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.
    6.3. Дела «Для служебного
    пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в
    установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них
    документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).
    6.4. Отобранные к уничтожению дела
    «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие
    практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий
    акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в
    графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП»
    (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой
    на соответствующий акт.
    7. Обеспечение сохранности документов, дел и
    изданий. Проверка их наличия
    7.1. Документы, дела и издания
    «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно
    запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы
    надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила
    работы ведомственных архивов, раздел 5).
    7.2. Выданные для работы дела
    «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного
    обеспечения или архив в тот же день.
    Отдельные дела «Для
    служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного
    обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для
    выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения
    правил хранения.
    7.3. Передача документов, дел и
    изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только
    через службу документационного обеспечения организации.
    7.4. Запрещается изъятие из дел
    или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела
    в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица,
    осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях
    делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.
    Запрещается выносить
    документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений
    для работы с ними на дому.
    7.5. При смене в организации
    специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт
    приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы
    документационного обеспечения организации.
    7.6. Проверка наличия
    документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации,
    проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом
    руководителя организации. В состав комиссий включается специалист,
    ответственный за учет и хранение этих документов.
    В архиве организации
    проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного
    раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.
    7.7. О фактах утраты документов,
    изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения
    информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность
    соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и
    назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
    Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации,
    назначившему комиссию.
    На утраченные документы,
    издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на
    основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
    Приложение
    1
    к п. 2.4.
    КАРТОЧКА
    регистрации документов и изданий с грифом «Для служебного пользования»

  5. alexandr270483 Ответить

    Справка
    В целях оказания методической помощи территориальным органам ФАС России и в соответствии с пунктом 61 Плана оказания методической помощи территориальным органам ФАС России в 2010 году, утвержденным приказом ФАС России от 31.03.2010 N 146 приказываю:
    1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по обращению с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (ДСП), в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы (ФАС России).
    2. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя руководителя ФАС России Субботина П.Т.
    Руководитель
    И.Ю. Артемьев

    Методические рекомендации
    по обращению с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (ДСП), в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)
    (утв. приказом Федеральной антимонопольной службы от 30 декабря 2010 г. N 759)

    1. Общие положения

    1.1. Методические рекомендации по обращению с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (ДСП), в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы (далее – Методические рекомендации) разработаны в соответствии с Планом оказания методической помощи территориальным органам ФАС России в 2010 году, утвержденным приказом ФАС России от 31.03.2010 N 146.
    1.2. Методические рекомендации рассчитаны на применение работниками территориальных органов ФАС России, работающими с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (ДСП), в части уточнения процедур, указанных в Инструкции о порядке обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера ФАС России и ее территориальных органах, утвержденной приказом ФАС России от 18.03.2005 N 45 (далее – Инструкция).
    1.3. При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации и архивного дела:
    – Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1) ст. 3448).
    – Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ “О персональных данных” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3451; 2009 N 48, ст. 5716; 2009, N 52 (ч. 1), ст. 6439).
    – Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ “Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776).
    – Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 “Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера” (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).
    – Постановление Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 “Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти” (собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006 N 52, ст. 5587).
    – Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 “Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060).
    1.4. Основные понятия, используемые в Методических рекомендациях:
    делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в территориальных органах ФАС России;
    документ – официальный документ, созданный территориальным органом ФАС России, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот территориального органа ФАС России;
    реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
    подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
    копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
    документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
    регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
    конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;
    гриф “для служебного пользования” (ДСП) – гриф, проставляемый на документах, содержащих сведения ограниченного распространения;
    номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в территориальном органе ФАС России с указанием сроков их хранения;
    дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности территориального органа ФАС России;
    1.4. Порядок работ с документами ограниченного распространения в территориальных органах ФАС России определен Инструкцией.
    Требования Инструкции распространяются на порядок обращения со всеми материальными носителями служебной информации конфиденциального характера (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.).

    2. Порядок принятия решения об отнесении документов территориального органа ФАС России к категории “Для служебного пользования”

    2.1. К категории “Для служебного пользования” могут быть отнесены входящие, исходящие и внутренние документы территориального органа, содержащие конфиденциальную информацию.
    Право отнесения входящих документов к категории “Для служебного пользования” имеют:
    – руководители организаций, физические лица, направившие свои документы в территориальный орган ФАС России;
    – руководитель территориального органа ФАС России.
    В первом случае входящие документы должны быть оформлены надлежащим образом: в правом верхнем углу документа или в тексте письма (сопроводительного письма) должна быть соответствующая отметка о том, что документ содержит сведения конфиденциального характера (грифы и отметки): “для служебного пользования”, “коммерческая тайна”, “служебная тайна”, “конфиденциально”, “банковская тайна”, “налоговая тайна”, “нотариальная тайна”, “врачебная тайна”, “адвокатская тайна”, “ограниченного распространения” и т.д. Право снятия грифа “Для служебного пользования” имеет только корреспондент, направивший данный документ в территориальный орган ФАС России, в письменном виде.
    Если данная отметка проставлена на приложении к документу, то данному документу также присваивается гриф “ДСП”.
    Руководитель территориального органа ФАС России также может принять решение об отнесении полученной информации к категории “Для служебного пользования” при отсутствии надлежащей отметки на самом входящем документе. В этом случае решение руководителя территориального органа ФАС России оформляется письменно в виде резолюции на документе. Право отмены данного решения имеет только руководитель территориального органа ФАС России либо руководитель (заместитель руководителя) ФАС России.
    Право отнесения исходящих и внутренних документов к категории “Для служебного пользования” имеет только руководитель территориального органа ФАС России.
    Если инициатором данного решения является исполнитель, то вместе с проектом исходящего или внутреннего документа он направляет служебную записку с обоснованием такого решения, подписанную начальником отдела, руководителю территориального органа ФАС России для принятия окончательного решения.
    Снять гриф “Для служебного пользования” с исходящего или внутреннего документа может только руководитель территориального органа ФАС России или руководитель (заместитель) руководителя ФАС России.
    2.2. Не могут быть отнесены к категории “Для служебного пользования” следующие документы:
    нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
    сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
    описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
    порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
    решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
    сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
    документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

    3. Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией конфиденциального характера

    3.1. Прием, регистрацию, учет и контроль исполнения конфиденциальных документов в территориальном органе ФАС России осуществляет федеральный государственный гражданский служащий, назначенный приказом руководителя территориального органа ФАС России (далее – ответственный за конфиденциальное делопроизводство). При его длительном отсутствии данные обязанности распоряжением руководителя территориального органа ФАС России временно возлагаются на другого федерального государственного гражданского служащего. При этом осуществляется передача документов от одного ответственного за конфиденциальное делопроизводство другому и оформляется акт приема-передачи дел и документов.
    При вскрытии поступивших в территориальный орган ФАС России конвертов с конфиденциальными документами проверяется целостность конвертов, наличие в них документов и приложений к документам.
    При поступлении поврежденного конверта или документа, при обнаружении признаков вскрытия конверта, отсутствии документов, указанных в описи, или при отсутствии приложений, указанных в документе, составляется акт (приложение N 1). Акт составляется в двух экземплярах, подписывается ответственным за конфиденциальное делопроизводство и его непосредственным начальником. При этом обязательно указываются должности федеральных государственных гражданских служащих, подписавших акт, и ставится печать территориального органа ФАС России. Один экземпляр акта высылается корреспонденту, а второй экземпляр подшивается в дело в территориальном органе ФАС России. Неправильно оформленные конфиденциальные документы (без подписи корреспондентов, без обозначенных в данном документе приложений и т.п.) возвращаются корреспонденту одновременно с актом. При этом на конверте, в которых данные документы возвращаются корреспонденту, в правом верхнем углу делается пометка “конфиденциально”.
    Конверты с конфиденциальной информацией, адресованные руководителю территориального органа ФАС России с пометкой “лично” не вскрываются, а передаются адресату.
    При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ответственным за конфиденциальное делопроизводство делается надпись: “Документ поступил в поврежденном виде”.
    На подлежащем регистрации конфиденциальном документе ответственный за конфиденциальное делопроизводство на лицевой стороне первого листа документа в нижнем правом углу ставит регистрационный штамп с указание наименования территориального органа ФАС России, входящего номера, даты регистрации и количества листов. Входящие конфиденциальные документы регистрируются валовым входящим номером, после которого проставляется индекс “ДСП”. На том же листе сверху проставляется штамп “Для служебного пользования”.
    Основания для регистрации документа как документа, содержащего конфиденциальную информацию, изложены в пункте 2.1. Методических рекомендаций.
    После регистрации конфиденциальные документы передаются на доклад руководителю территориального органа ФАС России. Руководитель просматривает данные документы и принимает по ним решения, фиксируемые в резолюциях, проставленные непосредственно на самом документе. Здесь же может быть указан и срок исполнения данного документа. Если конкретный срок не указан, то документ подлежит исполнению в сроки, указанные в инструкции по делопроизводству территориального органа ФАС России.
    При ведении в территориальном органе ФАС России делопроизводства в системе электронного документооборота, для облегчения поиска поступившего документа, на документы конфиденциального характера могут заполняться электронные учетные карточки входящих документов с неполным составом заполняемых реквизитов: указывается дата поступления документа, входящий номер (с индексом “ДСП”), дата документа и исходящий номер документа, поступившего в территориальный орган ФАС России и корреспондент. Резолюция руководителя территориального органа ФАС России в электронной карточке также не фиксируется.
    Полная регистрация входящих конфиденциальных документов ведется в журнале учета водящей конфиденциальной корреспонденции (приложение N 2).
    Журнал регистрации и учета входящей корреспонденции прошивается и опечатывается, листы в нем нумеруются. Журнал регистрируется как внутренний документ “для служебного пользования” (см. раздел 4 Методических рекомендаций). Запись в данный журнал ведется вручную синей или черной ручкой только ответственным за конфиденциальное делопроизводство или государственным служащим, временно исполняющим (по распоряжению руководителя территориального органа ФАС России) его обязанности.
    В первой графе данного журнала указывается номер записи по порядку.
    Во второй графе журнала указывается водящий номер (регистрационный номер с индексом “ДСП”) и дату регистрации в территориальном органе ФАС России поступившего документа. Если документу присвоен статус конфиденциальной информации по распоряжению руководителя территориального органа ФАС России, то в данную же графу заносятся реквизиты данного поручения: дата и регистрационный номер, а поручение подшивается к данному документу.
    В третью графу вносятся сведения об отправителе письма: название (для юридических лиц), фамилия, имя, отчество и почтовый адрес (для физических лиц).
    Четвертая графа содержит сведения об исходящем номере отправителя и дате регистрации письма отправителем. В эту же графу вносится и номер экземпляра, если он указан на самом письме.
    Пятая графа журнала содержит сведения о грифах и пометках на данном документе, при этом допускаются сокращенные обозначения: коммерческая тайна – КТ, служебная тайна – СТ, для служебного пользования – ДСП, конфиденциально – конф., банковская тайна – БТ, налоговая тайна – НТ и т.д. В шестую графу вносится краткая информация о содержании документа.
    В седьмой графе указывается количество поступивших в территориальный орган ФАС России экземпляров данного документа и количество листов одного экземпляра.
    В восьмую графу заносится резолюция (поручение) руководителя территориального органа ФАС России), дата резолюции и срок исполнения данного документа, если он конкретно указан в резолюции (поручении).
    В девятой графе журнала обозначается конкретный исполнитель данного документа (фамилия, имя отчество), и в каком структурном подразделении территориального органа ФАС России он работает. В этой же графе данный государственный служащий расписывается за получение данного документа и ставит дату его получения.
    Десятая графа содержит сведения об исполнении данного документа: исходящий номер и дату ответа территориального органа ФАС России на данный документ.
    Передача конфиденциальных документов из одного структурного подразделения территориального органа ФАС России в другое разрешается только с письменного согласия руководителя территориального органа ФАС России с обязательной отметкой и под роспись в журнале регистрации и учета входящей конфиденциальной корреспонденции.
    3.2. Конфиденциальные документы, предназначенные внешним корреспондентам, после подписания руководителем территориального органа ФАС России, передаются для регистрации и отправки ответственному за конфиденциальное делопроизводство (основания для отнесения данного документа к конфиденциальной информации см. пункт 2.1. Методических рекомендаций). При этом на лицевой стороне первого листа документа в правом верхнем углу делается соответствующая пометка:
    Для служебного пользования
    Экз. N ____________
    Номера экземпляров присваивает ответственный за конфиденциальное делопроизводство при регистрации данного документа. Если документ предназначен для отправки только в один адрес, то N 1 присваивается оригиналу документа, N 2 присваивается визовой копии, которая подшивается в дело соответственно номенклатуре дел территориального управления ФАС России. В случае если требуется рассылка данного документа, то количество экземпляров исходящего документа определяется исполнителем по согласованию с руководителем территориального органа ФАС России. Если корреспондентов не более четырех, то они указываются на бланке исходящего конфиденциального документа. Если корреспондентов пять и более, то составляется указатель рассылки, согласованный с руководителем территориального органа ФАС России, а на бланке указывается обобщенное наименование корреспондентов:
    В страховые организации
    (по списку)
    Каждый экземпляр оригинала исходящего письма получает свой порядковый номер экземпляра, о чем делается соответствующая отметка в указателе рассылки. Последний номер экземпляра присваивается визовому экземпляру. Указатель рассылки подшивается в дело вместе с визовым экземпляром.
    На конверте отправляемого конфиденциального документа проставляется штамп “Для служебного пользования”.
    Исходящий конфиденциальный документ регистрируется ответственным за конфиденциальное делопроизводство в соответствии с правилами, предусмотренными инструкцией по делопроизводству территориального органа ФАС России, при этом после исходящего номера проставляется индекс “ДСП”.
    При ведении в территориальном органе ФАС России делопроизводства в системе электронного документооборота, для облегчения поиска исходящего документа, допускается заполнение электронной карточки на конфиденциальный документ с неполным набором реквизитов: дата регистрации, исходящий номер (с индексом “ДСП”), номер бланка и корреспондент.
    Данные об исходящих документах, подготовленных на основании конфиденциальных документов, но не имеющих при этом грифа “Для служебного пользования” вносятся в электронную карточку также, при этом в поле карточки “примечания” ставится индекс “ДСП”, указывающий на основание сокращенной записи.
    Полная регистрация исходящих конфиденциальных документов ведется в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции (приложение N 3).
    Журнал регистрации и учета исходящей корреспонденции прошивается и опечатывается, листы в нем нумеруются. Журнал регистрируется как внутренний документ “для служебного пользования” (см. раздел 4). Запись в данный журнал ведется вручную синей или черной ручкой только ответственным за конфиденциальное делопроизводство или государственным служащим, временно исполняющим (по распоряжению руководителя территориального органа ФАС России) его обязанности.
    В первой графе данного журнала указывается номер записи по порядку.
    Во второй графе проставляются присвоенный письму исходящей номер и дата регистрации документа.
    В третьей графе дается связка с входящим документом, на основании которого подготовлен регистрируемый исходящий документ, указываются входящий номер и дата регистрации входящего документа.
    В четвертой графе “получатель” указываются: название адресата (для юридических лиц), фамилия, имя, отчество (для физических лиц) и адрес, по которому был отправлен исходящий конфиденциальный документ. Если была осуществлена рассылка документа по нескольким адресам, то в данной графе указывается не более четырех корреспондентов, если корреспондентов больше, то делается отметка о рассылке в несколько (указывается количество) адресов и указывается обобщенное наименование корреспондентов, указанное на бланке исходящего документа.
    В пятой графе указывается краткое содержание исходящего документа.
    Шестая графа содержит сведения о количестве подготовленных экземпляров и количестве листов в одном экземпляре.
    В седьмой графе указывается структурное подразделение территориального органа ФАС России, подготовившее исходящий конфиденциальный документ, фамилия, имя отчество исполнителя, дата передачи документа на регистрацию и подпись исполнителя.
    В восьмой графе указывается вид отправки документа, при этом допускается употребление сокращенных наименований: заказное письмо – з/п, ценная бандероль – ц/б, курьерская доставка – к/д, фельдсвязь – ф/с. В этой же графе, при отправке конфиденциального документа курьерским способом, указываются фамилия, имя отчество курьера, дата отправки и подпись курьера, а также делается отметка о вручении документа корреспонденту.
    Конфиденциальные документы отправляются получателю заказными или ценными почтовыми отправлениями с уведомлением о вручении адресату, фельдъегерской связью и способом курьерской доставки.
    Отправка конфиденциальных документов способом факсимильной связи и по каналам электронной почты запрещена.
    При отправке конфиденциального документа способом курьерской доставки работник, ответственный за конфиденциальное делопроизводство, передает конверт курьеру в запечатанном виде под роспись в журнале регистрации и учета исходящей корреспонденции с реестром доставки, в котором получатель расписывается в получении документа с указанием своей фамилии, инициалов и даты получения документа, о чем делается соответствующая запись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.
    Почтовые карточки-уведомления о вручении конфиденциальных документов после их возвращения подшиваются к визовым копиям соответствующих конфиденциальных документов.

    4. Порядок учета и регистрации внутренних документов для служебного пользования, их прохождение в территориальном органе ФАС России

    Внутренние конфиденциальные документы (приказы, распоряжения, протоколы, служебные и докладные записки и т.д.) регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство в журнале учета и регистрации внутренних документов “ДСП” (приложение N 4) после принятия решения о присвоении документу категории “ДСП”.
    Регистрационный номер конфиденциальных внутренних документов территориального органа ФАС России состоит из букв “вн.” (внутренний), цифры – номера региона, далее через знак дроби указывается порядковый номер регистрируемого документа (в соответствующем данному виду документа журналу регистрации). Порядковый номер начинается с буквы “К”, которая означает, что данный документ относится к конфиденциальным документам. В соответствующем данному виду документов журналу регистрации (например, журнал регистрации приказов) делается отметка о том, что данный документ отнесен к категории “ДСП” и дается неполный набор реквизитов: дата регистрации и регистрационный номер.
    В правом верхнем углу первого листа зарегистрированного внутреннего документа проставляется штамп с отметкой “ДСП”, на штампе указывается регистрационный номер, дата регистрации, номер экземпляра, количество экземпляров и количество листов одного экземпляра.
    Полная регистрация данных документов ведется в журнале регистрации и учета внутренних документов ДСП.
    Журнал регистрации и учета внутренних документов ДСП прошивается и опечатывается, листы в нем нумеруются. Журнал также регистрируется как внутренний документ “для служебного пользования”.
    В первой графе данного журнала указывается порядковый номер регистрируемого конфиденциального документа.
    Вторая графа указывает дату регистрации данного документа в журнале регистрации и учета внутренних документов ДСП.
    В третьей графе проставляется регистрационный номер данного документа, составленный в соответствии с правилами, изложенными выше.
    В четвертую графу заносится название документа и его краткое содержание.
    Пятая графа журнала содержит сведения о количестве экземпляров и количестве листов в одном экземпляре.
    В шестой графе указывается название структурного подразделения, подготовившего данный документ, фамилия, имя, отчество и подпись исполнителя.
    В седьмой графе указывается фамилия, имя, отчество получателя данного документа, его подпись и дата получения.
    Передача конфиденциальных документов из одного структурного подразделения территориального органа ФАС России в другое разрешается только с письменного согласия руководителя территориального органа ФАС России с обязательной отметкой и под роспись в журнале регистрации и учета внутренних документов ДСП.

    5. Ведение делопроизводства на совещаниях при обсуждении документов, содержащих сведения конфиденциального характера

    Решение о необходимости проведения совещания, месте его проведения и составе участников принимается руководителем территориального органа ФАС России.
    Всем документам, разработанным и принятым на совещании, а также рабочим тетрадям, в которых велись записи обсуждаемых вопросов, присваивается категория “Для служебного пользования”. Они регистрируются как внутренние документы в журнале регистрации и учета внутренних документов ДСП (см. раздел 4 Методических рекомендаций).
    Проносить на совещания, где обсуждаются документы, содержащие сведения конфиденциального характера, фото, аудио, видео оборудование, мобильные телефоны, радиопередающие устройства и другие технические средства с возможностями записи и передачи информации, запрещается.

    6. Учет, хранение конфиденциальных документов и обеспечение защиты конфиденциальной информации

    6.1. Систематизация документов конфиденциального характера и формирование из них дел производится согласно номенклатуре дел территориального органа ФАС России, составляемой ежегодно в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в территориальном органе ФАС России. При этом документы конфиденциального характера подшиваются в дела согласно номенклатуре дел, делу присваивается индекс согласно номенклатуре и через косую черту к индексу ставится дополнительный индекс “ДСП”. В правом верхнем углу обложки дела ставится штамп “Для служебного пользования”
    Документы конфиденциального характера, поступившие в связи с рассмотрением дел об административных правонарушениях, о нарушении антимонопольного законодательства также помещаются в отдельные тома, которым присваивается гриф “Для служебного пользования”.
    Документы конфиденциального характера, поступившие в территориальный орган ФАС России во время проведения проверки хозяйствующего субъекта, подшиваются в отдельное дело, которому присваивается гриф “Для служебного пользования”. Данное дело регистрируется в журнале регистрации и учета внутренних документов ДСП.
    Дела с конфиденциальными документами и журналы их учета хранятся у начальника территориального органа ФАС России в запираемых опечатываемых шкафах или сейфах. Листы в делах нумеруются простым карандашом по мере их поступления в дело. К делам составляется внутренняя опись, в которую документы вносятся также в хронологической последовательности их поступления (приложение N 5).
    6.2. Конфиденциальные документы печатаются на компьютере, не связанном с локальными и внешними компьютерными сетями, и расположенном в отдельном помещении. Работа ведется на отдельном диске, который по окончанию работы форматируется.
    Копии электронных текстов конфиденциальных документов могут быть перенесены на другие электронные носители только с письменного согласия руководителя территориального органа ФАС России, при этом в электронном тексте проставляется пометка “ДСП”. Данные копии хранятся вместе с сопроводительными документами и используются так же, как и документы на бумажных носителях.
    Черновики и варианты конфиденциальных документов на бумажных носителях передаются вместе с оригиналом документа при его регистрации ответственному за конфиденциальное делопроизводство, который уничтожает их, о чем делает пометку в соответствующем журнале учета и регистрации конфиденциальных документов.
    6.3. Ознакомление с конфиденциальными документами в случае служебной необходимости, снятие с них копий и выписок разрешается только с письменного согласия руководителя территориального органа ФАС России. Служебная записка с разрешением приобщается к соответствующему конфиденциальному документу.
    Ознакомление с конфиденциальными документами осуществляется строго под роспись с указанием должности, фамилии гражданского служащего и даты ознакомления.
    Подписи, фамилии ознакомившихся с документами лиц, дата ознакомления и отметки о снятии дополнительных копий или выписок, проставляются на обороте последнего листа конфиденциального документа.
    6.4. Конфиденциальные документы, находящиеся в распоряжении территориального органа ФАС России, представляются в другие организации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
    6.5. Выносить конфиденциальные документы из здания антимонопольного органа разрешено в случаях служебной необходимости по мотивированной служебной записке исполнителя с письменного разрешения руководителя территориального органа ФАС России.
    Обсуждение содержания конфиденциальных документов по телефону запрещается.
    6.6. Обо всех случаях утраты конфиденциальных документов, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается руководителю территориального органа ФАС России. По данным фактам проводится служебная проверка.
    6.7. Проверка учета, хранения и наличия конфиденциальных документов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя территориального органа ФАС России.
    6.8. Срок хранения конфиденциальных документов устанавливается номенклатурой дел территориального органа ФАС России на основании сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010, регистрационный N 18380).
    6.9. Уничтожение конфиденциальных документов осуществляется в соответствии с правилами, установленными инструкцией по делопроизводству в территориальном органе ФАС России.
    Приложение N 1
    к Методическим рекомендациям
    Экз. N ______
    _________________________________________________________________________
    (полное наименование территориального органа ФАС России)
    Акт
    _______________________ “___”__________201___ г.
    (населенный пункт)
    Работники _______________________________________________________________
    (должность, фамилия, инициалы)
    _________________________________________________________________________
    _________________________________________________________________________
    при осмотре поступившего в ________________ УФАС России конфиденциального
    документа _______________________________________________________________
    _________________________________________________________________________
    _________________________________________________________________________
    (указывается дата поступления, вид почтового отправления (письмо,
    бандероль и т.п.), гриф или пометка конфиденциальной документации)
    от ______________________________________________________________________
    _________________________________________________________________________
    _________________________________________________________________________
    (указывается адрес, название организации-отправителя, ФИО руководителя;
    для физических лиц указывается адрес и ФИО отправителя)
    с исходящим регистрационным N ________ от _______________________________
    обнаружили:
    _________________________________________________________________________
    (отсутствие самого документа, признаки несанкционированного вскрытия
    почтового отправления, повреждение конверта или документа, отсутствие
    документов, указанных в описи, отсутствие указанных в документе
    приложений, подписей)
    _________________________________________________________________________
    _________________________________________________________________________
    _________________________________________________________________________
    _________________________________________________________________________
    Настоящий акт составлен в 2 экземплярах
    Подписи
    _________________________________________________________________________
    (должность, подпись, расшифровка подписи)
    _________________________________________________________________________
    Печать УФАС России
    Приложение N 2
    к Методическим рекомендациям
    ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
    ЖУРНАЛ N ________
    регистрации и учета входящей конфиденциальной корреспонденции
    Начат “____”__________201___ г.
    Окончен “____”__________201___ г.
    На _________ листах
    N
    п/п
    Входящий номер и дата регистрации
    Отправитель (адрес, название, ФИО)
    Исходящий номер отправителя и дата
    Гриф, пометка
    Наименование или краткое содержание документа
    Количество экземпляров, листов экземпляра
    Резолюция (поручение) руководителя территориального органа ФАС России
    Исполнитель (структурное подразделение), Ф.И.О. гос. служащего подпись и дата получения документа
    Отметка об исполнении документа (исходящий номер, дата)
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    Приложение N 3
    к Методическим рекомендациям
    ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
    ЖУРНАЛ N _______
    регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции
    Начат “____”__________201___ г.
    Окончен “____”__________201___ г.
    На _________ листах
    N
    п/п
    Исходящий номер и дата отправки документа
    На входящий номер, дата
    Получатель
    Наименование или краткое содержание документа
    Количество экземпляров и листов экземпляра
    Структурное подразделение, Ф.И.О. исполнителя, дата, подпись
    Вид отправки (связи)
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    Формат А-4
    Приложение N 4
    к Методическим рекомендациям
    ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
    ЖУРНАЛ N _______
    регистрации и учета внутренних документов ДСП
    Начат “____”__________201___ г.
    Окончен “____”__________201___ г.
    На _________ листах
    N
    п/п
    Дата регистрации
    Регистрационный номер
    Наименование или краткое содержание документа
    Количество экземпляров и листов экземпляра
    Структурное подразделение, Ф.И.О. гражданского служащего, представившего документ для регистрации
    Кому передан, куда направлен документ
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    Формат А-4
    Приложение N 5
    к Методическим рекомендациям
    ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
    К ДЕЛУ N ______
    N
    п/п
    Регистрационный номер и дата
    Наименование и краткое содержание документа
    Номера листов в деле
    Приказ Федеральной антимонопольной службы от 30 декабря 2010 г. N 759 “Об утверждении Методических рекомендаций по обращению с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (ДСП) в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)”
    Текст приказа официально опубликован не был

  6. Oril Ответить

    Здравствуйте Леля!
    Вы пишите:
    Здравствуйте, как предать документы ( в соответствии с каким законом) под грифом ” для служебного пользования”ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ
    ИНСТРУКЦИЯ
    О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ
    СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
    ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
    В ОРГАНИЗАЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И Т.Д.
    Москва
    2000
    1. Общие положения
    1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее — документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее организациях).
    * Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители информации).
    Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
    Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).
    1.2. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
    Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).
    Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.
    1.3. К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
    акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
    сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
    описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
    порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
    решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
    документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
    1.4. Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.
    1.5. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).
    1.6. За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
    1.7. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.)*.
    * В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.
    1.8. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.
    Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.
    1.9. При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.
    2. Порядок приема и учета документов и изданий
    2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.
    2.2. Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
    В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
    Ошибочно поступившие документы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.
    2.3. В нерабочее время документы и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.
    Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.
    2.4. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — по экземплярам.
    Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».
    Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».
    Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.
    Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.
    2.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.
    2.6. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).
    Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
    3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий
    3.1. Документы с грифом «ДСП»:
    печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;
    печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;
    передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;
    пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;
    не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;
    3.2. Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».
    3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
    При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.
    Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).
    3.4. Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.
    Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.
    3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.
    3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:
    ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, № 378/ДСП, № 456/ДСП.
    ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.
    Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».
    4. Группировка исполненных документов в дела
    4.1. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.
    В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
    4.2. Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
    В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:
    Индексы дел                                Заголовки дел
    1-1                                                Приказы по основной
    деятельности
    1-1/ДСП                                       То же.
    При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.
    В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).
    4.3. По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.
    Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.
    4.4. Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.
    5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа «Для служебного пользования»
    5.1. К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам — согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).
    Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).
    5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.
    5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
    5.4. Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).
    5.5. Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).
    Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.
    5.6. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.
    Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.
    Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.
    Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.
    Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения — в государственный архив.
    5.7. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.
    5.8. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
    6. Отбор документов, дел и изданий для хранения и к уничтожению
    6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3).
    6.2. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.
    6.3. Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).
    6.4. Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.
    7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия
    7.1. Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).
    7.2. Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.
    Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находится у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
    7.3. Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.
    7.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.
    Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.
    7.5. При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.
    7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.
    В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.
    7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.
    На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
    Можете руководствоваться данным документом.

  7. anatol_5959 Ответить

    Следовательно, документы, созданные в процессе жизнедеятельности организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих хозяйственную / коммерческую деятельность и отвечающие вышеуказанным признакам, будут относиться именно к коммерческой тайне. И согласно статье 6 Федерального закона «О коммерческой тайне» на них должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.
    Осталось определиться с термином «иная охраняемая законом тайна». Речь, в частности, идет о:
    неприкосновенности частной жизни (статьи 23, 24 Конституции РФ);
    тайне переписки, телефонных, телеграфных и иных сообщений, иными словами, «тайне связи» (статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»);
    банковской тайне (статья 26 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»);
    налоговой тайне (статья 102 Налогового кодекса РФ);
    тайне страхования (статья 946 Гражданского кодекса РФ);
    адвокатской и нотариальной тайнах (статья 8 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре Российской Федерации» и статья 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 .02.1993 № 4462-1);
    тайне следствия, дознания (статья 161 Уголовно-процессуального кодекса РФ) и судопроизводства, а равно сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20.08.2004 № 11 9-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами РФ;
    журналистской тайне (статья 49 Федерального закона от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации»);
    аудиторской тайне (статья 8 Федерального закона от 07.08.2001 № 11 9-ФЗ «Об аудиторской деятельности»);
    сведениях о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (иначе называемые «персональные данные»), кроме сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
    сведениях о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
    И это не полный перечень возможных «тайн»!

    Что делать коммерческой организации?

    Итак, проанализировав различные виды охраняемой законом тайны, мы увидели, что далеко не на все вопросы есть ответы и четкая граница между различными понятиями не всегда видна. В качестве главной причины можно назвать отсутствие единого закона, который содержал бы необходимую нам систематизацию, а существование отдельных документов, изданных для разных целей. Но, несмотря на пробелы, работать с документами и оформлять на них гриф, ограничивающий к ним доступ, нужно уже сейчас. Поэтому постараемся дать конкретные рекомендации для коммерческой организации, о которых просит автор вопроса.
    Организация, осуществляющая коммерческую деятельность, может проставлять на своих документах гриф «Коммерческая тайна» в силу Федерального закона «О коммерческой тайне», причем в законе конкретно оговаривается состав информации такого грифа (его образец приведен в Примере 1).
    Данный гриф обычно ставят в верхнем правом углу.

  8. Beerukoff Ответить

    Справка
    В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы, приказываю:
    1. Утвердить прилагаемый Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию (далее – Порядок).
    2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата ФНС России, руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить выполнение требований Порядка.
    Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести Порядок до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.
    3. Внести в Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах, утвержденное приказом ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/728@, (далее – Положение) следующие изменения и дополнения:
    в пункте 2.3 Положения исключить текст “регистрации,”;
    пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:
    “2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в “Журнале учета входящих документов “Для служебного пользования” числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.
    При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, “Журнал учета входящих документов “Для служебного пользования” и дела с документами “Для служебного пользования” по Акту приема-передачи.”;
    в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении N 3 к Положению исключить текст “и состояния делопроизводства”;
    наименование раздела III в приложении N 3 к Положению изложить в следующей редакции: “III. Выводы и предложения комиссии”.
    4. Признать утратившими силу:
    приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ “Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию”;
    приказ ФНС России от 27.06.2008 N ММ-3-4/293@ “О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ “Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию”.
    5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В. Янкова
    Руководитель Федеральной
    налоговой службы
    М.В. Мишустин

    Порядок
    обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию
    (утв. приказом Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. N ММВ-7-10/459@)

    1. Общие положения

    1.1. Настоящий Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию, (далее – Порядок) регламентирует требования, обеспечивающие в налоговых органах прием входящих и отправку исходящих документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее – ДСП-документы), а также прохождение ДСП-документов внутри налоговых органов.
    Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).
    1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.
    Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.
    1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.
    Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.
    1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

    2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями

    2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:
    – в бумажном виде и на небумажных носителях в качестве приложения к сопроводительному письму на бумажном носителе (далее обмен ДСП-документами в бумажном виде);
    – в электронном виде.
    2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
    Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.
    2.3. Обмен ДСП-документами в электронном виде осуществляется по электронной почте (далее – ЭП), созданной и функционирующей в рамках действующей системы телекоммуникаций ФНС России, с использованием средств криптографической защиты информации (далее – СКЗИ).
    ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по ЭП с использованием СКЗИ, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) лица, подписавшего соответствующий бумажный ДСП-документ.
    Официальные электронные почтовые ящики (далее – ЭПЯ) устанавливаются в структурных подразделениях, в функции которых входит документационное обеспечение управления (далее – подразделение ДОУ). В подразделении ДОУ назначаются работники, ответственные за прием и отправку ДСП-документов в электронном виде (далее -операторы ЭПЯ).

    3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов

    3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.
    3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
    3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:
    – в СЭД в БД “Канцелярия Экспедиция” создает регистрационную карточку (далее – РК), в которой заполняются поля: “От кого”, “Исходящий N ” и “Дата исходящего”, а также поле “Кому”, в которое вносится наименование структурного подразделения или должностного лица, которому будет направлен документ. Для ДСП-документов, поступивших из других налоговых органов, в СЭД в БД “Канцелярия экспедиция” в представление “Поступившие/ДСП-документы” от отправителя автоматически пересылается РК с заполненными полями “От кого”, “Исходящий N ” и “Дата исходящего”;
    – регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле “Кому”;
    – в правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка “ДСП”;
    – передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (приложение N 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.
    3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.
    3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы Winrar и проверяет:
    – наличие файла документа, файла УКЭП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;
    – соответствие оформления файлов установленным требованиям;
    – правильность адресата;
    – подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.
    При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.
    3.2.2. Оператор ЭПЯ:
    – распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);
    – вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра (выбирается из списка рассылки). В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при распечатывании приложения ему присваивается номер экземпляра, равный: /;
    – на бумажной копии документа ставит штамп “Дубликат. УКЭП подтверждена”* и подпись.
    Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.
    Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: “Приложения в эл. виде можно получить в комн. N…”.
    3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с пунктом 3.1.
    Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.
    При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.

    4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения

    4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.
    Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в “Журнале учета входящих документов “Для служебного пользования” (приложение N 2), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).
    4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.
    4.3. Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:
    – при необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначальному ДСП-документу и его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: //;
    – в СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям.
    – передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в “Журнале учета входящих документов “Для служебного пользования”.
    4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:
    – передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре (пункт 3.1.2);
    – передачу ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений после доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять под роспись в реестре (пункт 3.1.2).
    В этом случае “Журнал учета входящих документов “Для служебного пользования” в приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа не ведется.

    5. Работа с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа

    5.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) структурных подразделений налогового органа.
    5.2. Секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения налогового органа фиксирует поступившие ДСП-документы в “Журнале учета входящих документов “Для служебного пользования”, который ведется в каждом структурном подразделении.
    5.3. Работа с ДСП-документами осуществляется аналогично работе с документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующего:
    – передача ДСП-документов исполнителям производится под роспись получателя документов в “Журнале учета входящих документов “Для служебного пользования”;
    – возврат ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений производится под роспись секретаря (делопроизводителя) в “Журнале учета входящих документов “Для служебного пользования”.

    6. Подготовка и регистрация исходящих ДСП-документов

    6.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация исходящих ДСП-документов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:
    – на ДСП-документах (в необходимых случаях – и на проектах) в правом верхнем углу первой страницы документа проставляется (печатается) пометка ограничения доступа к документу “Для служебного пользования”. На документах, направляемых налоговым органом налогоплательщику или налоговому агенту в соответствии с законодательством о налогах и сборах, пометка “Для служебного пользования” не предусмотрена;
    – каждому ДСП-документу присваивается номер экземпляра, который печатается ниже пометки “Для служебного пользования”; В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении документа для отправки ему присваивается следующий номер: //;
    – в конце регистрационного номера ДСП-документа добавляется пометка “ДСП” (для бумажного документа) или “ДСП@” (для электронного документа);
    – пометка “Для служебного пользования” проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-документ.
    6.2. Для каждого ДСП-документа в СЭД должна быть создана РК исходящего документа, в которой:
    – должны быть заполнены все необходимые поля;
    – должен быть включен переключатель “ДСП документ”;
    – не должен вкладываться электронный образ ДСП-документа в поле “Документ”.
    Регистрация исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.

    7. Отправка исходящих ДСП-документов

    7.1. Отправка исходящих ДСП-документов в бумажном виде осуществляется аналогично отправке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству.
    7.2. Отправка исходящих ДСП-документов в электронном виде.
    7.2.1. Для отправки ДСП-документа исполнитель предоставляет оператору ЭПЯ:
    – переносной магнитный носитель с файлами: документа, УКЭП к документу, приложений (при их наличии) и списка рассылки;
    – подлинник отправляемого документа на бумажном носителе (экземпляр N 1);
    – список рассылки на бумажном носителе.
    В списке рассылки (образец приведен в приложении N 3) необходимо указать дату и номер ДСП-документа, подлежащего рассылке, а также номер экземпляра для каждого адресата. Кроме того, в Списке рассылке указывается исполнитель и его телефон. Список рассылки подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.
    7.2.2. Перед отправкой оператор ЭПЯ проверяет:
    – наличие РК исходящего документа в СЭД в базе данных “Исходящие” в представлении “Поступившие/По электронной почте СЭД”;
    – соответствие оформления РК исходящего документа установленным требованиям;
    – отсутствие вредоносных программ (вирусов) на переносном магнитном носителе с файлами;
    – наличие и соответствие оформления всех элементов, перечисленных в пункте 7.2.1, установленным требованиям;
    – подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему документ на бумажном носителе.
    При наличии ошибок отправка ДСП-документа не осуществляется. В этом случае РК исходящего документа средствами СЭД возвращается в канцелярию структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.
    7.2.3. При отсутствии ошибок оператор ЭПЯ:
    – копирует с переносного магнитного носителя на жесткий диск файлы, перечисленные в пункте 7.2.1;
    – проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр N 1) штамп “Электронный документ соответствует подлиннику”**.
    Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.
    7.2.4. Все файлы, перечисленные в пункте 7.2.1, архивируются с помощью программы Winrar.
    7.2.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.
    При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:
    – адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;
    – в поле “Тема” заносится дата регистрации ДСП-документа и его исходящий регистрационный номер (например, “от 24.06.2005  N 18-0-09/000123дсп@”);
    – к почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.
    7.2.6. Оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле “Краткое содержание” после заголовка к документу добавляет фразу “Отправлено по ЭП с СКЗИ”.
    7.2.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр N 1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел налогового органа.

    8. Подготовка, регистрация и рассылка приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов)

    8.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация ДСП-приказов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации приказов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:
    – на ДСП-приказах (в необходимых случаях – и на проектах) в правом верхнем углу первой страницы проставляется (печатается) пометка ограничения доступа “Для служебного пользования”;
    – каждому ДСП-приказу присваивается номер экземпляра, который вписывается ниже пометки “Для служебного пользования”;
    – в конце регистрационного номера ДСП-приказа добавляется пометка “ДСП” (для ДСП-приказа, рассылаемого в бумажном виде) или “ДСП@” (для ДСП-приказа, рассылаемого в электронном виде);
    – пометка “Для служебного пользования” проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-приказ.
    8.2. На каждый ДСП-приказ в СЭД в базе данных ОРД должна быть создана РК, в которой:
    – должны быть заполнены все необходимые поля;
    – переключатель “ДСП документ” должен быть включен;
    – в поле “Документ” электронный образ документа не вкладывается.
    Регистрация ДСП-приказов осуществляется с использованием СЭД.
    Передача ДСП-приказов внутренним пользователям (секретарям (делопроизводителям) приемных и структурных подразделений налогового органа) производится в бумажном виде под роспись получателя документов в реестрах (приложение N 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделениях ДОУ.
    8.3. Отправка ДСП-приказов в электронном и бумажном виде внешним пользователям осуществляется аналогично отправке исходящих ДСП-документов в бумажном и электронном виде (пункты 7.1, 7.2 настоящего Порядка).
    8.4. Работа с ДСП-приказами в структурных подразделениях осуществляется аналогично работе с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа (раздел 5 настоящего Порядка).
    _____________________________
    * Допускается вместо штампа делать запись вручную.
    ** Допускается вместо штампа делать запись вручную.
    Приложение N 1
    к Порядку обмена документами,
    содержащими конфиденциальную информацию

    Реестр приёма/передачи документов ДСП

    Порядковый
    номер
    Регистрационные номер и дата
    документа
    N экз.
    Кол-во
    листов
    документа
    Ф.И.О. и должность лица,
    принявшего документ
    Роспись в
    получении
    документа
    Роспись в
    возврате
    документа
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    Приложение N 2
    к Порядку обмена документами,
    содержащими конфиденциальную информацию

    Журнал учета входящих документов “Для служебного пользования”

    N п/п
    Регистрационный номер документа
    Дата поступления документа
    Откуда документ поступил
    Номер и дата поступившего документа
    Краткое содержание документа
    Количество листов
    Номер экземпляра документа
    Кому документ направлен на исполнение (рассмотрение)
    Подпись исполнителя о получении документа, дата
    Подпись секретаря
    о возврате документа, дата
    Документа
    Приложения
    Приложение N 3
    к Порядку обмена документами,
    содержащими конфиденциальную информацию

    Список рассылки Приказа (распоряжения, письма)

    (краткое содержание приказа (распоряжения, письма), дата и номер регистрации)
    N
    п/п
    Индекс
    Наименование адресата*
    Номер
    экземпляра
    Управления ФНС России по субъектам Российской Федерации по:
    1.
    1.
    Республике Адыгея
    2
    2.
    2.
    Республике Башкортостан
    3
    3.
    3.
    Республике Бурятия
    4
    4.
    4.
    Республике Алтай
    5
    5.
    5.
    Республике Дагестан
    …
    6.
    6.
    Республика Ингушетия
    и т.д.
    7.
    7.
    Кабардино-Балкарской Республике
    8.
    8.
    Республике Калмыкия
    9.
    9.
    Карачаево-Черкесской Республике
    10.
    10.
    Республике Карелия
    11.
    11.
    Республике Коми
    12.
    12.
    Республике Марий Эл
    13.
    13.
    Республике Мордовия
    14.
    14.
    Республике Саха (Якутия)
    15.
    15.
    Республике Северная Осетия-Алания
    16.
    16.
    Республике Татарстан
    17.
    17.
    Республике Тыва
    18.
    18.
    Удмуртской Республике
    19.
    19.
    Республике Хакасия
    20.
    20.
    Чеченской Республике
    21.
    21.
    Чувашской Республике
    22.
    22.
    Алтайскому краю
    23.
    23.
    Краснодарскому краю
    24.
    24.
    Красноярскому краю
    25.
    25.
    Приморскому краю
    26.
    26.
    Ставропольскому краю
    27.
    27.
    Хабаровскому краю
    28.
    28.
    Амурской области
    29.
    29.
    Архангельской области и Ненецкому автономному округу
    30.
    30.
    Астраханской области
    31.
    31.
    Белгородской области
    32.
    32.
    Брянской области
    33.
    33.
    Владимирской области
    34.
    34.
    Волгоградской области
    35.
    35.
    Вологодской области
    36.
    36.
    Воронежской области
    37.
    37.
    Ивановская область
    38.
    38.
    Иркутской области
    39.
    39.
    Калининградской области
    40.
    40.
    Калужской области
    41.
    41.
    Камчатскому краю
    42.
    42.
    Кемеровской области
    43.
    43.
    Кировской области
    44.
    44.
    Костромской области
    45.
    45.
    Курганской области
    46.
    46.
    Курской области
    47.
    47.
    Ленинградской области
    48.
    48.
    Липецкой области
    49.
    49.
    Магаданской области
    50.
    50.
    Московской области
    51.
    51.
    Мурманской области
    52.
    52.
    Нижегородской области
    53.
    53.
    Новгородской области
    54.
    54.
    Новосибирской области
    55.
    55.
    Омской области
    56.
    56.
    Оренбургской области
    57.
    57.
    Орловской области
    58.
    58.
    Пензенской области
    59.
    59.
    Пермскому краю
    60.
    60.
    Псковской области
    61.
    61.
    Ростовской области
    62.
    62.
    Рязанской области
    63.
    63.
    Самарской области
    64.
    64.
    Саратовской области
    65.
    65.
    Сахалинской области
    66.
    66.
    Свердловской области
    67.
    67.
    Смоленской области
    68.
    68.
    Тамбовской области
    69.
    69.
    Тверской области
    70.
    70.
    Томской области
    71.
    71.
    Тульской области
    72.
    72.
    Тюменской области
    73.
    73.
    Ульяновской области
    74.
    74.
    Челябинской области
    75.
    75.
    Забайкальскому краю
    76.
    76.
    Ярославской области
    77.
    77.
    г. Москве
    78.
    78.
    Санкт-Петербургу
    79.
    79.
    Еврейской автономной области
    80.
    86.
    Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре
    81.
    87.
    Чукотскому автономному округу
    82.
    89.
    Ямало-Ненецкому автономному округу
    Межрегиональные инспекции ФНС России по:
    83.
    Центральному федеральному округу
    84.
    Северо-Западному федеральному округу
    85.
    Дальневосточному федеральному округу
    86.
    Уральскому федеральному округу
    87.
    Приволжскому федеральному округу
    88.
    Сибирскому федеральному округу
    89.
    Южному федеральному округу
    90.
    Северо-Кавказскому федеральному округу
    91.
    централизованной обработке данных
    92.
    крупнейшим налогоплательщикам N 1
    93.
    крупнейшим налогоплательщикам N 2
    94.
    крупнейшим налогоплательщикам N 3
    95.
    крупнейшим налогоплательщикам N 4
    96.
    крупнейшим налогоплательщикам N 5
    97.
    крупнейшим налогоплательщикам N 6
    98.
    крупнейшим налогоплательщикам N 7
    99.
    крупнейшим налогоплательщикам N 8
    100.
    крупнейшим налогоплательщикам N 9
    Центральный аппарат ФНС России:
    101.
    Заместителю руководителя
    1/1
    102.
    Заместителю руководителя
    1/2
    103.
    Заместителю руководителя
    1/3
    104.
    Заместителю руководителя
    1/4
    105.
    Заместителю руководителя
    1/5
    106.
    Заместителю руководителя
    …
    107.
    Заместителю руководителя
    и т.д.
    108.
    Заместителю руководителя
    109.
    1.
    Аналитическое управление
    110.
    2.
    Контрольное управление
    111.
    3.
    Управление налогообложения
    112.
    4.
    Управление кадров
    113.
    5.
    Финансовое управление
    114.
    6.
    Управления информатизации
    115.
    7.
    Правовое управление
    116.
    8.
    Управления урегулирования задолженности и обеспечения процедур банкротства
    117.
    9
    Управление досудебного урегулирования
    118.
    10
    Административно-контрольное управление
    119.
    11.
    Управление имущественных налогов
    120.
    12.
    Управление по работе с налогоплательщиками
    121.
    13.
    Управление трансфертного ценообразования и международного сотрудничества
    ИТОГО ДСП-документов
    ___ экз.
    Руководитель
    структурного подразделения
    Инициалы. Фамилия
    личная подпись
    _____________________________
    * Заполняются только те адресаты, которым будет направляться ДСП-документ.
    Приказ Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. № ММВ-7-10/459@ “Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию”
    Текст приказа официально опубликован не был

  9. paguo74 Ответить

    Смотреть что такое “ПОМЕТКА «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»” в других словарях:

    Персональные данные — Эта статья или раздел описывает ситуацию применительно лишь к одному региону. Вы можете помочь Википедии, добавив информацию для других стран и регионов … Википедия
    Расследование Катынского дела в годы перестройки и после распада СССР — Основная статья: Катынский расстрел Расследование Катынского дела в годы перестройки и после распада СССР  расследование властями СССР и России убийства польских военнослужащих в Козьих Горах, проведённое в 1990 2004 годах. Содержание 1 … Википедия
    Информация ограниченного доступа служебная — Служебная информация ограниченного доступа несекретная информация, касающаяся деятельности организации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью. Такая информация может включать в себя все виды конфиденциальной… … Официальная терминология
    ПРАВИЛА РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ — установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233) Прием и учет… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
    гриф — I. ГРИФ I а, м. griffe f. 1. Клеймо разного рода прописью, накладываемое от руки; связанный ои снабженный ручкою набор нескольких слов, имени и пр. для ярлыка, или вырезанное прописью на меди, на железе клеймо. Даль. Штемпельный оттиск… … Исторический словарь галлицизмов русского языка
    гриф — 1. ГРИФ, а; м. [греч. grups] 1. = Грифон (1.Г.). 2. Крупная хищная птица со светлым опереньем и тёмными крыльями, питающаяся падалью (обитает в Африке, на юге Европы и юго востоке Азии). 2. ГРИФ, а; м. [нем. Griff] 1. Муз. Длинная пластина из… … Энциклопедический словарь
    гриф — I а; м. (греч. grúps) 1) = грифон I 2) Крупная хищная птица со светлым опереньем и тёмными крыльями, питающаяся падалью (обитает в Африке, на юге Европы и юго востоке Азии) II а; м. (нем. Griff) 1) муз. Длинная пластина из дерева или пластмассы у … Словарь многих выражений
    Чевкин, Константин Владимирович — генерал от инфантерии, генерал адъютант, председатель департамента экономии Государственного Совета, сын Владимира Ивановича Чевкина, род. в Каменец Подольске в 1802 году. (В формуляре не означено ни точного года, ни месяца, ни числа рождения К.… … Большая биографическая энциклопедия

  10. Basistych Ответить

    Справка
    Во исполнение пункта 1.5 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165), и в целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах приказываю:
    1. Утвердить:
    категории должностных лиц Минюста России и его территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (приложение N 1);
    порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям (приложение N 2);
    порядок снятия пометки “Для служебного пользования” с носителей информации ограниченного распространения (приложение N 3);
    организацию защиты служебной информации ограниченного распространения (приложение N 4).
    2. Руководителям структурных подразделений Минюста России и начальникам его территориальных органов:
    обеспечить неукоснительное выполнение требований настоящего приказа и защиту служебной информации ограниченного распространения;
    не реже одного раза в год проводить проверку наличия документов, дел и изданий с пометкой “Для служебного пользования”. О результатах проверок ежегодно до 31 декабря направлять информацию в Департамент организации и контроля.
    3. Возложить контроль за соблюдением требований нормативных правовых актов о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения:
    в Минюсте России – на Департамент организации и контроля;
    в территориальных органах Минюста России – на их начальников.
    Министр
    А.В. Коновалов
    Зарегистрировано в Минюсте РФ 1 ноября 2010 г.
    Регистрационный N 18870
    Приложение N 1
    к приказу Минюста РФ
    от 7 октября 2010 г. N 250

    Категории должностных лиц Минюста России и его территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения

    Уполномоченными должностными лицами, имеющими право относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, являются федеральные государственные гражданские служащие, замещающие должности федеральной государственной гражданской службы:
    в Минюсте России – категории “руководители” высшей группы должностей и “помощники (советники)” высшей группы должностей;
    в территориальных органах Минюста России – категории “руководители” главной и ведущей групп должностей.
    Приложение N 2
    к приказу Минюста РФ
    от 7 октября 2010 г. N 250

    Порядок
    передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям

    1. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, другим органам и организациям осуществляется:
    в Минюсте России – Департаментом организации и контроля;
    в территориальных органах Минюста России – структурными подразделениями, на которые возложены функции по документационному обеспечению.
    2. Документы с пометкой “Для служебного пользования” (далее – документы “ДСП”), разработанные в Минюсте России и его территориальных органах, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения соответствующего должностного лица, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.
    Поступившие в Минюст России документы “ДСП”, разработанные в других федеральных органах исполнительной власти, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
    Документы “ДСП” пересылаются другим органам и организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы курьером – федеральным государственным гражданским служащим (далее – гражданский служащий).
    3. При необходимости направления документов “ДСП” нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.
    Указатель рассылки утверждается:
    в Минюсте России – заместителем директора Департамента организации и контроля в соответствии с распределением обязанностей;
    в территориальных органах Минюста России – начальником территориального органа Минюста России или его заместителем.
    4. Для передачи документов “ДСП” используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На пакете указываются адрес получателя, а под ним – отправителя корреспонденции и регистрационные номера вложенных в пакет документов.
    При направлении нескольких экземпляров одного документа на пакете и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров.
    Адресат и другие надписи на пакетах печатаются с помощью печатающего устройства или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета).
    Гражданский служащий, отправляющий документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах “ДСП”, с номерами и экземплярами, указанными на пакете, оборачивает их прокладочной бумагой и вкладывает в пакет. Пакет запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляется оттиск мастичной печати с наименованием Департамента организации и контроля (территориального органа Минюста России).
    Приложение N 3
    к приказу Минюста РФ
    от 7 октября 2010 г. N 250

    Порядок
    снятия пометки “Для служебного пользования” с носителей информации ограниченного распространения

    1. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нецелесообразна, по решению должностных лиц Минюста России, его территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, с них снимается пометка “Для служебного пользования”.
    Предложения о снятии с документов пометки “Для служебного пользования”, в том числе и с документов, необоснованно отнесенных к этой категории, вносятся:
    в Минюсте России – начальниками отделов структурных подразделений Минюста России, подготовивших эти документы;
    в территориальных органах Минюста России – руководителями структурных подразделений, подготовивших указанные документы, а также структурных подразделений, на которых возложены функции по документационному обеспечению.
    2. При передаче документов с пометкой “Для служебного пользования” (далее – документы “ДСП”) на архивное хранение и подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив проводится их экспертиза с целью возможного снятия с них пометки “Для служебного пользования”.
    3. Снятие с документов “ДСП” пометки “Для служебного пользования” осуществляется должностными лицами Минюста России и его территориальных органов, уполномоченными относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением своей росписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов.
    О снятии пометки “Для служебного пользования” с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
    Приложение N 4
    к приказу Минюста РФ
    от 7 октября 2010 г. N 250

    Организация защиты служебной информации ограниченного распространения

    1. Работы по защите служебной информации в Минюсте России и его территориальных органах проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации.
    2. Целями защиты служебной информации являются:
    предотвращение утечки, хищения служебной информации по техническим каналам;
    предотвращение несанкционированного уничтожения, искажения, подделки, копирования, распространения, блокирования служебной информации в системах информатизации;
    предотвращение неправомерного или случайного доступа к служебной информации;
    обеспечение полноты, целостности, достоверности служебной информации в системах обработки;
    сохранение возможности управления процессом обработки и пользования служебной информацией.
    3. Защите подлежат:
    информационные ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к служебной информации, в информационных системах и банках данных, а также в виде носителей на магнитной, оптической основе и бумажных носителях;
    программные средства (операционные системы, системы управления банками данных и другое программное обеспечение), используемые в работе со служебной информацией.
    4. Защита служебной информации при обработке и хранении информационных ресурсов, содержащих служебную информацию, осуществляется с использованием специального программного обеспечения федеральными государственными гражданскими служащими (далее – гражданские служащие), на которых возложены данные обязанности в соответствии с их должностными регламентами.
    5. Выданные гражданским служащим для работы дела с пометкой “Для служебного пользования” (далее – дела “ДСП”) подлежат возврату в структурное подразделение Минюста России (территориального органа Минюста России) в тот же день.
    С разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения Минюста России (начальника территориального органа Минюста России) или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей отдельные дела “ДСП” могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения правил хранения.
    6. При смене гражданского служащего, ответственного за учет документов “ДСП”, составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения Минюста России (начальником территориального органа Минюста России).
    7. Документы “ДСП” размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения гражданских служащих, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы:
    в Минюсте России – категории “руководители” высшей группы должностей;
    в территориальных органах Минюста России – категории “руководители” главной и ведущей группы должностей.
    Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
    8. Передача документов “ДСП” из одного структурного подразделения Минюста России (территориального органа Минюста России) в другое осуществляется в порядке, определенном для передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, со следующими особенностями:
    в структурных подразделениях Минюста России (территориальных органах Минюста России) документы “ДСП” передаются курьером – гражданским служащим;
    при необходимости направления документов “ДСП” нескольким структурным подразделениям Минюста России, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения Минюста России (начальником структурного подразделения территориального органа Минюста России), подготовившего документ.
    Указатель рассылки утверждается заместителем директора Департамента организации и контроля в соответствии с распределением обязанностей или начальником отдела документационного обеспечения указанного департамента (начальником территориального органа Минюста России или его заместителем).
    9. Проверка наличия документов “ДСП” в Минюсте России, его территориальных органах проводится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом Минюста России (территориального органа Минюста России). В состав комиссии включаются гражданские служащие, ответственные за учет, ведение и хранение таких документов. Результаты проверок оформляются актами.
    Приказ Минюста РФ от 7 октября 2010 г. N 250 “Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и его территориальных органах”
    Зарегистрировано в Минюсте РФ 1 ноября 2010 г.
    Регистрационный N 18870
    Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования
    Текст приказа официально опубликован не был
    РГ от 12 ноября 2010 г. № 256

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *