Как правильно вести табель учета рабочего времени?

16 ответов на вопрос “Как правильно вести табель учета рабочего времени?”

  1. Mari'ka Ответить

    Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.
    Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:
    ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
    получать данные об отработанном времени;
    рассчитывать зарплату;
    составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.
    Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы – Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

    Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

    Кто ведет табель

    Раньше во многих организациях была специальная должность – табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

    Как отражать в табеле использование рабочего времени

    Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы – Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется “учет использования рабочего времени”. Образец заполнения табеля приведен на стр. ….
    Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение – явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.
    Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.
    В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить “К”. А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится “в”, а в нижней – нули.
    Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. … приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам (“НН”).
    Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

    Как подводить итоги

    В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок – в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).
    Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска – 09, а неявки по невыясненным причинам – 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.
    *Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
    Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

    Источник: Кадровое дело
    Автор: Валентина Митрофанова

  2. llor-n-kcor Ответить

    Автор: О. Трошина
    Журнал “Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение” № 8/2017
    Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?
    В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).
    Для начала отметим, что все государственные (муниципальные) бюджетные учреждения в силу норм ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1], Приказа № 52н[2] в своей работе применяют для учета рабочего времени табель (ф. 0504421). Применение другой формы законодательством РФ не предусмотрено. При этом в табель (ф. 0504421) допускается внесение дополнительной информации, необходимой субъекту учета (данная норма предусмотрена в методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 52н). Исключать имеющуюся в табеле (ф. 0504421) информацию (графы, строки) недопустимо.
    Относительно правил заполнения этой формы отметим следующее:
    Способы заполнения табеля (ф. 0504421) (приложение 5 к Приказу № 52н)
    Регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка
    Отражение фактических затрат рабочего времени
    Выбор способа заполнения табеля (ф. 0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения. При этом в графах 20 и 37 табеля (ф. 0504421) предусмотрено отражение информации в разрезе только «явок» или только «неявок». Выбор соответствующего способа отражения информации в табеле (ф. 0504421) устанавливается актом учреждения в рамках формирования его учетной политики. Таким образом, при заполнении табеля (ф. 0504421) допускается фиксировать исключительно случаи отклонений от нормального использования рабочего времени (выходные и праздничные дни, очередные, дополнительные отпуска и т. п.).
    Если учреждение зафиксировало в своей учетной политике заполнение табеля путем регистрации случаев отклонений, то по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, отражаются:
    в верхней половине строки – часы отклонений;
    в нижней половине строки – условные обозначения отклонений, часы работы в ночное время.
    При заполнении табеля (ф. 0504421) применяются условные обозначения, в том числе:
    Наименование показателя
    Код
    Выходные и нерабочие праздничные дни
    В
    Работа в ночное время
    Н
    Выполнение государственных обязанностей
    Г
    Очередные и дополнительные отпуска
    О
    Неявки с разрешения администрации
    А
    Фактически отработанные часы
    Ф
    Служебные командировки
    К
    Учреждение вправе вводить дополнительные условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

    Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией отклонений.

    В табеле (ф. 0504421) в соответствии с утвержденной учетной политикой учреждения отражается регистрация отклонений. Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.
    Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией отклонений от нормального использования рабочего времени за июнь 2017 года:
    Должность (профессия)
    Числа месяца
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    11
    12
    13
    14
    15
    Итого дней (часов) явок (неявок)
    с 1-го по 15-е число
    16
    17
    18
    19
    20
    21
    22
    23
    24
    25
    26
    27
    28
    29
    30
    Всего дней (часов) явок (неявок)
    Заведующий отделом
    В
    В
    В
    В
    В
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    80 ч
    В
    В
    О
    О
    О
    О
    О
    В
    В
    О
    О
    О
    О
    О
    10 дн.
    Бухгалтер
    8
    8
    8
    24 ч
    В
    В
    В
    В
    В
    К
    К
    К
    3 дн.
    8
    32 ч
    К
    В
    В
    В
    В
    4 дн.
    Воспитатель
    12
    12

    24 ч
    В
    В
    А
    А
    В
    В
    В
    В
    В
    2 дн.
    24 ч
    В
    В
    В
    В
    В
    В
    В
    2 дн.
    В данном случае в табеле указываются только сведения об отсутствии работника на рабочем месте по каким-либо обстоятельствам, в итог выносятся дни (часы) неявок его на работу.

    Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с регистрацией фактических затрат рабочего времени.

    Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).
    Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.
    Фрагмент табеля учета использования рабочего времени за июнь 2017 года заполняется следующим образом:
    Должность
    Числа месяца
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    11
    12
    13
    14
    15
    Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число
    16
    17
    18
    19
    20
    21
    22
    23
    24
    25
    26
    27
    28
    29
    30
    Всего дней (часов) явок (неявок)
    Заведующий отделом
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    80 ч
    Ф
    Ф
    В
    В
    Ф
    Ф
    Ф
    Ф
    Ф
    В
    В
    В
    Ф
    Ф
    Ф
    11 дн.
    8
    88 ч
    Ф
    В
    В
    О
    О
    О
    О
    О
    В
    В
    О
    О
    О
    О
    О
    11 дн.
    Бухгалтер
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    56 ч
    Ф
    Ф
    В
    В
    Ф
    Ф
    Ф
    Ф
    Ф
    В
    В
    В
    К
    К
    К
    7 дн.
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    126 ч
    К
    В
    В
    Ф
    Ф
    Ф
    Ф
    Ф
    В
    В
    Ф
    Ф
    Ф
    Ф
    Ф
    17 дн.
    Воспитатель
    12
    12
    12
    12
    12
    12
    72 ч
    Ф
    Ф
    В
    В
    А
    А
    В
    В
    Ф
    Ф
    В
    В
    Ф
    Ф
    В
    6 дн.
    12
    12
    12
    12
    12
    12
    12
    12
    168 ч
    В
    В
    Ф
    В
    В
    Ф
    Ф
    В
    В
    Ф
    Ф
    В
    В
    Ф
    Ф
    14 дн.
    Обращаем ваше внимание на то, что при использовании этого способа заполнения табеля (ф. 0504421) в нем отражается только фактически отработанное время. Дни неявок обозначаются соответствующим кодом.

    Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника двух отклонений в один день.

    При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).
    Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.
    В этом случае табель на этого работника будет заполняться следующим образом:
    Должность
    Числа месяца
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    11
    12
    13
    14
    15
    Итого дней (часов) явок (неявок)
    с 1-го по 15-е число
    16
    17
    18
    19
    20
    21
    22
    23
    24
    25
    26
    27
    28
    29
    30
    Всего дней (часов) явок (неявок)
    Воспитатель
    12
    12
    24 ч
    В
    В
    А
    А
    В
    В
    В
    В
    В
    2 дн.
    24 ч
    В
    В
    В
    В
    В
    1/Н
    В
    В
    2 дн.
    При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле (ф. 0504421) повторяется.

    Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.

    Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
    В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.
    В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:
    Должность
    Числа месяца
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    11
    12
    13
    14
    15
    Итого дней (часов) явок (неявок)
    с 1-го по 15-е число
    16
    17
    18
    19
    20
    21
    22
    23
    24
    25
    26
    27
    28
    29
    30
    Всего дней (часов) явок (неявок)
    Заведующий отделом
    6
    6
    12 ч
    Г
    Г
    В
    В
    В
    В
    В
    2 дн.
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    8
    92 ч
    В
    В
    О
    О
    О
    О
    О
    В
    В
    О
    О
    О
    О
    О
    14 дн.
    Заведующий отделом
    2
    2 ч
    А
    В
    В
    В
    В
    В
    1 дн.
    2 ч
    В
    В
    В
    В
    1 дн.
    Учреждение вправе вводить дополнительные условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

    Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с использованием дополнительных обозначений.

    Сотрудница (кассир) работает на условиях неполного рабочего дня
    (4 ч) в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком. Учетной политикой предусмотрено в данной ситуации применять при заполнении табеля (ф. 0504421) обозначение «ОРФ».
    В этом случае табель на работника будет заполняться следующим образом при условии регистрации в нем фактически отработанного времени (дней явок):
    Должность
    Числа месяца
    1
    2
    3
    4
    5
    6
    7
    8
    9
    10
    11
    12
    13
    14
    15
    Итого дней (часов) явок (неявок)
    с 1-го по 15-е число
    16
    17
    18
    19
    20
    21
    22
    23
    24
    25
    26
    27
    28
    29
    30
    Всего дней (часов) явок (неявок)
    Кассир
    4
    4
    4
    4
    4
    4
    4
    4
    4
    4
    40 ч
    ОРФ
    ОРФ
    В
    В
    ОРФ
    ОРФ
    ОРФ
    ОРФ
    ОРФ
    В
    В
    В
    ОРФ
    ОРФ
    ОРФ
    10 дн.
    4
    4
    4
    4
    4
    4
    4
    4
    4
    4
    4
    84 ч
    ОРФ
    В
    В
    ОРФ
    ОРФ
    ОРФ
    ОРФ
    ОРФ
    В
    В
    ОРФ
    ОРФ
    ОРФ
    ОРФ
    ОРФ
    21 дн.
    При обнаружении работником, ответственным за составление и представление табеля (ф. 0504421), факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени необходимо учесть такие изменения, составить и представить в установленные сроки коррекционный табель (ф. 0504421). При этом если первоначально табель (ф. 0504421) представлялся за соответствующий расчетный период с указанием значения «первичный» и цифры «0», то при внесении необходимых изменений ставится значение «корректирующий» с указанием порядкового номера корректировки – цифры начиная с 1. Сведения из корректирующего табеля (ф. 0504421) служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.
    * * *
    Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:
    учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
    учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
    при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
    в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.
    [1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
    [2] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

  3. Mayer33 Ответить

    Бухгалтер
    На основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др.
    Представитель ФНС
    Налоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов.
    Сотрудник фонда социального страхования
    Отработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком)
    Работник трудовой инспекции
    Трудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих
    Представитель Росстата
    Сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П-4.

    Кто заполняет табель учета рабочего времени

    Бланк табельного учета времени заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для выполнения этой работы табельщиком.

    Форма бланка табель учета рабочего времени

    Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.
    Рассмотрим форму Т-12.
    Документ состоит из 3 основных частей:
    На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
    Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
    И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).
    Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть. То есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате.

    Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

    Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
    Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.
    При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».
    Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.
    Не учитываются данные по таким работникам:
    трудящимся неофициально;
    внешним совместителям;
    работающим на основании гражданско-правового договора.
    Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

    Титульный лист

    Здесь фиксируются такие сведения:
    Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).
    Коды по ОКУД и ОКПО.
    Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
    Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
    Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

    Табличная часть

    Здесь нужно заполнить все графы:
    Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
    Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.
    Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.
    Так, в графе 4 ставим отметки по дням:
    Я — (явка) рабочий день;
    В — выходной;
    ОТ — отпуск;
    РП — явка в выходной день (отработка);
    К — командировка;
    ПК — повышение квалификации;
    У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;
    Б — больничный с больничным листом;
    Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
    Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.
    В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах.
    6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.
    В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
    Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
    В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
    Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
    В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.
    Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.
    В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:
    лицо, ведущее документ;
    представитель отдела кадров;
    начальник подразделения.

  4. Nem_1 Ответить


    Для правильного начисления заработной платы необходимо вести точный учет количества отработанного сотрудниками времени. Для этого организации пользуются специальным табелем учета рабочего времени. Но многие работодатели, особенно в небольших организациях, пренебрегают данным документом, что является нарушением трудового законодательства и может повлечь наложение штрафа контролирующими органами. В статье расскажем, какое время понимается под рабочим, кому поручить ведение табеля учета рабочего времени, можно ли вести данный документ в электронном виде и как правильно его заполнять.

    Какое время называют рабочим?

    Понятие рабочего времени раскрывается в ст. 91 ТК РФ — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени. Той же статьей предусмотрена обязанность работодателя по ведению учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником.
    Назовем некоторые иные периоды, которые могут включаться в рабочее время:
    — перерывы для обогрева и отдыха (предоставляются сотрудникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах, и другим работникам на основании ст. 109 ТК РФ);
    — перерывы для кормления ребенка (предоставляются работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, оплачиваются в размере среднего заработка в силу ст. 258 ТК РФ);
    — периоды простоя по вине работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, которая оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ)).
    Максимальный предел длительности рабочего времени устанавливается законодательством. Так, в силу ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Такое ограничение обеспечивает охрану здоровья работника от чрезмерного переутомления и сохранение его профессиональной трудоспособности.
    Кроме нормальной продолжительности рабочего времени Трудовым кодексом предусмотрены:
    — сокращенная продолжительность рабочего времени (устанавливается для конкретных категорий персонала, указанных в ст. 92 ТК РФ);
    — неполное рабочее время (может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и во время ее (ст. 93 ТК РФ). Различают неполный рабочий день, смену или неделю).
    Обратите внимание! Если работодатель привлекал конкретного работника к выполнению работ за пределами продолжительности рабочего времени, установленного для него, это является сверхурочной работой, должно учитываться и оплачиваться соответствующе.
    Статьей 94 ТК РФ регламентируется продолжительность рабочей смены: для разных категорий работников она колеблется от 2,5 до 8 ч. Сделано исключение для творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле — и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников. Для них продолжительность рабочей смены может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.
    Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ст. 95 ТК РФ).

    Табель учета рабочего времени: кто заполняет?

    Итак, рабочее время каждого работника необходимо учитывать. Для этого Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13. Эти формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда и составления статистической отчетности по труду.
    Примечание. Именно табель учета рабочего времени, заполненный кадровиком или иным уполномоченным лицом и переданный в бухгалтерию, является основанием для начисления заработной платы сотрудникам организации.
    Как вы заметили, Госкомстат предложил две унифицированных формы табеля учета рабочего времени. По какой из них осуществлять учет? Если в вашей организации ведется автоматизированный учет рабочего времени (пропускная система входа-выхода по пластиковым карточкам), лучше применять форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» (хотя при таком учете можно вести и разд. 1 «Учет рабочего времени» формы Т-12 в качестве самостоятельного документа). Если в организации предусмотрено ведение учета рабочего времени вручную, нужно вести табель по форме Т-12.
    Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчету заработной платы либо кадровик. Если в организации несколько структурных подразделений, и один работник не в состоянии вести учет, можно назначить ответственных лиц в каждом структурном подразделении. После сдачи табелей структурными подразделениями данные будут сводиться в один документ и передаваться в бухгалтерию. В любом случае, если в должностной инструкции обязанность по ведению табеля не закреплена, необходимо издать приказ.

    Правила заполнения табеля учета рабочего времени

    Многие достаточно формально относятся к заполнению табеля учета рабочего времени, однако здесь есть свои нюансы.
    Прежде всего, каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. И здесь возникает первый вопрос. Как быть с совместителями? Работник один, а табельных номеров два? Да, так и получается. Поскольку на совместителя оформляются стандартные документы по приему на работу (трудовой договор, приказ, личная карточка и т. п.) и совместитель — это отдельная штатная единица, у него будет два табельных номера и по каждому из них отдельно будет вестись учет рабочего времени.
    По завершении календарного месяца табели, составленные ответственными лицами, передаются начальнику отдела кадров или иному уполномоченному на ведение кадрового делопроизводства лицу, который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров. Например, кадровик проверяет дни, когда работник находился в ежегодном оплачиваемом или ином отпуске или командировке, исправляет дни неявок по невыясненным причинам при предоставлении документов, подтверждающих уважительность причин отсутствия (например, работник представил листок нетрудоспособности), либо при отсутствии таковых проставляет прогулы.
    Если в организации было произведено увольнение, такого работника исключают из табеля в следующем за увольнением календарном месяце. Если же приняты новые сотрудники, они включаются в табель за тот месяц, в котором оформлен прием на работу.
    Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
    Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
    — в форме Т-12 (графы 4, 6) — две строки;
    — в форме Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
    В формах Т-12 и Т-13 (в графах 4, 6) в верхней строке ставятся условные обозначения (коды) затрат рабочего времени, а в нижней записывается продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
    При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Это позволяет сделать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20.
    При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
    Затраты рабочего времени могут учитываться:
    — методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
    — путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).
    При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми. Приведем в таблице условные обозначения.
    Обозначаемый период
    Код
    Буквенный
    Цифровой
    Продолжительность работы в дневное время
    Я
    01
    Продолжительность работы в ночное время
    Н
    02
    Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни
    РВ
    03
    Продолжительность сверхурочной работы
    С
    04
    Продолжительность работы вахтовым методом
    ВМ
    05
    Служебная командировка
    К
    06
    Повышение квалификации с отрывом от работы
    ПК
    07
    Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности
    ПМ
    08
    Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
    ОТ
    09
    Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
    ОД
    10
    Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением
    У
    11
    Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы
    УВ
    12
    Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы
    УД
    13
    Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)
    Р
    14
    Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
    ОЖ
    15
    Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя
    ДО
    16
    Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством
    ОЗ
    17
    Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы
    ДБ
    18
    Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству
    Б
    19
    Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством
    Т
    20
    Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством
    ЛЧ
    21
    Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконным с восстановлением на прежней работе
    ПВ
    22
    Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству
    Г
    23
    Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)
    ПР
    24
    Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством
    НС
    25
    Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни
    В
    26
    Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)
    ОВ
    27
    Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)
    НВ
    28
    Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)
    ЗБ
    29
    Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
    НН
    30
    Время простоя по вине работодателя
    РП
    31
    Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника
    НП
    32
    Время простоя по вине работника
    ВП
    33
    Время отстранения от работы (недопущения к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством
    НО
    34
    Время отстранения от работы (недопущения к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы
    НБ
    35
    Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы
    НЗ
    36
    В большинстве случаев организации заполняют табель учета буквенными обозначениями. Хотя данные обозначения приведены только в форме Т-12, ими нужно пользоваться и при заполнении формы Т-13.
    При составлении табеля по форме Т-12 в разд. 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов — графы 18-34.
    При составлении табеля по форме Т-13 необходимо учитывать следующее. При записи учетных данных для начисления заработной платы:
    — только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, — заполняются реквизиты «Код вида оплаты», «Корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
    — по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов — заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество более четырех.

    Частые вопросы по заполнению табеля

    Когда нужно вносить отметки в табель? Полагаем, что отметки должны вноситься ежедневно. Однако не все организации на практике следуют данному правилу и проставляют рабочие дни «по умолчанию». В результате могут возникнуть ситуации, когда:
    — не получится привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (например, работник совершил прогул в первых числах месяца, в табеле его не зафиксировали, а в конце месяца, сдавая табель, решили «пожурить» — нельзя ни уволить «прогульщика», ни даже наложить дисциплинарное взыскание, так как пока работодатель будет соблюдать сроки, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, выйдут сроки применения мер дисциплинарной ответственности);
    — придется корректировать табель и делать перерасчет заработной платы (например, когда работнику за весь месяц проставляются рабочие дни, информация об отклонениях табельщику не поступала, табель сдан, по нему начислена и выплачена зарплата. Но в первых числах следующего месяца работница принесла больничный лист, из которого ясно, что три дня временной нетрудоспособности приходились на закрытый период).
    Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо организовать незамедлительное поступление информации о любых отклонениях от графика работы — в тот же день, хоть по телефону, хоть по факсу или электронной почте.
    Примечание. При определении размера аванса, соблюдая требования ст. 136 ТК РФ, следует учитывать фактически отработанное работником время или работу (Письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6).
    Сколько раз в месяц заполнять табель учета рабочего времени? Зарплата начисляется и выплачивается два раза в месяц, означает ли это, что табель нужно сдавать с той же периодичностью? Действительно, по нормам ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Но в большинстве случаев начисление зарплаты производится один раз, а вторую выплату организации проводят в виде фиксированной выплаты, так называемого аванса. А для начисления последнего бухгалтерия, как правило, не требует предоставлять табель.
    Конечно, к такому порядку не будет придираться ни трудинспекция, ни налоговая, но если следовать букве закона, табель необходимо сдавать два раза в месяц.
    Как фиксировать в табеле время вахты, если она длится 15 дней по 11 ч? Для учета продолжительности работы вахтовым методом в таблице условных обозначений табеля установлен буквенный код «ВМ» и цифровой код «05». Поскольку дни междувахтового отдыха предоставляются работнику помимо выходных дней (еженедельного непрерывного отдыха) и оплачиваются в размере дневной ставки (ч. 3 ст. 301 ТК РФ), их следует отмечать в табеле как дополнительные выходные дни (оплачиваемые) буквенным кодом «ОВ» или цифровым кодом «27». Указания по заполнению табеля предусматривают, что при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в графах 4 и 6 проставляются только коды условных обозначений. Нижние строки граф остаются пустыми. В дни междувахтового отдыха сотрудники не работают, поэтому в графы 5 и 6 (формы Т-13) эти дни не вносятся.
    Как отразить в табеле продолжительность рабочей смены при переходе с летнего времени на зимнее и наоборот? В таком случае в табеле необходимо проставлять фактически отработанное время. Например, если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на летнее время графиком предусмотрено 6 ч, в табеле учета рабочего времени также нужно отразить 6 ч работы в ночное время. Соответственно, при переходе на зимнее время дополнительный час работы также нужно отразить в табеле, то есть если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на зимнее время графиком предусмотрено 8 ч, в табеле учета рабочего времени нужно отразить именно 8 ч работы. При этом не забудьте сделать доплату за работу в ночное время, ведь на него приходится дополнительный час работы.
    Нужно ли отражать неполные часы, отработанные работником? Если продолжительность рабочего времени составляет целые часы, то минуты можно не указывать, проставляя только количество часов, например, 6 или 8. Если же продолжительность рабочего дня составляет часы с минутами, нужно указывать и полные, и неполные рабочие часы. В табеле рабочий день продолжительностью 8 ч 12 мин в табеле может быть отмечен и «8.12» (8 ч 12 мин), и «8,2» (8 и две десятых часа). Довольно часто работодатели за счет сокращения времени обеденного перерыва сокращают продолжительность работы в пятницу. В таком случае в табеле необходимо проставлять с понедельника по четверг «8.15», а в пятницу «7».
    Нужно ли вести табель, если учет рабочего времени осуществляется с помощью турникетов со специальной программой? Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.), машина проставить их не сможет.
    Кроме этого, формы табеля содержат реквизит «Личная подпись», значит, вести их в электронном виде неправомерно.
    Поэтому применение электронной системы учета рабочего времени не освобождает организацию от обязанности вести табель учета.

  5. seftandshelby Ответить

    Отработанное время командированных фиксируется в табеле формы Т12. В графе ставится буквенное обозначение «К» или цифровое «06». Отмечаются только дни, часы не конкретизируются.

    Правило использования разных форм табеля

    На основании ст. 7 и 9, компания, занимающаяся коммерческой деятельностью, может разрабатывать дополнительные формы фиксации рабочего времени, более приемлемые для специфики предприятия. Бюджетные организации предпочитают следующие формы табельного учёта:
    Табель для расчёта зарплаты (Ф №0504421).
    Учёт, предназначенный для последующей автоматической обработки информации (Ф №0301008).
    Формы Т12 и Т13 имеют идентичные реквизиты согласно инструкции по составлению табельного учёта.

    Как должен составляться отчёт: регламент

    Документ заполняется следующим образом:
    Вверху заполняется наименование предприятия или учреждения, а также отдела или сектора (если есть необходимость).
    Заполняется точная дата составления документа и его номер.
    В графу «Отчётный период» заносятся данные за все дни данного срока.
    В 1 разделе ставится порядковый номер.
    2 и 3 графы заполняются сведениями о штатных сотрудниках на основании их личных карточек.
    В 4 и 6 колонки вносятся коды, соответствующие затратам времени, отработанного за каждый рабочий день учётного периода.
    5 и 7 графы предназначены для получения промежуточных результатов за полмесяца: ячейка вверху заполняется количеством фактических рабочих дней, внизу — отработанные часы. Это позволяет сделать предварительный анализ.
    Графы с 8 по 17 заполняются по истечении месяца.
    Число отработанных дней и часов заносится в 14 и 16 графы.
    Причина возможной неявки отмечается соответствующим кодом в 15 графе.
    17 графа служит для отражения количества нерабочих дней (выходных и праздников).
    Следующие графы (вторая часть табеля) с 1 по 55 графу заполняют бухгалтерские работники.

    Ответственность за ведение и утверждение

    В связи с отсутствием чётких требований по табельному учёту, на предприятии устанавливается собственный порядок ведения кадровой документации. На принятие решения влияют различные факторы: финансовые, кадровые и организационные возможности компании.
    По требованиям ч.4 ст.91 ТК РФ, ведение табеля возлагается на работодателя. Это означает, что руководство вправе назначить конкретного сотрудника для ведения этой формы учёта.
    Обязанности фиксируются в должностной инструкции или в трудовом контракте на основании изданного руководителем приказа. Такие действия регламентируются в ст.8, 57, 91 ТК РФ.

  6. PauiZibert Ответить

    Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.
    Заполнение табеля может быть организовано по-разному:
    регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
    сплошное фиксирование всех явок и неявок.
    Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

    Поденный и суммированный учет рабочего времени

    Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.
    Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.
    При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.
    Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

    Сменный режим работы

    Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.
    Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:
    Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
    Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
    Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
    Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
    Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.
    При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

    Особые случаи

    Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).
    В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.
    Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).
    Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).
    Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.
    Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.
    Читайте также:
    Нормы рабочего времени на 2018 год
    Как стать мастером планирования бухгалтерских задач

  7. Sergio 051 Ответить

    Сотрудник предприятия, получающий полномочия по заполнению этого документа, должен разобраться в нюансах процесса внесения сведений. Правила ведения табеля учета рабочего времени считаются простыми и понятыми. Желательно изначально в них хорошо разобраться, что позволит удобно и легко работать с отчетом. От этого зависит продуктивность деятельности не только кадровой службы, но и бухгалтерии. На основании правильно внесенных данных работники бухгалтерского отдела смогут правильно рассчитать оплату труда каждого сотрудника предприятия.
    К основным правилам заполнения документа относится следующее:
    изначально правильно выбирается актуальная форма ведения табеля учета рабочего времени;
    заполняется документ только в одном экземпляре;
    допускается для этого вручную вносить данные или пользоваться компьютером;
    у сотрудника, занимающегося данным процессом, должны иметься соответствующие полномочия, для чего предварительно работодателем издается приказ;
    подготавливать табель надо в начале нового месяца;
    в титульный лист вносятся сведения о названии компании и имеющихся подразделениях;
    указывается дата начала учета;
    в конце месяца прописывается дата окончания ведения отчета;
    основной лист табеля представлен таблицей, в которую вносятся данные о каждом работнике организации, причем важно вносить правильно все фамилии, чтобы не допустить путаницы или ошибок;
    обязательно о каждом сотруднике должна иметься достоверная информация, а также прописывается присвоенный специалисту номер, который можно взять в личном деле;
    столбцы табеля представлены конкретными днями месяца;
    напротив фамилий имеются ячейки, в которые вносятся сведения обо всех отработанных часах или сменах;
    если имеются выходные или праздники, то надо указывать данную информацию специальными отметками;
    сведения ответственным лицом должны вноситься ежедневно, для чего ориентируется специалист на официальные документы, к которым относятся разные приказы, заявления, больничные листы или распоряжения руководства компании;
    если фиксируются опоздания или прогулы, то они закрепляются специальными кодами, состоящими из цифр и букв.
    Скрепляется документ подписью руководителя предприятия. Без этой подписи он не будет считаться действительным. Порядок ведения табеля учета рабочего времени считается простым, поэтому справиться с этим процессом может каждый работник кадровой службы. Если выявляются ошибки или нарушения, то именно назначенный специалист несет ответственность за эти сведения.

    Нюансы внесения разных сведений

    Заполнить данный документ на самом деле достаточно просто. Для этого надо только разобраться в предназначении каждой ячейки. Ответственные лица, наделенные полномочиями заполнения документации, должны хорошо изучить состав документа. К особенностям процесса заполнения относятся:
    допускается увеличивать количество граф;
    вверху отражаются коды затрат часов, а снизу указывается, сколько фактически было отработано специалистом в конкретный день;
    у каждого работника организации должен иметься личный номер в табеле, который применяется для расчета зарплаты и совершения других действий;
    за совместителями закрепляется два номера;
    указывать требуется как отработанные дни, так и количество часов, которые были фактически отработаны специалистом каждый день;
    в конце каждого месяца табель передается в кадровую службу, причем специалисты данного отдела проверяют правильность составления документа, а также следует убедиться, что пропущенные работниками рабочие часы не являются прогулами;
    если увольняется какой-либо специалист, то со следующего месяца его номер не используется при заполнении табеля;
    указывать требуется данные о прогулах, выходных днях, а также об отгулах, отпусках, командировках или других причинах, по которым отсутствует специалист на рабочем месте.
    Если длительность рабочего дня указывается в часах, то не нужно фиксировать неполные часы.

    Специфика для бюджетных организаций

    Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13. Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.
    К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:
    в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
    если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
    существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.
    Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты. При заполнении документа используются стандартные правила.

    Какие применяются кодовые обозначения?

    При заполнении этого документа требуется обладать сведениями о том, какие именно коды должны вноситься. Они состоят из цифр и букв. На титульном листе этого отчета имеется расшифровка всех кодов. Нередко требуется ввести дополнительные коды, для чего выпускается руководителем предприятия специальное положение о ведении табеля учета рабочего времени.

  8. sanych2009 Ответить

    Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:
    Показатель
    Буквенноеобозначение
    Цифровоеобозначение
    Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод.
    ЯНРВСВМ
    102 030 405
    Командировка
    К
    06
    Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность.
    ПКПМ
    0708
    Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты.
    ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ
    9 101 112 131 415 161 856
    Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия.
    БТ
    1920
    Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательством
    ЛЧ
    21
    Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу)
    ПВ
    22
    Невыходпо причине общественных или государственных обязанностей
    Г
    23
    Прогулыпо неуважительной причине
    ПР
    24
    Режимнеполного рабочего времени по решению руководителя
    НС
    25
    Выходныеи праздничные дни
    В
    26
    Дополнительныеоплачиваемые выходные
    ОВ
    27
    Дополнительныенеоплачиваемые выходные
    НВ
    28
    Забастовка, осуществленная в порядке законодательства
    ЗБ
    29
    Неявкипо непонятным причинам
    НН
    30
    Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудника
    РПНПВП
    313 233
    Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплаты
    НОНБ
    3435
    Приостановкаработы по причине задержки зарплаты
    НЗ
    36

    Программы для ведения табеля учета рабочего времени

  9. danlichev Ответить

    Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.

    Поденный учет

    Этот порядок учета рабочего времени хорошо сочетается с нормированным графиком. В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.
    Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.

    Понедельный

    Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни. Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному. Ведётся общий подсчет отработанного времени. Важно, чтобы оно не превышало установленную законом величину. Этот вариант учета на практике встретишь нечасто.
    Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.

    Суммированный

    По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть:
    месяц;
    квартал;
    год.
    Важно: при суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трёх месяцев.
    Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.
    Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.

    Методы учета

    Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами, например:
    табели в таблицах Excel или Google документах;
    журналы контроля присутствия на входе;
    видеонаблюдение и/или аудиозапись;
    программы бухгалтерского учета;
    контроллеры и карточки доступа;
    CRM—системы;
    специальные программы тайм-трекеры.
    Первый способ подойдёт для проверок контролирующих органов и расчета зарплаты в бухгалтерии. Остальные позволяют сделать процесс организации учета рабочего времени более удобный и эффективным. Рассмотрим каждый из пунктов подробнее.
    Табель в таблице Excel – это нестареющая классика. Достаточно один раз сделать шаблон, после чего вносить в него небольшие изменения каждый месяц и заполнять ежедневно.
    Преимущества метода:
    просто использовать;
    не требует дополнительных вложений;
    понятен и привычен.
    Если система учета рабочего времени должна работать не только с количеством, но и с качеством труда, не подойдёт. К тому же ответственному придётся делать много ручной работы, а риск ошибок из-за человеческого фактора высок. Особенно это актуально, когда считать таким образом приходится часы по сменному графику.
    Табличка в Excel годится только для небольших компаний. Когда счёт сотрудников идёт на десятки, без автоматизации процесса уже не обойтись. Табель в Google Docs отличается только тем, что его не нужно ежемесячно пересылать в бухгалтерию — можно предоставить доступ.
    Если стоит задача детального контроля времени прихода и ухода сотрудников, во многих компаниях по-прежнему применяют старый добрый журнал учёта присутствия. Он лежит на столе у вахтёра и работники проставляют время прихода/ухода и ставят подписи.
    Работодатели, которые стремятся контролировать качество рабочего времени, всё чаще выбирают системы видеонаблюдения. Этот метод полон противоречий, поскольку вносит напряжение в работу для многих людей, поэтому выбирать его стоит только в действительно оправданных случаях.
    Важно: на установку системы видеонаблюдения или аудиопрослушивания необходимо получить согласие работников. Делать её скрытой незаконно.
    Видеонаблюдение может быть различной ценовой категории и, соответственно, функционала. Можно поставить простенькую камеру, а можно оснащенную микрофоном и даже записывающим устройством. Стоит помнить, что на этом расходы организации не ограничиваются. Для просмотра записей и фиксации фактов нарушений трудового распорядка потребуется отдельный сотрудник, иначе система будет малоэффективна.

    Если табели в организации исправно ведутся, но стоит задача облегчить учет использования рабочего времени для ответственных лиц, можно использовать бухгалтерские программы. В большинстве из них опция формирования подобных документов присутствует и это намного быстрее и удобнее, чем заполнять их вручную.
    Преимущества:
    возможность автоматизировать расчеты;
    минимум времени на заполнение;
    ниже риск ошибок из-за человеческого фактора.
    Примерами могут служить 1С:Бухгалтерия, Небо, Контур.Бухгалтерия и другие. В большинстве случаев штатный бухгалтер организации и так использует какую-либо из них, поэтому доплачивать за эти операции не придётся.

  10. laki_38 Ответить

    Здравствуйте, Ахмед! Вы спрашиваете:
    Как правильно ответить на заявление?
    Работник обратился с заявлением о выдаче ему копий табелей учета рабочего времени в период с января по ноябрь, ссылаясь на 62 статью Трудового кодекса Российской Федерации.
    имею ли я право отказать работнику в выдаче копий табелей учета рабочего времени и на что я могу основываться при отказе?
    Формально работник прав, когда ссылается на ст. 62 ТК РФ, и если это касается документов, относящихся к нему лично. Однако табель рабочего времени содержит сведения и о других работниках, то есть персональные данные (любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Поэтому Вы можете сослаться на ст. 19 Федерального закона «О персональных данных».
    Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации. 
    Выдача документов, связанных с работой, и их копий
    (в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)
    По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
    (в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 21.07.2014 N 216-ФЗ)
    Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.
    Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
    Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»
    Статья 19. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке
    (в ред. Федерального закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ)
    1. Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
    2. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:
    1) определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
    2) применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
    3) применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
    4) оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
    5) учетом машинных носителей персональных данных;
    6) обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;
    7) восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
    8) установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
    9) контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
    С уважением, Дмитрий Быков

  11. _Cosmos_22 Ответить

    Шаг 1. Титульный лист. Здесь в соответствующих графах отмечается название компании (полное), название подразделения (если фирма большая и табелей ведётся не один). В следующей графе указываем код ОКПО. После указывается номер документа, дата заполнения и отчётный период. Номер документу даётся по порядку. Датой заполнения обычно бывает последний день месяца, т.к. таблица делается на месяц. А отчётный период, соответственно, с первого по последний день месяца.
    Шаг 2. Информация о сотрудниках. Дальше речь пойдёт об основной таблице. Для каждого работника отводится отдельная строка. В первых колонках должна быть указана его фамилия, имя, отчество, должность и табельный номер. Табельный номер есть у каждого. Он даётся с момента назначения, закрепляется за человеком, указывается во всех внутренних документах и даже переходит к новому сотруднику, если старый увольняется, а на его место берут другого.
    Шаг 3. Явки, неявки, часы. Запись ведётся в 2 строчки. Вверху указывается явка/неявка, а ниже — часы. Каждый столбец – определённое число. Для явок/неявок и прочего используются условные обозначения:
    Я – явка;
    В – выходной;
    К – командировка;
    От – отпуск.
    Вообще подобных условных обозначений очень много. Неявки разграничиваются по наличию/отсутствию уважительной причины. Указываются больничные, разные типы отпусков, сверхурочная работа и т.п. Полный список принятых условных обозначений можно свободно найти в интернете.
    Шаг 4. Общее число времени. Эти данные указываются за полмесяца и за месяц. Напротив строки с обозначением явок указывается количество рабочих дней: в одном столбце за полмесяца, в следующем – за месяц. В строке ниже так же указываются часы.
    Шаг 5. Сведения для начисления зарплаты. Данные здесь тоже зашифрованы условными обозначениями. В колонке пишется вид платы. Для стандартной зарплаты – 200, отпускные обозначаются кодом 2012.
    Следующая колонка – корреспондирующий счёт. Это бухгалтерский счёт, с которого списываются деньги на зарплату. Далее нужно вписать количество рабочих дней или часов, которые нужно оплатить. В случае с отпускными обозначают дни в отпуске. Больничный – дни, проведённые на больничном и т.п.
    Шаг 9. Неявки по причинам. Последний раздел отведён для указания причин отсутствия человека на рабочем месте. Условными обозначениями показывается причина (сюда включают отпуск, командировки и т.п.), а в следующем столбце – количество дней или часов.
    Шаг 10. Подписи. В конце отведены графы для подписей ответственных лиц (составителя, руководителя, работника кадровой службы). Указывается должность лица и затем ставится его подпись с расшифровкой.
    Для примера приведём условную таблицу. В ней будет изображена только основная часть табеля, чтобы был понятен принцип.
    ФИО, должность
    Табельный номер
    Отметки о явках и неявках по числам месяца
    Отработано за
    Данные начисления зарплаты
    Неявки по причинам
    1
    2
    3
    Половину месяца
    Месяц
    Код вида оплаты
    Корреспондирующий счёт
    дни
    код
    дни
    Иванов А.А, менеджер
    15
    Я
    Я
    В
    8
    16
    2000
    35
    16
    К
    3
    8
    8
    64
    128
    Сидоров В.Б., повар
    47
    От
    От
    От
    8
    8
    2012
    35
    10
    От
    10
    64
    64

  12. DeDushka999 Ответить

    Учет использованного рабочего времени организуется в целях:
    обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и неявившихся;
    контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;
    фиксирования своевременного ухода работников с работы, по окончании рабочего дня;
    учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
    регистрации прогулов.
    Для ведения табельного учета рабочего времени на участках и в подразделениях предприятия назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих участков и подразделений.
    В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания работников участка или сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет в бухгалтерию.
    Работник, ответственный за табельный учет обязан вести учет времени, фактически отработанного, каждым работником участка или подразделения. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ, договор). Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет.
    Руководители подразделений обязаны уведомлять работника, ведущего табельный учет, об отсутствии работников в связи с заболеванием, на момент заполнения и сдачи табеля в бухгалтерию.
    Для исполнения обязанностей учета рабочего времени и ведения табеля работник:
    ведет учет штатного состава сотрудников  участка или подразделения;
    на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
    осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников (с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах работников и причинах, их вызвавших);
    контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем отпускных, увольнительных и других документов;
    готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и праздничные нерабочие дни.
    В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность руководителя по управлению персоналом и режиму (инспектора по кадрам – делопроизводителя).
    Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.
    ЖУРНАЛЫ УЧЕТА ОТСУТСТВИЯ РАБОТНИКОВ.
    Журнал учета больничных листов, Журнал учета отпусков (очередные, за свой счет, учебные) – документы, отражающие фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, период времени, причину отсутствия на рабочем месте, основание.
    Дата и время отсутствия работника фиксируются в журналах инспектором по кадрам (делопроизводителем), на основании заверенных заявлений, справок-вызовов из учебных заведений и больничных листов.
    Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте.
    В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места.
    Если работник отсутствовал на рабочем месте более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке, не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством.
    Формы ведения журналов учета отсутствующих работников разрабатываются инспектором по кадрам (делопроизводителем).
    ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЕЛЯ
    Табель учета рабочего времени ведется в электронном или бумажном вариантах.
    Электронный вариант табеля вводится бухгалтером, рассчитывающего заработную плату, ответственным за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:
    В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.
    Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.
    Рабочее время в выходные и праздничные нерабочие дни указываются в дополнительном табеле для каждого подразделения отдельно.
    Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе “комментарий”.
    В графе “дата составления” табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.
    Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно бухгалтером, вносившим данные.
    Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, могут заполнять табель как на бумажном носителе, так и в формате Excel согласно Приложению 2, а распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.
    Табель содержит подпись бухгалтера, ответственного за расчет заработной платы, (в нижнем правом углу), визу непосредственного руководителя подразделения (в нижнем левом углу) ниже подписи работника, ответственного за ведение табеля. Подпись ответственного работника и визы руководителя содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания.
    К содержанию табеля предъявляются следующие требования :
    Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.
    В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных.
    Например:
    местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика.
    фактическим местом работы уборщицы участка комплектации является склад комплектации. Табель подается участком комплектации по согласованию с заведующим складом комплектации.
    В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется “Х”. В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется “Х”.
    В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется “Х”. В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
    Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.
    Список работников составляется в соответствии со структурой подчиненности и в иерархическом порядке, начиная с генерального директора.
    В правом верхнем углу табеля указывается  месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.
    Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия об изменении персональный сведений на основании удостоверяющего документа.
    В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием.
    В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.
    Явки (неявки) указываются в графах 4. В графах 4 выделяются 4 строки – по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки  применяются для отметки условных  обозначений  (кодов)  затрат  рабочего  времени, а вторая и четвертая – для записи продолжительности отработанного  или  неотработанного времени (в часах,  с точностью до десятых долей часа)  по  соответствующим  кодам  затрат  рабочего времени  на  каждую  дату.
    В графах 5-6 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 5) и часов (графа 6), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.
    В графе 6 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 6, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 5.
    В графах 7-9 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе  должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы .
    В графах 10-12  указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
    В графе указывается так же количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 2200 до 600.
    В графе указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и праздничные нерабочие дни, согласно приказам руководителя.
    В графе указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.
    В графах 13-16 указывается количество дней неявок на работу по их видам.
    В графе указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 16 должно равняться сумме значений граф 13-15.
    Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4,  2,  24,  12,  1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
    В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов .
    При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел планирования и оплаты труда по указанию руководителя предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
    При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии со служебной запиской руководителя подразделения и с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит инспектор по кадрам (делопроизводитель) по указанию руководителя предприятия.
    Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит .
    При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
    Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
    Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
    Выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением. В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 1.
    В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.
    Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней) .
    Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.
    Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению №2 и №3.
    В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
    ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ТАБЕЛЕЙ.
    Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени. Есть ли отсутствующие, причины отсутствия работников.
    Все невыходы на работу фиксируются в журналах инспектором по кадрам.
    В порядке исключения отдельным работникам, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей смены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения заявление работника направляется инспектору по кадрам, для дальнейшего оформления приказа.
    Данные о случаях самовольных уходов с работы направляются руководителями служб инспектору по кадрам не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным.
    Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственным за табельный учет в электронную базу 1С до 1700 третьего числа месяца, следующего за отчетным.
    Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 1700 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.
    Формы табелей учета и расчета прилагаются.
    Приложение 1 Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени.
    Приложение 2 Табель учета рабочего времени.
    Приложение 3 Табель-расчет
    Инспектор по кадрам  ________________И.А.Денисова
    Ответственный за ведение табеля:
    Участок ____________________________   ________________   ____________________
    наименование участка    подпись  расшифровка подписи
    Участок ____________________________   ________________   ____________________
    наименование участка    подпись  расшифровка подписи
    Участок ____________________________   ________________   ____________________
    наименование участка    подпись  расшифровка подписи
    Участок ____________________________   ________________   ____________________
    наименование участка    подпись  расшифровка подписи
    С О Г Л А СО В А Н О:
    Главный инженер  _______________ Ю.В.Новиков  ____ ______________  200___г.
    Экономист  ________________ И.А.Анохина  ____ ______________  200___ г.
    Главный бухгалтер  ________________ Н.А.Ковальчук  ____ ______________  200___г

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *