Как сдать документы в архив на хранение?

17 ответов на вопрос “Как сдать документы в архив на хранение?”

  1. Blademoon Ответить

    Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.
    При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:
    Для временного хранения.
    Для постоянного хранения.
    Не подлежащие хранению.
    Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.
    Содержание статьи:
    Общий порядок передачи документов в архив
    Экспертиза ценности
    Отражение в «1С: Документооборот»
    Подготовка и оформление дел
    Составление описей
    Передача в архив
    Нюансы работы с документами

    Общий порядок передачи документов в архив

    Процесс происходит в несколько этапов:
    Экспертиза и отбор документов.
    Подготовка и оформление.
    Составление описей.
    Передача в архив.
    Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.

    Экспертиза ценности

    Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.
    Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.
    Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

    Отражение в «1С: Документооборот»

    В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.
    По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.
    Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

    Подготовка и оформление дел

    Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.
    При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.
    Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.
    Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.
    Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

    Составление описей

    Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.
    Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:
    Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
    Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
    Для дел временного хранения за тот же период – в 2-х.
    Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.
    Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.

    Передача в архив

    Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.

    Нюансы работы с документами

    Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.
    Перечислим эти нюансы по порядку:
    Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
    Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
    Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
    Определение законченности сводной описи.
    Рассмотрим подробнее каждый аспект.

    Срок хранения временных документов

    Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

    Уничтожение дел

    Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.
    Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.
    Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.

    Оформление обложки при смене названия

    Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

    Определение законченности сводной описи

    Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.
    Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.
    У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:
    Постоянные — №1.
    Временные — №2.
    Личного состава — №3.
    Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.
    Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.
    Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.
    Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

  2. one god Ответить

    Перед тем как разбираться с вопросом «в чьи руки могут быть переданы документы организации на дальнейшее хранение», необходимо уяснить 2 принципа:
    Все документы предприятия являются его частной собственностью. Соответственно, правообладатель реализует все сопряженные с этим обязанности. Организации (и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица) обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 17 125-ФЗ1). Кроме того, в силу юридического смысла пункта 2 статьи 132 Гражданского кодекса РФ документы являются неотъемлемой частью имущества любого предприятия, так как предназначены для его деятельности и непосредственно с ней связаны.
    Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение) и оформляется договором между собственником (или владельцем) архивных документов и государственным или муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником (или владельцем) архивных документов.

    Как «живой» коммерческой организации стать источником комплектования архива?

    Архивное учреждение самостоятельно определяет круг потенциальных организаций – источников комплектования архива. Эта работа проводится по следующему алгоритму:
    Проводится выявление новых организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, по реестрам органов государственной регистрации юридических лиц, статистическому регистру хозяйствующих субъектов и др.
    Кроме того, дополнительно архивным учреждением проводится анализ организаций:
    действовавших ранее, но не включенных в Списки источников комплектования архивного учреждения по каким-либо причинам, а также
    проявивших инициативу по их включению в Списки (на основании письма организации-заявителя).
    Далее у претендентов изучаются учредительные документы; это позволяет установить подведомственность, юридическую самостоятельность организации, форму собственности, профиль деятельности, масштаб деятельности, юридический адрес.
    Уточняется наличие негосударственных организаций, созданных на базе государственных, являвшихся ранее источниками комплектования государственных архивов. Такие негосударственные организации включаются в Списки источников комплектования соответствующего архива (без заключения договора) и находятся в нем до момента передачи архиву документов государственной организации-предшественника.
    На стадии выявления проводится классификация организаций: по принадлежности к определенному ведомству или отрасли деятельности, по организационно-правовой форме, по форме собственности (государственная, муниципальная, частная). В результате определяется: количество однородных (аналогичных) организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, как в составе определенных ведомств, так и в целом с учетом негосударственных организаций; разделение организаций на производственные и непроизводственные, осуществляющие определенные виды деятельности; разделение общественных объединений на общественно-политические партии, общественные движения, общественные фонды, общественные учреждения, организации общественного самоуправления, затем – по разным целям создания и разного уровня (общероссийские, межрегиональные, региональные, местные общественные объединения).
    Среди критериев отбора выделяется:
    особая роль организации (масштаб деятельности; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческая преемственность ее документов);
    место среди других организаций в зоне комплектования государственного, городского или муниципального архива (является ли организация градообразующей или наиболее типичной для данной территории).
    Из каждой классификационной группы выбираются организации для дальнейшего анализа. Такие организации включаются в рабочий Перечень организаций для определения источников комплектования соответствующего архива.
    В завершение составляется Экспертное заключение и справка об организации как источнике комплектования государственного / городского / муниципального архива.
    На основе проведенного анализа в негосударственную организацию, общественное объединение направляется письмо с предложением о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела и включении в Список организаций-источников комплектования конкретного архивного учреждения.
    В случае положительного письменного ответа на предложение архивного учреждения готовится проект договора о включении в Список организаций – источников комплектования архива. Если же такого согласия архив не получил, но он заинтересован в документах конкретной негосударственной организации или общественного объединения, то возможно заключение договора о сотрудничестве – это позволит наблюдать за сохранностью документов организации / объединения и будет способствовать принятию ими впоследствии решения о передаче своих документов в архив.
    Особенности договора о включении негосударственной организации / общественного объединения в Список государственного / городского / муниципального архива (далее для краткости будем именовать их «организация» и «архив»):
    Договор фиксирует согласие организации на включение ее документов в состав Архивного фонда Российской Федерации с безвозмездной передачей данных документов на постоянное хранение в архив.
    В договоре приводится Список видов (групп) документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, согласованный сторонами. К договору может быть приложена опись документов, принимаемых в архив, если экспертиза ценности и упорядочение документов уже проведены, с конкретным составом документов постоянного срока хранения. При этом в договорах оговаривается возможность изменения состава принимаемых документов.
    В договоре дополнительно оговариваются:
    форма передачи документов организации (безвозмездно);
    срок передачи документов на хранение в архив (непосредственно после обработки дел и утверждения описи дел, научно-справочного аппарата или строго по графику, установленному архивом). Для разных документов определен конкретный срок хранения в организации. Все это подробно изложено в разделе 9 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года2. Сроки передачи документов варьируются от 3 до 75 лет с учетом практического использования документов собственником, отсутствия возможности архива на прием документов.
    Следует заметить, что для ликвидируемых организаций без правопреемника срок подготовки документов, составления описей и их передачи в соответствующий архив, как правило, строго ограничен периодом работы ликвидационной комиссии – в данном случае условия и сроки передачи дел достаточно жесткие;
    условия в области использования документов, разрешенные законом (право закрытия на определенный срок доступа посторонним лицам без согласия организации, установление срока использования документов – по истечении 10, 20, 30 или др. количества лет со времени создания документов либо после их передачи в архив, право на первую публикацию и др.);
    отсутствие (снятие) грифа «коммерческой тайны»;
    порядок упорядочения документов (экспертиза ценности и упорядочение документов проводится организацией или работниками архива – в договоре должен быть прописан конкретный вариант);
    вид носителя принимаемых документов и
    другие особенности.
    Договор должен быть правильно оформлен и подписан лицами, имеющими необходимые полномочия. Договор составляется в 2 экземплярах:
    после принятия решения о включении организации в Список источников комплектования один экземпляр договора включается в наблюдательное дело организации в архиве (при первой передаче документов организации в архив договор включается в дело фонда организации),
    второй – направляется в организацию3.
    При принципиальном увеличении или уменьшении состава передаваемых документов в ранее подписанный договор (в случае необходимости) вносятся дополнения либо заключается новый договор.
    При заключении договора организация получает преимущество в виде бесплатной консультационной поддержки со стороны архива при ведении делопроизводства, подготовке документов к длительному хранению. Ведь не у всех в штате есть настоящие специалисты по делопроизводству и архивному делу, а соответствующие обязанности распределены между секретарем, бухгалтером и кадровиком, которые формируют документы организации в дела, систематизируют и обрабатывают их не оптимально. Более того, архивы оказывают не только консультационные услуги, но и весь спектр услуг относительно обработки документов, их упорядочивания, постановки на архивный учет, хотя это уже, как правило, за отдельную плату. Следующее преимущество: если ликвидируется организация – источник комплектования архива, то процедура передачи архиву документов, сроки хранения которых не истекли, пройдет гораздо легче.
    Если ваша ныне действующая организация процветает и еще не включена в список источников комплектования архива, то стоит проявить инициативу и попробовать заключить договор хотя бы о сотрудничестве, если удастся сделать это на выгодных для себя условиях. Чем более архив будет заинтересован в ваших документах, тем большего вам удастся добиться. Перед подписанием необходимо внимательнейшим образом оценить и те обязательства, которые архив захочет на вас возложить. Вашу организацию могут обязать:
    упорядочить, т.е. обработать, все свои документы в соответствии с архивными требованиями;
    составить описи на дела постоянного хранения, по личному составу, временного хранения и, конечно, представить акты на уничтожение дел с истекшими сроками хранения и не представляющими научно-практической и исторической ценности и передать их на согласование архиву;
    в дальнейшем ежегодно представлять описи на согласование архива;
    ежегодно (или 1 раз в 2 года) заполнять паспорт архива (так называемую «инвентаризацию» вашего документального фонда);
    ежегодно составлять либо вносить изменения в номенклатуру дел;
    по истечении определенного срока, установленного графиком, организация должна будет передавать документы на хранение в архив (более подробно эта процедура описана в пунктах 9.1–9.7 Правил);
    разработать положения об архиве и экспертной комиссии (ЭК);
    проводить методическую работу по ведению делопроизводства и архивного дела в подразделениях своей организации;
    участвовать в конференциях и семинарах, организуемых архивом для повышения квалификации и обмена опытом;
    обеспечить сохранность всех документов вашей организации, поставленных на учет в архив.

    Рассмотрим ситуацию с ликвидацией организации

    Обратите внимание на п. 9.7 Правил, в котором указано, что при ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. Здесь есть неточность, и вот по какой причине: ликвидация юридического лица не предполагает институт правопреемства. Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам. Ликвидация организации может быть добровольной, по решению суда и в порядке банкротства.
    Фактически если у ликвидируемого предприятия есть вышестоящая организация, то его архив как часть имущества вполне может ей достаться. Чаще всего архивные учреждения перегружены и пытаются «откреститься» от новой дозы документов, пытаясь возложить эту ношу на другие плечи, и делают это даже с документами по личному составу. Если вышестоящая организация и ликвидируемая находятся в одном городе / регионе, то это куда ни шло. А если ликвидируемая, например, в Саранске, а головная – в Москве, то головной организации везти документы к себе либо оплачивать их депозитарное хранение в Саранске одинаково «неприятно». Если же документы «уедут» из Саранска, то как людям потом разыскивать их и получать архивные справки, когда они понадобятся для Пенсионного фонда и иных целей?
    Итак, при ликвидации организации (без правопреемника) первой в очереди получателей ее документов постоянного срока хранения и по личному составу окажется вышестоящая организация. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению ликвидационной комиссии, согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в архивное учреждение (документы по личному составу еще могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив / центр данного региона).
    Отдельно поясним роли действующих лиц этой «пьесы»:
    Вышестоящая организация – она может быть таковой для филиала или представительства и не только. Вышестоящая и подчиненная организация могут иметь совершенно разные наименования и их взаимосвязь может быть видна лишь из учредительных документов. Если ликвидируемая организация создана по распоряжению органа власти, то он тоже может получить «в наследство» ее документы.
    Ликвидационная комиссия – это орган управления предприятием, находящимся в стадии ликвидации или банкротства (конкурсного производства).
    Орган управления архивным делом – это орган исполнительной власти, уполномоченный на управление архивным делом на территории субъекта Российской Федерации и реализующий государственные функции в сфере архивного дела.
    Специализированный архив (центр) документов по личному составу – государственное учреждение, которое создается в субъекте на основании постановления Правительства субъекта и входит в систему архивных учреждений субъекта РФ с подчинением органу управления архивным делом субъекта РФ.
    Если ваша организация является вышестоящей для ликвидируемой, но вы хотели бы передать в местный архив хотя бы ее документы по личному составу, а архив отказывает вам, то можете попробовать обратиться с официальным письмом в вышестоящую организацию этого архива, орган управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Ваш главный аргумент – документы имеют социальную направленность, защищают права жителей данного региона и их нельзя увозить оттуда.
    Если дело дошло до передачи документов ликвидируемой организации в архив, то Закон настаивает4, чтобы документы передавались в упорядоченном состоянии, т.е. оформленными по всем архивным требованиям. Обеспечить это должен конкурсный управляющий (ликвидационная комиссия), порой ему приходится оплачивать услуги сторонних специалистов для выполнения этой работы5. Передача документов в архивное учреждение осуществляется на договорной основе.
    Если организация имеет договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, то документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий архив. Если же договорных отношений с архивным учреждением не имеется, то в этом случае архив обязан принять на хранение только документы по личному составу. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
    Итак, перечислим, что необходимо предпринять в случае ликвидации предприятия для обеспечения сохранности архивных документов, имеющих социальную, юридическую, практическую значимость:
    Согласно п. 2 ст. 62 Гражданского кодекса РФ учредители юридического лица или орган, принявший решение о ликвидации юридического лица, назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации.
    Разработать и утвердить Положение о ликвидационной комиссии, в которое необходимо включить раздел о документах (уничтожении документов с истекшими сроками хранения, упорядочивании оставшихся и их передаче вышестоящей организации и / или в архивное учреждение, о лицах, ответственных за реализацию этих положений).
    От имени ликвидационной комиссии инициировать процесс по включению документов предприятия в состав Архивного фонда РФ (Пример 1), а также заключению договора с государственным или муниципальным архивом.
    Необходимо поставить в известность о начале процедуры ликвидации предприятия орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (это может быть Архивное агентство субъекта РФ, Управление архивами и пр.) путем направления информационного письма с просьбой оказать содействие в дальнейшей судьбе документов ликвидируемой организации. В случае судебного разбирательства это письмо будет использовано как подтверждение намерений предприятия, направленных на обеспечение сохранности документов (Пример 1).
    Определить перечень дел, подлежащих передаче на дальнейшее архивное хранение.
    Определить перечень дел, подлежащих научно-технической обработке.
    Определить перечень дел временного хранения с истекшими сроками хранения и составить акт на уничтожение.
    Определить перечень дел временного хранения, срок действия которых еще не истек на момент ликвидации организации, и составить на эти документы опись или акт – в зависимости от указаний архива.
    После определения всей документационной массы необходимо организовать заседание экспертной комиссии и результаты ее работы зафиксировать в протоколе.
    Все документы должны быть поставлены на архивный учет, а именно: сформированы в дела в соответствии с п. 3.5–3.6 Правил; включены в описи дел в соответствии с пунктом 7.2 тех же Правил. Вместе с тем должны быть оформлены учетные документы: дело фонда, реестр описей, научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия к описям), сами описи и др.
    Направить письмо с просьбой о принятии документов на хранение в архив по месту нахождения ликвидируемого предприятия (Пример 2). Как «вычислить» это архивное учреждение, мы поясним чуть ниже.

  3. Balladosius Ответить

    Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
    Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
    Основными функциями ЭК являются:
    организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
    рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
    подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
    участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
    методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
    Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации. Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации. В состав ЭК включают 3­5 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив.
    Председателем ЭК является один из заместителей руководителей организации.
    Каждый год при проведении ЭЦД в структурных подразделениях проводится:
    отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
    отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
    выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
    В «1С:Документообороте» реализована функция отбора дел для передачи в архив и для выделения дел к уничтожению.
    Сроки хранения дел определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и по номенклатуре дел организации.
    При отборе документов особенное внимание следует уделять делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Такие дела необходимо просматривать полистно. Это позволит выявить ошибки, допущенные при формировании дел.
    По результатам проведения ЭЦД в организации составляются:
    описи дел постоянного хранения;
    описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
    описи дел по личному составу;
    акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
    Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.
    Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно, утверждаются руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения (при необходимости). После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
    В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2015 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г. «1С:Документооборот» позволяет заполнять акт автоматически из дел, срок хранения которых истек. При этом в акт нельзя внести незаконченные дела и дела, срок хранения которых еще не истек (рис. 1).

    Рис. 1
    Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме.
    Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
    Электронные дела подлежат уничтожению на общих основаниях. При этом проводится физическое уничтожение носителей, на которых они записаны, или уничтожение программно-техническими средствами.

    Оформление дел

    Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
    Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
    подшивка или переплет дела;
    нумерация листов дела;
    составление листа-заверителя;
    составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
    оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.
    В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.
    Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.
    Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
    Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов (с буквами – например, 2а, 2б, 2в). Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
    В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист ­– заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа ­– заверителя дела установлена Правилами хранения**.
    Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
    Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
    Еще одним этапом в оформлении дела является оформление его обложки. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме. Здесь следует указывать:
    наименование организации и ее непосредственную подчиненность;
    наименование структурного подразделения;
    индекс дела;
    номер тома (части);
    заголовок дела (тома, части);
    крайние даты дела (тома, части);
    количество листов в деле (томе, части);
    срок хранения дела;
    архивный шифр дела;
    Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется скобки, а новое пишется под ним.
    В «1С:Документообороте» печатная форма обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя создается автоматически на основании информации, заведенной в карточку дела (рис. 2).

    Рис. 2

    Составление и оформление описей дел

    На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.
    Описи составляются отдельно:
    на дела постоянного хранения;
    дела временного (свыше 10 лет) хранения;
    дела по личному составу;
    дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).
    Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.
    Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
    Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.
    На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах. Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.
    В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.
    Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
    Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».
    Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

    Рис. 3
    Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.
    Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.
    Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.
    Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).

    Порядок передачи документов в архив организации

    Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
    Электронные документы могут храниться в «1С:Документообороте» постоянно. Необходимость удаления электронных документов из «1С:Документооборота» определяется в ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов.
    См. по теме также статьи: Номенклатура дел: правила составления и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.
    * ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
    ** Формы всех документов, приведенные в данном разделе, установлены в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»,, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

  4. Painbringer Ответить

    ЗАО “BKR-Интерком-Аудит”
    Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО
    Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ
    «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией,
    должны оформляться оправдательными документами. Это, так называемые первичные
    учетные документы, на основании которых собственно и ведется бухгалтерский учет.
    Кроме того, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, а также составлять
    отчетность. В итоге накапливается большое количество документации. И естественно
    возникает вопрос: куда девать все эти «бумажки»? Сдать в архив – скажете вы.
    Но как правильно это сделать? Как долго хранить те или иные документы? А когда
    этот срок закончится, что делать дальше?
    Тем более что в 2003 году вступил в силу ряд документов, так или иначе, касающихся
    хранения документов на предприятиях. В частности, это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
    системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
    документации. Требования к оформлению документов», он утвержден постановлением
    Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст, и вступил в силу с 1 июля 2003
    года. Ну и, конечно же, постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об
    утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов». Последний документ
    предназначен для акционерных обществ. Как вы помните, Федеральный закон “Об
    акционерных обществах” содержит требование: акционерное общество обязано
    хранить по месту своего нахождения документы, перечень которых определен в статье
    89 указанного Закона. При этом порядок и сроки хранения таких документов, согласно
    закону, должны были быть установлены федеральным органом исполнительной власти
    по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России). Однако, до последнего времени документа,
    регулирующего этот вопрос, не существовало (за исключением документа общего
    характера, применимого не только к акционерным обществам, но и к организациям
    различных организационно-правовых форм – Перечня типовых управленческих документов,
    образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который
    утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.).
    Теперь же принят специальный документ, определяющий порядок, сроки хранения
    документов акционерного общества, а также порядок их уничтожения и передачи
    в архив – постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.
    В данной статье мы расскажем о том, как организовать хранение, передачу в архив
    и уничтожение бухгалтерских документов. При этом мы учтем все последние изменения,
    произошедшие в законодательстве.
    Общие вопросы организации хранения документов
    Сразу отметим, что документы следует хранить в составе дел в соответствии с
    утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают
    запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить
    документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.
    Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней
    стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются
    номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями
    для опечатывания.
    Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники
    отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы
    следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием
    документа, но не более чем на один рабочий день.
    Как составить номенклатуру дел
    Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени
    предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так
    что же такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований
    дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь,
    делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному
    вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение
    содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
    (далее – ГОСТ Р 51141-98).
    Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов
    и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска
    документов в процессе повседневной работы с ними.
    Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных
    подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных
    подразделений.
    Заметьте: в целях унификации группировки документов для предприятий определенной
    категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими
    пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить
    номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.
    В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется
    одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру
    большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена
    форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.
    Примерная форма номенклатуры дел
    НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ
    наименование должности
    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя организации
    на 200__год (подпись) расшифровка подписи
    _________________________________ дата
    (место составления)
    ____________________________________________________________________________
    (наименование раздела)
    Индекс дела
    Заголовок дела (тома, части)
    Кол-во дел
    Срок хранения дела и номера статей по перечню
    Примечание
    1
    2
    3
    4
    5
    03-01
    03-02
    …
    Годовые бухгалтерские отчеты организации
    Документы бухгалтерского учета организации
    …
    1
    постоянно
    не менее 5 лет
    Наименование должности
    руководителя службы ДОУ
    организации (подпись) Расшифровка подписи
    «__» __________200_г.
    ОДОБРЕНО
    Протокол заседания
    Экспертной комиссии организации
    от «__» __________200_г. № ___
    Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
    в 200__году на предприятии
    По срокам хранения
    Всего дел
    В том числе дел
    переходящих
    с отметкой ЭПК
    Постоянного
    Временного (свыше 10 лет)
    Временного (до 10 лет включительно)
    Итого:
    Руководитель канцелярии
    организации (подпись) Расшифровка подписи
    «__» __________200_г.
    Итоговые сведения переданы в архив организации
    Должность лица,
    передавшего сведения (подпись) Расшифровка подписи
    Обратите внимание: в том случае, если организация сдает документы на государственное
    хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией
    (ЭПК) государственного архива.
    Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел
    может выглядеть следующим образом: канцелярия, производственно-технический отдел,
    отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный
    отдел. Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов,
    образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки
    печатных изданий (тарифы, справочники и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным
    в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру
    дел организации следующего года с тем же индексом.
    Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первых экземпляр
    (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего
    экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного
    документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы
    данной организации.
    О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации.
    Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5
    лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится
    в действие с 1 января нового календарного года.
    Формирование дел
    Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной
    системе документального обеспечения управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом
    Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Эта система издана еще в советские времена,
    но, тем не менее, действует до сих пор.
    Так вот, формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность
    поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность
    документов.
    Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту
    регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно
    организации или ее подразделений.
    Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
    · распределение и раскладка исполненных документов в дела;
    · расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
    · оформление обложек дел.
    Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок
    хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные
    копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в
    дела раздельно.
    Здесь нужно сказать несколько слов о том, как определить срок в течение следует
    хранить тот или иной документ. Если обратиться к статье 17 Федерального закона
    от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ),
    то там указано, что организации обязаны хранить первичные учетные документы
    в течение сроков, установленных с соответствии с правилами организации государственного
    архивного дела. Причем этот срок должен быть не менее пяти лет. Конкретные же
    сроки хранения бухгалтерских документов содержаться в Перечне типовых документов,
    образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений,
    организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Главным
    архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г., а также в Перечне
    типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации,
    с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г. Кроме
    того, как мы уже отметили, для акционерных обществ теперь утверждены свои сроки
    хранения документации. Они определены в постановлении ФКЦБ России от 16.07.2003
    № 03-33/пс.
    Однако вернемся к формированию дел. В дела группируются документы одного календарного
    года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы
    за несколько лет (например, личные дела).
    Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной
    документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке
    идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
    Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются
    к документам, к которым они относятся.
    Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом
    порядке. Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками
    их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность,
    поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело.
    Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках –
    в другое дело. Раздельное формирование дел объясняется разностью в сроках хранения:
    срок хранения документов первой группы 75 лет, второй – 5.
    Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями
    государственных стандартов и других нормативных актов. Неправильно оформленные
    документы возвращаются исполнителю для доработки.
    Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм.
    Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных
    подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом.
    Выдача и изъятие бухгалтерских документов
    Выдача во временное пользование бухгалтерских документов работникам других
    подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях документы могут
    быть выданы (извлечены из дела) только по распоряжению главного бухгалтера и
    с ведома руководителя организации. Вместо выданного документа в дело помещается
    лист-заместитель.
    При выдаче дела целиком заполняется карта-заместитель дела. Карта помещается
    на месте выданного дела.
    Первичные учетные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного
    следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений
    и в соответствии с законодательством Российской Федерации. Об этом сказано в
    пункте 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.
    Изъятие оформляется протоколом и осуществляется в присутствии должностного
    лица организации, документ или дело которой изымается. Следует отметить, что
    главный бухгалтер или другое должностное лицо с разрешения и в присутствии представителей
    органов, проводящих изъятие документов, вправе снять с них копии с указанием
    основания и даты изъятия.
    В тех случаях, когда изымаются недооформленные тома документов (например, не
    подшитые, непронумерованные), то с разрешения представителей органов, производящих
    изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома.
    Копия протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам организации
    под роспись.
    Не допускается производство выемки документов в ночное время.
    В случае пропажи или гибели первичных учетных документов в соответствии с действующими
    нормативными актами, руководитель организации назначает приказом комиссию по
    расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях для участия
    в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и
    государственного пожарного надзора.
    Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем
    организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.
    Экспертиза ценности документов
    Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим
    этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической
    ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов,
    передачу их в архив организации.
    Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение
    или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы
    в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако
    некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие
    соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования
    архивов. Перечни таких предприятий определяются в соответствии с Основами законодательства
    Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля
    1993 г. № 5341-1 и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного
    Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552.
    Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для
    передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической
    помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно
    действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях
    создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
    Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее
    квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
    Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением
    об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной
    архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными
    архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
    Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного
    отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей актов и других
    документов.
    Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)
    архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.
    Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе
    ценности документов. Результатом работы ЭК является распределение документов
    на четыре группы по различным срокам хранения:
    постоянного хранения;
    временного хранения (свыше 10 лет);
    временного хранения (до 10 лет);
    подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
    Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся
    в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или
    научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный
    архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение.
    Передача их осуществляется по описям.
    Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации,
    а по истечении срока хранения уничтожаются.
    Уничтожение документов и дел оформляется актом.
    Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению
    УТВЕРЖДАЮ
    Наименование предприятия Наименование должности
    (организации, учреждения) руководителя организации
    АКТ
    (подпись) расшифровка подписи
    № ………..
    Дата
    ………………………………
    (место составления)
    о выделении к уничтожению
    документов, не подлежащих
    хранению
    На основании …………………………………………………………………………………….
    (название и выходные данные перечня документов с указанием срока
    их хранения)
    отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
    практическое значение документы фонда № ……………………………………………………
    ………………………………………………………………………………………………………
    (название фонда)

  5. Moonwind Ответить

    Для того чтобы передать документы на хранение в госархив, вам необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом на территории вашего субъекта РФ. Обычно информацию об архиве можно найти на сайте местной администрации. Подготовьтесь к встрече с архивистом заранее. Выясните крайние даты документов, хранящихся в архиве вашей организации, и подсчитайте количество дел отдельно для каждой категории документов: постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу. Не факт, что госархив примет все бумаги, но незнание элементарной информации явно не ускорит процесс. Помните, что у каждого архива могут быть дополнительные требования к хранению документов, которые стоит заранее уточнить у архивных сотрудников.
    Тщательно продумайте условия договора приема-передачи, будь то договор с государственным архивом или архивной компанией. В нем фиксируются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др. Во время непосредственной передачи документов ликвидируемой компании необходимо проверить наличие дел, указанных в описях. По итогам проверки составляется акт приема-передачи, в котором указывается количество, техническое состояние передаваемых дел или отмечается отсутствие дел. Акт составляется в двух экземплярах и заверяется подписью председателя ликвидационной комиссии (или конкурсного управляющего) и руководителя архива.
    Позаботьтесь о сохранности особо важных документов. Те документы, которые необязательно передавать в государственный архив (документы временного срока хранения), лучше отправить на хранение в профессиональные архивохранилища. Преимущество архивных компаний очевидно: современные системы безопасности (от круглосуточной охраны до RFID-меток на архивных коробах) обеспечивают более высокий уровень защиты по сравнению с тем, что вам может предложить государство. Более того, сегодня архивные компании работает в тесном сотрудничестве с госархивами и при необходимости могут предоставить вам дополнительный комплекс услуг: от архивной обработки (перед передачей документов в архив) до уничтожения (для документов, сроки хранения которых истекли).
    Напоследок, отметим, что обязанность ликвидируемой компании передавать документы на хранение в государственный или муниципальный архив прежде всего обусловлена обеспечением социальных прав граждан, связанных с назначением трудовой пенсии. Именно поэтому процесс ликвидации не должен проходить по принципу «после нас хоть потоп». Как участник социально-правовой жизни общества каждая организация должна помнить о том, что от ее действий в этот непростой период зависит будущее бывших сотрудников компании.

  6. EKITE Ответить

    “Отдел кадров коммерческой организации”, 2009, N 5
    Передаем документы кадровой службы в архив
    Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала (приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.д.), являются составной частью архива и организации, и специалист отдела кадров непосредственно участвует в процессе передачи документов на хранение.
    Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.
    Положения п. 9.7 Правил являются основанием для проведения процедуры передачи дел. В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
    А если правопреемник отсутствует? Тогда обратимся к п. 9.7.1 Правил: при ликвидации организации без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
    То есть у ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, есть два варианта: передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию или же в соответствующий государственный архив.
    Кому и какие документы передавать?
    Во время проведения процедуры ликвидации кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного, временного (свыше десяти лет), временного (до десяти лет) и по личному составу).
    К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии (приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.). При отборе документов, подлежащих передаче на архивное хранение, обратите внимание на разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень).
    ——————————–
    Утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.
    Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации:
    – приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);
    – должностные инструкции;
    – личные дела уволенных сотрудников;
    – трудовые договоры;
    – личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (форма Т-2);
    – характеристики работников;
    – документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);
    – протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
    – списки работников;
    – книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
    – журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);
    – книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
    – невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.);
    – лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости;
    – акты о несчастных случаях.
    Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д.
    Готовим документы
    В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
    Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
    – документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
    – каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов;
    – в дело формируются документы одного календарного года;
    – дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.
    Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.
    Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются.
    Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности (п. 3.7.23 Правил):
    – приказы (распоряжения) по личному составу;
    – списки личного состава;
    – карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи);
    – личные дела (при отсутствии отдельной описи);
    – лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
    – невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
    – акты о несчастных случаях.
    Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября – номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.
    Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов.
    При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.
    Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.
    Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации.
    Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например:
    ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
    1
    документов ед. хр. N ————–
    N
    п/п
    Индекс
    документа
    Дата
    документа
    Заголовок документа
    Номера
    листов ед. хр.
    При –
    меча-
    ние
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    1
    02-10
    03.05.1993
    Невостребованная
    трудовая книжка
    Рыбкина Петра
    Львовича
    2
    02-10
    20.10.2004
    То же, Волковой
    Надежды Семеновны
    2 (два)
    Итого ———————————– документов.
    (цифрами и прописью)
    1 (один)
    Количество листов внутренней описи ————————–.
    (цифрами и прописью)
    Инспектор отдела кадров Зайцева /А.И. Зайцева/
    Дата
    Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела валовой нумерацией.
    Индекс документа, необходимый для второй графы, указывается в соответствии с номенклатурой дел. Если номенклатура дел в организации не составлялась, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.
    При заполнении третьей графы нужно посоветоваться с архивом: лучше указать только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, фиксирующей увольнение.
    В графу “Заголовок документа” вносится его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период работы в организации, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней (в скобках) – прежняя фамилия.
    Поскольку невостребованные документы являются личными, нельзя нумеровать листы такого дела и пятая графа останется незаполненной.
    В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме.
    Оформляем лист-заверитель и обложку дела
    В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале – бланки форм для внутренней описи документов. Крайне важно все листы (кроме заверительного и внутренней описи), включенные в дело, пронумеровать. Делается это арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.
    Внимание! Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено.
    После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. Такой заверительный лист составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации по форме Приложения 9 к Правилам.
    ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____
    В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов,
    (цифрами и прописью)
    в том числе:
    литерные номера листов __________________________________________;
    пропущенные номера листов ________________________________________
    + листов внутренней описи ________________________________________
    Особенности физического состояния и формирования дела
    Номера
    листов
    1
    2
    Наименование должности
    работника Подпись Расшифровка подписи
    Дата
    Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности последнего и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например присоединение новых документов, отмечаются в заверительном листе со ссылкой на соответствующий акт.
    При заполнении обложки дела нужно учитывать следующие моменты:
    – обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела;
    – при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию на обложке указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
    – в тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома;
    – на обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела;
    – если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: “В деле имеются документы за… год(ы)”.
    Если делом является журнал регистрации приказов или распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
    Кроме перечисленных документов, составляется опись дел по личному составу. При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований:
    – каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером;
    – графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
    – при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же”;
    – систематизация дел в описи и присвоение ей номера устанавливаются архивной службой.
    Другие рекомендации по заполнению описи следует получить у специалистов архива, в который будут передаваться документы, так как в Правилах учтено не все.
    Как быть с документами, сроки хранения которых истекли?
    Бывает, что на момент ликвидации организации сроки хранения некоторых документов истекли. На такие документы составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их уничтожению производится в установленном п. п. 2.4.1 – 2.4.7 Правил порядке. Причем напомним, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет приложением к нему.
    Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. 2.4.2 Перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать. Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться ему в его работе. Словом, этот вопрос необходимо проработать и решить с принимающей стороной, исходя из практической ценности данных документов.
    Н.И.Бородина
    Эксперт журнала
    “Отдел кадров
    коммерческой организации”
    Подписано в печать
    22.04.2009
    номенклатура дел отдела кадровопись документов для передачиопись передаваемых документов образец

  7. Silverwarden Ответить

    Другой важный момент: бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения могут быть выделены к уничтожению после того, как были составлены годовые разделы описей дел постоянного хранения. Если документ постоянного срока хранения отсутствует, а его данные могут быть восстановлены с помощью документов временного срока хранения, то последние уничтожению не подлежат.
    Большинство документов уничтожается с составлением соответствующего акта, унифицированной формы которого не предусмотрено (однако в нем должны присутствовать обязательные реквизиты). Кроме акта на уничтожение дел, составляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором указаны дата передачи, общее количество документов и вес принятых дел. Без такой накладной акт на уничтожение дел будет признан недействительным.
    Проведение процедуры уничтожения бухгалтерских документов – от этапа проведения экспертизы ценности до физического уничтожения (утилизации) – возможно путем привлечения сотрудников профессиональных архивных компаний. Как правило, услуга по выделению дел на уничтожение включает в себя все необходимые мероприятия, реализуемые с учетом архивного законодательства и реальной практикой организации. Если архив находится в запущенном состоянии, то предварительно рекомендуется выполнение комплекса процедур по архивной обработке. Это способно не только сократить риски некорректного отбора документов и ошибочного их уничтожения, но и стать хорошим заделом на будущее в деле самостоятельного (и правильного!) ведения архива бухгалтерских документов.

  8. Yoshicage Ответить

    Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ
    «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией,
    должны оформляться оправдательными документами. Это, так называемые первичные
    учетные документы, на основании которых собственно и ведется бухгалтерский учет.
    Кроме того, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, а также
    составлять отчетность. В итоге накапливается большое количество документации. И
    естественно возникает вопрос: куда девать все эти «бумажки»? Сдать в архив –
    скажете вы. Но как правильно это сделать? Как долго хранить те или иные
    документы? А когда этот срок закончится, что делать дальше?
    Тем более что в 2003 году вступил в силу ряд документов, так или иначе,
    касающихся хранения документов на предприятиях. В частности, это ГОСТ Р
    6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
    организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
    документов», он утвержден постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 года
    № 65-ст, и вступил в силу с 1 июля 2003 года. Ну и, конечно же, постановление
    ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и
    сроках хранения документов». Последний документ предназначен для акционерных
    обществ. Как вы помните, Федеральный закон “Об акционерных обществах” содержит
    требование: акционерное общество обязано хранить по месту своего нахождения
    документы, перечень которых определен в статье 89 указанного Закона. При этом
    порядок и сроки хранения таких документов, согласно закону, должны были быть
    установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг
    (ФКЦБ России). Однако, до последнего времени документа, регулирующего этот
    вопрос, не существовало (за исключением документа общего характера, применимого
    не только к акционерным обществам, но и к организациям различных
    организационно-правовых форм – Перечня типовых управленческих документов,
    образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который
    утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.).

  9. Anastasia_vines Ответить

    Итак, подготовка дел к сдаче в архив осуществляется в структурном подразделении организации. Это вполне оправданно. Работник архива, может быт, и умеет более ловко сшить документы, но он не разбирается во всех тонкостях процессов, которые осуществляет каждый отдел. В одно дело может войти и рабочая переписка и копии приказов и договоров и многие другие документы, относящиеся к одной и той же производственной задаче. Архивариус этого не знает, потому к формированию дел и привлекаются те, кто эти дела создает.

    Что мы сдаем в архив?

    По нормативным документам мы должны сдавать в архив дела:
    — имеющие временный (свыше 10 лет) срок хранения,
    — с постоянным сроком хранения,
    — дела по личному составу.
    Часто, если это требуется в организации, в этот список вносятся и дела, имеющие временный срок хранения – до 10 лет. Многие отделы стремятся сдать в архив дела, имеющие пятилетний срок хранения. Это не запрещено, но должно быть указано в нормативном документе компании.

    Каковы сроки сдачи документов в архив?

    В начале календарного года сотрудник архива или ответственный за архив составляет график сдачи документов. Этот график проходит ряд согласований с руководителями отделов, секторов и других структурных подразделений, а после этого утверждается директором.
    Приведем пример:

    Лучше не указывать в таком графике конкретную дату сдачи. В этот день отдел может быть занят каким-то срочным заданием, и график будет нарушен. Поэтому мы рекомендуем вам указывать временные интервалы и стараться их расставлять так, чтобы не было пересечения.
    Фрагмент вебинара Школы Отличного секретаря о графике приема документов в архив:

    Как подготовить дела к сдаче?

    Как уже говорилось выше, в архив нужно сдавать сформированные дела, а не отдельно документы. Формирование дел осуществляется в соответствии с номенклатурой, утвержденной на предприятии. Если номенклатура не подразумевает что-либо, это можно внести в нее «от руки».
    Существует два варианта того, как дела сдаются в архив:
    Дела могут быть переданы уже сформированными. Это будут дела с картонными обложками и соответствующими надписями на корешках и обложках. Дела формируются сотрудниками организации. Ответственный за архив проверяет, чтобы все было оформлено по правилам и после его проверки производится сшивание дела.
    Сформированные дела могут сдаваться в папках-регистраторах. Такой вариант применяется в том случае, когда перед тем, как поставить дела на хранение, необходимо снять копии документов или отсканировать их для создания архива он-лайн. Ответственный за хранение организует сканирование и затем переплетает и снабжает дела надписями сам.
    В первом случае возникает много вопросов, т.к. правильно оформить дело – задача довольно сложная для человека, который не занимается архивным делом постоянно. Архив должен оказывать помощь подразделениям.

    Как принимать дела?

    Дела принимаются в архив по описи. В ней перечисляются все передаваемые единицы хранения и стоят подписи сдающей и принимающей стороны. Это необходимо для того, чтобы потом документ попросту не потерялся.
    Дела передаются в архив органиации по описям, форма которых утверждена Правилами-2015 в Приложениях 23 (для передачи дел на бумажном носителе) и 24 (для передачи электронных дел). как заполнять описи, показано в вебинаре, запись которого можно увидеть ниже.
    Вебинар, которй мы проводили совместно с Издательским домом «АКТИОН-МЦФЭР», который так и называется «Передача дел в архив организации»:
    Image by Michal-Marcol / http://www.freedigitalphotos.net

  10. Modigamand Ответить

    Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
    первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
    при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
    производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
    ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
    производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
    разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
    если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
    на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
    формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
    делаются каталоги дел, распределенных по типу;
    все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
    Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

    Особенности составления номенклатуры

    Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.
    При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:
    индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
    наименование дела;
    число бумаг, хранящихся в папке;
    срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
    разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.
    В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

    Правила издания «Положения об архиве»

    В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:
    указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
    приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
    перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
    вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
    указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.
    Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.

    Требования к архиву

    В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
    помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
    в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
    размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
    устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
    между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
    длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
    дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
    В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

    Как правильно подготавливаются дела?

    Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
    первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
    производится описание документов и непосредственного дела;
    проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
    при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.
    Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

    Нюансы работы с запросами

    Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.
    Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.
    Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.
    Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

    Заключение

    Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени. Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив. Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.
    При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.

  11. Alsari Ответить

    Для того чтобы устранить нарушения, необходимо создать оптимальные условия хранения архивных документов в организации (разд. 4.3 Правил работы архивов). Коммерческие организации не обязаны соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов, созданных только в результате деятельности коммерческой организации (абз. 6 введения к Правилам работы архивов). Если коммерческая организация хранит документы Архивного фонда РФ, она обязана создать условия хранения документов с соблюдением норм, установленных Законом об архивном деле (ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле).
    Единственное установленное законом требование для акционерных обществ – хранить документы, переданные на хранение в архив общества, в специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).
    Обратите внимание, что дела постоянного и долговременного хранения следует передавать в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (п. 3.7.25 Правил работы архивов). Это достаточный период, когда бумага выдерживает условия, в которых комфортно работать человеку. При этом закон позволяет доверить сбережение документов государственным или муниципальным учреждениям по договору (ст. 11, ч. 2 ст. 13, ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле).
    Где хранить электронные документы, должен определить руководитель организации. Они могут храниться, например, в архиве компании или в специализированном подразделении – IT-отделе. Главное – обеспечить режим, исключающий утрату, уничтожение или искажение данных. В процессе хранения проводить перезапись электронных документов на новые носители по мере устаревания прежних (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов). Чтобы допускать меньше нарушений архивного законодательства, назначьте ответственного за учет, хранение, комплектование и использование архивных документов.

    Нарушение 6. Кадровые документы ликвидированных организаций не сдаются в архив и теряются

    Из практики проверок
    ООО «Р…» объявила о своей ликвидации. Ликвидационная комиссия, которая была создана, не собирается заниматься упорядочением архивных документов ликвидируемой организации и передачей их в архив, полагая, что это должны делать только бюджетные организации. Это является нарушением части 10 статьи 23 Закона об архивном деле.
    Что можно исправить?

  15. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *