Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

12 ответов на вопрос “Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?”

  1. Sabersinger Ответить

    Современные технологии позволяют вести деловое общение с партнерами или государственными органами как на бумаге, отправляя послания обычной почтой или по факсу, так и в электронном виде через Интернет. Но реквизиты служебного письма не зависят от способа переписки. Они едины абсолютно для всех форм, для того чтобы постоянно не думать над тем, какие реквизиты включаются в бланк письма, а чего там указывать не нужно. Например, любой грамотный делопроизводитель знает, что не входит в формуляр письма реквизит «адресат», ведь его данные указывают на конверте, а обращение — прямо в тексте.
    В качестве инструкции для грамотного составления бланка можно использовать ведомственные методички. Например, в Приказе Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 17.02.2017 № 25 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде РФ” есть множество рекомендаций по служебной переписке. В частности, там указано, что при подготовке служебного письма необходимо использовать фразы этикетного характера «Уважаемый…!», которые должны располагаться в начале документа, над текстом, а также фразу «С уважением,…», которую нужно написать в заключительной части, над подписью. При этом верхнюю фразу желательно напечатать, а вот нижнюю, «С уважением», руководитель организации может написать от руки, когда будет подписывать послание. Это является хорошим тоном.

    Реквизиты бланка письма

    Деловая переписка имеет ряд особенностей, которые отличают ее от других посланий:
    стиль написания;
    содержание;
    указание определенных данных отправителя.
    Последний пункт прямо относится к обязательным сведениям, которые должны быть указаны в послании. Для того чтобы сделать их указание быстрым и одинаковым для всех адресатов, обычно применяется фирменный бланк. Это такая форма, в которой сверху или в левом углу указаны:
    Наименование компании (обычно дополненное логотипом).
    Юридический и почтовый (если они разные) адреса.
    Основные коды (ИНН, ОКПО).
    Номера телефонов, факса и адрес электронной почты.
    Банковские реквизиты (по желанию).
    Ниже принято оставлять строчки для указания исходящего номера документа и его даты. Образец письма с угловым расположением реквизитов может выглядеть примерно так:

    Особенности деловой переписки

    Из примера выше очевидно, что реквизиты делового письма могут быть достаточно лаконичными. В зависимости от темы и адресата они могут изменяться и дополняться. Например, если темой является требование об уплате задолженности, желательно дополнить шапку данными о счете в банке, чтобы адресат видел их и мог сразу исполнить требование, при желании. Кстати, само письмо может быть:
    сопроводительным;
    ответом;
    требованием;
    претензией;
    ходатайством;
    заявлением;
    и т. д.
    В зависимости от этого изменяется и стиль написания служебного письма. В тексте можно оперировать данными различных документов, соблюдая при этом требования о защите персональных данных.
    Отдельно нужно упомянуть о внутренней переписке в организации. Докладные и служебные записки также являются частью деловой переписки, но к их реквизитам действуют другие требования. Составлять их на фирменном бланке не нужно, достаточно указать в шапке должность и фамилию, имя, отчество получателя, а также данные отправителя (должность, Ф.И.О.), указание которых в этом случае является обязательным.

    Подпись

    Подписывать официальные бумаги, которые отправляет организация, может не только ее директор. Подписать служебное письмо может любой непосредственный исполнитель, который составил послание. Иногда, если подпись все же ставит начальник, данные исполнителя с его телефоном следует указать внизу служебного письма, чтобы адресат мог обратиться с возникшими вопросами к тому человеку, которые знает суть дела. Выглядеть это может так:

    Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

  2. Kerakelv Ответить

    1) наименование должности, личная подпись, её расшифровка
    2) наименование должности должностного лица (включая название учреждения), с которым согласовывается документ
    3) личная подпись визирующего лица
    22. По месту составления документы подразделяются на:
    1) внутренние и внешние
    2) простые и сложные
    3) типовые, трафаретные, индивидуальные
    23. По юридической силе документы подразделяются на:
    1) обычные, секретные и для служебного пользования
    2) подлинные и подложные
    3) подлинники (оригиналы), копии
    24. Автором служебного письма является…
    1) организация, фирма, от имени которой посылается письмо
    2) должностное лицо, которое посылает письмо
    3) исполнитель, который готовит письмо
    4) лицо, отправившее письмо
    Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?
    1) Наименования учреждения-автора
    2) Наименования вида документа
    3) Заголовка к тексту документа
    4) Адресата
    26. Реквизит служебного письма – это…
    1) часть текста письма
    2) фирменный бланк
    3) его отдельный элемент
    4) штамп организации, написавшей письмо
    27. Датой акта является дата…
    1) установленного события
    2) подписания
    3) утверждения
    4) изготовления акта
    28. Резолюцию на служебном письме можно писать…
    1) по тексту письма
    2) на отдельном листе бумаги
    3) в отдельном специальном журнале
    4) на свободном от текста месте
    29. Где помещается “Отметка о поступлении документа в организацию”?
    1) На левом поле
    2) На верхнем поле
    3) На нижнем поле
    4) На любом свободном от текста месте
    Тест к модулю № 2
    1. Документы формируются в дела в соответствии с:
    1) положением об учреждении
    2) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения
    3) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию
    4) номенклатурой дел учреждения
    5) инструкцией по делопроизводству данного учреждения
    2. Если документ имеет приложение объемом свыше 250 листов:
    1) приложение формируют в дополнительный том того же дела, что и основной документ
    2) приложение формируется в самостоятельное дело

  3. Femand Ответить

    При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
    10 – дата документа;
    11 – регистрационный номер документа;
    12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
    14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
    15 – адресат;
    17 – заголовок к тексту;
    18 – текст документа2;
    19 – отметка о приложении;
    21 – виза;
    22 – подпись;
    24 – печать;
    25 – отметка об исполнителе.
    Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
    арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
    словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.
    При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
    Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
    в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
    как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
    В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
    02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
    98 – порядковый номер.
    Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
    В статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны» журнала № 6? 2015
    Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.
    Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
    Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
    ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
    которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.
    Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
    фраза «Коммерческая тайна»
    с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.
    Из статьи «Реквизит ограничения доступа к документу» журнала № 9? 2017 узнаете о существующих видах тайн, опубликованы примеры Перечня конфиденциальной информации, оформления грифа ограничения доступа,
    его изменения и снятия; специфика сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными
    См. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» журнала № 11? 2014
    Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
    Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

  4. Corin Ответить

    Главное меню
    Приказ
    Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов
    I. Общие положения
    II. Правила подготовки и оформления документов (документирование)
    Приказы (распоряжения) Службы и иные организационно-распорядительные документы
    Об утверждении структуры и штатного расписания центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов
    Договоры (соглашения), контракты
    Протоколы
    Постановления
    Служебные письма
    Служебные записки
    Доверенности
    Телеграммы
    III. Порядок перемещения документов в службе (документооборот)
    Виды документопотоков
    Обработка входящих документов
    Обработка исходящих документов
    Обработка внутренних документов
    Обработка организационно-распорядительных документов и договоров (соглашений)
    Обработка документов в структурных подразделениях
    Обработка документов Управлением делопроизводства
    Учет объема документооборота
    Получение и направление документов по факсимильной связи
    IV. Контроль исполнения документов
    V. Порядок рассмотрения в службе обращений граждан Российской Федерации
    VI. Особенности рассмотрения жалоб на постановления, действия (бездействие) должностных лиц службы, поданных в порядке подчиненности
    VII. Централизованное тиражирование документов
    VIII. Печати и бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы
    Печати и штампы
    Бланки Службы
    IX. Подготовка и утверждение номенклатуры дел центрального аппарата службы
    X. Формирование и оформление номенклатурных дел
    XI. Особенности учета, оформления и хранения документов исполнительных производств
    Особенности учета документов исполнительного производства, порядок ведения книг учета
    Порядок формирования документов в исполнительное производство
    Порядок оформления Книги учета арестованного имущества
    Оформление завершенных в делопроизводстве исполнительных документов и организация их оперативного хранения
    XII.Экспертиза а ценности и отбор документов для хранения или уничтожения
    XIII. Порядок передачи документов в архив
    Приложение N 2. Приказ
    Приложение N 3. Распоряжение
    Приложение N 4. Приказ
    Приложение N 5. Выписка из приказа
    Приложение N 6
    Приложение N 7
    Приложение N 8
    Приложение N 9. Эскизы клише угловых штампов
    Приложение N 10. Протокол
    Приложение N 11. Постановление
    Приложение N 12. Постановление
    Приложение N 13. Постановление
    Приложение N 14
    Приложение N 15. Лист согласования проекта приказа Федеральной службы судебных приставов
    Приложение N 16
    Приложение N 17. Указатель рассылки документа
    Управления федеральной службы судебных приставов
    Управления Минюста России по федеральным округам
    Организации Минюста России
    Территориальные органы Федеральной службы судебных приставов
    Приложение N 18. Сведения о документообороте
    Приложение N 19. Сведения о документообороте в Федеральной службе судебных приставов
    Приложение N 20. Контрольная карта
    Приложение N 21. Статистическая карточка на обращения граждан в Федеральную службу судебных приставов
    IV. Обращение поступило
    I. Поступление и движение обращений
    II. Вид обращения
    V. Результат рассмотрения обращения
    III. Дополнительные сведения по обращениям
    VI. По обоснованному обращению
    VII. Направлено на рассмотрение
    VIII. Нарушение сроков направления обращения
    IX. Нарушение сроков разрешения обращения
    X. Содержание обращения (предложения, жалобы, заявления)
    Приложение N 22. Обращение (предложение, заявление, жалоба)
    Приложение N 23. Заключение о прекращении переписки с гражданином
    Приложение N 24. Карточка личного приема гражданина
    Приложение N 25. Заказ на выполнение копировально-множительных работ
    Приложение N 26.Журнал учета копируемых документов
    Приложение N 27. Книга учета печатей и штампов
    Правая страница книги
    Приложение N 28. Журнал учета бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
    Правая страница журнала
    Приложение N 29. Номенклатура дел
    Приложение N 30. Сводная номенклатура дел центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов
    Приложение N 31. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
    Приложение N 32. Лист-заверитель дела
    Приложение N 33. Внутренняя опись документов дела
    Приложение N 34. Дело
    Приложение N 35. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
    Приложение N 36. Карта-заместитель
    Приложение N 37. Книга учета жалоб на постановления, действия (бездействие) должностных лиц ФССП России, поданных в порядке подчиненности
    Правая страница книги
    Приложение N 38. Журнал регистрации постановлений должностных лиц ФССП России, вынесенных по результатам рассмотрения жалоб, поданных в порядке подчиненности
    Правая страница журнала
    Приложение N 39. Книга учета исполнительных документов
    Правая страница книги
    Приложение N 40. Зональная книга учета исполнительных производств судебного пристава-исполнителя
    Правая страница зональной книги
    Приложение N 41. Исполнительное производство
    Приложение N 42. Книга учета сводных исполнительных производств
    Правая страница книги
    Приложение N 43. Запрос
    Приложение N 44. Лист ознакомления с исполнительным производством
    Приложение N 45. Книга учета арестованного имущества
    Правая страница книги
    Приложение N 46. Журнал выдачи документов
    Правая страница журнала
    Приложение N 47. Сроки хранения отдельных видов документов, связанных с осуществлением исполнительного производства

  5. M@s*on Ответить

    А2
    А7
    А5
    А4
    Задание 2. Сколько реквизитов предусматривает новый ГОСТ?
     30
    29
    31
    29
    Задание 3. Какие из документов относятся к распорядительным?
     Протокол
    Инструктивное письмо
    Указание
    Положение
    Задание 4. Датой приказа является дата…
     согласования
    подписания
    утверждения
    регистрации
    Задание 5. Какие документы относятся к организационным?
     Приказ
    Положение
    Указание
    Справка
    Задание 6. Руководитель фирмы с помощью организационных документов…
     осуществляет увольнение работников
    определяет права и обязанности сотрудников
    поощряет отличившегося работника
    определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы
    Задание 7. Назначение распорядительных документов – это…
     реализация системы и процессов управления
    регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач
    планирование деятельности учреждения
    сообщение сведений, побуждающих органы управления принимать определенные решения
    Задание 8. Приказ – это правовой акт, издаваемый…
     руководителем организации на правах единоначалия с целью разрешения основных вопросов
    высшими органами исполнительной власти
    руководителем организации по вопросам информационно-методического характера
    совещательными органами учреждения
    Задание 9. Какое определение относится к справке? “Документ, содержащий …”

    подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора
    подробный ход какого-либо мероприятия
    перечень мероприятий
    подтверждение или описание тех или иных фактов и событий
    Задание 10. Автором служебного письма является…

    организация, фирма, от имени которой посылается письмо
    должностное лицо, которое посылает письмо
    исполнитель, который готовит письмо
    лицо, отправившее письмо
    Задание 11. Во вводной части распорядительного документа содержатся…

    цели и причины создания документа
    основные направления деятельности учреждения
    распоряжения руководителя
    сроки исполнения распоряжения
    Задание 12. К какой группе документов относится протокол?

    К распорядительным
    К личным
    К справочно-информационным
    К организационным
    Задание 13. Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

    Наименования учреждения-автора
    Наименования вида документа
    Заголовка к тексту документа
    Адресата
    Задание 14. Как называется документ, в котором определяются должностные обязанности работника учреждения?

    Правила
    Инструкция
    Устав
    Положение
    Задание 15. Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса – это…

    акт
    протокол
    приказ
    докладная записка
    Задание 16. Реквизит служебного письма – это…

    часть текста письма
    фирменный бланк
    его отдельный элемент
    штамп организации, написавшей письмо
    Задание 17. Датой акта является дата…

    установленного события
    подписания
    утверждения
    изготовления акта
    Задание 18. К какой группе документов относятся справка и должностная записка?

    К личным
    К справочно-информационным
    К распорядительным
    К организационным
    Задание 19. Резолюцию на служебном письме можно писать…

    по тексту письма
    на отдельном листе бумаги
    в отдельном специальном журнале
    на свободном от текста месте
    20. Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?
     Компьютер
    Факс
    Ксерокс
    Телефон
    Задание 21. Объяснительная записка подписывается…
    руководителем предприятия, организации
    составителем
    председателем и членами комиссии
    секретарем руководителя
    Задание 22. Текст акта должен заканчиваться…

    рассылкой по экземплярам
    подписями
    отметкой о приложении к документу
    печатью
    Задание 23. Заверительная надпись на документе “Верно” удостоверяет, что…

    правильно указан адрес
    паспортные данные заявителя соответствуют действительности
    дата документа верна
    копия документа точно совпадает с подлинником
    Задание 24. Где помещается “Отметка о поступлении документа в организацию”?

    На левом поле
    На верхнем поле
    На нижнем поле
    На любом свободном от текста месте
    Задание 25. Документооборот – это движение документа с момента…

    Вопросы к зачету по курсу «Профессиональное делопроизводство»: 8 семестр
    1. История отечественного делопроизводства.
    2. Способы унификации текстов документов.
    3. Понятие стандартизации.
    4. Понятие унификации.
    5. Правила оформления организационных документов: устав, положение, инструкция.
    6. Понятие о документах. Служебный документ.
    7. Классификация документов.
    8. Средства копирования и оперативного размножения документов, работа с ними.
    9. Понятие и виды способов копирования.
    10. Понятие номенклатуры дел её содержание и использование в организации управления.
    11. Организация контроля за исполнением документов.
    12. Требования к подготовке инициативных деловых писем.
    13. Регистрация документов и построение справочного аппарата.
    14. Основные функции документа.
    15. Специфика языка служебных документов.
    16. Компьютерные технологии подготовки документов.
    17. Документация по личному составу.
    18. Порядок передачи дел в архив учреждения.
    19. Порядок оформления дел с документами.
    20. Понятие внутренней описи документов дела.
    21. Согласование, подписание и утверждение документов.
    22. Понятие бланка Заполняемые реквизиты бланка.
    23. Понятие формы первичной учетной документации.
    24. Общие правила размещения реквизитов на бланке организации.
    25. Формуляр основных реквизитов документов.
    26. Сроки исполнения документов, организация контроля.
    27. Формы организации работы с документами.
    28. Основные задачи и функции службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
    29. Информационно-справочная работа с документами.
    30. Средства составления и обработки документов.
    31. Порядок оформления приема на работу.
    32. Правила оформления распорядительных документов.
    33. Соотношение понятий «письменный приказ» и «письменное распоряжение».
    34. Требования, предъявляемые к докладной записке.
    35. Отметки на документах, порядок их ведения, требования к ним.
    36. Организация работы секретаря-референта.
    37. Этапы движения и порядок обработки документов.
    38. Виды приказов. Особенности их написания.
    39. Индексация документов, как расположение всех дел в номенклатуре.
    40. Порядок обработки отправляемых документов.
    41. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем.
    42. Стадии создания документов.
    43. Правила оформления справочно-информационных документов.
    44. Понятие телефонограммы. Правила оформления телефонограмм.
    45. Понятие и виды доверенностей.
    46. Правила оформления официальной доверенности.
    47. Понятие протокола. Правила ведения и оформления протоколов.
    48. Основные элементы трудового договора (контракта) со специалистом.
    Заочная форма обучения
    Вопросы к зачету по курсу «Профессиональное делопроизводство».
    1. История отечественного делопроизводства.
    2. Способы унификации текстов документов.
    3. Понятие стандартизации.
    4. Понятие унификации.
    5. Правила оформления организационных документов: устав, положение, инструкция.
    6. Понятие о документах. Служебный документ.
    7. Классификация документов.
    8. Средства копирования и оперативного размножения документов, работа с ними.
    9. Понятие и виды способов копирования.
    10. Понятие номенклатуры дел её содержание и использование в организации управления.
    11. Организация контроля за исполнением документов.
    12. Требования к подготовке инициативных деловых писем.
    13. Регистрация документов и построение справочного аппарата.
    14. Основные функции документа.
    15. Специфика языка служебных документов.
    16. Компьютерные технологии подготовки документов.
    17. Документация по личному составу.
    18. Порядок передачи дел в архив учреждения.
    19. Порядок оформления дел с документами.
    20. Понятие внутренней описи документов дела.
    21. Согласование, подписание и утверждение документов.
    22. Понятие бланка Заполняемые реквизиты бланка.
    23. Понятие формы первичной учетной документации.
    24. Общие правила размещения реквизитов на бланке организации.
    25. Формуляр основных реквизитов документов.
    26. Сроки исполнения документов, организация контроля.
    27. Формы организации работы с документами.
    28. Основные задачи и функции службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
    29. Информационно-справочная работа с документами.
    30. Средства составления и обработки документов.
    31. Порядок оформления приема на работу.
    32. Правила оформления распорядительных документов.
    33. Соотношение понятий «письменный приказ» и «письменное распоряжение».
    34. Требования, предъявляемые к докладной записке.
    35. Отметки на документах, порядок их ведения, требования к ним.
    36. Организация работы секретаря-референта.
    37. Этапы движения и порядок обработки документов.
    38. Виды приказов. Особенности их написания.
    39. Индексация документов, как расположение всех дел в номенклатуре.
    40. Порядок обработки отправляемых документов.
    41. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем.
    42. Стадии создания документов.
    43. Правила оформления справочно-информационных документов.
    44. Понятие телефонограммы. Правила оформления телефонограмм.
    45. Понятие и виды доверенностей.
    46. Правила оформления официальной доверенности.
    47. Понятие протокола. Правила ведения и оформления протоколов.
    48. Основные элементы трудового договора (контракта) со специалистом.
    5. Сведения о ППС содержание

  6. Bloodsmith Ответить

    Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать напечатанные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки указанием фамилии, имени, отчества приглашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресат.
    Рекламное письмосодержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.
    Структура служебного письма

    Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля.
    В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, входят следующие реквизиты:
    13 — гриф ограничения доступа к документу;
    14 — адресат;
    16 — резолюция;
    17 — заголовок к тексту;
    18 — отметка о контроле;
    19 — текст документа;
    20 — отметка о наличии приложения;
    21 — подпись;
    23 — визы согласования документа;
    24 — печать;
    26 — отметка об исполнителе;
    27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
    28 — отметка о поступлении документа в организацию;
    29 — идентификатор электронной копии документа.
    Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости (13, 23, 24, 29), часть — при подготовке исходящих писем (14, 17, 19, 20, 21, 26), часть (16, 18, 27, 28) оформляется на входящих письмах. Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные(многоаспектные).
    Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос.
    Сложное письмо — документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.
    В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.
    Приведем пример структуры письма-просьбы:
    1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой.
    2.Излагается суть просьбы.
    3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.
    Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, подразделы, пункты, а при необходимости — и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев — отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.
    В заключение подчеркнем, что для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А 4.
    Языки и стиль служебного письма

    Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, «нестандартность» языка и стиля текста. В связи с этим вопрос языка и стиля служебного письма заслуживает отдельного рассмотрения.
    Язык служебного письма сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом силе выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.
    Основными чертами официально-делового стиля считаются:
    — нейтральный тон изложения;
    — лаконичность и краткость текста;
    — точность, ясность выражения мысли.
    Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д.
    Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.
    Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в письме, и автором текста, и его адресатом. Точность изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д. Терминология, которая используется в управленческой документации вообще, — это, прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ, кроме того, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
    Кроме сказанного специфика делового стиля характерна еще рядом особенностей.
    В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т. д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на употребление в переписке.
    Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Вот типичный случай их применения: «до настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление этих слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.
    Еще одна специфическая особенность делового языка — ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.
    Приведем несколько примеров сочетания слов между собой:
    инициатива — брать на себя, выступать с, поддерживать,
    проявлять, развивать, сдерживать, терять,
    уступать;
    налог — взимать, облагать, платить, снижать, сокращать; обязанность — возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от; руководство — брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т. д.
    Особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.
    Владение деловым стилем — это во многом знание и умение
    употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.
    Приведем несколько моделей, объясняющих мотивировку
    написания письма: ООТ «Ростсельмаш»
    В порядке оказания технической помощи… подтверждает … условия поставки оборудования…
    В соответствии с протоколом… Напоминаем, что в соответствии с… Вы должны…
    В ответ на Вашу просьбу… Напоминаем Вам,
    В подтверждение нашей договоренности… Следующие варианты являются типичным стандартным началом делового письма: Извещаем, что ……. мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий. Доводим до Вашего сведения, что…наш завод прекратил производство комбайнов «Нива» прежней конструкции.
    Если автор – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа; предприятие гарантирует…не возражает… предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просят…; от первого лица множественного числа; просим… сообщаем… подтверждаем… Если автор – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: прошу… ставлю Вас в известность… довожу до Вашего сведения…; от первого лица множественного числа: подтверждаем… обещаем… Мы получили Вашу телеграмму… Вот несколько примеров реализации «стандартных» конструкций:
    Просим… … оказать содействие
    Прошу… … принять меры…
    Подписанный… … подписанный с нашей стороны договор…
    Направляем… … интересующую Вас документацию заказной бандеролью…
    Подтверждаем… … получение спецификации на…
    ООТ «Ростсельмаш» подтверждает … условия поставки оборудования…
    Напоминаем, что в соответствии с… Вы должны…
    Напоминаем Вам, что… … Ваша задолженность по оплате составляет…
    Сообщаем, что… задержка в отгрузке… произошла ввиду…
    В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:
    Просим извинить нас за задержку с ответом…
    Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.
    Просим Вас не задерживать ответ..
    Кроме типового характера, содержание некоторых языковых
    формул выступает как юридически значимые компоненты текста. Например, в гарантийном письме: «Гарантируем возврат кредита в сумме … в срок до. «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет …»; В письме-претензии: «в противном случае Вам будут предъявлены штрафные
    санкции».
    Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

  7. ilona Ответить

    Это документ, который содержит обязательства или их подтверждение. Их адресуют конкретным лицам и организациям. О каких гарантиях может идти речь? Например, гарантии об оплате товаров, аренды, услуг, сроков проведения работ. Подписывается такое письмо, как правило, двумя лицами – директором и главным бухгалтером, а также заверяется печатью.

    Претензионное письмо (рекламационное)

    Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.
    В претензии должны быть такие сведения:
    Полный адрес организации, куда направляется документ.
    Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
    Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).
    Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.
    Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

    Запрос

    Письмо-запрос – деловой документ, направляемый для получения официальной информации. Его текст имеет четкое обоснование необходимости получения сведений. Это могут быть ссылки на законы, нормативные акты. Подписываются письма официально уполномоченным должностным лицом.
    Письмо-запрос подразумевает наличие письма-ответа. Особым статусом наделены запросы, направляемые властными структурами.

    Письмо–напоминание

    Это документ, который используется в тех случаях, когда организация не выполняет свои функциональные обязанности, а просто выступает в посреднической роли. Как правило, письмо состоит из нескольких частей. В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

    Письмо-извещение

    Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

    Вместо послесловия

    В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания. Немного изучив тему, вы теперь можете свободно в ней ориентироваться и не растеряетесь, если к вам обратятся с предложением: «Составьте служебное письмо». Как вы могли убедиться, в этом нет ничего сложного, особенно если помнить все основные требования и реквизиты для написания документа. Пример того, как оформить служебное письмо (образец), мы привели в статье. Желаем вам удачи.

  8. Mr.Хайнзерберг Ответить

    Милостивый государь!
    В конце текста оформляется заключительная формула вежливости, которая должна соответствовать вступительной:
    1. Строго официально:
    С уважением,
    С почтением,.
    2. Официально:
    С глубоким уважением,.
    С глубоким почтением,
    3. Менее официально:
    Искренне Ваш,
    Преданный Вам,
    Ваш,
    Письма бывают простые и сложные. Простые письма посвящены одному вопросу, сложные – нескольким.
    «Текст» сложного письма состоит из трех частей:
    · Введение– излагаются мотивы, побудившие автора составить письмо.
    · Описательная – приводятся факты, описываются события, явления.
    · Заключение– основная часть, содержит выводы, предложения, просьбы и т.п.
    Рекомендуется начинать письма с основной части (с заключения).
    Простые письма могут состоять только из основной части.
    Виды писем и требования к оформлению текста
    Письмо-просьба
    Является наиболее распространенным видом письма, т.к. количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб, практически беспредельно.
    Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность автора письма в ее исполнении.
    Просьба совпадает с формой личного или группового заявления.
    Просьба может излагаться от:
    1 лица ед.числа – «Прошу …»
    1 лица мн.числа – «Просим …»
    3 лица ед.числа – «… просит …»
    3 лица мн.числа – «… просят …»
    Ключевыми словами письма-просьбы является гнездо слов образованных от глагола
    «ПРОСИТЬ»
    – принять меры для …
    – включить в план…
    – сообщить сведения о …
    – направить нам …
    – отгрузить в наш адрес …
    – проверить ход выполнения …
    – подтвердить о получении …
    В письмах-просьбах, как правило, используется следующая композиция (структура) текста:
    1. Обоснование актуальности просьбы.
    2. Содержание просьбы.
    3. Ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена.
    Каждый пункт композиции, является аспектом содержания письма и оформляется отдельным абзацем.
    Письмо-запрос
    – это коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) или направить предложение на поставку товара.
    Композиция (структура) текста аналогична ПИСЬМУ-ПРОСЬБЕ:
    1. обоснование актуальности запроса;
    2. содержание запроса;
    3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;
    4. формулирование гарантии.

  9. Doomwalker Ответить

    Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.
    1. Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
    2. Письмо-сообщение – деловое письмо, в котором автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
    3. Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).
    4. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
    5. Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
    6. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
    7. Письмо-просьба – деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.
    9. Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.
    10. Письмо-напоминание –деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
    12. Претензионное (рекламационное) письмо –деловое письмо, содержащие заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.
    13. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
    14. Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
    15. Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
    16. Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
    17. Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
    Служебные письма оформляются на бланках организации для писем.
    В состав служебного письма входят следующие реквизиты:
    – регистрационный номер;
    – дата регистрации документа;
    – ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом;
    – наименование адресата (кому направляется документ);
    – заголовок к тексту (тема);
    – текст;
    – отметка о наличии приложения;
    – подпись составителя (с указанием должности), ее расшифровка;
    – исполнитель.
    В письмах отсутствует реквизит «название вида документа».
    После поступления письма в место адресования добавляются такие реквизиты: резолюция, дата и входящий регистрационный номер; отметка о получении документа на исполнение.
    Письма составляются только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагиваются несколько вопросов затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Рекомендуемый объем делового письма – не более 2-х листов. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а корпийный материал на чистом стандартном листе бумаги.
    Лекция 5.Порядок составления и оформления документов по личному составу
    1. Заявления и порядок их оформления.
    2. Приказы по личному составу.
    3. Объяснительные записки и порядок их оформления.
    Цель лекции: ознакомить с порядком составления и оформления документов по личному составу.
    Ключевые слова: заявление, личный листок, личный состав, представление, приказ по личному составу, объяснительная, ходатайство.

  10. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *