Как правильно нумеровать журналы по листам или страницам?

9 ответов на вопрос “Как правильно нумеровать журналы по листам или страницам?”

  1. GESU Ответить

    Не думаю, что Вас будет проверять ВНИИДАД. А ГИТ делопроизводство плоховато знают!
    Привожу цитаты из книги (полный текст есть в системе “Гарант”. Немного коряво скопировано, т.к. не все параметры форматирования поддерживаются сайтом. Текст, идущий после ссылки на рисунок и подпись Рис.№ – это и есть сам рисунок (в книге он просто заключен в рамку):
    Выписка из Справочника по делопроизводству. –
    Рогожин М.Ю. 3-е изд., перераб. и доп. – “Юстицинформ”, 2011 г.
    5.2. Оформление дел, законченных делопроизводством
    Оформление дел – это процедура их подготовки к текущему хранению в соответствии с действующими на этот счет правилами. Она включает заполнение реквизитов обложки дела (см. рис. 3.25), нумерацию листов дела (по мере группировки документов), а также группировку документов в дела.
    Правила заполнения реквизитов обложки дела представлены на рис. 3.26.
    При заполнении реквизитов на обложке дела указываются:
    1. Полное и (в скобках) сокращенное именование предприятия указывается в соответствии с учредительными документами, а наименование соответствующего структурного подразделения (участка документирования, временного органа, общественной организации и т.п.) – в соответствии с положением о подразделении (органе, организации).
    2. Индекс дела и его заголовок указывается в соответствии со сводной номенклатурой дел*(138).
    3. Датой дела являются крайние даты документов в его составе, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в данное дело. Число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
    4. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела (с новой строчки) делается запись: “В настоящем деле имеются документы за… год (ы)”*(139).
    Рис. 3.26.
    Нумерация документов, группируемых в дело, производится с целью обеспечения их сохранности и закрепления порядка их расположения. Нумерация листов документов в составе дел выполняется карандашом, арабскими цифрами, в прямом (возрастающем) порядке, в правом верхнем углу листа (см. также рис. 3.27).
    Листы документов в составе разных частей (томов) дела нумеруются в пределах соответствующей части (тома) с соблюдением нижеследующих правил:
    1. Сложенный лист (формата А3 или А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа как один лист.
    2. Нумерация имеющихся в составе дела фотографий, чертежей, диаграмм и иных иллюстративных материалов выполняется с оборотной стороны с простановкой цифр в левом верхнем углу.
    3. Нумерация имеющихся в составе дел конвертов с вложениями выполняется в последовательности “конверт – вложение”, при этом каждому вложению присваивается собственный номер.
    4. Листы внутренней описи дела (см. далее) нумеруются отдельно.
    5. Лист-заверитель дела (см. далее) не нумеруется.
    Рис. 3.27.
    При закрытии дела (как правило, по окончании календарного года) производится:
    1) полистная проверка правильности нумерации, в необходимых случаях с частичной перенумерацией листов (см. далее);
    2) заполнение реквизита “Срок хранения дела” – на основе сведений из номенклатуры дел (после сверки со сведениями, указанными в перечне типовых документов (ведомственном перечне документов) с указанием сроков хранения);
    3) простановка отметки “Хранить постоянно” на делах постоянного хранения.
    Уточнение заголовка дела при его закрытии производится, если последний более не соответствует (не полностью соответствует) составу сгруппированных в течение календарного года документов.
    В делах с завершенной (окончательной) нумерацией листов оформляется заверительная надпись. Она располагается в конце дела на отдельном листе – заверителе дела (см. рис. 3.28). В заверительной надписи (цифрами и прописью) указывается количество листов в данном деле, а также особенности отдельных документов. Отметим также, что количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

  2. Частица Вселенной Ответить

    Нумерация листов.

    Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго.
    Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

    Прошивка документов

    Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне
    Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза – для надежности.
    Концы нитки завязывают узлом и выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Оставлять необходимо около 5 – 6 см свободного конца.

    Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

    Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 – 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея.
    пример: В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.
    Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.
    Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

    Опись документов

    Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
    Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией – для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.
    После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129. Пропущен номер 33.
    Затем указывается должность, проставляются подпись должностного лица и ее расшифровка;
    Все журналы регистрации в конце года сдаются в архив с другими документами, а с начала нового календарного года заводятся новые журналы.
    Данные рекомендации имеют общий характер. Работодателю, при оформлении кадровой документации следует учитывать особые правила для оформления журналов и книг, ведение которых отнесено законодательством к обязательным.

    При оформлении журналов, книг можно руководствоваться:

    Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело”, “Основными Правилами работы архивов организаций” (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

  3. Одноклассникими Ответить

    При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:
    Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
    Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
    Обложка дела 229?324 мм для архивных дел;
    Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
    Клей;
    Ножницы.

    Пошаговое руководство по прошивке

    Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.
    При прошивке документов соблюдается такая последовательность:
    Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
    Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
    Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
    Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
    Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.
    Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
    Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
    Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:
    В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов
    Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)
    Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.
    Нумерация строго регламентирована:
    нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
    опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
    письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
    материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
    листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
    документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
    на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
    цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
    в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
    когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

  4. CyberBastard Ответить

    Согласно законам, все записи в трудовых книжках в разделе должны иметь собственный порядковый номер. Следовательно, нумерация книги учета должна продолжаться при внесении в нее записей в аналогичный раздел самого вкладыша.
    Если следовать вышеуказанным правилам ведения вкладыша книги учета, то необходимо указать, что он является продолжением старой книги. Ведение записей необходимо начинать с очередного порядкового номера. То есть надо указать порядковый номер, который следует за тем, которым была закончена нумерация записей в предыдущей книге учета.
    Следует отметить, что никаким правовым актом не предусмотрено, как необходимо осуществлять нумерацию новой книги учета в случае полного завершения предыдущей книги.

    Что должен знать каждый работодатель

    Работодатель должен хранить и учитывать трудовые книжки своих работников, а также вкладыши в трудовые книжки и чистые бланки. Для этого работодателю необходимо вести:
    приходно-расходный журнал (книгу) для учета бланков книжек и вкладышей}
    книгу движения трудовых книжек и вкладышей в них.
    Такой учет должны вести как работодатели различных организаций, так и частные предприниматели. В первом журнале должны регистрироваться трудовые книжки всех работников, которые были приняты на работу официально, а также должны быть записаны номера и серии выданных трудовых книжек.
    Если человек увольняется и забирает свою трудовую, он должен оставить подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

    Какие основные требования к книге движения трудовых книжек?

    Она обязательно должна быть:
    пронумерована}
    прошита или прошнурована}
    заверена подписью начальника данной организации}
    скреплена печатью или опломбирована.
    Это основные требования по ведению и хранению трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Кабмина РФ.
    Если в организации будет проведен аудит Гострудинспекцией, то все вышеперечисленные нормы обязательно будут проверяться. В первую очередь инспекторы должны проверить наличие этой книги и ее утверждение. Также они обязаны проверить, как ведется книга, ее нумерацию, прошивку, наличие подписи и печати руководителя и порядок ее ведения. Если обнаружатся нарушения, работодатель может быть привлечен к административному наказанию. Поэтому не следует ждать визита инспектора, чтобы он обязал вас вести данную книгу как положено. Лучше делать это своевременно, а именно: пронумеровать, прошить, подписать и опломбировать печатью.

    Замена старых книг

    Если в предыдущей книге учета движения трудовых книжек закончилось место для записей, то старую книгу необходимо заменить новой. При этой замене следует учитывать правила заполнения книг учета движения трудовых книжек. При помощи нумерации страниц в книге можно определить количество в ней страниц. Благодаря этому обеспечивается сохранность книги и ее вложений.
    Как правильно нумеровать книгу учета движения трудовых книжек? Нумерация страниц в книге учета должна начинаться сначала. То есть в каждой новой книге будет своя нумерация страниц.
    Если в предыдущей книге было 50 страниц, то следующая книга начнется не с 51-й страницы, а с самого начала, то есть с 1-й страницы.

    Где можно приобрести данную книгу?

    Эту книгу можно как изготовить самостоятельно, так и купить уже готовую. Как она должна выглядеть? Желательно, чтобы ее обложка была твердая. При покупке книги обратите на это внимание. Если книга изготавливается самостоятельно, то в качестве обложки подойдет картон или плотная бумага формата А4. На обложку данной книги необходимо наклеить этикетку, на которой будет написано название организации. Обязательно напишите на обложке дату начала и окончания книги.
    Листы книги необходимо пронумеровать, прошить, разграфить согласно форме и скрепить сургучной печатью. Далее книга заверяется руководством. При заверке книги обязательно указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц. В ней также должна присутствовать подпись кадрового работника. Эту подпись можно поставить на обложке книги, на ее лицевой или оборотной странице, или же на последней странице. Как правило, большинство кадровых работников предпочитают именно последний вариант.
    Эта книга ведется в течение нескольких лет. Следовательно, за это время может поменяться не один кадровый работник. Каждый новый работник лично отвечает за все внесенные им поправки и записи в книгу учета.

    Как заполняется книга?

    Заполняется книга учета движения трудовой книжки по тем же правилам, что и трудовая книжка. То есть заполнять ее необходимо простой шариковой ручкой. Цвет ручки может быть как синим, так и черным или фиолетовым. Особых требований к цвету заполнения книги учета не существует. В ней ни в коем случае не должно быть никаких зачеркиваний, исправлений, а тем более подчисток. Также в данной книге запрещается что-либо исправлять корректором.
    Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.
    В эту книгу вносятся все сведения о трудовых книжках и их вкладышей каждого работника. На какой срок принят работник, значения не имеет. Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить.
    Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу. Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.

  5. РоБОеD Ответить

    Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.

    На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
    Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
    Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность. Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
    Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о
    Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.

    Как нумеровать листы в журнале регистрации приказов? в верху или внизу? ручкой или карандашом?
    нумеруются лист или страницы?

    При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.
    Подробности в материалах Системы Кадры:
    Ответ: Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе
    Виды журналов Какие журналы обязательно вести в отделе кадров В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:
    документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).
    факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);
    события (проверки на предприятии государственными ведомствами);
    Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа.
    Например, по можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.

    Как оформить и как вести журнал регистрации приказов

    Судья требует представить доказательства того, что в отношении сотрудника издавался приказ по дисциплине, ведь только на основании его можно оформлять увольнение.Доказательством существования дисциплинарного приказа и будет копия журнала регистрации, при соблюдении хронологического порядка формирования дела.Также регистрационный журнал может быть основой описи в случае передачи дела в архив, при этом не нужно переписывать все документы из папки, достаточно снять копию с таблицы журнала.Регистрационные журналы нужно оформлять при открытии нового дела или тома,

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *