Как правильно оформить письмо в организацию образец?

17 ответов на вопрос “Как правильно оформить письмо в организацию образец?”

  1. Malaran Ответить

    Официальное или деловое письмо – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.
    Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.
    Официальное письмо
    Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:
    не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
    пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
    проштамповываются (при наличии печати у отправителя)
    составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
    не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее
    Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

    Пару слов о реквизитах и общем содержании документа

  2. DEAD GUEST Ответить

    При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
    10 – дата документа;
    11 – регистрационный номер документа;
    12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
    14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
    15 – адресат;
    17 – заголовок к тексту;
    18 – текст документа2;
    19 – отметка о приложении;
    21 – виза;
    22 – подпись;
    24 – печать;
    25 – отметка об исполнителе.
    Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
    арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
    словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.
    При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
    Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
    в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
    как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
    В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
    02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
    98 – порядковый номер.
    Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
    В статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны» журнала № 6? 2015
    Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.
    Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
    Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
    ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
    которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.
    Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
    фраза «Коммерческая тайна»
    с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.
    Из статьи «Реквизит ограничения доступа к документу» журнала № 9? 2017 узнаете о существующих видах тайн, опубликованы примеры Перечня конфиденциальной информации, оформления грифа ограничения доступа,
    его изменения и снятия; специфика сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными
    См. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» журнала № 11? 2014
    Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
    Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

  3. only yours Ответить

    Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.
    Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).
    Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

    Кому адресовать

    Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).
    Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).
    В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

    Как составить письмо-запрос

    Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.
    Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
    Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).
    Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.
    Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
    При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
    Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

    Как оформить и отправить письмо-запрос

    Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:
    Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
    Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
    Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

    Сроки ответа на письмо-запрос

    Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ. Правила хорошего тона и деловой этики требуют от получателя отвечать на подобного рода послания строго по сути запроса, однако это не гарантирует того, что данная норма будет выполнена, поскольку закон никоим образом не регламентирует деловую переписку.

    Письмо-запрос о предоставлении информации

    Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:
    разъяснение мотива письменного обращения;
    ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
    суть обращения;
    конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
    стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
    регистрация в качестве исходящей документации.

  4. Чудо женщина Ответить

    С помощью деловых писем решаются организационные, коммерческие, снабженческие, юридические и многие другие вопросы.Стиль делового письма отличается лаконичностью, строгостью, ясностью, простотой и чёткостью формулировок, использованием экономической, юридической и другой соответствующей терминологии.
    гарантийное письмо
    письмо-просьба
    письмо-запрос
    письмо-приглашение
    письмо о сотрудничестве
    письмо-напоминание
    письмо о смене реквизитов
    коммерческое письмо
    письмо-жалоба
    письмо-требование
    рекламационное письмо (претензия)
    Полный список актуальных бланков документов на 2019 год >>
    Письма также могут делиться:
    на обычные и циркулярные (от одного адресанта нескольким получателям);
    регламентированные (используются в стандартных экономических ситуациях, составляются по определенному образцу);
    нерегламентированные (которые пишутся в свободной форме).
    Хотите легко ориентироваться в заполнении разного рода документации? В базе Бизнес.Ру большой перечень документов, форм и бланков. Здесь вы сможете найти необходимый документ и подробную инструкцию по его заполнению.Попробуйте заполнять бланки всего за пару кликов с программой Бизнес.Ру прямо сейчас >>

    Как написать деловое письмо

    Форма делового письма не так жёстко регламентирована, как, например бланки первичной документации или различные договора (о гражданско-правовых договорах подробнее здесь), но всё же имеет определённую структуру и содержит несколько обязательных пунктов.
    Бланк делового письма >>
    Образец делового письма >>
    Многие из деловых писем имеют юридическую силу и в качестве доказательств используются в судах.
    Как и другие бланки делового документооборота, официальные письма регистрируются и хранятся в организациях в папках входящей и исходящей корреспонденции.

    Как написать деловое письмо. Пошаговая инструкция. Видео

    Пример и структура делового письма

    Пример делового письма:

    Будьте подкованными в оформлении официальной документации вместе с Бизнес.Ру. Здесь вы найдете большой перечень документов, форм и бланков, а главное подробную инструкцию по их заполнению. Попробуйте заполнять документы с Бизнес.Ру прямо сейчас >>
    Структура делового письма имеет общие для всех деловых писем черты:
    реквизиты отправителя (как правило, для удобства оформления и представительности);
    наименование организации-адресата, должность и ФИО ответственного лица, на имя которого отправляется письмо;
    номер письма (исходящий/входящий – если необходима регистрация) и дата его получения/отправления;
    заголовок письма (кратко обозначенная его тема – запрос, предложение, претензия и т.п.);
    обращение к адресату, желательно, по имени-отчеству («Уважаемый Петр Петрович!» и т.д.);
    вступительная часть, в которой описывается причина оформления официального письма, или его цель («Согласно вашему предложению…», «В целях скорейшего решения вопроса…», «Исходя их пунктов договора №…», «Доводим до вашего сведения…» и т.п.)
    основное содержание письма, в которой подробно, лучше всего по пунктам, излагается суть проблемы, способы её решения, подробности дела, предложения, пожелания, и прочее.
    заключительная вежливая фраза, выражающая, например, надежду на дальнейшее сотрудничество, на взаимопонимание, на скорейшее разрешение конфликта и т.д.
    заверяющие письмо данные отправителя – его должность, подпись и её расшифровка (ФИО).
    Письма также могут сопровождаться различными поясняющими документами: копиями счетов, фотографиями, другими подтверждающими содержание письма документами.

  5. Mr.Meep Ответить

    Письмо-претензия – это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату.
    Автор письма-претензии должен чётко изложить причины своего неудовольствия и кратко описать ситуацию, побудившую его написать данное письмо.
    В заключении должны быть выражены конкретные пожелания или предложения по исправлению ситуации.

    К началу

    Гарантийное письмо

    Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.
    Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию.
    Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.
    Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.
    В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.
    Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок — поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.
    Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую…».
    В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Оплату гарантируем» или «Своевременную и полную оплату гарантирую».
    Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.
    В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:
    Гарантируем…
    Гарантируем, что…
    Фирма «Партнер» гарантирует…
    Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…
    Оплату гарантируем…
    Настоящим гарантируем…

    К началу

    Резюме

    Резюме – это вид делового письма, нацеленный на максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю.
    При составлении резюме следует чётко соблюдать ряд правил:
    Представьтесь
    Цель
    Образование
    Опыт работы
    Нужно ли указывать желаемый уровень оплаты труда?
    Надо ли указывать дополнительные сведения о себе?
    Нужны ли личные подробности?
    Адаптируйте резюме к требованиям работодателя
    Отношение к командировкам
    Наличие рекомендаций
    Сопроводительное письмо
    Нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений.
    Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной. Не оставляйте «белых пятен» в своем резюме.
    А самое главное — резюме должно быть коротким: не более одной — полутора страниц. Ваше умение ясно формулировать, кратко излагать — показатель высокого уровня общей культуры.
    Наличие фотографии на резюме приветствуется.

    К началу

    Рекомендательное письмо

    Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице).
    Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю.
    Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от лица юридического.
    Рекомендательное письмо обязательно должно содержать в себе следующую информацию:
    Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого). Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого. Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала.Пример:Сидоров Владимир Александрович работал в компании «Вектор» с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г., в том числе с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г. — в должности менеджера торгово-закупочного отдела, с 17 марта по 25 ноября 2002 г. — в должности старшего менеджера того же отдела. Его обязанности в должности менеджера состояли в организации поставок комплектующих изделий, в должности старшего менеджера — в организации взаимодействия между фирмами-поставщиками комплектующих изделий и производством.
    Краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует отказаться от таких общих слов, как надежный, компетентный, добросовестный и т. д., а ориентироваться на конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, умения справляться с выполнением определенных задач.Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества.Здесь же можно дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично.Пример:Самостоятельно освоил программное обеспечение, самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры, эффективно руководил подчиненными и т. п.
    Причины изменения места работы (ухода из организации, перехода на другое место). Это может быть изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т. п.
    Выводы. Краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможностей карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей (в ряде случаев здесь желательно указать степень, до которой Вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете).Пример:Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией… (имеет большой опыт работы с серверным программным обеспечением… или …может самостоятельно работать с корпоративными клиентами… и т. п.). Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальника вычислительного отдела предприятия среднего звена.
    Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали.

    К началу

    Пресс-релиз

    Пресс-релиз – это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию (произошедшему или предстоящему) с целью максимального освещения данного события в СМИ.
    Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:
    в шапке документа должно быть указано слово «Пресс-релиз» и проставлена дата его рассылки;
    заголовок пресс-релиза должен максимально четко отражать его тему, посыл информационного сообщения;
    более подробно суть заголовка пресс-релиза может быть раскрыта в подзаголовке (при этом его наличие необязательно);
    первый абзац пресс-релиза должен обязательно содержать следующую информацию: что, где и когда произошло (произойдет);
    объём пресс-релиза не должен превышать полутора страниц машинописного текста. При этом желательно ограничиться одной страницей, включая подпись и колонтитулы бланка организации;
    в состав пресс-релиза могут входить цитаты ньюз-мейкеров – ответственных спикеров организации;
    пресс-релиз составляется на бланке организации;
    в подписи к пресс-релизу должно быть указано ФИО контактного лица, которое может предоставить дополнительную информацию по теме пресс-релиза, и его контактные данные: телефон (желательно мобильный), e-mail, номер ICQ.
    Приоритетным способом рассылки пресс-релиза является электронная почта. Также можно направить документ по факсу.
    При массовой рассылке пресс-релиза с помощью e-mail адреса журналистов ставятся в поле «Скрытая копия», чтобы избежать оглашения всей базы Ваших контрагентов.

    К началу

    Письмо-поздравление

    Формат «Поздравление» относится к категории личной деловой переписки.
    Оно оформляется на поздравительном бланке или открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход. Это относится как к тексту письма, так и к его оформлению.
    Поздравление может быть персональным (с днём рождения) или массовым (например, с Новым годом).
    В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например, «Дорогие друзья!».
    При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).
    Личное поздравление

    Массовое поздравление

    К началу

    Письмо-приглашение

    Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки.
    Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.
    Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии.
    В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.
    Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено.
    Личное приглашение

    Массовое приглашение

    К началу

  6. Ballafyn Ответить

    Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
    Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
    Предметом общения является деятельность компании.
    Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
    Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
    В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:
    Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
    Адресной, предназначенной конкретному адресату.
    Актуальной в момент написания письма.
    Достоверной и беспристрастной.
    Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
    Полной для возможности принятия решения.

    Требования

    Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
    Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
    Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
    Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
    Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
    Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
    Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
    Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
    Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
    Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
    Использование простых распространенных предложений.
    Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

    Виды деловых писем

    Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

  7. GYMON Ответить

    ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил основные значения понятий, которые мы далее будем использовать:
    адресат – реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
    реквизит документа – элемент оформления документа.
    Дополнительно необходимо обратить внимание на новый термин атрибут, который активно применяется при работе с электронной научно-технической документацией и рассматривается как обязательная составная часть реквизита документа. Правила оформления реквизита «адресат», установленные ГОСТ Р 6.30-2003, предусматривают различные варианты его оформления – в них по-разному оформляются или не оформляются основные атрибуты реквизита «адресат».
    И, наконец, термин адресат необходимо отличать от устаревшего понятия адресант, которое тем не менее упоминается в приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) в значении автор, т.е. отправитель документа (и прежде всего письма).
    Поскольку переписка занимает обычно более 80% в объеме документо­оборота организаций, правила оформления реквизита «адресат» рассмотрим на примере официальных служебных писем, которые составляются в бумажной форме и направляются получателю в основном по почте.
    В процессе ведения переписки руководители, сотрудники и служба делопроизводства организации должны учитывать следующие факторы:
    технологический, который означает, что организация будет направлять свое письмо через отделения почтовой связи или прибегая к услугам компаний, которые занимаются доставкой корреспонденции. Эти компании и Почта России в процессе доставки действуют как независимые третьи лица. Составляя письмо, нужно учитывать, как оно будет пересылаться, упаковываться, что порядок и последовательность оформления атрибутов почтового адреса устанавливаются Правилами оказания услуг почтовой связи, которые утверждаются постановлениями Правительства РФ и периодически обновляются;
    управленческий, т.к. в письме может фиксироваться:
    конкретное управленческое решение, предложение, отчет или претензия – оно может быть адресовано в вышестоящую организацию или равностоящему партнеру, клиенту;
    обязательное для исполнения поручение или нормативный правовой акт, который рассылается в подведомственные организации для исполнения или для сведения.
    То есть цель создания и содержание документа, место организации-автора в системе управления и отношения с получателем письма влияют на оформление реквизита «адресат». Кроме того, письмо должно направляться в ту точку (организация, должностное лицо, специалист, структурное подразделение), где имеются полномочия решить вопрос, изложенный в документе, окончательно и по существу. Если у вас есть несколько вопросов / предложений к данной организации, не увязанных между собой и решение которых находится в компетенции разных лиц, то лучше написать каждому «конечному получателю» отдельное письмо. А если вы не знаете, кому «распишут» отработку ваших вопросов, то можете изложить их в письме на имя генерального директора или адресовать его в целом к организации;
    фактор этикета – необходимость соблюдения принятых правил вежливости с учетом конкретной ситуации делового общения, статуса и положения адресата (юридическое или физическое лицо, вышестоящая или подведомственная организация, письмо направляется в первый раз или постоянному корреспонденту и т.п.).

    Бланк письма организации

    Для ведения переписки практически каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк письма. Состав его реквизитов и примеры оформления можно найти:
    в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.2 – Б.4) и
    Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (п. 3.3.1 с приложениями).
    Организации уделяют большое внимание разработке бланка письма и даже включают его в книгу «фирменного» стиля, что совершенно справедливо, т.к. он является «лицом» юридического лица, формирует образ автора письма и впечатление о нем. Но дело не только в качестве бумаги и цветах краски, использованных для изготовления бланка. На бланке указываются полное и сокращенное наименования организации, организационно-правовая форма и подчиненность. Самое главное – проследить за правильным оформлением сведений об авторе, которые указываются на нем, перечислив все способы связи с автором. Во внешнюю среду это передает признаки устойчивости, готовности к контактам, открытость и «доброжелательность» организации.
    Расположение реквизитов в бланке может быть:
    продольным (как в Примере 1) либо
    угловым:
    центрированным (как в Примере 2) или
    флаговым (атрибуты располагаются в той же боковой зоне, но текст каждой строки начинается от границы левого поля).
    У продольного и углового бланков разное местоположение реквизита «адресат», оно обозначено оранжевой заливкой (сравните Примеры 1 и 2).

    Атрибуты реквизита «адресат»

    ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует формулировать реквизит «адресат» как ответ на вопросы: «Кому?» и «Куда?» направляется письмо.
    Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным. Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.
    Если объединить рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15) и «лучшие практики», то можно дать следующие советы по оформлению реквизита «адресат» для конкретных ситуаций.
    Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации, то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.
    Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации», то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.

  10. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *