Как правильно оформить командировку в 2020 году?

16 ответов на вопрос “Как правильно оформить командировку в 2020 году?”

  1. y999am09 Ответить

    1. Определить, является ли поездка командировкой

    Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что командировка:
    — осуществляться сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем;
    — совершается по распоряжению работодателя и в его интересах;
    — оформляется на определенный срок;
    — используется для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

    2. Выпустить приказ о командировке

    Командировочные удостоверения и служебные задания теперь опциональны, а вот приказ нужно выпустить обязательно. Можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 Госкомстата или формой, утвержденной внутренними нормативными актами компании. В последнем случае приказ должен обязательно содержать следующие данные:
    наименование организации,
    наименование документа и дата его составления,
    Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,
    место назначения (страна, город, организация),
    срок командировки (количество календарных дней),
    даты начала и окончания поездки,
    цель командировки,
    организация, которая оплачивает командировочные расходы.
    Приказ составляется на основании служебной записки непосредственного руководителя отправляющегося в командировку сотрудника и должен быть подписан руководителем организации.
    Посмотреть пример приказа
    Посмотреть пример записки

    3. Забронировать билеты и проживание

    Можно обратиться в агентство, которое подберет отели и билеты за комиссию. Более простой и выгодный способ — воспользоваться онлайн-сервисом планирования командировок. OneTwoTrip for Business предлагает более 1 500 000 отелей по всему миру, билеты более 800 авиакомпаний и ж/д билеты по России и СНГ. Забронировать билеты можно на одного человека или на группу буквально за пару минут.

    Почему стоит попробовать онлайн-бронирование командировок?

    Большой выбор авиа-, ж/д билетов и отелей, что позволит выбрать оптимальные варианты и состыковать пересадки;
    Быстрое и простое отслеживание тревел-процессов онлайн;
    Удобный доступ к отчётам круглые сутки;
    никаких агентских сборов;
    возможность планировать поездки заранее и видеть все командировки компании в одном месте.
    Хочу попробовать сейчас

    4. Зафиксировать факт отправки сотрудника в журнале учета

    В журнал заносят ФИО командированного специалиста, место назначения (название организации и адрес).

    5. Заполнить табель учета рабочего времени

    Заполняется по унифицированной форме Т-12 и Т-13 или другой утвержденной внутренней форме компании. Дни командировки отмечают кодом «К». Время командировки подтверждается после возвращения.

    6. Оформить авансовый отчет по форме АО-1

    В течение 3-х дней после командировки сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы в бухгалтерию (билеты, чеки, квитанции).
    Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы перед командировкой выдает бухгалтерия, либо сотрудник тратит собственные и затем получает компенсацию по чекам из поездки. Суточные выдаются во всех случаях кроме однодневной командировки.

    7. Проверить наличие документов, подтверждающих затраты

    Это чеки, квитанции, приходные ордеры, договоры. Факт нахождения в служебной поездке подтверждают билеты. При стандартном учёте документы должны быть предоставлены в бумажном виде.
    Онлайн-планирование позволяет видеть все расходы по отелям и билетам на каждого сотрудника в сервисе, а также фильтровать информацию по периоду или человеку. Нет необходимости предъявлять бумажные билеты — электронные квитанции сохраняются при покупке билетов. При использовании онлайн-сервиса для планирования командировок вся закрывающая документация также находится в системе.

  2. ghostcar Ответить

    В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.
    Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.
    Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.
    Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.
    На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.
    Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.
    Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.
    Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.
    В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.

    Если сотрудник едет на личном транспорте

    Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.
    В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:
    Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
    Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
    Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.
    Оформление путевого листа является желательным (но не строго обязательным), поскольку при помощи данного документа можно будет подтвердить факт использования машины и расход топлива на поездку.
    При возвращении из поездки работнику должна быть выдана компенсация, которая предусматривается в ТК РФ. Сумма выплаты определяется работодателем самостоятельно.

  3. koliankolianich Ответить

    Поездка в другой город для выполнения служебного задания работодателя связана с дополнительными расходами для сотрудника. Эти расходы должны быть должным образом задокументированы. При этом, размер суточных может влиять на расчет налоговой базы – существуют лимиты компенсаций, при превышении которых возникает необходимость уплаты НДФЛ.
    Компании могут сами устанавливать размер суточных и определять многие другие параметры. Все эти важные данные должны быть прописаны в Положении о командировках. Также этот документ определяет порядок оформления поездок.
    Положение о командировках составляется в произвольной форме и должно содержать такую информацию:
    прописанный порядок направления сотрудников в поездки;
    список документов, которые нужны для оформления командировки;
    что нужно делать в ситуациях, не описанных в соответствующих нормах и законах – например, нужно ли выходить на работу в день прибытия из поездки;
    процесс компенсации расходов на дорогу и проживание;
    величина выплачиваемых суточных.
    Помимо этого, в положении о командировках нужно перечислить случаи, когда сотрудник может отказаться от командировки. Например, нельзя отправлять в поездки беременных сотрудниц.

    Когда положение о командировках не применяется

    Не любая поездка, связанная с работой может быть признана командировкой. Соответственно и Положение применяется не всегда.
    Признать поездку командировкой можно при выполнении нескольких критериев:
    сотруднику нужно покинуть место постоянного проживания для выполнения служебного задания работодателя в другом городе;
    в течение определенного времени работнику придется трудиться не в том населенном пункте, где расположено основное место работы;
    сотрудник работает на основании трудового договора или договора ГПХ.
    То есть, если работа конкретного сотрудника носит разъездной характер, или поездку ему нужно совершить в личных целях, это не будет командировкой.

    Что еще нужно знать

    Положение о командировках и приказ о положении о командировках могут иметь довольно гибкий формат. В частности, компания может прописать в документах дифференцированный по определенному признаку размер суточных: руководители организации могут получать компенсации большего размера, чем рядовые сотрудники.

    Образец Положения о командировках

    Мы подготовили образец документа, который можно использовать для организации командировок в компании.

  4. VideoAnswer Ответить

  5. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *