Как правильно составить опись передаваемых документов образец?

10 ответов на вопрос “Как правильно составить опись передаваемых документов образец?”

  1. Arashizil Ответить

    Каждое предприятие или организация ведет достаточно объемный документооборот. Это различные договоры, контракты, внутренние распоряжения и приказы, бухгалтерские и кадровые документы. Для того чтобы наладить грамотный учет документации и поставить на должный уровень делопроизводство, необходимо составлять описи документов. При этом каждое подразделение компании оптимизирует и создает свой учет документооборота.
    Что необходимо вносить в бланк описи
    Опись представляет собой таблицу, состоящую из трех-четырех колонок. В шапке документа указывается название описи и подразделение предприятия, которое эту опись составляет. В самой таблице заполняются следующие колонки:
    номер по порядку;
    наименование документов;
    количество страниц в них.
    Бывают случаи, когда добавляется четвертая колонка. Например, при составлении описи документов для участия в тендере на выполнение строительных, монтажных или иных работ, в четвертой колонке нужно отмечать степень важности и необходимости того или иного документа. Также в эту графу можно вносить различные примечания.
    В конце описи ставится дата ее составления, ФИО, должность и подпись сотрудника, составившего опись. В случаях, когда опись составляется при приеме-передаче дел, свои подписи ставят два сотрудника – тот, который дела сдает и тот, который их принимает.

  2. Адидас Ответить

    Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
    При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
    Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
    Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
    В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

    Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

    С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
    Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
    В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
    Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
    Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
    После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
    Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
    В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
    При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
    Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

    После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

  3. Rageskin Ответить

    Перед началом описи сотрудник должен:
    проверить правильность заголовков;
    убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.
    Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:
    присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
    присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
    в бланке не должны присутствовать ошибки;
    в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
    даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
    показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
    в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
    максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
    дела следует систематизировать по хронологии;
    завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
    если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
    для отдельного подразделения – 2 бланка;
    для годовой описи – 4 бланка;
    для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
    для дел сотрудников – 3 бланка.
    при описи важна правильная последовательность документов:
    приказы;
    списки;
    учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
    дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
    каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.
    В опись входит:
    титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
    оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
    предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
    сама опись – главная часть описи;
    сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
    указатели – дают пояснение предметных понятий;
    таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
    библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
    словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
    лист-заверитель – общие данные об описи.
    После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

    Особенности оформления в различных ситуациях

    Опись документов составляется не только для их передачи в архив. Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.
    Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи. Рассмотрим их более подробно.

    При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию

    Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.
    В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.
    Документ содержит такую информацию:
    вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
    исходящий номер;
    заглавие;
    перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
    внизу указывается общее количество документов.
    Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации. Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

    Внутренняя опись для личного дела

    Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.
    Опись содержит информацию о:
    номерах документов;
    наименовании;
    количестве листов.
    В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись. В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

    Для почты

  4. Anaradi Ответить

    В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел (полная или частичная3) и формируются соответствующие описи дел (см. Пример 9). Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.
    См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации», где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива
    В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел (также по годовым разделам) отдельно от описей дел по личному составу.
    На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет:
    годовые разделы соответствующих сводных описей (Пример 12) и
    сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (также по годовым разделам).
    Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют:
    не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы,
    но и соответствующие электронные копии (файлы в необходимом формате).
    В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы, созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов, на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования (состоит из электронных копий бумажных и электронных документов). Правилами установлены формы описей:
    электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение № 17) и
    электронных дел, документов временных (свыше 10 лет ) сроков хранения (Приложение №18).
    Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота (СЭД), то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Следует также учесть, что ИТ-подразделение в процессе поддержки СЭД может в плановом порядке осуществлять централизованное формирование сводных описей электронных дел из СЭД и одновременное формирование соответствующих баз данных, представлений или контейнеров / массивов архивных электронных документов, их резервирование / копирование для перевода в статус архивного хранения.
    Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, т.к. архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.
    Служба делопроизводства и архив (ответственный за архивное хранение) организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации. Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта (см. отметку с цифрой 2 в Примере 12).
    Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации.
    Статья «Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации» объясняет:
    какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать;
    как отличаются обложки дел у разных видов НТД;
    как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись;
    как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД;
    что выдавать пользователям

    Типы и виды, функции описей

    Опись документов, дел является важнейшим элементом в системе научно-справочного аппарата архивного фонда организации. Определения соответствующих терминов закреплены действующим в настоящее время ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
    опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
    опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
    Существуют следующие типы описей, которые составляются в организациях:
    описи дел структурных подразделений, которые используются как учетно-сдаточные;
    описи документов, дел организации, т.е. сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам (годовым разделам) и являются основными учетными справочниками;
    описи архивных коллекций, в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком (авторским, тематическим, видовым, объектным и т.п.);
    описи фонда пользования, закрепляющие его систематизацию, которая может отличаться от систематизации архивного фонда в целом (например, в качестве разделов описи могут использоваться названия информационных систем, их баз данных и представлений, в которых хранятся электронные копии документов).
    Виды описей, которые входят в состав обязательных учетных документов организации, имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2.
    Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности (например, в процессе сдачи налоговой отчетности).
    Дело (единица хранения и единица учета) в бумажной форме может представлять собой:
    совокупность документов, возникших по одному вопросу или на одном участке деятельности, либо
    один документ, как правило, объемный и многостраничный (например, годовые планы и отчеты, журналы регистрации).
    Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним.
    Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине (до 4 см) и по объему – до 250 листов с учетом:
    самостоятельно нумеруемых листов дела,
    самостоятельно нумеруемых листов внутренней описи,
    листа-заверителя.
    Поэтому дело может разбиваться на части / тома, которые вносятся в опись под самостоятельными порядковыми номерами, что увеличивает ее объем как документа (см. цифру 1 в Примере 10).
    Электронное дело не имеет установленных ограничений по объему в Мб, наиболее объемной частью описи электронных дел, документов будет являться приложение к ней – реестр документов (контейнеров электронных документов), который составляется на каждое электронное дело (Приложение № 24 к Правилам, см. Пример 13) и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов (с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб), содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись.
    Из определений терминов «опись» и в соответствии с правилами формирования дел очевидно, что описи дел выполняют следующие важнейшие функции:
    являются учетными документами, поскольку каждому делу и каждой его части / тому в каждой описи присваивается свой порядковый номер, кроме того, в опись вносится индекс дела, который был присвоен ему в делопроизводстве по номенклатуре дел;
    представляют собой классификационные справочники, с помощью которых закрепляется систематизация архивного фонда организации прежде всего по хронологически-структурному признаку; а при составлении описей электронных документов, дел систематизация архивного фонда может производиться еще и с учетом названия информационной системы;
    отражают и закрепляют методическое единство делопроизводства и архивного дела, т.к. при их составлении соблюдается та же систематизация дел и оформляются практически те же сроки хранения, которые были закреплены номенклатурой дел;
    являются важнейшими справочниками, с помощью которых организуется использование архивных документов и осуществляется их поиск в архиве по году, номеру дела (архивному шифру, который проставляется после приема дела в архив) и заголовку дела, т.е. выполняют информационно-поисковую функцию;
    в описях закрепляются результаты экспертизы ценности документов в делопроизводстве и на основании описей проводится экспертиза ценности документов в архиве.
    Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования.

    Описи дел структурных подразделений и сводные описи

    Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела. Причем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны просматриваться полистно. Редактируются заголовки на обложках дел и в рабочем экземпляре номенклатуры дел, проверяется правильность определения сроков хранения, соблюдение правил формирования дел и т.п. Для дел с обобщающими заголовками («документы о…», «договоры поставки и документы по их исполнению» и т.п.), к личным делам и делам-досье (судебные дела, дела по госконтрактам и госзакупкам и т.п.) одновременно с внутренней описью документов дела на отдельном листе бумаги составляются проекты аннотаций к заголовкам дел, которые при необходимости оформляются к заголовку дела в соответствующей описи, чтобы увеличить ее информативность:

  5. Aurus Ответить

    При подаче заявления в полицию или иные правоохранительные органы с целью сообщения о преступлении или защиты нарушенного права необходимо обосновать и доказать факты, изложенные в обращении. Перечисляя приложенные доказательства, также понадобится составить опись.
    Во взаимодействиях с теми же правоохранительными органами, службой судебных приставов, налоговой организацией может возникнуть проблема, когда у гражданина или юридического лица производят изъятие или выемку документов, чаще всего в оригиналах. От того, как будет составлена опись, зависит очень многое, в последующем при возврате изъятой документации она будет передаваться по составленному ранее перечню.
    Порядок передачи документов по списку требует особого внимания, обе стороны обязаны тщательно проверять зафиксированные в перечне материалы на предмет наименования, количества листов, соответствия указанному и имеющемуся фактически. В случае возникновения разногласий необходимо составить соответствующий акт, в котором нужно указать несоответствие и сроки устранения.

    Для передачи другой организации

    В ходе осуществления деятельности при заключении договоров контрагенты требуют представить полный пакет документов, которые тоже необходимо описать. В дальнейшем может понадобиться отправить по почте или передать с нарочным акты выполненных работ и оказанных услуг, об отправке товара, перевозочные документы, ценные бумаги и прочее. Во избежание возникновения недоразумений и претензий лучше составить опись. Подписать ее может должностное лицо или любой уполномоченный сотрудник с указанием фамилии и имени.
    Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *