Кто такой офис менеджер и чем он занимается?

16 ответов на вопрос “Кто такой офис менеджер и чем он занимается?”

  1. niiaz Ответить

    Обязанности

    Выше мы отметили, что полный перечень того, что делает на рабочем месте офис-менеджер, определяет непосредственно работодатель. Так, в данном случае, вакансия с одним и тем же названием может подразумевать совсем разную работу. Однако это не значит, что нельзя очертить примерный круг обязанностей этого специалиста и понять, что ожидать от должности:
    Функции офис-менеджера:
    работа с документами — подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива;
    работа со входящей и исходящей корреспонденцией — регистрация, отправка;
    приём звонков в компанию, переключение на руководителя или отделы;
    встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
    подготовка отчётов, прайс-листов;
    контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов;
    закупка канцтоваров;
    заказ питьевой воды, чая, кофе (на порталах для поиска работы обозначается как «обеспечение жизнедеятельности офиса).
    Это примерный перечень того, что входит в работу офис-менеджера. Работодатель может дополнить или сократить его. Например, некоторые требуют консультировать клиентов по поводу продукции или услуг, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранных языках.

    Требования к кандидату

    Анализ актуальных вакансий на сайтах для поиска работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию кандидатов. Достаточно среднего или неоконченного высшего образования. Специальность при этом не имеет значения. Гораздо важнее практические навыки:
    умение работать с документами и организовывать документооборот;
    владение ПК и офисной техникой на уровне уверенного пользователя;
    умение обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, регистрировать документы, отправлять их почтой или курьером, доводить в срок до структурных подразделений.
    В ряде случаев может потребоваться знание иностранных языков.

  2. nazik73 Ответить

    В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов,
    дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера.
    Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное
    высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов
    офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными
    инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.
    Должностные обязанности
    Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях,
    позволяет сказать, что этот работник:
    1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим
    руководством задач и профиля предприятия.
    2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и
    организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных
    аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.),
    ее установку и ввод в эксплуатацию.
    3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих
    ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также
    порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.
    4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство
    организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного
    оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет
    санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный
    режим, пр.).

  3. ofev57 Ответить

    Часто офис-менеджеров путают с секретарем, менеджером по персоналу и администратором. Отчасти офис-менеджер выполняет и те и другие функции, но лишь отчасти. Самой же работе офис-менеджера присущи несколько другие качества.
    Офис-менеджер — специалист, занимающийся управлением всех офисных служб, координацией их работы, снабжением офиса необходимыми расходными материалами. Подчиняется непосредственно генеральному директору или заместителю директора по персоналу, иногда – руководителю отдела по персоналу.
    Профессиональные обязанности офис-менеджера:
    курирование работы всего офиса;
    координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
    ведение деловой корреспонденции;
    распределение звонков;
    встреча посетителей;
    административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
    работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
    подготовка накладных, счет-фактур;
    списание материалов;
    ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
    ведение офисных расходов, документооборота оплат;
    организация праздников и других корпоративных мероприятий;
    обеспечение чистоты и порядка в офисе;
    анализ деятельности поставщиков – это требование действует не во всех компаниях;
    ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам – требование не для всех компаний;
    оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников – это требование чаще предъявляются в крупных российских компаниях, особенно – строительных и страховых;
    ведение деловой корреспонденции на иностранном языке – это требование иностранных или крупных российских компаний;
    обязанности переводчика – такое требование предъявляется лишь в западных компаниях.
    Это основные обязанности офис-менеджеров, но как говорят представители кадровых агентств, в разных компаниях, кроме вышеперечисленных функций, к офис-менеджерам предъявляются самые различные требования. В западных компаниях, чаще всего, офис-менеджер сочетает в себе функции: хозяйка офиса + секретарь + личный помощник и по сути приравнивается к должности – административный директор компании.
    Необходимое образование:
    чаще требуется высшее, но в небольших компаниях это может быть средне-специальное;
    в связи с тем, что мало где готовят именно офис-менеджеров, большинство компаний отдает предпочтение специалистам с гуманитарным образованием – филологическим, журналистским, в области PR, иногда — экономическим;
    приветствуется, дополнительно к высшему образованию, – окончание специализированных курсов;
    приветствуется окончание дополнительных курсов по знанию ПК (Word, Exсel), знание 1С;
    знание иностранного языка – в западных компаниях это обязательное требование.
    Требования к офис-менеджеру:
    организаторские способности;
    самостоятельность в принятии решений;
    умение распределять обязанности между персоналом;
    коммуникабельность;
    гибкость;
    терпеливость;
    тактичность;
    пунктуальность;
    добросовестность;
    деловой этикет.
    Источник: pmoney.ru

  4. NSlava67 Ответить

    – Подготовка офиса перед работой. Проверка компьютерной техники, телефонов и офисного оборудования. Вызов мастера при необходимости ремонта.
    – Контроль таких санитарных норм, как освещение, вентиляция и температура в помещении.
    – Подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач.
    – Контроль работы секретарей, курьеров и водителей. Распределение обязанностей, постановка задач, определение степени ответственности и анализ эффективности их работ.
    – Разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды. Обеспечение работников канцелярскими товарами, расходными материалами и бейджами.
    – Подсчет количества отработанных часов сотрудниками офиса и передача информации в бухгалтерию для начисления зарплаты.
    – Контроль за соблюдением трудовой дисциплины. Ведение учета нарушений распорядка дня и дресс-кода.
    – Организация встреч, регистрации и обслуживания посетителей.
    – Обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами, ведение протокола.
    – Контроль работы по ведению документооборота офиса.
    – Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов.
    – Помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов.
    – Координация завершения работы офиса, контроль за выключением техники, освещения, кондиционеров.
    – Во многих организациях офис-менеджер ответственен за найм персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.

  5. nikolaenco Ответить

    Кто такие офис-менеджеры?

    В современном мире не редко можно столкнуться с ситуацией, когда менеджера путают с секретарем.
    Но нужно четко понимать особенности каждой специальности, которая имеет свои обязанности. К тому же, сама должность менеджера также имеет некоторые отличия в зависимости от того, какие задачи установлены перед специалистами.
    Так существуют отдельные менеджеры по персоналу, офис-менеджеры и администраторы. Частично офис-менеджеры, как самый распространенный тип, могут брать на себя дополнительные функции, но только частично и временно.
    Данный термин говорит о том, что перед нами специалист, деятельность которого связана с поддержанием работы отделов офиса.
    Он координирует их функции, а также обеспечивает организацию различными расходными материалами, включая замену оборудования или обеспечение продуктами питания, если это предусмотрено в организации.
    Специалист подчиняется только начальнику или генеральному директору. Лишь в некоторых случаях его непосредственным начальником является руководитель по персоналу.
    Для того, чтобы правильно понять то, чем отличается менеджер от представителей смежных профессий, достаточно уделить внимание его непосредственным обязанностям. Именно офис-менеджеру предстоит курировать работу организации, а также обеспечивать взаимодействие между курьерами, сотрудниками, техническим персоналом и другими членами коллектива.
    На его плечи возлагают ведение корреспонденции. Часто менеджер занимается распределением звонков, которые поступают в офис. Он же должен встречать посетителей, включая деловых партнеров компании.
    Ключевым аспектом его деятельности остается обеспечение хозяйственных потребностей сотрудников. Если офис-менеджер выполняет свои задачи плохо, то это будет сразу замечено, ведь в отделах исчезнет бумага, скрепки, скоросшиватели и даже карандаши, восполнить запас которых будет невозможно.
    Специалист обрабатывает первичные документы, поэтому должен хорошо разбираться в особенностях работы с помощью ПО 1С.
    Чтобы эффективность работы офиса не снижалась, именно офис-менеджер занимается подготовкой накладных, а также занимается счет-фактурами. Ему же принадлежит проведение инвентаризации и обязанности по списанию материалов.
    Делопроизводство в компании продолжает играть одну из ключевых ролей. Если подобные работы выполняются неправильно, то получить желаемый документ будет сложно, а в бухгалтерии накопится огромное количество бумаг, которые не имеют конкретной стандартизации.
    Офис-менеджеру предстоит заниматься и финансовыми вопросами, связанными с работой офиса. В частности именно он должен заниматься подготовкой самых разных отчетов о расходах, а также хранить различные чеки на покупку оборудования или проведение работ на территории офиса.
    Если в компании нет специального отдела, который бы занимался организационными вопросами, то подобные проблемы также ложатся на плечи специалисту. Именно он должен будет проводить корпоративы или дни рождения сотрудников. В то же время менеджер несет ответственность в случае, если в офисе появляется мусор.
    Не редко специалисту доверяют проведение анализа. Он может анализировать работу сотрудников, так и деятельность поставщиков, но подобные обязанности являются дополнительными, поэтому действуют не в каждой компании.
    Отчетность, связанная с отпусками, сверхурочными или больничными также может вестись силами менеджера, если в компании нет отдельного специалиста.
    Все эти задачи, которые стоят перед офис-менеджером, должны выполняться в полном объеме и исправно, так как в противном случае компания будет нести значительные убытки, а ее работа станет нерегулярной.
    Фактически специалиста можно назвать хозяйкой офиса, совмещающей обязанности секретаря, а также личного помощника. Поэтому сегодня не редко можно столкнуться с тем, что менеджера приравнивают к административному директору офиса.
    Так как работа остается ответственной, то к специалисту, который желает ее получить, предъявляют определенные требования. В первую очередь речь идет о том, что такой человек должен быть организованным, а также уметь влиять на окружающих, заставляя их выполнять поставленные задачи.
    Он также должен быть коммуникабельным, умея распределять обязанности между сотрудниками компании.
    Ему потребуется постоянно работать с ПК, поэтому знание прикладных программ будет обязательным моментом. Немаловажным моментом является наличие высшего образования по смежному направлению, либо завершение курсов.

  6. Arhar29 Ответить

    Из общего перечня обязанностей можно выделить те, которые включаются в должностную инструкцию практически всегда:
    Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ведение деловой переписки, перераспределение внутри организации входящих документов по назначению;
    Делопроизводство, контроль документооборота, отслеживание сроков договоров и соглашений;
    Ведение телефонных переговоров, прием входящих звонков;
    Прием посетителей – клиентов, контрагентов, партнеров, контролирующих органов;
    Обеспечение офиса необходимыми принадлежностями: канцелярские принадлежности, мебель, оргтехника. Сюда же можно отнести отслеживание возникающих неполадок и поломок, своевременный вызов соответствующих мастеров;
    Составление графика работы офиса, учет рабочего времени, составление и ведение рабочего графика руководителя;
    Организация командировок сотрудников, логистика перевозимых грузов;
    Организация мероприятий – совещаний, конференций, корпоративов;
    Ведение клиентской базы;
    Ведение протоколов собраний и совещаний.
    Помимо прочего на офис-менеджера также могут быть возложены обязанности по ведению сайта, организации рекламы, заказу сувенирной и полиграфической продукции, распространение информационных материалов о компании и т.д.
    О данной профессии рассказано в следующем видеосюжете:

    Что указывать в резюме

    Таким образом, при составлении резюме на вакансию офис-менеджера необходимо указать наличие приведенных выше личностных качеств и специальных навыков, а также отталкиваться от конкретных требований работодателя, указанных в описании вакансии, так как они могут существенно варьироваться по сравнению со стандартными требованиями.
    Большинство вакансий доступны только при наличии диплома о высшем образовании, хотя конкретная специальность как правило не принципиальна, образование может быть экономическим, юридическим, лингвистическим, филологическим, психологическим или любым другим, соответствующим направлению работы. Помимо этого работодатель часто указывает наличие фотографии соискателя как обязательное условие приема резюме к рассмотрению. Это связано с тем, что офис-менеджер станет лицом компании, и большинству работодателей небезразлично, как оно будет выглядеть.

    Особенности работы офис менеджера

    Агентства недвижимости

    Поскольку работа в агентстве недвижимости во многом связана с наращиванием клиентской базы, а также тщательной проработкой юридической базы сделок, работа офис-менеджера непосредственно связана с этими особенностями.
    Может потребоваться размещение рекламной информации, заказ сувенирной продукции, обзвон действующих или потенциальных клиентов, разъяснение последовательности действий по оформлению недвижимости, в том числе в государственных органах, банках, у нотариусов.

    Строительные компании

    Работа, связанная со строительством, подразумевает большой объем закупок строительных материалов, логистику их перевозок, лизинг тяжелой техники, прием на временную или сезонную работу дополнительных сотрудников по срочному договору, в том числе иностранных граждан. Определенная часть этих обязанностей, в зависимости от размера компании, может быть возложена и на офис-менеджера.

    Страховые компании

    Дополнительная специфика страховых компаний часто добавляет к обязанностям офис-менеджера учет производительности сотрудников, обзвон клиентской базы, направление коммерческих предложений и расчетных документов, подготовку договоров страхования, заказ полиграфической и рекламной продукции.
    Так или иначе, но практически в любой сфере работы организации от офис-менеджера требуется работа с ее клиентами. Это может быть и просто прием посетителей, и направление их к нужному специалисту, и самостоятельная работа с клиентом в рамках своих полномочий, и привлечение новых клиентов, и активные продажи при необходимости. Во всех этих случаях опыт взаимодействия с людьми, умения расположить к себе, а также навыки убеждения просто необходимы для работы на этой должности.
    Дополнительно следует отметить, что необходимо четко понимать различия в должностях секретаря и офис-менеджера, поскольку, как следует из всего вышесказанного,  должностные обязанности офис-менеджера часто могут включать в себя также и секретарскую работу, но в целом гораздо шире, и совмещение этих должностей происходит только в тех случаях, когда штат организации достаточно небольшой, а объем обязанностей не обеспечивает загруженности двух штатных единиц со схожими функциями.
    О курсах подготовки и получаемых навыках по данной профессии смотрите в следующем видеосюжете:

  7. Konstantin88 Ответить

    Сотрудник находится в непосредственном подчинении генеральному директору
    В подчинении офис-менеджера находятся технические работники, водители и курьеры
    Во время отсутствия работника по уважительной причине его прямые обязанности передаются другому лицу, о чем объявляется в официальном приказе
    На должность принимают кандидата, отвечающего всем требованиям, владеющего указанными навыками
    Во время работы менеджер основывается на законодательные акты, официальные приказы и распоряжения официального руководства компании, действующей должностной инструкцией
    Какие действия входят в прямые обязанности полноправного офис-менеджера? Об этом также упоминается в общей инструкции.

    Прямые должностные обязанности

    Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:
    Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
    Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
    Выполнение копий ценной документации по поручению руководства
    Приглашение на собрание
    Подготовка проектов писем, запросов и иной документации, относящейся к компании
    Ведение большой базы данных и сбор служебной информации
    Подготовка разноплановых совещаний и корпоративных заседаний, проводимых руководством
    Организация командировочных поездок для сотрудников: заказ необходимых билетов, бронирование гостиниц
    Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими товарами
    Контроль над исправной работой оборудования офиса, коммуникаций, выявление неполадок в работе оргтехники, вызов компьютерщиков для проведения ремонта
    Координация и контроль работы водителей, проработка графика пользования служебным транспортом, контроль работы курьера, технического работника
    Особая роль в работе начинающего офис-менеджера отдается организации и ведению деловых переговоров, анализу результатов проведенных встреч с партнерами.
    Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права.

    Основные права

    В общепринятой должностной инструкции также определены права:
    Предоставление полноценной информации для исполнения поручения, включая и конфиденциальные данные
    Для результативности работы вносить различные новаторские предложения
    Требовать условия работы, в которых будет комфортно исполнять предписанные действия
    Поступать в рамках собственной компетенции. Сотрудник имеет право принимать решения в рамках собственного профессионализма

  10. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *