Какие кадровые документы должны быть в ооо?

18 ответов на вопрос “Какие кадровые документы должны быть в ооо?”

  1. Raider Ответить

    Все необходимые в ООО кадровые документы условно можно разделить на следующие группы:
    Локальные нормативные акты:
    штатное расписание;
    правила внутреннего трудового распорядка;
    положение о защите персональных данных работников;
    правила охраны труда работников.
    Распорядительные документы:
    приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
    распоряжения.
    Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:
    трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2018 ? 2019»);
    трудовые книжки;
    книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
    график отпусков;
    личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
    табель учета рабочего времени;
    записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.
    Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п. 8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115).

    Документы, составление которых является обязательным при определенных условиях

    Перечисленные выше документы составляются всеми ООО вне зависимости от того, какую деятельность они выполняют. При этом важно понимать, что помимо обязательных для ведения документов существуют и те, формирование которых осуществляется опционально.
    К ним могут относиться:
    коллективный договор (об особенностях его составления подробно рассказано в статье «Порядок разработки и заключения коллективного договора») при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении;
    положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны;
    график сменности, если работники трудятся в сменном режиме;
    должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций;
    положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов;
    журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).

    Кадровые документы, необходимые в ООО для микропредприятий

    Микропредприятие — это разновидность предприятия — субъекта малого бизнеса, которое обладает следующими характеристиками:

  2. Нет имени Ответить

    Топик этот появился после недавнего разговора с начинающим предпринимателем. Часа четыре я перечислял по памяти какие регламентирующие документы необходимы быть в организации, что бы не смогли «докопаться» контролирующие органы. После чего, пообщавшись еще с несколькими знакомыми понял что у многих все эти вопросы пущены на самотек, до поры до времени. Наше государство является самым замечательным государством, в котором разработаны наверное сотни регламентирующих документов, не всегда дружащие друг с другом, но тем не менее, действующие. Сам лично несколько раз «попадал» на штрафы по незнанию.Зачем нужны эти сотни документов которые, по сути, редко кто читает и без которых на западе прекрасно обходятся — никто не знает, но тем не менее так же никто не отменяет обязанности по их ведению и хранению.

    НЕЗНАНИЕ НЕ ОСВОБОЖДАЕТ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

    Начнем с азов. Учим мат.часть. Рекомендую к прочтению Федеральный Закон «Об ООО» в котором в 50 статье представлен список обязательных к хранению во веки веков документов:
    протоколы о создании Общества;
    решения учредителей о создании ООО;
    документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
    правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
    бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
    протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
    положения о представительствах и филиалах ООО;
    заключения органов контроля;
    перечень аффилированных лиц;
    другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.

    Хранить всегда, хранить везде!

    Святая обязанность любой организации — хранение документов. Кроме проблем с контролирующими органами, можно нажить проблем и с другими коммерческими структурами.
    Места хранения документации ООО. Из того же закона — в качестве них могут выступать место нахождения его управляющего единоличного органа или другое место, которое известно и доступно участникам Общества. То есть гмы можем сами определять где, лишь бы все об этом знали. Адрес может не совпадать с местом нахождения ООО. Единственным требованием, определяемым данной статьей, является уведомление и доступность к данному месту каждого участника Общества.
    Кроме документации общества есть требования к хранению кадровых документов, внутренних документов, деловой переписке, документов бухгалтерского учета. На основании правил организации архивного дела, срок не должен быть менее 5 лет, считая от года, когда они использовались последний раз для формирования бухгалтерской отчетности. При этом следует отметить, что законами не предусматривается ответственность какого-либо конкретного должностного лица Общества, не обеспечивающего сохранность документации.

    Обязательны кадровые документы, которые требует наше государство

    Документ
    Использование
    Комментарий
    Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
    Статьи 56, 189, 190 ТК РФ, хранить 1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)
    При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.
    на самом деле нужна вещь, если в штате более 100 человек. Рекомендую обратить на документ внимание и перераотать его в соответствии со своими требованиями к дисциплине
    Положение о защите персональных данных работников. Статьи 86, 87, 88 ТК РФ. Можно установить 5 лет хранения ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)
    При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.
    ну, это только недавно придумали. Сами бы сначала научились наши данные охранять, а потом заставляли малые предприятия тратиться на охрану, что кстати если грамотно подойти к этому вопросу будет стоить дороже многих этих самых малых предприятий
    Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка). Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — Постоянно (ст. 32 Перечня)
    Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.
    можно для отписки, но опять же при появлении кадрового отдела является инструментом контроля численности сотрудников. У меня, к примеру был прецедент, когда нач склаа перебрал 30% по штатке, за что был уволен кадровик.
    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — 50 лет — ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
    Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.
    ничего об этом не знаю ?? Знаю чтолько что готовят уже несколь лет закон об отмене трудовых.
    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — 50 лет (при ликвидации компании сдается в архив города, где 75 лет)
    Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.
    ну надо, так надо. Главное ответственное лиуо ознакомить с этими пунктами и точки контроля поставить со сроками не реже раза в пол года.
    Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании. Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ. Необязаьельное хранение, можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)
    При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.
    Очень важный документ. Помогает при грамотном использовании снять нагрузку по многим вопросам: «Полагается ли премия при рождении ребенка» и тп. Я создал и опубликовал данный документ при численности 500 человек, так как каждый день стал разяснять правила премирования и расчета отпускных
    Положение о системе обучения. Статьи 196, 197 ТК РФ Хранить — Постоянно
    При наличии системы обучения в организации.
    Уж не знаю насколько важно положение, на мой взляд важно само обучение.
    Положение об аттестации работников. Статья 81 ТК РФ Хранить — Постоянно
    При проведении аттестации по решению работодателя.
    График отпусков. Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — 1 год (ст. 356 Перечня)
    Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
    Вот этот документ необходим что бы менеджеры сренего звена не распустили весь персонал в пик сезона отдыхать
    Трудовой договор. Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)
    Заключается в письменной форме с каждым работником.
    Отличный документ, очень важен и для руководства. Нельзя к нему отнестись халатно, так как является главным документом в суде при трудовых спорах. А они будут, поверьте, люди все разные.
    Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям. — Хранить — Постоянно
    Принимаются по решению работодателя.
    Я считаю их пережитком. К тому же в больинстве своем они составляются не правильно, не описывая контрольные точки бизнес процессов. «отвечает за работу отдела» — часто приходится видеть в таких документах. Что это обозначает — никто не знает
    Приказы о приеме на работу. Статья 68 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК
    Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
    Обязательно требовать правильно оформление, если не хотим потом иметь проблемы с трудовой инспекцией
    Приказы о переводе на другую работу. Статья 72.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК
    Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).
    Приказы об увольнении. Статья 84.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК
    Обязательно требовать правильно оформление, если не хотим потом иметь проблемы с трудовой инспекцией
    Приказы по основной деятельности. Хранить — 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
    Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело.
    Приказ вещь хорошая, но в крупных компаниях приказы надо подкреплять изменением регламентов, иначе рискуем получить постоянные несоблюдения при текучке кадров
    Приказы о предоставлении отпусков. Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — 5 лет
    Издаются на основании графика отпусков или заявления работника
    Обязательная вещь для трудовых споров особенно при увольнении. При чем по новым требованиям роботодатель ОБЯЗАН выгнать работника минимум на две недели. Если работник все же получил компенсацию, то надо этот вопрос с ним решить.
    Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Статья 128 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)
    Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
    Личная карточка работника (форма Т-2). Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225(п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)
    Ведется на каждого работника.
    у нас это все ведется в электронном виде на корпоративном сервере, где сам сотрудник вносит анкетные данные, а остальные подразделения ведут закрытые разделы о сотруднике.
    Трудовая книжка. Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив
    Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.
    Договоры о полной материальной ответственности. ст. ст. 243, 244 ТК РФ Хранить — 5 лет
    Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.
    Очень важная точка для контроля, так как руководители таких подразделений часто свои обязанности «забывают»
    Журнал учета работников, выбывающих в командировки. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»
    Рекомендуемый
    Журнал учета работников, прибывающих в командировки. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»
    Рекомендуемый
    Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности. Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД(рекомендательно) Хранить — 5 лет
    Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя
    Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу. Хранить — 75 лет
    То же
    Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении. Хранить — 75 лет
    То же
    Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков. Хранить — 50 лет
    То же
    Журнал регистрации командировочных удостоверений. Хранить — 5 лет
    То же
    Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Хранить — 1 год (ст. 281 Перечня)
    Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником
    Можно применять электронные системы, но с обязательной распечаткой и визированием
    График сменности при сменной работе. Статья 103 ТК РФ Хранить — 1 год
    Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие.
    Журнал учета мероприятий по контролю. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ Хранить — 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня)
    Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица
    Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий. Положение об аттестации работников предприятия Хранить — 15 лет
    Оформляются аттестационной комиссией
    Табели и наряды работников вредных профессий. Часть 3 статьи 91 ТК РФ Хранить — 75 лет
    Составляются ежемесячно.
    Самое смешное, что зачастую мы не подозреваем какие профессии вредны. Например грузкик — это вредная профессия и надо организовывать для них каждый год медосмотр
    Списки работающих на производстве с вредными условиями труда. Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 Хранить — 75 лет
    Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.
    Списки работников, уходящих на льготную пенсию. Хранить — 50 лет
    Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;. То же Хранить — 5 лет
    Инструкции по охране труда по профессиям. Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — Постоянно
    Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями). Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — 10 лет
    Важная часть. Особенно по технике безопасности. Если не ознакомился и прошиб голову то виноват директор.
    Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования. Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90(в ред. от 06.02.2001) Хранить — 5 лет
    Кто бы знал что грузчики — это вредная профессия?
    Акты о несчастных случаях. Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 Хранить — 45 лет
    Не дай как говориться бог. Стараться выводить такие случаи за пределы организации, договариваясь с сотрудниками. Трудовая инспекция не даст житья если произойдет ЧП, что в общем то по человеческий и правильно

    Документы которые действительно необходимы для работы:

    Должностные инструкции на каждую должность, разработанные по правилам
    Положения по всем существующим отделам (некоторые отделы, такие как бухгалтерия, часто ошибочно считают что им не нужны инструкции)
    Стандарты работы (кому в какой ситуации что и как делать)
    Рабочие инструкции (как пользоваться 1с для выписки счета например)
    Цель компании, общие положения
    Положение о структуре организацией
    Положение о подборе и отборе персонала (схема) и само положение
    Положение о персонале предприятия
    Положение о порядке прохождения испытательного срока
    Положение о найме, перемещении и увольнении персонала
    Положение о табельном учете рабочего времени
    Положение о порядке получения справок
    Положение об обучении, адаптации и развития персонала и аттестации
    Положение об оплате труда, премировании, надбавках, материальном стимулировании (схема)
    Положение о льготах, предоставляемых работникам
    Положение об отпусках
    Положение о материальной ответственности
    Положение о коммерческой тайне
    Положение об оплате листов временной нетрудоспособности рабочих и служащих предприятия
    Положение о командировках
    Положение о программном обеспечении, оборудовании и допуске в интернет

  3. Mast Ответить

    ДокументЗаконСрок храненияПримечание1.Положение о защите персональных данныхп.8 чт.1 ст.86 ТК РФВсе время существования компанииОтражает порядок получения, обработки и хранения персональных данных сотрудника.2.Коллективный договорч.2 ст.190 ТК РФВсе время существования компанииРегламентирует порядок приема, увольнения, сроки выплат заработной платы, режим работы и т.д.3.Правило трудового распорядкач.4 ст.189 ТК РФВсе время существования компанииОформляется как приложение к коллективному договору, либо при его отсутствии, как самостоятельный документ.4.Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)ст.21 ТК РФВсе время существования компанииПри наличии сложных систем оплаты труда и премирования (повременная, почасовая, сдельная).5.Положение об аттестации работниковст.81 ТК РФВсе время существования компанииВ случае проведения аттестации6.Протокол заседания аттестационной комиссии 15 летОформляется аттестационной комиссией7.Положение о системе обученияст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФВсе время существования компанииВ случае проведения обучения с целью обоснования экономической необходимости расходов.8.Книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним)Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г.50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив)Регистрируется факт получения и выдачи трудовой книжки.9.Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (вкладышей)Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.03 г.50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив)Регистрируется факт выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей.
    10.Приказы по основной деятельностист.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.Все время существования компанииОформляются по распоряжению руководителя11.Журнал регистрации входящих /исходящих документов Все время существования компанииРегистрируется вся документация, поступающая в кадровую службу12.Журнал регистрации командировочных удостоверений 5 летРегистрируются командировочные удостоверения13.Книги учета приказовперечень Росархива от 06.10.2000 г.Время хранения приказаОтдельно ведется книги по учету приказов о приеме на работу, об увольнении, внутреннем перемещении и т.д.14.Должностные инструкции Формируются по решению работодателя. Помогают избежать конфликтов с сотрудниками.15.Штатное расписание (ф.Т-3)ст.57 ТК РФ5 летПри каждом изменении формируется новое штатное расписание.16.График отпусковст.123 ТК РФ1 годСоставляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года.17.Трудовой договорст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ75 летЗаключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу.18.Приказ о приеме на работуст.68 ТК РФ75 летИздается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу.19.Трудовая книжкаст.66 ТК РФ50 летОформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука.
    20.Личная карточка работника (ф.Т-2)Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 175 летОформляется на каждого сотрудника, содержит данные о трудовой деятельности21.Анкета сотрудника 75 летДанные сотрудника. Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников.22.Личное дело 75 летХранится в специально оборудованном помещении. Назначается ответственный за ведение.23.Приказ о переводе на другую работуст.72.1. ТК РФ75 летПравило перевода на другую работу закрепляется в Правиле трудового распорядка.24.Приказ об увольнениич.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ75 летПри увольнении по собственному желанию на основании заявления сотрудника.При увольнении сотрудника за нарушении трудовой дисциплины25.Приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировкахст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.5 летОформляются по распоряжению руководителя26.Табель учета рабочего временич.3 ст.91 ТК РФ75 летУчитывается фактически отработанное время27.Договор о материальной ответственности 5 летЗаключается с материально ответственным лицом28.График сменности 5 летВ случае работы по сменам.29.Список работников, работающих на вредном производстве 75 лет.Если есть вредное производство (для начисления льготной пенсии)30.Список работников, уходящих на льготную пенсию 50 летДля начисления льготной пенсии31Инструкция по технике безопасностист.212, 225 ТК РФПостоянно

  4. Бютур Ответить

    Положение об оплате труда. Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (
    ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.
    Табель учета рабочего времени. Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (
    ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.
    Документ об утверждении формы расчетного листка. При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.
    Приказы. Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).
    Мы в свою очередь можем предложить вам услугу ведения кадровых документов. Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нам, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.
    Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу!
    Заказать услугу

  5. Pioneer Ответить


    Главная
    Материалы по кадрам
    Таблицы и схемы
    Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
    Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.
    Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.
    Можно выделить три группы документов:
    обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
    документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
    необязательные документы.
    В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

    Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:
    “Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…”
    Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.
    На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (в последней редакции) “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля” юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.
    При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы.
    Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.
    Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и другие журналы учета и регистрации Вы можете заказать здесь >>



    Необязательные документы
    К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.
    Образцы документов по кадрам>>
    Правила перепечатки данного материала   При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде —
    “Источник: http://www.kadrovik-praktik.ru  ”
    При этом перепечатка допускается  только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.
    Запросите согласие на перепечатку по e-mail

    Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:

    Книги по кадровому делопроизводству

  6. Maximo Ответить

    Распорядительные документы

    К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.
    Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
    Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).
    Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
    Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.
    Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.
    Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.
    Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
    К таким документам относятся:
    – трудовая книжка,
    – трудовой договор,
    – справка о трудовой деятельности,
    – копии приказов о приеме на работу и увольнении.
    Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.
    На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.
    Информационно – расчетные документы
    Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.
    К их числу относятся:
    – личная карточка работника,
    – штатное расписание,
    – табель учета рабочего времени,
    – личные дела.
    Форма большинства этих документов также унифицирована.
    Внутренняя служебная переписка
    Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
    Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
    При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
    Журналы учета и контроля
    Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
    Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
    – журнал регистрации трудовых договоров;
    – журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
    – журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
    – журнал регистрации приказов о командировках работников;
    – журнал регистрации командировочных удостоверений;
    – журнал регистрации служебных заданий;
    – журнал регистрации локальных нормативных актов;
    – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
    – приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    – журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
    – журнал выдачи справок по личному составу;
    – журнал учета больничных листов;
    – журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
    Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
    Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
    Все ли документы обязательны?
    Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
    – обязательные,
    – рекомендованные,
    – зависящие от специфики организации.
    Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
    Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
    Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
    Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
    Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:
    Перечень необходимых кадровых документов
    Документ
    Ссылка на законодательство
    В каких случаях оформляется
    Общие документы
    Правила внутреннего трудового распорядка
    Ст. 189 ТК РФ
    Обязательно
    Штатное расписание
    Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
    Обязательно
    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
    Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г.
    Обязательно
    Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием
    Единый тарифно-квалификационный справочник
    Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах
    Положение о персональных данных работников
    Ст. 86 ТК РФ
    Обязательно
    Положение об оплате труда работников
    Раздел VI ТК РФ
    Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
    Положение о премировании и материальном стимулировании работников
    Раздел VI ТК РФ
    Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах
    Положение об охране труда
    Раздел X ТК РФ
    Не обязательно
    Инструкции по охране труда по профессиям
    Раздел X ТК РФ
    Обязательно
    Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями)
    Раздел X ТК РФ
    Обязательно
    Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования
    Ст. 69 ТК РФ
    Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами
    График отпусков
    Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
    Обязательно
    Положение о коммерческой тайне
    Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне»
    Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну
    Коллективный договор
    Глава 7 ТК РФ
    Не обязателен, заключается по соглашению сторон
    Индивидуальные документы
    Трудовой договор
    Ст. 16, 56, 67 ТК РФ
    Обязательно
    Приказ о приеме на работу
    Ст. 68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
    Обязательно
    Личная карточка работника
    Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
    Обязательно
    Трудовая книжка
    Ст. 66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69
    Обязательно
    Договоры о полной материальной ответственности
    Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г. № 85
    Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности
    Приказ о предоставлении отпуска работнику
    Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
    Обязательно
    Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
    Ст. 128 ТК РФ
    Обязательно
    Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
    Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
    Обязательно
    График сменности
    Ст. 103 ТК РФ
    Обязательно при наличии сменной работы
    Восстановление кадровой документации
    Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
    Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
    Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
    Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
    Оформите книгу учета трудовых книжек.
    Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
    Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
    Очень важно не запускать текущую работу!
    Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.
    Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
    Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
    Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
    Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.
    Особенно к таким документам по личному составу как:
    трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
    личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
    личные дела и регистрационные формы – имеют срок хранения 75 лет.
    Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
    Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.

  7. Gavilace Ответить

    Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:
    Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
    Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
    Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
    Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
    Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
    Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
    Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

    Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

    При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):
    Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
    Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
    Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.
    Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

    Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

    Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:
    Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
    Допуски СРО (для строительных компаний);
    Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
    Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
    Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

    Учетные и отчетные документы организации и ИП

    Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.
    К бухгалтерским документам организации относят:
    Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
    Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
    Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
    Учетная политика;
    Переписка по вопросам бухгалтерского учета.
    К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:
    Налоговые декларации;
    Книги учета доходов и расходов;
    Счета-фактуры;
    Книги покупок и книги продаж;
    Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
    Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.
    Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:
    Кассовые документы и книги;
    Банковские документы;
    Ордера, табели;
    Накладные;
    Авансовые отчеты;
    Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
    Акты о списании ТМЦ;
    Квитанции и др.
    Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:
    Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
    Протоколы разногласий по договорам;
    Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
    Паспорт сделки;
    Договоры о материальной ответственности;
    Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
    Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).
    Документы по контрольно-кассовой технике:
    Паспорт кассового аппарата;
    Карточка регистрации ККТ;
    Журнал кассира операциониста;
    Договор на обслуживание с ЦТО;
    Использованные контрольные ленты;
    Накопители фискальной памяти и др.

    Кадровые документы организации и ИП

    Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.
    Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.
    Правила внутреннего распорядка
    Положение о защите персональных данных работников
    Штатное расписание
    Трудовой договор с каждым работником
    Личная карточка работника (форма Т-2)
    Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
    Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
    Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
    Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
    Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
    График отпусков
    Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
    Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
    Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
    Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
    Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
    Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
    График сменности (при наличии сменной работы)
    Коллективный договор (если такой договор заключен)
    Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
    Документы об охране труда
    Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

    Сроки хранения документов организации и ИП

    Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.
    И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

  8. .*°ViKuLyA°*. Ответить

    Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.
    Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.
    Оформляйте их по мере необходимости.

    Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции-2019

    Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.
    Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой. Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами.
    Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.
    Внимание!
    Уже сейчас есть документы, которые настоятельно рекомендуется вести в электронном виде — например, отчеты для Росстата или больничные листки. В то же время трудовые книжки и личные карточки все еще ведутся в бумажном формате.
    Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.
    Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.
    Подсказка, как избежать штрафов:
    Составьте перечень недостающих положений и правил.
    Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
    Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.
    Внимание!
    При оформлении любых официальных документов ориентируйтесь на новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.
    Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ. Убедитесь, что включили в договор все обязательные условия.
    Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур. К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д. Сегодня у коммерческих структур есть выбор: использовать унифицированные формы приказов или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом.
    Шаг 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов.
    Среди них:
    По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
    По регистрации несчастных случаев на производстве.
    По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.
    Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе.
    Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями. Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.). Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам.
    Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства. С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя. Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании. Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику.
    Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на требования:
    статьи 66 ТК РФ;
    инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003;
    правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003.
    Внимание!
    Заполняйте трудовые книжки всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней. А если работник трудоустраивается впервые, заведите ему трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу.
    Шаг 10. Заведите личные карточки на всех сотрудников. В том числе «сезонников», надомников и принятых в штат по совместительству. Исключение — исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых карточки не заводятся. Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог.
    Шаг 11. Организуйте воинский учет. На небольших предприятиях, где нет отдельного военно-учетного стола, эта функция обычно поручается кадровику. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет, составьте ежегодный план работ и согласуйте его с военкоматом, перенесите данные из военных билетов и других документов воинского учета, предъявляемых при трудоустройстве, в личные карточки сотрудников. Вместе с планом и приказом подайте в военкомат отчет по форме №6 и карточку учета организации по форме №18 (см. письма Минкультуры №125-01-16/24 от 3.11.2003 и №334-01-39-ВА от 21.10.2015).
    Шаг 12. Обеспечьте документам приемлемые условия хранения. Бланки строгой отчетности, например, оригиналы трудовых книжек и вкладышей к ним (как заполненные, так и новые) следует хранить вне зоны общего доступа. Например, в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу. Завершенные в делопроизводстве документы в конце календарного года передайте в архив организации. Сроки архивного хранения документов разных категорий ищите в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010.
    Со временем объем кадровой документации значительно возрастет. Будьте к этому готовы и заранее продумайте логику нумерации приказов. Четких указаний на этот случай нет, руководствуйтесь здравым смыслом. Если приказов мало, можно использовать сквозную нумерацию, если много — поделите их на группы и применяйте дополнительные буквенные индексы, чтобы избежать путаницы.
    Вывод
    Даже начинающему кадровику под силу наладить кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции и перечни обязательных документов помогут избежать ошибок. Для рутинных процедур используйте унифицированные бланки Госкомстата, если работодатель не разработал собственные формы. Составляя документы в свободной форме, учитывайте требования ГОСТ Р 7.0.97-2016.

  9. Kuper Ответить

    Книги и журналы учета


    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
    Журнал регистрации приказов
    Журнал регистрации трудовых договоров
    Журнал учета листков нетрудоспособности
    Журнал регистрации
    заявлений работников
    Журнал ознакомления
    работников с локальными
    нормативными актами
    Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

  10. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *