Нужно ли хранить счета на оплату от поставщиков?

9 ответов на вопрос “Нужно ли хранить счета на оплату от поставщиков?”

  1. Zulkirn Ответить

    В соответствии с положениями п. 1 ст. 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» бухгалтерская документация включает в себя в т.ч. первичные документы.
    Т.е. счет на оплату является первичным документом-основанием для совершения платежа.
    Согласно положениям ст. 11 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством РК.
    Т.е. каждая организация и ИП обязаны обеспечить хранение первичных документов в течение срока, установленного законодательством РК.
    Исходя из положений п. 283 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденного Приказ и. о. Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263, срок хранения первичных документов и приложений к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, составляет 5 (пять) лет.
    Т.е. счета на оплату должны храниться в Вашей Компании в течение 5 (пяти) лет.
    В соответствии с положениями пп. 2) п. 1 и п. 2 ст. 238 Административного кодекса РК:
    Неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение физическими и должностными лицами обязанностей, предусмотренных законодательством РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, совершенное в виде составления искаженной финансовой отчетности, сокрытия данных, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, а равно уничтожения бухгалтерской документации, если эти действия не содержат признаков уголовно наказуемого деяния влечет штраф в размере 50 МРП.
    Вышеуказанное деяние, совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, влечет штраф в размере 200 МРП.
    Также согласно положениям пп. 3) п. 1) и п. 2 ст. 239 Административного кодекса РК нарушение законодательства РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности юридическим лицом, совершенное в виде составления искаженной финансовой отчетности, сокрытия данных, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, а равно уничтожения бухгалтерской документации влечет штраф:
    — на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации — в размере 100 МРП,
    — на субъектов среднего предпринимательства — в размере 200 МРП,
    — на субъектов крупного предпринимательства — в размере 500 МРП.
    Вышеуказанное деяние, совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, влечет штраф:
    — на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации — в размере 200 МРП,
    — на субъектов среднего предпринимательства — в размере 400 МРП,
    — на субъектов крупного предпринимательства — в размере 1 000 МРП.
    Т.е., исходя из буквального толкования вышеуказанных норм, уничтожение первичных документов может повлечь штраф как на физическое лицо-работника (должностное лицо Вашего ТОО), так и на само ТОО штраф согласно вышеуказанным положениям ст. 238 и 239 Административного кодекса РК.

  2. ПЕРТО Ответить

    Газета «Учет. Налоги. Право» № 23/2009
    Практически все продавцы выставляют своим покупателям счета на оплату. Такие документы не являются первичными бухгалтерскими и налоговыми документами, и хранить их вовсе не обязательно. Однако многие продавцы предпочитают все же это делать. Коллеги поделились, когда, на их взгляд, в этом есть необходимость.
    МНЕНИЕ № 1
    ХРАНИМ СЧЕТА ДЛЯ ВНУТРЕННЕГО УЧЕТА В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
    «Счета на оплату мы храним в компьютерной базе. При необходимости мы можем распечатать любой счет покупателю и заверить», – рассказывает Юрий Пермяков, финансовый директор Дилерской группы КГС, г. Красноярск.
    Так поступают: 33 процента*.
    МНЕНИЕ № 2
    С ПОМОЩЬЮ СЧЕТОВ КОНТРОЛИРУЕМ ОПЛАТУ ОТ ПОКУПАТЕЛЕЙ
    «По счетам мы контролируем срок оплаты от покупателей. В договоре у нас предусмотрена санкция за просрочку платежа, а каждый раз срок оплаты устанавливаем именно в счете. Поэтому вторые экземпляры выставленных счетов у нас хранятся отдельно, – делится опытом Елена Деменюк, главный бухгалтер ЗАО «СК ГРИФОН», г. Москва. – При споре с контрагентом наш экземпляр счета может стать дополнительным доказательством. Конечно, при условии, что мы подтвердим его получение покупателем, например уведомлением о вручении заказного письма».
    Так поступают: 27 процентов.
    МНЕНИЕ № 3
    ПО СЧЕТАМ КОНТРОЛИРУЕМ СВОЙ ОТДЕЛ ПРОДАЖ
    «В основном выставленные счета нам необходимы, чтобы контролировать работу менеджеров отдела продаж, которые получают процент от заключенных сделок», – поясняет Елена Шестерикова, заместитель главного бухгалтера ООО «Тали-флор», г. Москва.
    Так поступают: 5 процентов.
    МНЕНИЕ № 4
    ХРАНИМ СЧЕТА, ТОЛЬКО ЕСЛИ ОНИ ЗАМЕНЯЮТ ДОГОВОР
    «Счета на оплату мы храним, только если они заменяют договор. То есть когда самого бланка договора нет, но покупатель счет акцептовал и заплатил по нему. В остальных случаях обязанности хранить счета у нас нет, – уверена Виктория Цирульникова, главный бухгалтер ООО «НИСА», г. Благовещенск. – Если возникает необходимость представить копию счета, то в любой момент мы можем сделать дубликат».
    Так поступают: 35 процентов.
    * Опрос проводился на сайтах http://www.glavbukh.ru и http://www.gazeta-unp.ru.

  3. _Riddik_ Ответить

    сообщаем следующее: В отличии от других первичных документов (счет-фактуры, накладной и т.д.) законодательство не регламентирует ни оформление счета на оплату, ни его необходимость использования в целом.
    По своему правовому содержание счет является только предложением к оплате. Исполнение данного предложения расценивается как совершение конклюдентных действий (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 апреля 2011 г. по делу № А33-12827/2010). То есть речь идет о том, что стороны своими фактическими действиями согласовывают условия счета.
    То есть хранить его не обязательно и невозможно, если стороны договорились его выставлять только посредством электронной почты.
    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».
    Статья: Электронные доказательства: когда скайп, смс и переписка по e-mail помогут выиграть спор.
    Доказательство № 1. Переписка по электронной почте
    Где и для чего используют. Стороны используют переписку по электронной почте в качестве доказательств как в арбитражных судах, так и в судах общей юрисдикции. С помощью электронной переписки стороны доказывают направление юридически значимых сообщений (уведомлений, претензий, актов, отчетов и др.), а также конкретные обстоятельства дела. Несмотря на то что зачастую электронная переписка является ключевым доказательством по делу, суды хоть и принимают ее в качестве доказательства, но не всегда на нее ссылаются в мотивировочной части судебных актов. Ссылки на электронную переписку преимущественно можно встретить в решениях по договорным спорам.
    Суд принимает переписку в зависимости от того, в каком виде стороны предусмотрели в договоре обмен документами по электронной почте.* Если стороны этого не сделали, то обосновать допустимость электронной переписки будет сложнее и суд может ее не принять.
    Как придать электронной переписке юридическую силу. Обмен электронными письмами нужно предусмотреть в договоре. Суды признают электронную переписку в качестве доказательства, если можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п. 65 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25). При этом суды презюмируют, что отправка сообщения с указанного в договоре адреса электронной почты свидетельствует о совершении действий самим лицом, пока не доказано обратное (см. постановление Первого ААС от 14.10.16 по делу № А79-11920/2015 и др.).
    В договоре укажите электронные адреса, с которых должна вестись переписка. Иногда стороны включают в договор условие об электронной переписке, но не указывают, что переписка должна вестись только с тех электронных адресов, которые указаны в реквизитах сторон. Контрагент может отправить письмо с другого адреса, и оно попадет в спам или затеряется в почте. В этом случае придется доказывать, что вы не получали писем, и суд может встать на сторону контрагента.
    Так, в одном деле покупатель в одностороннем порядке расторг договор поставки из-за неоднократного нарушения сроков поставки. Поставщик оспорил расторжение в суде. Он утверждал, что не получал от покупателя заявок на поставку с электронной почты, указанной в реквизитах договора. Заказчик действительно отправлял заявки с другого электронного адреса. Суд встал на сторону заказчика, сославшись на то, что договор не содержит требований о направлении заявок в адрес поставщика исключительно с почты, указанной в реквизитах (постановление АС Дальневосточного округа от 18.04.16 по делу № А04-4465/2015).
    ПРИМЕР ФОРМУЛИРОВКИ
    Стороны согласовали, что копии документов, связанных с исполнением договора, переданные по электронной почте, указанной в реквизитах договора, имеют юридическую силу наравне с оригиналом документов. При отправке документов сторона обязана использовать исключительно электронную почту, указанную в реквизитах договора.
    24.07.2017
    С уважением, Арсен Магамаев,
    эксперт Системы Юрист
    Ответ утвержден Еленой Ефимовой,
    ведущим экспертом Системы Юрист

  4. 4еrtovka_3 Ответить


    Производственный календарь 2020

    Гид по заполнению 6-НДФЛ

    Путеводитель по пособиям

    Cоставитель учетной политики на 2019 год

    Калькулятор по расчёту налоговой нагрузки

    Всё для упрощенки

    Все помощники

  5. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *