Как правильно заполнять путевой лист легкового автомобиля образец?

18 ответов на вопрос “Как правильно заполнять путевой лист легкового автомобиля образец?”

  1. Nuadafyn Ответить

    В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.
    Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Следовательно, если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка быть должна. А если же сотрудник добирается до основного места работы на своей собственной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи быть не может.
    Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:
    фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
    регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
    определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
    подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
    позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.
    Простыми словами, путевой лист нужно заполнять не только для того, чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка в первую очередь используется для порядка в самой организации. То есть чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.

    Учитывайте изменения

    Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать свои документы, которые будут раскрывать все необходимые сведения. Так, к примеру, новая форма путевого листа легкового автомобиля 2020 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Учреждение вправе заполнять свой бланк. Однако придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.
    Напомним, что законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. То есть документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае бумага будет признана ничтожной, и ее нельзя будет принять к учету.

    Обязательные реквизиты путевого листа

    Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ, а также пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов дает право принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:
    наименование первички: «Путевой лист»;
    дата составления бумаги;
    наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
    содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
    величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
    наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
    подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.
    Однако этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля 2020 недостаточно. Ведь перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.
    Так, Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. Приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые должны быть раскрыты в обязательном порядке при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:
    Сведения путевого листа
    Комментарии, что и как требуется раскрыть
    Наименование и номер путевого листа
    Номер документа устанавливается только в хронологическом порядке. Дробных чисел (100/1) или буквенных дополнений (100а) быть не должно.
    Сведения о сроке действия путевого листа
    Максимум один месяц. Транспортные компании при осуществлении перевозок должны выписывать путевые листы каждый день.
    Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства
    Укажите:
    наименование;
    организационно-правовую форму;
    местонахождение (адрес);
    номер телефона;
    ОГРН.
    Сведения о транспортном средстве
    Тип автомобиля, государственный регистрационный знак, показания одометра, а также дату и время выезда возвращения, дата и время проведения ТО.
    Сведения о водителе
    Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения, дата и время прохождения медосмотра.

    Какой бланк использовать

    Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2020 утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.
    Также можно самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.
    Так выглядит путевой лист легкового автомобиля, форма 3. Скачайте его в качестве образца.

  2. Ferius Ответить

    Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».

    Для каких целей используется путевой лист

    Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.
    Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и учитываемых при исчислении налога на прибыль.

    Форма путевого листа и законодательство

    Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.
    Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:
    наименование и номер путевого листа;
    сведения о сроке действия путевого листа;
    сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
    сведения о транспортном средстве;
    сведения о водителе.
    При этом самостоятельно разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

    Порядок заполнения путевого листа

    Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

    Лицевая сторона путевого листа

    Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:
    В первую очередь записывают номер документа.
    При заполнении типографских бланков указывают их серию.
    Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.
    Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).
    Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.
    Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.
    Полный номерной знак авто: цифры и буквы.
    В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.
    Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.
    Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).
    При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.
    Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.
    Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.
    Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).
    Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.
    Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.
    записи об опоздании или повреждении транспортного средства.
    Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».
    Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

    Раздел «Расход топлива»

    Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.
    Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.
    Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

    Оборотная сторона путевого листа

    Здесь должны быть указаны следующие сведения:
    маршрут транспортного средства.
    номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.
    места отправления и прибытия транспортного средства.
    фактический километраж поездки и подпись водителя.

    Разновидности путевых листов

    На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:
    N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.
    N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.
    N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

    Журнал регистрации путевых листов ИП

    Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.
    Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.
    В журнале указываются:
    номер и дата выдачи путевого листа;
    ФИО водителя;
    государственный регистрационный номер ТС;
    дата выезда и время возвращения транспортного средства.

    Срок хранения путевых листов

    Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:
    Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);
    закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);
    приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).
    Таким образом, путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

    Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

    Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.
    Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.
    В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.
    Путевые листы имеют право проверять следующие организации:
    – трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.
    – сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.
    – налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.
    – сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.

  3. РеаЛьныЙ ПарЕнь Ответить

    Согласно внесенным изменениям Минтранспорта (Приказы №476 от 07.11.2017 и №17 от 18.01.2017) путевой лист в 2020 году должен содержать 14 обязательных реквизитов. Их перечень приведен ниже:
    Наименование документа.
    Номер.
    Срок действия.
    Информация о собственнике ТС.
    Тип и модель авто.
    Регистрационный номер.
    Показатели одометра (при выезде/прибытии машины в гаражный бокс).
    Дата (заезд/выезд из гаража) и время (часы+минуты).
    Ф.И.О. ответственного за выпуск машины на линию, его подпись с указанием даты, времени и показаниями одометра.
    Ф.И.О. водителя.
    Дата и время медосмотра до/после поездки. Исключение составляют экстренные службы (полиция, МЧС, пожарная, скорая помощь и т.д.). Их работники проходят предсменный медосмотр.
    Ф.И.О. медицинского сотрудника с подписью и штампом.
    Отметка о ТО автомобиля, его время и дата. Если численность автопарка до 100 ед., в штате может отсутствовать механик. В этом случае нужно обращаться в сторонний сервисный центр для техосмотра и получения нужной записи.
    Ф.И.О. механика.
    Если организация использует самостоятельно разработанный формат документа, в нем указываются все обязательные реквизиты, актуальные на 2020 год.
    Согласно Приказу Минтранса РФ №476 от 17.11.2017 в новой форме п/л предусмотрены следующие нововведения:
    наличие штампа с реквизитами компании необязательно;
    повышение требований к контролю технического состояния машины;
    упразднение единой формы документа;
    присутствие обязательных реквизитов.
    Также Закон №152 не требует указания маршрута в путевке: необходимы лишь показания одометра, который фиксирует момент выезда из гаражного бокса и обратное прибытие. Однако как показывает арбитражная практика, контролирующие органы нередко причисляют отсутствие сведений о маршруте к числу нарушений. Бывают случаи, когда в этом вопросе их поддерживает суд. За основу берется Постановление №78. Поэтому, чтобы было меньше недоразумений, эксперты рекомендуют прописывать конечный пункт назначения.

  4. DreamHD Ответить

    К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.
    Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.
    Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива. По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ. Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива. Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день. А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС.

  5. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *