Суть тайм менеджмента в том что он?

19 ответов на вопрос “Суть тайм менеджмента в том что он?”

  1. Sirarana Ответить

    Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.

    Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью эффективного его использования. Грамотное управление времени приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.

    3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

    Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время понятие стало связанно с серьезными заблуждениями, которые вопреки первоначальной задаче мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

    Миф №1 – время неподвластно человеку

    Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути это контроль человека над собственной жизнью.
    Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит это получится сделать и у вас.

    Миф №2 – придется интенсивно работать


    Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.
    Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними – и есть суть методики.

    Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

    Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами по сути являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.
    Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

    10 правил тайм-менеджмента

    Теперь, когда вы знаете, что управление временем – не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.

    Правило №1 – планирование действий

    Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:
    Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будет подробно записан на бумаге или в электронном документе, он больше походит на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.
    Заранее составляйте план на день. По возможности это надо делать вечером накануне дня, на который формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.
    Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.
    Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10 % от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.

    Правило №2 – точная формулировка целей

    Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.
    Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.

    Правило №3 – фиксирование плана действий


    Просто записывать их на лист бумаги или на другой носитель – не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.
    В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

    Правило №4 – устанавливайте приоритеты

    Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:
    А – наиболее важные задачи.
    Б – задачи средней значимости.
    В – менее важные поручения.
    Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20 % усилий приносят 80 % результата, тогда как оставшиеся 80 % усилий приносят 20 % результата. Это значит, что надо выявить те самые 20 % усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.
    Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:
    Срочные и важные.
    Важные и не срочные.
    Срочные и не важные.
    Не важные и не срочные.
    Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. На их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на срочных других задач.
    Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.

    Правило №5 – концентрация на главном

    Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.
    Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
    Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
    Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.
    Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

    Правило №6 – анализируйте полученный опыт

    В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы обернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.
    Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным на выполнении конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается серфинг в социальных сетях и потакание другим хронофагам. Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.

    Правило №7 – не забывайте про отдых

    Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы на нем же – не лучший вариант.
    Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).

    Правило №8 – ведение хронометража


    Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.
    Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.

    Правило №9 – использование ожиданий

    Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.

    Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

    Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.

    Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.
    Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.
    Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.

  2. Mezil Ответить


    Источник
    «Если вы не умеете управлять временем, то вам не удастся управлять ничем другим».
    Питер Друкер, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века
    Наш первый помощник в управлении временем и собственными силами – планирование. Многие, к сожалению, им пренебрегают. С планированием особо туго у тех, у кого энергия бьёт через край: «Какое планирование?! Нужно действовать!» Только в какую сторону бежать, зачем и будет ли от этого толк, они обычно смутно представляют.
    Бывает, руководитель предпочитает всё быстро решать на ходу, поскольку «Время – деньги» (в лучших традициях Голливуда), или же он просто не владеет планированием, а может, он просто гуру менеджмента от рождения (такое тоже бывает). Но чаще всего он относится к такому типу людей, которым хочется все иметь сегодня, а думы о завтрашнем дне кажутся бессмысленными. Еще одна распространенная отмазка – «Вокруг слишком много информации, чтобы пытаться всё спланировать и организовать». Это в корне неверная позиция.
    Планирование во многих коллективах не считается работой, для него не выделяется время, сотрудники вслед за руководителем забивают на эту важную активность.
    Тем не менее, планирование помогает организовать хаос (по крайней мере, на вашей территории его больше не будет), выстроить делегирование (основную компетенцию руководителя) и систему контроля исполнения задач, принимать оптимальные решения. Кроме того, это очень приятно – добиваться собственных целей и получать дозу заслуженных эндорфинов.
    Основная идея планирования – видеть сверху ваше «поле боя»: комплексную картину мира и ситуацию вокруг вас.

    Парадоксы планирования

    Как обычно выглядит наш рабочий процесс? Мы заняты конкретной задачей. Тем временем количество вводных растёт, и мы начинаем нервничать, выходя за комфортные для мозга 7+2 области внимания и теряем контроль происходящего. Мозг, боясь не успеть, вынужденно ускоряет нас. Работа на предельных скоростях снижает концентрацию внимания и качество наших решений. Проблем становится больше – мы нервничаем еще больше. Круг замыкается.

    Сделать абсолютно всё невозможно, поскольку количество новых вводных (новых обстоятельств и возникших в связи с ними задач) будет только расти. Поэтому ни в коем случае не стоит внушать подчиненным стремление к идеалу. Желание переделать все дела и решить все проблемы вредит общему процессу. Критически ВАЖНО расставлять приоритеты и заниматься только приоритетными делами на данный момент времени.
    Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать стандартный подход описанный выше.
    Если опаздываем, то начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее.
    Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело.
    Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится (если, конечно, вы не гуру).
    Никогда не делайте сегодня то, что можно БЕЗ ПРОБЛЕМ сделать завтра. Прочитайте еще раз этот принцип. Подумайте. Осмыслите. И вы придете к следующему – нужно делать то, что наиболее критично в данный момент.

    Основные пожиратели времени

    Чтобы тратить время более эффективно, нужно разобраться, почему же оно ускользает сквозь пальцы? Кто и что его у нас ворует? Предлагаю вам выделить себе один день для эксперимента и с раннего утра до самого позднего вечера записывать все свои активности с хронометражем. Даже если этот день немного выбьется из ваших обычных будней, вы все равно сможете увидеть свои «классические временные ловушки».
    Собрав информацию, вы получите неполный список того, что подрывает вашу деятельность. Приведу ниже основных виновников снижения производительности в ходе выполнения задач.
    Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ).
    Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы  производится не оптимальными способами для задачи).
    Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах).
    Неумение говорить обоснованное «Нет» несоответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
    Большое количество заданий, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем концентрироваться).
    Не видны перспективы выполняемых задач (когда не знаете конечных целей выполнения задачи).
    Отсутствие собственной мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
    Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно).
    Телефонное звонки/e-mail во время работы.
    Визитёры, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами.
    Недостаточная координация с другими коллегами («пожарные команды»: когда все вокруг пытаются потушить возникший пожар – задачи, которые нужно было решить ранее, в том числе с вашим привлечением).
    Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами).
    Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск необходимой информации).
    Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться).
    Ну и, конечно, есть еще три важных личных фактора, зависящих от каждого из нас.
    Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина – корень всех проблем.
    Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями – нужно избавляться от такого наследия в самом начале взаимодействия с коллегами.
    Стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.

    Источник

    Учимся планировать

    «Гадости происходят сами, хорошие дела требуют организации».
    Разные умные люди
    Планировать свои задачи, чтобы решать их более эффективно, на самом деле не сложно.
    Сначала нужно зафиксировать все вводные. Для этого выводим всю информацию из головы, чтобы разгрузить ее для стратегического мышления. Я обычно выписываю все мелкие дела, которые роятся в голове, на бумагу или в интеллект-карту (об этом как-нибудь в другой раз).
    Далее все задачи группируем по общим признакам. Вспоминаем, что «слона едят по частям» и декомпозируем цели, задачи до уровня мероприятия. Декомпозиция помогает точнее рассчитать ресурсы и длительность необходимых процессов. Разбив задачи на конкретные мероприятия, мы сразу можем их делегировать сотрудникам и затем контролировать. Мероприятия, конечно, сразу же стоит добавить в личный календарь.
    Теперь у нас перед глазами последовательность событий, которая должна привести к поставленной цели.
    Но жизнь обязательно внесет коррективы даже в самый детальный план. Нам не раз придется пересматривать его, и, чтобы не отклониться от основного курса и дойти до желанного финала, нужно расставлять приоритеты. Причем делать это придется постоянно.
    Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Дуайта Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач.

    Реализация действительно важных дел сулит крупный выигрыш. И наоборот: игнорирование важных дел принесет большие проблемы. Поэтому при необходимости нужно привлекать для их решения дополнительные ресурсы.
    В матрице мы определили основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи квадрантам.
    Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. Для этих целей существуют «смотровые площадки».

    «Смотровые площадки»

    Характер вашей деятельности подскажет, с какой периодичностью нужно планировать работу. У меня обязательно есть план на день, неделю. Личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы.
    Рутину стоит планировать заранее на периодической основе. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно группой. Оптимальное количество подходов работы с почтой – 3-4 раза в день (вы же не секретарь; всегда удивляюсь, когда вижу у сотрудников открытый на постоянной основе почтовый клиент, о какой эффективности тут может идти речь), спросите: «А как же срочные письма?» Ответ прост: «Для всего срочное есть телефон и личный контакт».
    При этом учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15 минут. Добавьте себе это время на «раскачку». А еще подумайте о своих индивидуальных биоритмах. Если пик вашей активности приходится на вторую половину дня, нет никакого смысла себя ломать, назначая «мозговые штурмы» на 10 утра, а после обеда нет смысла ставить высокоинтеллектуальные задачи – организм будет занят трансформацией еды в энергию и ему будет не до мыслительных процессов.

    ТОП-3 действенных лайфхака


    Источник
    «Лягушки»
    Определите самое неприятное, но важное на сегодняшний день и «съешьте» в начале дня. Вам будет комфортнее, все остальные активности будут гораздо приятнее, и у вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь самое неприятное вы уже сделали.
    «Якорь»
    Определите себе сами событие/действие, которое будете считать ключом вашего успешного дня. И каждый день его выполняйте – ваши дни станут успешнее. Со временем вы заметите, что если не выполнять это действие, дни будут менее успешными. Таким образом, вы превратите мелкое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара (уже более 7 лет).
    Обоснованное «нет»
    Не берите дополнительных нереальных обязательств, старайтесь контролировать хаос и ограничивайте количество вводных вокруг вас.

    Производительность и мы

    Проанализировав все процессы, которые необходимо реализовать на пути к результату, вы наверняка найдете те, которые можно стандартизировать и автоматизировать. Не пренебрегайте этим, освободите людей для более важной работы и сэкономите много времени. В Японии принято оптимизировать процессы, если польза от оптимизации даст хотя бы 3 секунды (время, равное рукопожатию), что повысит общую производительность компании.

    От чего зависит производительность труда в программировании, а от  чего – нет

    Результатами своих многолетних исследований поделилась Coding War Games.
    Оказалось, что на производительность никак не влияет величина зарплаты (хотя казалось бы!) и опыт, если специалист работает не меньше полугода. Разработчикам не важен язык кода (исключая asm). Количество недочетов в ходе выполнения задач тоже не имеет прямой связи с производительностью.
    Больше всего на нашу продуктивность влияют коллеги: «в среднем по больнице» никому не удается работать гораздо лучше всей команды (статистически разница производительности отличается не более чем на 20% от среднего значения отдела). Для плодотворной работы важна окружающая среда – площадь рабочего места, тишина, уединенность, возможность отвлечения внешними факторами. Если среда некомфортная, люди начинают искать, где можно «спрятаться» для нормальной работы. Вы могли заметить, как ваши коллеги прячутся по переговорным, чтобы поработать в одиночестве – это признак некомфортной рабочей среды. Насколько же рабочая среда может быть эффективна, и как это понять? На это даст ответ фактор среды.
    Фактор среды (С) = время непрерывной работы / время присутствия

    Источник
    Как организовать свою собственную плодотворную среду? Во-первых, уделите внимание рабочей области. Вы должны свободно ориентироваться в хаосе (есть и такие апологеты) или порядке вашего рабочего места. В идеале – выделите не более 7 рабочих зон (центров внимания), в каждой из которой организуйте свои тематические группы материалов/рабочих инструментов (мониторы, зона стратегического анализа, зона тактических действий, зона коммуникаций и т.п.).
    Во-вторых, продумайте удобную организацию документов. Поскольку, как мы уже выяснили, мозг не может удерживать внимание более, чем на 7 объектах, не создавайте слишком объемные папки. Внутри должно быть 7±2 файла /подпапки.
    В-третьих у вас должно хватать рабочего пространства для комфортной работы и, как минимум, вы должны иметь возможность просто пройтись или заняться спортом локально на рабочем месте (отжаться, потянуться и т.п.).
    Любопытные факты о производительности (по материалам Coding War Games)
    Лучшие сотрудники работают в 10 раз производительнее худших.
    Самый производительный сотрудник в 2,5 раза производительнее среднего.
    Наиболее производительная половина сотрудников в 2 раза более производительна остальной половины.

    Готовимся к переговорам

    Со временем и получаемым опытом у всех растет число совещаний и деловых переговоров.

    Распределение времени на различных уровнях иерархии управления
    Чтобы организация переговоров не съедала много времени, я приготовил следующую памятку.
    По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе, это сократит время на дорогу из офиса и в офис со встреч.
    Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента её начала, и закажите пропуски на это мероприятие. Её могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое встречается – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем.
    Проинформируйте всех участников об информации из п. 2. Если организатор — вы, попросите подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести встречу более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те – где с вопросами сразу приносят решения для их обсуждения или утверждения.
    Запланируйте необходимые встречи в своем календаре (время для подготовки, встреча, дорога на встречу и с неё, подготовка протокола). Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней.
    Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса.
    В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока у вас свежи итоги встречи, это позволит грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах.
    «Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества».
    Александр Фридман, менеджмент-консультант
    Выше я рассказал о личной эффективности, приведении в порядок окружающего хаоса и приоритезации поступающих задач. Если интересно, ставьте «лайк», и в следующей статье я расскажу о применяемых мной инструментах для достижения этих целей.

  3. Shaktigore Ответить

    Тема тайм-менеджмент популярное направление в тренингах и коуч-программах. И были разработаны сотни методов, в том числе и авторские, которые способны помочь в планировании времени. Но обо всех говорить не буду, затрону только самые лучшие техники.

    1. Метод Никиты Жесткова

    Итак, начнем с авторского метода Никиты. Суть его в следующем: на каждый день планируйте 3 дела, одно основное и два второстепенных. Ваша задача на день – выполнить запланированные дела.
    Только вот никакие отговорки не помогут. Хоть форс-мажор, хоть инопланетяне захватили Землю, не важно. Три дела есть? Есть! Так что выполняйте.
    Естественно, если какое-то из дел нельзя выполнить физически, то разбейте его на более мелкие. Если же Вы выполнили запланированные дела достаточно быстро, и осталось много времени, то подбивайте хвосты или выполняйте рутинные задачи.
    А это сам Никита

    2. Техника Ицхака Пинтосевича

    Этот метод тайм-менеджмента помогает рассортировать поток мыслей из головы. И для его реализации возьмите три листа. Первый лист надо разделить на 4 части и заполнить, образец ниже.
    НазваниеРасшифровкаМиссия
    Чего Вы хотите добиться в жизни?
    Видение на 5-7 лет
    Что для этого нужно сделать в ближайшие 5-7 лет?
    Главная цель на 1 год
    Выбираем одну крупную цель на год, которая является частью миссии и видения на 5-7 лет
    2 главных проекта
    Цель на год разбиваем на две задачи, которые называются проектами
    То есть, в итоге реализованные проекты обеспечат исполнение цели на год, которая является частью плана на 5-7 лет, и приблизят Вас к выполнению миссии.
    Второй лист надо разделить на 2 части, можно как в примере ниже. И заполнить соответствующим образом.
    НазваниеРасшифровкаПроекты
    Две главные задачи на год, которые будут гореть красными фонарями. Думайте о них каждый день, чтобы добиться успеха
    Действия
    Что Вы сделаете, какие шаги предпримете для реализации проекта: дополнительное обучение, новое место работы, знакомство с другими сферами жизни
    Дальше подготовьте третий лист для списка “Входящие”, и записывайте туда любую новую мысль, которая пришла в голову. И уже потом принимается решение, к какому списку она относится. Если же мысль не приносит результата, то вычеркните ее, как лишнюю.
    Вот так у Вас должно получится

    3. SMART

    Да, все верно, техника постановки целей это тоже инструмент тайм-менеджмента, я бы сказала, что это его основа.
    Мало того, что цель сложно сформулировать. Так еще она может быть неясной: “Хочу много денег”. А сколько конкретно и на что – непонятно. Или не согласовываться с другой целью: “Стать руководителем высшего звена”, “Родить ребёнка”.
    Хочу отметить, что именно правильно сформулированная цель позволяет не распыляться на ненужные задачи, которые к достижению главной цели не приводят. Так вот, цель должна строится из критериев, указанных в таблице.
    БукваОбозначениеРасшифровкаS – specific
    Конкретная
    Цель будет конкретной, если указать результат
    M – measurable
    Измеримая
    Цель будет измеримой, если определить качественные и количественные критерииA – achievable
    Достижимая
    Цель будет достижимой, если имеются соответствующие ресурсы, знания и возможности
    R – relevan
    Соответствующая
    Цель будет соответствующей, если согласовывается с другими целями и не противоречит жизненному укладу
    T – time bound
    Ограниченная по времени
    Цель должна иметь временные рамки для достижения

    4. Похитители времени

    Похитители времени в тайм-менеджменте – это привычки неорганизованности или пустая трата времени. Они отвлекают от рабочих или повседневных задач и являются причинами дефицита времени. К основным похитителям времени относятся:
    Разговоры на отвлеченные темы;
    Просмотр ленты в соц.сетях;
    Зависимость от гаджетов и компьютерных игр;
    Просмотр телевизора;
    Лишний сон и перекусы.
    От таких привычек времяпрепровождения сразу отказаться сложно, поэтому решите, как и когда Вы позволите себе отвлекаться, составьте расписание для похитителей.
    Кстати, причина использования данной техники в том, что постепенно пожиратели времени заменятся на новые привычки, да и Вы отвыкните каждые две минуты смотреть в гаджет.
    Как же много времени я трачу на соцсети…

    5. Фиксация

    Эта, пожалуй, один из основных методов тайм-менеджмента. Так вот, он предлагает перенести информацию из головы на бумагу или текстовый файл с помощью списков:
    НазваниеРасшифровкаЖелания
    Желания помогают понять себя и расширяют внутренние границы. Список желаний сделайте большой, начиная от зубной щётки, и заканчивая личным самолетом, от похода в кино до поездки на Северный полюс. Не забудьте спросить себя: “Зачем мне это нужно?”
    ЦелиЗапишите цели, которые вдохновляют и приведут к успеху, осуществят мечту и помогут добиться желаемого
    ЗадачиВ списке задач укажите дела, которые необходимо сделать
    Идеи
    В списке идей отражайте интересные мысли о развитии проектов, себя и расписания
    Использование этой техники тайм-менеджмента позволяет информацию структурировать. У Вас уже будет четкое представление желаний, целей, задач и идей, с которыми можно работать и направить усилия для их достижений.
    Списки техники “Фиксация”

    6. Матрица Эйзенхауэра

    Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр создал матрицу Эйзенхауэра, которая помогает распределить задачи в соответствии со сроками и степенью важности.
    Для этого лист бумаги разделим на три столбца: список задач, важно и срочно. Напротив задачи укажите ответ “Да” или “Нет” на вопросы:
    Это важно?
    Это срочно?
    Отвечаем на вопросы
    Затем рисуем таблицу и две оси: ось важности по вертикали и ось срочности по горизонтали. Так образуется матрица, в которой выделяются четыре квадранта: “A”, “B”, “C”, “D”.
    В каждый из квадрантов записываются задачи и дела в соответствии с таблицей из трёх столбцов.
    Сортируем задачи
    И для начала важное примечание: срочные дела из квадранта “С” не перепутайте с делами из квадранта “А”, а то получится неразбериха.
    Квадрат А – сделайте это немедленно. При грамотном планировании квадрант остается пустым. Для этого пункты остальных квадрантов делайте вовремя.
    Квадрат В – решайте, когда это сделаете. Заслуживает пристального внимания, отражает приоритетные и текущие задачи. Эти задачи и формируют основу расписания.
    Квадрат С – сделайте позже. Дела из данного квадранта отвлекают, мешают сосредоточиться и не приближают человека к желаемому результату.
    Квадрат D – игнорируйте. Задачи из квадранта D не приносят никакой пользы, они игнорируются. Это те самые пожиратели времени.
    Ранжирование задач по матрице Эйзенхауэра упрощает составление расписания, помогает эффективно управлять временем. Достаточно спланировать время для выполнения задач из группы “В” и “С”.

    7. Пирамида Франклина

    Пирамида Франклина создаёт проект на всю Вашу жизнь. Благодаря тщательной проработке каждого этапа пирамиды можно добиться глобальных результатов, даже стать президентом.
    Метод включает в себя: главные жизненные ценности, глобальную цель, генеральный план, долгосрочный план, краткосрочный план, план на день.
    Теперь давайте разберем каждую составляющую. Ориентиры, которые человек выбирает, проживая жизнь, называются жизненными целями, то есть это и есть ценности:
    Семья;
    Богатство;
    Дружба;
    Здоровье;
    Карьера;
    Учеба;
    Любовь.
    Жизненные ценности определяют значимые и важные результаты, которые достигаются в жизни. Время от времени ценности могут меняться, но все же основная внутренняя идея остаётся неизменной.
    Традиционно считается, что для мужчин основой жизни будет карьера, а для женщины – семья. Но времена меняются.
    На основании жизненных ценностей выбираем глобальную цель, которая выделяется количественной и качественной характеристикой.
    Для достижения глобальной цели расписывается генеральный план, который состоит из действий и проектов, а также долгосрочного (на несколько лет), краткосрочного (несколько месяцев) плана и плана на день (ежедневные дела).
    Пирамида Франклина

    8. Метод Парето

    В тайм-менеджменте метод Парето рассматривается стандартно, то есть в пропорции 20% усилий дают 80% результата.
    Метод Парето удобно использовать в тандеме с другими техниками, чтобы найти идеальную пропорцию действий, которые приведут к результату кратчайшим путём. Например, задачи, которые попали в квадрант “В” матрицы Эйзенхауэра, соответствуют этой пропорции.
    Также для применения данного метода можно составить список ежедневных задач следующим образом:
    НазваниеРасшифровкаЦелевые задачиОбласти ключевых результатов, главные задачи, которые приведут к цели (два главных проекта)Повседневные задачиЕжедневные обязательные действия (приготовление еды, спортзал по расписанию, проверка счета)Рабочие задачи
    Текущие дела, которые возникают в течение дня
    Релакс
    Отдых и расслабление
    И далее применяйте принцип Парето: целевые задачи это те 20% усилий для достижения 80% результата.

    9. Принцип “Помидора”

    Техника тайм-менеджмента, разработана Франческо Чирилло “Pomodoro” помогает настроиться, когда сложно взяться за дело. Так как по данной технике все дела состоят из помидоров, один помидор – это 25 минут непрерывного занятия.
    Подготовка к технике простая: составьте план на день, установите время выполнения для каждой задачи и разбейте его на “помидоры”, и обязательно исключите внешние раздражители.
    После каждого помидора необходимо сделать перерыв 5-10 минут. Так можно сделать до четырех “помидоров”. И уже потом перерыв не менее 30 минут. Таким образом планирование времени будет наиболее эффективным.
    Техника Pomodoro улучшает концентрацию внимания, устраняет отвлекающие моменты, подходит для сложных умственных задач.
    Если Вас заинтересовала данная техника и уже не терпится ее использовать, то вот Вам сайт-таймер помидоров: tomato-timer.com.
    25 минут, всего 25 минут… Не отвлекаться!

    10. График Ганта

    Диаграмма Ганта разрабатывалась для крупных организаций, в которых проекты состояли из множества задач, и нужно было контролировать сроки их выполнения.
    Контроль исполнения задач ведется с помощью графика. Сами проекты расписываются по задачам, имеющимся ресурсам и ответственным лицам. Для каждого этапа проекта устанавливаются свои сроки.
    График Ганта
    График Ганта состоит из линии абсцисс – оси времени, на которой установлены сроки. Вертикальной осью служит перечень задач.
    Задача представлена горизонтальным столбцом, который показывает моменты начала и завершения работ. Сроки выполнения проекта на графике представлены первой и последней датой.
    Техника применяется в командной работе и используется в приложениях по управлению проектами.

    11. Записи

    Ежедневное ведение записей представляет собой традиционный способ создания расписания, и является неотъемлемой частью тайм-менеджмента. Ведение ежедневника помогает сосредоточиться на выполнении задач, потому что информация хранится в одном месте.
    Например, можно записывать все свои действия, которые совершили за день. Поле чего необходимо проанализировать дела и почистить от ненужных. Или же можно сделать утренний ритуал, который подразумевает составления плана на день.
    В таком случае подготовка планов начинается с постановки цели, затем задачи выписываются из списков техники “Фиксация” или матрицы Эйзенхауэра, и с помощью ежедневника формируется расписание.
    Кстати, дела, которые выполнили, безжалостно вычеркивайте. Это эмоциональное действие мотивирует выполнять следующие задачи.
    НосительНазванияМобильные приложения
    1. Tick tick: to do лист, ежедневник;
    2. Wunderlist;
    3. Any.do: список дел и календарь;
    3. Todoist: порядок во всем;
    4. BossNote
    Компьютерные планировщики
    1. Microsoft To-Do;
    2. Todoist;
    3. Things 3 (Apple);
    4. Trello;
    5. Weeek

    12. Делегирование

    Техника “Делегирование” позволяет перейти от личного исполнения задач в организации к управлению их выполнения. Делегирование экономит время.
    Работу, которую сделают не хуже или лучше Вас, поручайте другим. Срочные и неважные задачи (из квадранта “С” матрицы Эйзенхауэра) делегируйте.
    Делегировать – высший пилотаж эффективности: выберите подходящего исполнителя для каждой задачи, введите в курс дела, определите срок исполнения, стандарты качества и критерии оценки выполнения. Вот и все.
    Буду делегировать!

    13. Хронометраж

    Техника помогает посчитать, сколько времени в целом тратится на задачи. Суть в следующем: хронометраж проводится на протяжении нескольких недель, фиксируется начало и завершение каждой задачи, а также длительность выполнения.
    Выполнять технику можно любым удобным способом: на листе бумаги, в эксель или же воспользоваться мобильными приложениями и компьютерными программами: ATRacker-учёт времени, aTimeLogger, PrimaERP.
    Анализ результатов хронометража выявит скрытые временные резервы, покажет продуктивность дня и поможет скорректировать расписание.
    Таак.. Это сколько времени я трачу на одну задачу?

    14. Съесть лягушку

    Техника предлагает начинать день с задач, которые постоянно откладываются, делаются долго или не выполняются вовсе. При этом они имеют особое значение и влияют на результат достижения цели. Поэтому лучше всего “лягушек” планировать на утро.
    Об этом в своих книгах говорит Брайан Трейси. “Лягушка” вызывает неприятные чувства, и подходить к ней, а тем более есть, желание отсутствует. Тем не менее, такие задачи требуют решения, потому что являются частью результата.

  4. Dagdagar Ответить

    Управление временем для современного человека — центральное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. Быстрый темп жизни, особенно в крупных городах, и огромные массивы данных затрудняют достижение важных для каждого из нас целей, не важно повышение это по службе, воспитание ребёнка или создание собственного предпринимательского проекта. Если вам есть к чему стремиться, вы недовольны своими результатами, просто хотите стать немного эффективнее или же нуждаетесь в помощи по преодолению прокрастинации (привычки откладывать дела на потом), то эта серия уроков создана именно для вас.
    Представленный онлайн-тренинг познакомит вас с основами тайм-менеджмента и его деталями, расскажет о том, как управляют своим временем и организуют свою жизнь самые успешные люди планеты. Совершенно бесплатно вашему вниманию будут предложены различные принципы, методики, упражнения, техники и приёмы, из которых состоят самые эффективные системы тайм-менеджмента, и которые позволят вам, применив их на практике, заметить положительные изменения уже в самые первые дни. Этот онлайн-курс по тайм-менеджменту станет вашим личным гидом в мир, где вы забудете о том, что такое вечная усталость, постоянный стресс и нехватка времени. Вы научитесь грамотно ставить цели и планировать их достижение, успевать делать огромное количество дел в рекордно короткие сроки, получать удовольствие от работы и успевать находить время на отдых. В курсе собраны советы и методы по управлению временем, которые по-настоящему эффективны.
    Однако, несмотря на то, что представленный курс обладает огромным потенциалом, тайм-менеджмент сам по себе, к сожалению, таит в себе неожиданно много неопределённостей и вопросов. Во-первых, почему различных подходов к управлению временем так много? В чём разница между методикой GTD Дэвида Аллена и методом «тайм-драйв» Глеба Архангельского? Зачем вообще каждый очередной «суперэффективный» автор изобретает что-то новое, неужели в тайм-менеджменте нет ничего определённого и точного?
    Во-вторых, почему не всё из предлагаемого специалистами работает? Авторы в один голос говорят об эффективности своих методов и техник, но следовать им совершенно не хочется. И потом, даже если вы всё выполняете точно по инструкции, что-то всё равно идёт не так. В чём причина?
    И в-третьих, что делать с нежеланием жить на автомате по однажды, но навсегда заведённому распорядку? Как подстраивать чёткую систему организации времени под постоянные перемены, которыми так богата наша жизнь?
    Данная серия онлайн-уроков не рассчитана на то, чтобы дать ответы на все вышеперечисленные вопросы, но составлена таким образом, чтобы помочь вам ответить на них самостоятельно. И в этом — самая главная её ценность. И по этой же причине, изучив материалы этого тренинга, вы сможете не только «прокачать» какие-то отдельные свои качества, но и оказать на свою личность комплексное влияние.
    А если вы хотите освоить методы управления временем как можно быстрее и эффективнее, записывайтесь на нашу специальную программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».
    Содержание
    Что такое тайм-менеджмент?
    Применение тайм-менеджмента
    Как этому научиться?
    Уроки управления временем
    Как проходить занятия?
    Дополнительный материал

    Что такое тайм-менеджмент?

    Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.
    Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.
    Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:
    Постановка целей
    Планирование и распределение времени
    Делегирование задач и управление ресурсами
    Анализ затрат времени
    Фиксация времени
    Приоритизация
    Составление списков
    И многие другие

    В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.
    В России об управлении временем впервые начал говорить революционер и общественный деятель А. К. Гастев, который в 20-х годах XX столетия был директором центрального института труда. Он начал развивать идеи о личной эффективности человека и об эффективном использовании времени. Уже в начале 70-х годов появился первый метод, позволявший управлять личным временем, под названием «Хронометраж». Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.
    Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:
    Анализ
    Разработка и составление стратегий
    Целеполагание
    Планирование и приоритизация
    Реализация процесса
    Контроль достижения целей
    Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.
    На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:
    Стратегическое планирование
    Тактическое планирование
    Оценка личной эффективности
    Оценка управленческой эффективности
    Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
    Определение основных факторов для выработки собственного плана
    Умение расставлять приоритеты
    Инструмент «Mind Mapping»
    Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
    Анализ достигнутого
    Изучение методик совершенствования процесса достижения целей
    Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.

    Применение тайм-менеджмента

    В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.
    Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.
    Итак, человек, умеющий управлять своим временем:
    Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
    Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
    Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
    Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
    Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
    Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
    Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
    Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
    Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
    Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
    Всегда имеет чёткий план действий
    Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора
    Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь
    Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.
    Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.

    Как этому научиться?

    Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно же, эти способности и предрасположенности различны, и в то время как одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффективно управлять временем своей жизни, другим приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И снова радостная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО, т.е. не прибегая к тому, чтобы проходить обучение в специализированных заведениях или покупать дорогостоящие обучающие курсы. Причём, совсем не обязательно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, а можно просто пройти онлайн-тренинг, введение к которому вы сейчас читаете.
    Существует два важных момента при прохождении этого курса. Это:
    Теоретическая база – та информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.
    Практическое освоение – применение того, что вы узнаете, на практике в своей повседневной жизни.
    Основываясь именно на этих важных моментах, мы и разработали этот тренинг. Каждый урок рассчитан на то, чтобы вы могли усвоить теоретический материал, который преподнесён интересным и совершенно понятным и доступным любому человеку языком. А также на то, чтобы у вас была мотивация и возможность применить всё то, что вы узнали, не ожидая какого-то подходящего момента, а прямо «здесь и сейчас». Всё, что вам понадобится – это желание овладеть новым навыком и немного свободного времени, которое, вам потребуется для этого найти, в чём мы, конечно же, не сомневаемся.

    Хотите проверить свои знания?

    Если вы хотите проверить свои теоретические знания по теме курса и понять, насколько он вам подходит, можете пройти наш тест. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу.

  5. Fogra Ответить

    Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

    14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.

    Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

    15. Систематизируйте процесс.

    Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.
    Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

    16. Заполняйте свободное время.

    Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
    Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

    17. Изолируйтесь.

    Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

    18. Придерживайтесь плана действий.

    Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!
    Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

    19. Связанные задачи выполняйте вместе.

    Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.
    Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

    20. Находите время для тишины.

    В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.
    Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

    21. Исключайте несущественное.

    Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.
    Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

    И последний совет (очень важный)

    Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
    Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

  6. _-_ЛюБлЮ_-_ Ответить


    Методы тайм менеджмента кратко – это технологии по организации личного, профессионального, социального времени, а в результате — повышенная эффективность труда.
    Время — это ценный ресурс из всех существующих. Его невозможно вернуть обратно.
    В тайм менеджменте разработана техника, связанная с управлением временем.
    Руководители предприятий, бизнесмены, предприниматели, постоянно изучают и применяют методы на практике, не жалея время и усилий.
    Методы тайм менеджмента кратко
    Эффективный и доходчивый тайм менеджмент позволит осмысливать ваши решения, поступки на целесообразность, а так же увеличить саморазвитие до совершенствования.
    Вам будет интересно знать «как можно достичь эффективности в работе».
    Для этого в тайм менеджменте существуют 2 способа, за счет:
    Экономия запланированного времени. Решаете проблему, уменьшая временной интервал.
    Правильное планирование дел. При этом сокращаются объем и число задач.
    Но прежде сделайте диагностику себе. Возможно, у вас есть барьеры, и они мешают использовать личное время с большей отдачей.
    К барьерам можно отнести:
    перфекционизм – затрудняет в назначенный срок выполнить задачу.
    Поясню. Разработчики проекта постоянно стремятся к совершенству, забывая об окончании проекта. И неудовлетворенность от полученных результатов является причиной без эффектного использования времени.
    В рамках современного тайм-менеджмента: постоянный пефрекционизм- это большое зло.
    прокрастинация – это откладывание проблем на потом, на «завтра». Стив Джобс (амер. изобретатель, дизайнер) очень точно сказал, что: «тот субъект, который оттягивает выполнение дел на завтра, он нездоровый, неудачный, несчастный и бедный человек».
    Кроме 2-х перечисленных барьеров, возможно, вам не хватает знания по управлению своим временем. Отсутствуют нужные инструменты тайм менеджмента или жизненные ресурсы.
    В любом человеческом организме заложены отрицательные эмоции, которые отнимают время: это стресс, тревога и чувства разбитости. Они не дают возможность активно управлять личным временем. Преодолейте все препятствия, обучайтесь методами, и радость к вам вернется.
    Моя целевая задача – предоставить методы тайм менеджмента кратко и доходчиво, чтобы вы овладели навыками и применяли в жизни.

    Техники тайм менеджмента метод Парето

    Время, как нам кажется, безграничное и вечное. Но это не так. У каждого человека есть отведенное время жизни, то есть существуют границы. По истечению суток ваши дела упаковываются в емкость. Чем больше дел, тем солиднее ваша емкость.
    Можно заполнять ее никчемными делами, или целевыми задачами, от которых получите достойный результат и вы прославитесь.
    Экономное и продуктивное использование временного ресурса позволит вам оценить свою работу.
    Эффективные техники тайм менеджмента помогут управлять качественно рабочим планом, и планировать отдых:
    Применение креативности. Подход к делу творчески позволяют внедрять уникальные и интересные идеи. Способствует сэкономить рабочее время и повысить продуктивность.
    Работа на компьютере. Навыки работы на современном компьютере заключаются в целенаправленном использовании программ и сервисов. Грамотная работа сэкономит время, жизненную энергию, направит усилия для выполнения ваших действий.
    Мышление. Моментальное мышление позволит оценивать сложившуюся ситуацию критически, уменьшая время на размышление, а затрачивая в основном – на выполнение рабочей задачи.
    Переговорный процесс. Приобретенный навык при переговорах значительно ускорит процесс, и поможет достичь скорейшего соглашения с положительным результатом. Освободит часть времени для решения более важных рабочих проблем.
    Делегирование дел. Если у вас появилась возможность, то перепоручите работу одному из ваших сотрудников, друзей. Такой вариант облегчит в работе и сэкономит ваше время. А вы сконцентрируйтесь над другой задачей.
    Эмоциональная выдержка. При негативных эмоциях человек становится непродуктивным, соответственно, теряется временной ресурс. Научитесь правильно управлять своим эмоциональным интеллектом. После чего повысится производительность и трудовой результат.
    Ускоренное чтение. Быстрое чтение резко увеличит поток получаемой и усвояемой информации в короткий срок.
    Прогресс многозадачности. Научитесь группировать небольшие аналогичные планы и задачи воедино. Не объединяйте крупные дела, на разработку которых потребуется продолжительное время и внимание.
    Метод Парето тайм менеджмент, где увидишь такое сочетание цифр: 20/80. Что обозначает по принципу Парето: достаточно 20% средств и усилий, чтобы достичь 80 % хороших результатов.
    Этот метод сформировал экономист из Италии в 1897 году, его звали Вильфредо Парето.

    Методы управления временем тайм менеджмент

    Чтобы овладеть знаниями и руководить своим временем, необходимо преодолеть основные ступени тайм менеджмента:
    Ступень 1. Составляйте план действий.
    Повышенная результативность принесет пользу, как в личной жизни, так и в профессиональной деятельности.
    Вам достаточно составить план дел на день, неделю. Четкое планирование поможет продуктивно и более плодотворно справиться с любой работой.
    Неважно чем вы занимаетесь: работаете в офисе; учитесь, а вечерами подрабатывайте.
    И даже, если у вас есть должностная инструкция и ваши действия четко регламентированы.
    Успешные и деловые люди постоянно планируют рабочие трудовые дни и личную жизнь.
    В тайм менеджменте есть важные аксиомы, которые необходимо запомнить:
    Письменно записывайте цели. Не изложенная цель на бумаге, обозначает, что она не существует.
    План каждого дня. Список дел выстраивайте заранее, тогда от ваших действий производительность увеличится на 25 %, несмотря от вида деятельности.
    Огромные дела дробите на небольшие подзадачи. Крупный и продуманный проект легче решить, если он будет выполняться последовательно по запланированному плану. А каждая подзадача решается в срок.
    Дайте себе установку, составлять перечень дел на завтрашний рабочий день. Желательно вечером, за час до сна. Тогда весь день будет расписан подробно, чем заниматься с утра, днем и в конце смены.
    Но иногда могут возникнуть непредсказуемые ситуации. Поэтому, отложите на непредвиденный момент небольшой временной резерв.
    Поймите, что затратив всего 10 минут на составления перечня дел. Вам окупится всё со временем: целесообразное внедрение плановой политики в жизнь, докажут ваши результаты.
    Ступень 2. Формируйте определённую задачу и планируемый результат.
    Грамотная целеполагания возможно только при стратегическом и успешном планировании. Ваша задача четко определиться с основной целью и умело разделять ее на важные и определённые подзадачи.
    «Декомпозиция цели» именуется этот навык в теории тайм менеджмента. На практике такое понятие является основным способом, то есть переход от большого, общего к мелкому, частному.
    Пример.
    Директор фирмы хотел бы услышать предложения от маркетологов, «как поднять текущие продажи на 25 % в каждом торговом зале».
    И получил такой ответ. Один предложил провести рекламную акцию в интернете. Второй рекомендовал поменять ценообразование на товары.
    Метод тайм менеджмента и целеполагании, в основе которых лежит принцип SMART.
    Выбранная цель, задача должна быть:
    конкретная;
    измеримая;
    выполнимая, за отведенный период;
    востребованная;
    ограниченная по времени.
    Решающим критерием производительности локальной цели — это ее конкретность.
    Залог успеха в продвижении к объемной цели — это последовательное выполнение небольших, но конкретных подзадач, что значительно ускорит время ее достижения.
    Имея перечень подзадач и общее направление к цели, является важным секретом управлением временем.
    По такому принципу работают бизнесмены, пишут свои произведения писатели: сперва план, а затем по пунктам его осуществляют.
    Ступень 3. Зафиксируйте план ваших действий.
    Если применить на практике «Диаграмму Ганта», то мы отчётливо и чётко сможем проследить за выполнением и продвижением задачи к конкретной цели. В диаграмме отражается продолжительность по времени, срок и очередность выполнения.
    Пример.
    Вы имеете земельный участок, существует план грядок. В зимний период вы на листе бумаги, планируйте на какой грядке что посадить, чтобы культуры не повторялись в течение 3-х лет.
    В диаграмме отражаете день посадки для каждой культуры в отдельности.
    Затем вы планируйте время: полива, отработки от вредителей, прополки, сбор урожая.
    Но кроме этого у вас имеется план благоустройства участка и посадки новых деревьев или кустарников, удаления зарослей.
    Более мелкие дела можно объединить в одно дело, а большие дела можно разделить на несколько последовательно выполняемые задачи.
    Наглядное и постоянное отражение выполненных задач позволит внедрить другого сотрудника на любом этапе выполнения объемной работы для ускорения и продвижения к плановой цели.
    Ступень 4. Приоритетность дел.
    Задача каждого дня это выявление главного приоритетного дела в самом начале. А затем последовательное выполнение текущих запланированных задач наступившего дня.
    Примеры.
    Вопрос, что вы сначала сделаете: польете грядку с клубникой, или ее соберете. Ответ: сначала клубнику собрать, а затем грядку полить. Ваша ягода останется сухой и дольше сохранится.
    Что лучше купить подарок сыну ко дню рождения, который будет через день. Или купить впрок гостинцы и сюрпризы к Новому году, который будет через 3 месяца.
    • Для ежедневного планирования существует простейший способ АБВГД.
    На первом месте стоит буква «А», значит и дела самые важные. Под буквой «Б» дела второй степени важности. Под следующей буквой «В» — дела стоящие на третьем месте – средней важности и т. д.
    Без сомнения, что дела, стоящие в списке под буквой «А» нужно осуществлять в первую очередь. Но список дел большой, с чего начать.
    Если прислушаться к рекомендациям Брайана Трейси, оратора по тайм-менеджменту, который советует «с утра съедать хотя бы по одной лягушки на завтрак». Б. Трейси под словом «лягушка» обозначил дело, которое неприятно выполнимое, или довольно сложное, требующее множество усилий для его завершения.
    Если вы, преодолев свою лень, страх перед сложнейшей задачей, все же выполните неприятное дело, то эффективность следующих дел резко увеличится. Возрастет самооценка, почувствуете себя героем дня.
    Вы забудете, как раньше переносили трудные дела на завтра, или послеобеденное время. А тяжесть от невыполненного неприятного дела тяготила вас, и портило настроение.
    • Первоочередные дела и приоритетность Дуйат Эйзенхауэр четко разделил их на 4-е вида.
    Разработанная «Матрица Эйзенхауэра», помогала ему на посту президента США, политического и военного деятеля.
    Кратко опишу 4-е вида текущих дел:
    дела сверх серьёзные, сверх срочные;
    дела обязательные, но не горят по срокам;
    дела горят по срокам, но не обязательные;
    дела не горят, не обязательные.
    Ступень 5. Главное на первом месте.
    Сосредотачиваться на главном и не переключаться на другие дела – это и есть практическая и важнейшая техника в тайм-менеджменте.
    Рациональное применение своего времени позволит преобразить вашу жизнь и добиться определённых достижений при помощи методов и управления ресурсами времени.
    Делегирование дел является одним из самых существенных методов высвобождения времени и классическая составляющая тайм менеджмента.
    Делегировать, значит перепоручить трудоемкую или неприятную работу другому человеку. Возможно, потребуются финансовые затраты.
    Примеры:
    С помощью других работников:
    Вскопать участок земли;
    Оштукатурить стены и выложить плитку в ванне;
    Заказать пиццу на дом.
    Запомните. Чем выше вы оцениваете свое личное время, тем чаще вы можете делегировать второстепенные дела.
    Не теряйте зря время.
    Например.
    Едете в метро, в электричке: читайте, случайте аудиокниги, изучайте иностранные языки. Это тоже является навыком в тайм менеджменте по развитию личной эффективности.
    Учитесь говорить слово «нет». Это также техника тайма для экономии времени.
    Не отказывайте всем подряд. Просчитайте, что получите взамен от общения с конкретным человеком: энергетическую подпитку или потеря вашего временного ресурса.
    Берегите время.
    Если ваша соседка постоянно говорит одно и то же. Избегайте от ее общения. А также время провождение в соцсетях, у экрана телевизора.
    Помните, что маленький неплановый перерыв может грозить невыполнением плановых обязательств текущего дня.
    Ступень 6. Анализ прошедшего периода.
    По правилам тайм менеджмента необходимо проводить анализ дел за прошедший период. Для этого оглянитесь назад и сделайте справедливые выводы ошибок, допущенные при потере своего личного времени.
    Анализируйте то состояние, в котором осуществилась интенсивная потеря временного ресурса. Принимайте конкретные меры и устраняйте их.
    Постоянно осматривайтесь, в нужном ли направлении вы движетесь, и с какой скоростью.
    Если ваша интуиция подсказывает, что вы лишились над собой контроля или слишком глубоко увлеклись над решением задачи. Найдите мужество, остановитесь, сделайте перерыв. Попробуйте свои дела направить в нужное русло.
    Вы можете создать свою фишку: личные правила по управлению временем. Чтобы ваша жизнь была неподражаемой.
    Ступень 7. Плановый отдых.
    Включайте обязательно в свою жизнь время на отдых. Для управления временем и распределением трудовых нагрузок необходим соответствующий отдых. Он является важным элементом постоянного успеха.
    Для каждого человека отдых может быть разный.
    Примеры.
    Одному достаточно встреча с другом/подругой. Другому — рукоделие. Третьи предпочитают ловлю рыбы или выезд на шашлыки.
    Возьмите за правило: восстановить силы это ваша обязательная программа, бизнес — задача накануне трудовой недели.
    Самое главное.
    Не экономьте время на сон, на общение с родственниками – это так же основные аспекты целенаправленного тайм-менеджмента, как постановка и проектирование глобальных задач.

    Перечень неуказанных методов управления временем

    Насчитывается множество техник «как правильно управлять личным временным ресурсом».
    «Принцип 20 80 Парето», «Съешь лягушку» и «Метод АБВГД» Б. Трейси, «Матрица Эйзенхауэра»- ранее описанные методы.
    • В 25-ти пятилетнем возрасте Бенджамин (жил с 1706 по 1790) разработал свою «Пирамиду Франклина», в которой составил плановые цели до конца своей жизни. Ежедневно выполнял его.
    • Mind maps (карта ума) или интелект- карты.
    Разработал Тони Бьюзена. Его метод позволит эффективно и творчески мыслить и обрабатывать полученную информацию. Применять можно при презентации, мозговом штурме, принятии правильных решений, самоанализе, планировании проектов.
    • Хронометраж.
    С помощью часов фиксируется точное рабочее время на изготовления детали на станке, проведение совещания, операции.
    Современный тайм- менеджер действует под кратким изречением : «Меньше работай, больше успевай!».
    История об управлении временем
    Из записей очевидцев существовал примитивный перечень тайм методов планирования рабочего времени при помощи записок на память и перечень дел.
    Ранее появились перекидные календари на весь год для конторских работников. На каждом листочке записывались разные дела: встречи, переговоры. Такими календарями пользовались почти целое столетие. Но постепенно стали появляться ежедневники, еженедельники, телефонные книжки.
    На смену пришли органайзеры. В их состав входили: календарь, ручка, блокнот или книга контактов. Все упаковывалось в кожаный футляр на кнопке или замке.
    В 1975 г. был изобретен прославленный «тайм менеджер». Им пользовались только успешные люди. Они тратили много средств на обучение, осваивая основы по управлению временных ресурсов.
    В настоящее время появились электронные инструменты для плановой организации своим временем: различные программы для компьютера, смартфоны и т. д.
    К новоизобретённым методам планирования временем можно отнести:
    Trello— для ведения дел с малым составом работников, и позволит работать продуктивно и тесно. С помощью досок, списков и карт, есть возможность организовать все задачи и расставить очередность приоритетных дел в гибкой форме.
    Evernote— электронный блокнот. В нем создаются и хранятся различные записи, аудиофайлы.
    Wunderlist, поможет компоновать необходимые задачи. Например, вы запланировали отпуск, или управляете сразу несколькими делами, проектами. А может просто, желаете рассказать о приобретении своих покупок с другом / подругой.
    Методы управления временем тайм менеджмент, помогут больше успеть сделать дел, за короткий промежуток времени, приукрасят вашу жизнь.
    И только в том случае, если будет ежедневное планирование дел, приоритетная расстановка задач, выполнение работы по списку, самомотивация.

  7. Comix Ответить

    Регулярные перерывы

    Тело и ум нуждаются в постоянных перерывах. Казалось бы, непрерывная работа в течение пяти часов способна повысить производительность. На самом деле, следует понимать, что без отдыха наш мозг тратит на элементарные операции намного больше времени:  замедляется творческий процесс и даже уменьшается способность решать проблемы. И наоборот, регулярные перерывы освежают ум и креативность, облегчают процесс мышления и улучшают поток информации.

    Умение отказывать

    Уверено отвечая «нет» на просьбы об оказании помощи или поддержки, вы не позволяете другим людям манипулировать вами и вашим личным временем.  Конечно, каждый случай следует рассматривать в индивидуальном порядке, умея  отличить наглость от искренней просьбы.

    Систематизация процессов

    Продуманная система процессов позволяет значительно сократить время, предназначенное для выполнения конкретных задач. Создавая такие схемы, следует обязательно задаться вопросом упрощения существующих действий.  Рассматривайте ситуацию не только как экономию времени, но и энергии, денег или усилий.

    Стремление к постоянному совершенствованию

    Максимально старайтесь ежедневно улучшать себя и свои навыки. Это пригодится вне зависимости от того, над каким заданием вы сейчас работаете, или какую функцию выполняете, поскольку такая тактика позволяет совершенствовать возможности мышления и расширять осознание того, как лучше справляться с ежедневной рутиной.  Вы научитесь правильно и своевременно задавать себе  нужные вопросы,  ответы на которые позволяют сэкономить время и деньги.

    Способ мышления эффективного менеджера времени

    Действенное управление временем, эффективные методы и стратегии – это только половина пути к успеху. Следует выработать в себе менталитет, который естественно будет поддерживать все эти стремления, расширяя осознание временных рамок. Присмотритесь к образу мышления, нацеленному на качественное использование времени.

    Задавайте нужные вопросы

    Первый шаг к мышлению, ориентированному на качественное использование времени, заключается в правильных вопросах. Ответы на них должны стимулировать развитие мысленной цепочки на тему особенностей тайм менеджмента. Пару раз на день задавайте себе три следующих вопроса:
    как я могу в этот момент максимально эффективно использовать свое время?
    как влияют на мое будущее эти действия?
    являюсь ли я лучшим специалистом по этому заданию?

    Станьте оптимистичным реалистом

    Оптимистичный реализм заключается в позитивном настрое относительно всего, что касается выполнения заданий наиболее действенным, эффективным способом. Кроме того, это качество также предполагает объективную оценку всевозможных препятствий, вызовов, проблем, возникающих на пути к реализаци цели.

    Будьте проактивным, а не реактивным

    Проактивность означает, что вы физически и эмоционально готовы выполнять задания, за которые несете ответственность. Несмотря на сюрпризы и форс-мажоры, вы сохраняете адекватность и спокойствие, держите все под контролем.  Проактивное мышление приведет вас к правильным решениям,  сделает более продуктивным.
    И наоборот, если реагировать на определенные события, обстоятельства слишком эмоционально, впоследствии вы будете испытывать постоянный страх, разбитость и стресс.

    Используйте целенаправленную концентрацию

    Для успехов в тайм менеджменте, необходимо сосредоточить все свое внимание исключительно на конкретном деле. Избавьтесь от отвлекающих факторов  и полностью сконцентрируйтесь на приоритетной задаче.

    Не ищите совершенства

    Если вы привыкли искать совершенство во всем, что делаете, не ждите перфекционизма от тайм менеджмента. Следует понимать, что совершенство – понятие достаточно субъективное. Если что-то кажется вам идеальным, совсем необязательно, что другие также так считают. И наоборот: несовершенные в ваших глазах вещи, для кого-то могут быть верхом перфекционизма. Таким образом, спросите себя: так ли нужны эти дополнительные десять минут, посвященные выполнению задания? Повлияют ли они на конечный результат? Если нет, делайте выводы!

    Демонстрируйте приверженность и дисциплину

    Совестно и последовательно подходите к выполнению заданий. Высокий уровень самодисциплины позволит вам вовремя выполнять задания, не нарушая дедлайнов.   Эта черта – характеристика настоящих гуру тайм менеджмента.

    Проявляйте энтузиазм

    Вне зависимости от  неожиданностей или проблем, настигших вас в течение дня, улыбайтесь,  сохраняя хорошее расположение духа. Воспринимайте все как вызов на пути к продвижению к цели.  Также энтузиазм  позволит  поддерживать высокий уровень энергии  даже тогда, когда кажется, что все вокруг буквально рушится.

    Выработка навыков тайм менеджмента: 5 упражнений

    Время – явление субъективное, а наш мозг обладает способностью управлять восприятием этого феномена. Именно поэтому, управление временем – это соответствующий способ мышления.
    Чтобы научится правильно мыслить, требуется обязательно выполнять специальные упражнения. Применяя их, вы сможете осознанно и полноценно проживать каждый час своей жизни.

  8. НеПодарок Ответить

    При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.
    После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;
    Разделение сложных процессов на простые
    Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;
    Поиск скрытых резервов времени
    Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

  9. Penn Ответить

    Сначала они не замечают тебя, потом смеются над тобой, потом борются с тобой. А потом ты побеждаешь.
    Махатма Ганди
    Эффективность направлена на максимальное приближение к цели, рациональность — на максимально экономное выполнение процесса.
    Тим Феррис
    Был очень рад прочитать сегодня статью «Тайм-менеджмент: эволюция». Человек рассказал, что и как получилось. Хочу рассказать немного о том, почему, на мой взгляд, так произошло.
    Я являюсь автором вебинара по управлению временем и ряда других популярных статей, в частности, про модели реальности.
    Сейчас, спустя год, могу сказать, что тайм-менеджмент — это очень просто. После того, как все принципы перешли на уровень подсознания.
    Если сказать коротко, то смысл тайм-менеджмента в повышении своей эффективности. Это как сверхзадача у актера по Станиславскому — то есть за всей игрой на сцене стоит некий смысл, выражающийся одним предложением. Практически как мораль в басне.
    Итак, я считаю, нужно уметь делать следующее:
    Не делать ненужные вещи (принцип Парето), на каждую задачу смотреть под углом, как ее не делать, как отложить ее решение, или как передать другому;
    Выделять нужные вещи. На практике часто нельзя поставить приоритеты 1,2,3 — поэтому нужно составить список нужных вещей, затем отфильтровать с точки зрения отказа от каждой задачи;
    Делать до конца одну-две нужные (читай, важные) вещи в день, и делать эффективно. Значит, научиться оценивать свою эффективность и постоянно ее повышать, доводя каждую задачу до логического конца.
    Вот и все. Больше ничего знать про тайм-менеджмент не надо, нужно брать все инструменты и пробовать их на себя (все эти матрицы Эйзенхауэра, блокнот). И в практике, за счет очень мелких итераций и проб, отсекаются ненужные и остаются только работающие лично для вас вещи.
    В каком-то смысле, эволюция — очень точная аналогия. Тот, кто изучал ТАУ (САУ, ТАРиУ и т.д.), знает о системах с отрицательной обратной связью (где на вход подается сигнал с выхода с отрицательным знаком, такие системы — основа робототехники). Вы — как такая система, на входе у вас задача «эффективно делать важные для меня задачи», на выходе — текущая ситуация. Сигнал поступает с итерацией длительностью в один день, и каждый день у вас имеется разница между заданным сигналом, и реальностью — как правило, со знаком минус (интересно, что «отрицательная обратная связь» в жизни имеет двоякое значение в данной трактовке — и буквальное, и переносное, говорящее о горьком опыте, которые учит). Правда, если копнуть поглубже, можно найти сведения, что в биологии на разных уровнях работают разные обратные связи вообще — как отрицательные, так и положительные.
    Таким образом, рано или поздно, но вы обретете навык управлять своим временем. Как кататься на велосипеде — однажды почувствовав, что ваше время уходит не на то, что нужно, вы уже никогда не забудете этого ощущения.
    И после этого откроется картина, как много можно еще освоить. Так, для достижения целей дальше одной недели вам потребуется связать финансы и цели. Придется овладеть таким инструментом, как бюджет и управленческий учет.
    Для достижения крупных целей понадобиться навык разбиения целей на мелкие, причем процесс разбиения иногда будет очень длительным. Тут нужно уметь «сверхзадачу» так разбить на мелкие задачи, чтобы построить своеобразный мост от вашей текущей ситуации до далекой цели. Условно говоря, нужно придумать такое действие, сделав которое прямо сейчас и делая каждый день, вы приближаетесь к цели (и лучше понимаете, нужна вам эта цель, или нет — принцип отказа сработает и тут).
    Для управления форс-мажорами вам потребуется управление рисками. Точно так же, пройдете всякие схемы, вроде SWOT анализа и так далее, потом разовьется чутье, интуиция — это правое полушарие, наше гениальное подсознание, будет вашим рулевым.
    Затем поймете, что все принципы во многих отраслях одинаковы — и будете наслаждаться, применяя находимые паттерны из одних областей в других. Кажется, Стив Павлина называл это эвристикой. Мне вот очень нравится идея итераций везде, и систем с ООС.
    Придете к тому, что нужно развивать свой мозг, это наш центр. Будете тренировать и логику на математических задачах, и воображение, рисуя образы, картинки на бумаге, мечтать и фантазировать станете.
    Выработаете навык прислушиваться к себе. Так как будете знать, что за всеми действиями стоит мотивация, и лучшим фильтром для действий будет внутреннее желание, вдохновение, воодушевление, которое появляется при правильных для вас действиях, и которое способно творить чудеса
    И поймете, что человек, то есть вы — это действительно выдающееся существо, у которого огромное количество талантов и путей их развития.
    Я руковожу отделом автоматизации крупной компании, в подчинении 10 человек. Успеваю еще заниматься академическим вокалом (например, вот ‘O Sole Mio), кодить проекты в кайф (скоро поделюсь на Хабре парочкой), писать статьи и рассказы, читать много литературы и изучать иностранные языки. Несколько лет назад одновременно учился в Бауманке, играл в молодежном театре (пару раз в неделю репетиции и раз в неделю — выступление), работал в компании и еще делал свои проекты. Но теперь предпочитаю реализовывать закон перехода количества в качество.

  10. Alogos Ответить

    Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:
    Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
    Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
    Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

    Методы тайм-менеджмента

    Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:
    – Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное – не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.
    – Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень – долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.
    Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

    Управление рабочим временем: основные приемы и правила

    Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:
    нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
    при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % – на непредвиденные дела, 20 % – на спонтанные задачи;
    нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
    нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
    планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.
    Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:
    наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
    задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
    менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

    Тайм-менеджмент в организации

    Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:
    Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
    Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
    Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

    Управление свободным временем

    У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

  11. Nalmelace Ответить

    «Тайм-менеджмент» в буквальном переводе с английского означает «управление временем». Но управлять временем нельзя, так как эго независимая от субъекта категория, его нельзя остановить или заставить двигаться в нужном направлении. Человек может только рационально и продуктивно использовать время. Под продуктивностью подразумевается не процесс, а результат, и основной секрет личной эффективности заключается в правильном планировании и распределении времени. Поэтому наиболее точным определением тайм-менеджмента, отражающим все его стороны, является эффективное планирование времени для достижения поставленных целей, грамотное распределение временных ресурсов, расстановка приоритетов в решении задач и контроль выполнения запланированного.
    Уместно разграничить два вида тайм-менеджмента — системный и простой. В основе системного лежат глобальные цели, что позволяет классифицировать его как жизненную философию, его также называют «лайф-менеджментом». Простой тайм-менеджмент представляет собой набор методов, которые помогают воплощению этих глобальных целей.
    В основе тайм-менеджмента лежат четыре принципа. Первый принцип заключается в правильном целеполагании, т.е. цель должна быть реальной, конкретной, измеримой и иметь конечный срок реализации. Второй принцип — это умение расставить приоритеты. Третий принцип утверждает необходимость владения инструментами планирования и выбора этих инструментов адекватно реализуемой задаче. Реализация четвертого принципа зависит от уровня сформированное™ навыков тайм-менеджмента, которые в свою очередь проявляются в развитом чувстве времени и высокой производительности.
    Существуют «законы» рабочего времени, которые делают работу малопроизводительной:
    • каждая новая задача появляется раньше, чем решена предыдущая;
    • реальная ситуация будет отличается от планируемой;
    • распространенный вывод при завершении работы: надо было планировать иначе;
    • рабочего времени всегда недостаточно для идеального выполнения работы;
    • сегодня необходимо делать то, что не планировалось вчера;
    • непредсказуемость указаний руководства делает планирование работы бессмысленным.
    Нивелировать эти «законы» призваны этапы тайм-менеджмента, которые отражают принципы, перечисленные нами выше.
    Этап 1. Постановка целей. На этом этапе необходимо соотнести цель с реально существующими условиями и имеющимися ресурсами, сформулировать цель максимально конкретно, определить срок достижения. Обозначенную стратегическую цель следует разделить на задачи, расставить приоритетность их решения и зафиксировать четкие сроки реализации каждой из них.
    Этап 2. Планирование и расстановка приоритетов. Правило шести «II»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Планирование должно строиться от долгосрочного периода к краткосрочному, от целей жизни до плана на день.
    Этап 3. Реализация. Определяется порядок достижения цели и предпринимаются конкретные действия в соответствии с намеченным планом.
    Этап 4. Контроль достижения цели и выполнения плана. На этом этапе в случае неполного достижения цели возможна корректировка действий и изменение тактики решения задач.
    Важно запомнить
    На реализацию всех необходимых дел времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного.
    Реализации перечисленных этапов способствуют методы тайм- менеджмента.
    Основным методом тайм-менеджмента считается работа со списком запланированных дел, которая существенно увеличивает производительность труда. В течение дня следует записывать задачи, которые необходимо выполнить завтра, таким образом к вечеру будет готов план следующего дня. С составленным списком нужно продолжать работать в течение дня: при появлении нового дела вносить его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, можно ставить «+» или обводить ее в кружок. Зачеркивать не рекомендуется, так как чувство удовлетворенности деятельностью будет сильнее, если видеть плюсы своей работы, а не вычеркнутые моменты своей жизни. Это существенным образом влияет на самоощущение после эффективно пережитого рабочего дня.
    Метод тайм-менеджмента, который носит имя одного из американских президентов и называется принципом (окном) Эйзенхауэра, заключается в разделении всех дел на 4 группы (рис. 4.3). По сути этот метод расставляет приоритеты задач. Каждому делу присваивается формулировка приоритетности, и поставленная задача решается соответствующим образом.

    Рис. 4.3. Четыре группы дел в соответствии с принципом Эйзенхауэра
    Для расстановки приоритетов поставленных задач можно использовать метод АБВГД. Каждой задаче в списке дел присваивается приоритет ее выполнения и нумеруется соответствующей буквой. Например, задача «А» обозначает самое важное и срочное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения и так далее но смыслу. Суть этого метода заключается в том, чтобы не браться за задачу «Б», пока не выполнена «А», а за «В» — пока не решена задача «Б» и т.д. Буква «Д» значит «Долой!», т.е.
    дело, которому присвоена буква «Д», не выполняется. Этот метод рационализирует и жестко регламентирует действия субъекта, поэтому он подходит для соответствующих условий деятельности и определенных личностных характеристик исполнителя.
    Метод Брайана Трейси необходим для дел, вызывающих дискомфорт у субъекта деятельности. Брайан Трейси сравнивает самое неприятное и важное дело, которое следует сделать, с лягушкой. Необходимо выписать на отдельный лист весь список «лягушек» и «съедать» каждое утро по одной. Это будет означать, что самое неприятное дело выполнено, впереди только приятные. С таким восприятием ситуации важные и неприятные дела будут легче реализовываться.
    Важный метод, способствующий реализации плана, — отказ от задач, не входящих в число избранных приоритетов. Умение говорить «нет» людям очень важно для менеджера. Необходимо проявлять тактичность и отказывать так, чтобы человек понял, что вы отвергаете не его лично, а задачу.
    Один из самых эффективных методов тайм-менеджмента — систематизация документооборота. Все документы должны быть систематизированы и разложены по соответствующим папкам с надписями. Правило результативных людей — на письменном столе должно лежать только то, что находится в работе в настоящий момент.
    Еще одним методом тайм-менеджмента является работа с календарем. Суть этого метода заключается в том, что на протяжении двух месяцев каждый вечер необходимо зачеркивать или закрашивать прошедший день. Если день получился продуктивным, то это число в календаре закрашивается вашим любимым цветом, если день был вялый и не сделано то, что запланировано, то ставится красный крестик. Таким образом, получается отчет о личной продуктивности и результативности за два месяца.
    При выборе инструментария тайм-менеджмента следует учитывать личные особенности, которые подробно были рассмотрены в параграфе 3.2. В частности речь идет о соотношении рационального и иррационального в психике человека. Согласно теории К. Г. Юнга[1], рационал опирается на логику, на четкую структурированность воспринимаемой информации. Основное его качество — это дисциплина, умение работать по жесткому плану. Рационалы — люди последовательные, организованные и целеустремленные. Иррационал ориентируется на чувственное восприятие действительности и предпочитает действовать в ситуации выбора альтернатив, вне плана. Иррационалы — это люди спонтанные, импульсивные, импровизирующие и гибкие в нестандартных ситуациях.
    Почти все перечисленные выше системы тайм-менеджмента могут быть рекомендованы рационалам, а для иррационалов эти методы неестественны и не приведут к искомому результату. Существуют особенности осуществления деятельности иррационалами и соответствующие им методы тайм- менеджмента.
    • Иррационалы часто не доводят начатое дело до конца, поэтому им целесообразно сразу решать нескольких задач — они прекрасно работают в условиях многозадачности.
    • Однообразие и монотонный труд неприемлемы для иррационалов, поэтому им можно спонтанно переключаться с одного вида деятельности на другой в течение дня много раз, таким образом увеличивая производительность труда.
    • Продуктивность деятельности у иррационалов зависит от настроения, поэтому целесообразно иметь список задач, требующих перспективного решения, и в зависимости от настроения выбирать приоритетность их осуществления.
    Знание своих индивидуальных особенностей помогает выработать собственные уникальные приемы самоорганизации, свой особый ритм деятельности. Применение методов тайм-менеджмента с учетом субъективных особенностей приведет к повышению производительности труда, оптимизации трудозатрат и эффективности деятельности в целом.
    [1] Юнг К. Г. Психологические типы. М.: Университетская книга ; ACT, 1998.

  12. Flamewalker Ответить

    Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой. Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким. А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного.
    Мы действительно хотим успевать всё. Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации. И ещё – системы тайм-менеджмента. Informburo.kz разбирается, что такое тайм-менеджмент, когда он помогает успевать делать всё, а когда оказывается бесполезным и неэффективным.

    Что такое тайм-менеджмент

    Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.
    Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие. Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

    Когда тайм-менеджмент бесполезен

    Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно. Если вы работаете по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни. Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.
    Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё. Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.
    Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете. Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.
    Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом. Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий. Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.
    Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя. Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить. Если методика не работает, то не надо себя насиловать – просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой. Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.
    Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент. Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

    Как управлять временем

    В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

    Планируйте: ставьте цели и задачи

    Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня. При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.
    Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.
    Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

    Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

    Расставляйте приоритеты

    Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.
    Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

    Метод ABC

    Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).
    A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
    В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
    С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.
    К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

    Матрица Эйзенхауэра

    Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:
    срочные, важные;
    важные, несрочные;
    срочные, неважные;
    неважные, несрочные.
    Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

    Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.
    Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.
    Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

    Выполняйте задачи

    Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.
    Не пытайтесь решать несколько задач одновременно
    Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами. Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.
    Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче
    Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.
    Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи
    Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.
    Научитесь отказывать
    Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на “нет”, помните об этом.
    Работайте так, как вам удобнее
    Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику “Помидор”. Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.
    И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

    Оценивайте результат

    Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника “Помидор” не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.
    Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

    Отдыхайте

    Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.
    А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

    Не забывайте о важном

    Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

  15. VideoAnswer Ответить

Добавить ответ

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *