Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

18 ответов на вопрос “Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?”

  1. 6249 Ответить

    Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

    Личные дела у предпринимателей

    Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.
    ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
    Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

    Плюсы системы личных дел для предпринимателя

    Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
    Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
    своевременный учет всей документации о сотруднике;
    отслеживание карьерной динамики;
    учет данных о возможных полагающихся льготах;
    оценка перспектив профессионального роста;
    сохранность и упорядоченность личной документации;
    оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

    На кого заводят личные дела

    Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
    Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
    На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
    руководящее звено;
    заместители руководителей разных уровней;
    ключевые специалисты;
    сотрудники, несущие материальную ответственность;
    кадровый резерв и др.
    К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.
    Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

    Сроки оформления личного дела

    Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
    Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

    Особенности формирования личного дела

    Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
    ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
    Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
    Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
    В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
    Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
    В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
    Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
    Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

    Какие документы включаются в состав личного дела

    Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
    Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
    Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    резюме;
    документы об образовании и квалификации;
    копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    данные медосмотра;
    заполненная анкета (если это предусмотрено);
    заявление о трудоустройстве;
    копия приказа о приеме;
    заключенный трудовой договор и т.д.
    Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    различные квалификационные удостоверения;
    водительские права;
    свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    должностная инструкция;
    заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    акты о прохождении аттестации;
    данные очередных медосмотров;
    документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    заявления на отпуск;
    докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
    Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
    заявление на увольнение;
    копия приказа об увольнении;
    документы об увольнении в связи с внешним переводом;
    свидетельство о смерти сотрудника.

    Как правильно оформить личное дело

    Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:
    первичное заведение личного дела;
    внесение в него новых записей и документов;
    изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
    при необходимости заверение копий;
    внутренняя опись входящих в дело документов;
    плановая проверка состояния личных дел;
    ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
    хранение дел;
    помещение неактуальных дел в архив.
    ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

    Обложка личного дела

    Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):
    сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
    сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
    ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
    номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
    фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
    правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
    здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
    срок хранения дела.

    Опись состава личного дела

    Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.
    Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.
    Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.
    №
    Индекс
    Дата выдачи
    Заголовок
    Номер листов дела
    Дата включения
    Примечание
    Порядковый номер документа
    По внутренней номенклатуре
    Обозначается арабскими цифрами
    Название документа
    В зависимости от места размещения в деле
    День помещения в личное дело
    Разные отметки, например. оригинал или копия.
    После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

    Ведение личных дел

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:
    Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
    ФИО работника;
    дата заведения;
    дата закрытия;
    дата передачи в архив.
    Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.
    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.
    Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
    Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

    Кому можно выдать личное дело

    В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.
    По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

  2. flash4 Ответить

    В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

    Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.
    Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.
    По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.
    Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены.
    оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
    собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
    увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).
    Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.
    Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
    Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.
    Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

    Особенности формирования личного дела

    Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:
    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
    ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.
    Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
    Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
    В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
    Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
    В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
    Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
    Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

    Правила ведения и оформления

    Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:
    Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
    ФИО работника;
    дата заведения;
    дата закрытия;
    дата передачи в архив.
    Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.
    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.
    Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
    Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

  3. zologold Ответить

    В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.
    Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.
    Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.
    По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.
    Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:
    оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
    собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
    увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).
    Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.
    Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

    Личное дело сотрудника: образец оформления 2020 года

  4. spbdnp Ответить


    Поскольку вся информация, содержащаяся в личном деле, является строго конфиденциальной, необходимо обеспечит ей надлежащее хранение. Для таких целей в организациях широкое распространение получили сейфы специальных конструкций или шкафы из металла, которые запираются на ключ. Такие методы хранения помогут избежать несанкционированной утечки информации посредством доступа третьих лиц.
    В организациях сохраняются данные только на тех сотрудников, которые работают на предприятии в данный момент. После увольнения сотрудника, его личное дело передают в архив. Для муниципальных служащих предполагается десятилетнее хранение их персональных дел в организации, где они работали. Для любых других организаций негласно принят срок хранения дел после увольнения в течение одного года.
    При оформлении дела для сдачи в архив заполняют лист-заверитель. Эти данные подшиваются в качестве последнего листа. Кроме того, при сдаче в архив указывается время хранения личного дела. Для рядовых сотрудников такой срок составляет 75 лет, а для руководства – бессрочно. Началом исчисления срока является дата его передачи в архив.

    Резюме

    Нужно помнить, что персональное дело работника – это не трудовая книжка, и на руки оно никогда не выдаётся. Для контроля правильности внесённой в личное дело информации, сотрудник должен периодически знакомиться со своим делом. Такое мероприятие происходит не реже, чем один раз в год, в присутствии ответственного лица. После ознакомления сотрудник расписывается в листе ознакомления, который подшивается к делу.
    Образец личного дела работника для коммерческих организаций можно найти в сети интернет. Для госпредприятий и организаций существует специально утверждённая форма.
    По требованию правоохранительных органов личные дела могут быть переданы им для рассмотрения. Но даже правоохранительные органы, впоследствии должны вернуть дело на предприятие.
    Заводить или не заводить личные дела на своих сотрудников каждая частная организация решает самостоятельно. В случае положительного решения необходимо обеспечить сохранность конфиденциальных данных.

  5. Strannik Ответить

    Цитата (“Кадровик.ру”, 2013, N 4, Правила и рекомендации ведения личных дел):Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.
    Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:
    – обязательно ли вести личные дела?
    – на какие категории работников их заводить?
    – какие документы помещать в личное дело?
    – в какой последовательности располагать документы в личном деле?
    – как передавать личное дело на архивное хранение?
    Это надо знать. Личное дело – это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
    Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.
    Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.
    Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, – от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.
    Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: “документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления” (Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций. М., 2002).
    Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников.
    Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.
    Документы в деле следует располагать в следующей последовательности:
    – внутренняя опись документов дела;
    – дополнение к личному листку по учету кадров;
    – личный листок по учету кадров;
    – автобиография;
    – копии документов об образовании;
    – копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
    – характеристика;
    – трудовой договор;
    – копия приказа о приеме на работу;
    – копии приказов о переводах, поощрениях.
    Если личное дело заводится на определенную категорию работников, в него помещают документы, фиксирующие особенности их трудовой деятельности. Например:
    – выписка из собрания трудового коллектива (если руководитель избирается трудовым коллективом) или решение совета директоров, решение общего собрания акционеров;
    – списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов заседаний ученого совета учебного заведения при избрании на должность, присвоении званий и т.д. (для научных и научно-педагогических работников, замещающих должности на конкурсной основе).
    Далее в хронологической последовательности помещают копии документов:
    – подтверждающих изменение биографических данных работника (документы органов ЗАГС, дипломов и др.);
    – отражающих профессиональные качества работника (характеристики, аттестационные листы, отзывы и др.).
    Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника. Основанием внесения изменений и дополнений в личное дело служат:
    – приказы руководителя организации – о служебном положении;
    – документы учебных заведений (дипломы, удостоверения, свидетельства, аттестаты) – об образовании;
    – документы органов ЗАГС – об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.
    Корректировать со слов работника записи в документах, помещенных в личное дело, нельзя.
    Последний документ, помещаемый в личное дело, – копия приказа о прекращении трудового договора (увольнении).
    На копиях приказов по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, увольнении) ставят заверительную надпись, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
    Заверительная надпись придает копии документа юридическую силу. Заверенные копии документов могут удостоверяться печатью кадровой службы или печатью организации. В личное дело не рекомендуется помещать документы, хранящиеся до 10 лет (справки о состоянии здоровья, с места жительства, о предоставлении учебного отпуска и др.).
    Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:
    – наименование организации;
    – номер дела;
    – фамилию, имя, отчество сотрудника;
    – дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);
    – дату окончания личного дела (дата увольнения);
    – количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
    – срок хранения дела.
    Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, – 75 лет (Пункты “а”, “б” ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010). Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.
    В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.
    Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.
    Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит “отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел”, где пишут “личное дело проверено”, указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.
    Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.
    Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан. В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения.
    Личные дела относятся к делам строгой отчетности, их нельзя выдавать работникам, на которых они заведены. Обычно перечень лиц, имеющих право просматривать личные дела, дается в положении о защите персональных данных работника.
    Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).
    Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.
    Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом. Первый документ, помещаемый в личное дело, – внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.
    Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. Обязательно указывается дата составления описи.
    В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации.
    Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
    Количество листов указывается цифрами и прописью, причем сначала пишут количество листов дела, затем ставят знак “+” и количество листов внутренней описи.
    Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть:
    – литерные и пропущенные номера;
    – наклеенные листы (если их нет, ставится прочерк);
    – номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов.
    Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял.
    В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения (в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т.д.), составляется акт, изменения вносят в лист-заверитель со ссылкой на акт.
    Практика кадрового делопроизводства использует объединение небольших по объему личных дел уволенных сотрудников в одно дело. Главное условие – дело не должно превышать 250 листов. Отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения, располагаются в алфавитном порядке и разделяются чистым листом бумаги, на котором указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. На документы объединенного личного дела составляется внутренняя опись, где перечисляются в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества с указанием соответствующих страниц в объединенном деле.
    Порядок ведения личных дел государственных служащих более четко определен федеральным законодательством.
    Личное дело государственного служащего – это основной документ учета государственных служащих, содержащий информацию обо всей его трудовой деятельности. Порядок ведения личных дел и состав документов в них определен в Указе Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 (Пункты 6 – 10 Указа Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 “О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы” (в ред. Указов Президента РФ от 31.05.1999 N 680, от 23.10.2008 N 1517).
    Государственным служащим предписано не реже одного раза в год знакомиться с документами их личных дел. Если после ознакомления с документами своего личного дела государственный служащий хочет дать пояснение, он дает его в письменном виде, которое помещается в личное дело.
    Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей федеральной государственной службы в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.
    Подводя итоги рассмотрения правил и рекомендаций по ведению личных дел, можно сделать ряд выводов:
    1. Ведение личных дел в негосударственных организациях основано на нормах обычного права, т.е. на традициях и обычаях. Правовая база закрепляет лишь порядок передачи личных дел в архив организации.
    2. Личные дела государственных гражданских служащих ведутся по правилам, закрепленным законодательством РФ.
    3. Основные различия между ними состоят в том, что личные дела ведутся в обязательном порядке на всех государственных гражданских служащих; личные дела государственных гражданских служащих передаются вслед за ними в случае их перевода или перехода в другую организацию.
    Л.Вялова
    К. и. н., доцент РГГУ
    Москва
    17.04.2013

  6. aleksei-krukow Ответить

    Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.
    Пример
    Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).
    Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:
    Заявление сотрудника о приеме;
    Копия приказа о назначении;
    Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
    Личная карточка (форма Т-2) или листок;
    Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
    Трудовой договор;
    Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
    Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;
    Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:
    ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
    Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
    Свидетельств о рождении детей;
    Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
    Трудовой книжки;
    Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.
    Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.
    Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:
    Характеристики с предыдущих мест работы;
    Анкета, заполненная при соискании должности;
    Должностная инструкция;
    Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
    Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
    Докладные записки, объяснительные.

    Порядок расположения документов в личном деле работника

    При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.
    При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.
    Пример
    Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.
    Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.
    Образец
    Внутренняя опись личного дела № 4
    кассира ООО «Нарва»
    Иванушкиной Елены Алексеевны
    № п/п
    Дата документа
    Номер документа
    Наименование документа
    Номера листов дела
    Примечание
    1
    21.01.2017
    4
    Трудовой договор
    1-4
    Оригинал
    2
    21.01.2017
    4-К
    Приказ о приеме на работу
    5
    Копия
    3
    21.01.2017
    3-М
    Соглашение о материальной ответственности
    6-7
    Оригинал
    4
    15.05.2017
    4-КД
    Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу
    8
    Оригинал
    5
    25.08.2017
    7вх
    Заявление о предоставлении очередного отпуска
    9
    Оригинал
    По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

    Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

    Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.
    Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.
    При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.
    Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

  10. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *